高效職業(yè)人士必備技能

# 第十八講如何有效地組織會議【本講要點(diǎn)】會議的必要性會議的準(zhǔn)備會議的進(jìn)行會議的結(jié)束第一節(jié)準(zhǔn)備會議 在工作中，最常見的就是開會，而開會在人們心目中又往往是浪費(fèi)時間的代名詞。那么怎樣的會議才算成功？?在最短的時間內(nèi)達(dá)到會議目的。 如果你將組織一次會議，你如何才能有效地組織一次成功的會議呢？主持成功會議有十個要素。這些要素是：什么情況下有必要開會，什么情況下沒必要開會，開會的人選如何確定，開會的議程怎么去準(zhǔn)備，會前怎么準(zhǔn)備，會議怎么開始，會議中如何去遵守時間，如何主持及控制會議，會議的總結(jié)及會議記錄。會議的必要性 什么情況下有必要開會開會開得好是一種效率，開得不好就是浪費(fèi)時間。因此首先應(yīng)確定哪些情況下必須開會。?需要通過討論來獲得最佳的決策，需要開會。?需要聽取多方面的意見，獲得別人的支持需要開會。 ?需要聽取不同的意見，達(dá)成共識，共同完成某項(xiàng)工作需要開會。 ?傳遞會議的內(nèi)容復(fù)雜但是很重要，要求所有的人都要正確理解的需要開會。?身體語言和口頭表達(dá)在傳遞信息中起著重要的作用，可以激勵士氣。例如保險公司，有一個層會，層會必須通過語言的表達(dá)，通過身體語言的動作激勵士氣。這種情況也要開會。?匯報項(xiàng)目的進(jìn)度，協(xié)調(diào)多方的合作需要開會。 什么情況下沒必要開會 開會需要花費(fèi)，需要人的時間和精力，每次召開會議之前應(yīng)該仔細(xì)地考慮，是否有必要開會，有沒有其他的方式可以比開會更有效。以下的情形就沒必要開會：?傳遞一般信息給許多人，你可以用電子郵件分發(fā)。?已經(jīng)有例會了，你可以安排在例會上討論。?資料未收集齊備或者起決定作用的人無法參加，不用開會。 ?你是決策的人，并且你應(yīng)該知道，讓其他人來參加可能會把事情復(fù)雜化，并且拖延時間。這種情況下，也不必開會。會議的準(zhǔn)備與會人選的確定 如果會議必須開，誰來開會，要看與會者是否能夠符合以下要求：?會議決策的執(zhí)行者或者會議決策的參與者?與會主題相關(guān)的專業(yè)人士能不能到場?開會時提供特定咨詢的人【案例】 如果今天要開一個新產(chǎn)品發(fā)布會，參加會議的人有哪些？決策者可能是總經(jīng)理，可能是比總經(jīng)理更高職務(wù)的董事。 新產(chǎn)品開發(fā)的發(fā)布會，開發(fā)部的人是不是要參加？開發(fā)部的主管要參加嗎？銷售部要不要參加？采購部相關(guān)原料的采 購是不是屬于相關(guān)人員要不要參加？同時開會時提供特定咨詢的人，是不是也要參加？一個會議確定合適的人選很重要，跟這個會有關(guān)的或者參與決策的，或者是有協(xié)調(diào)部門的，有特定咨詢的人，你都要去考慮。會議的效果和與會者人選是否合適是非常相關(guān)的。如果剛才一個產(chǎn)品發(fā)布會采購部的人不在，這個原料在制造的過程中，可能會影響到價格，或者說這個原料可能要進(jìn)口或者現(xiàn)在可能是不好得到，因此產(chǎn)品定價就會稍微高一點(diǎn)。如果采購部的人不在，他怎么知道這個價格呢？市場部怎么來定價呢？所以會議的效果與參會者緊密相關(guān)。人數(shù)方面呢？如果人數(shù)多的話，就要考慮是否所有人都需要從頭到尾參加，有的會議是列席，也可在某個階段參加，提供意見以后就可以離開，或者只參加相關(guān)的議題。準(zhǔn)備會議的議程 寫明會議開始時間和結(jié)束時間：?給每一項(xiàng)議題分配時間，時間以分鐘來計算。 ?會議的議程應(yīng)具備的內(nèi)容：日期、開會的時間、地點(diǎn)、開始時間、結(jié)束時間、會議的主題。?議程應(yīng)該事先發(fā)出，以便各部門提前準(zhǔn)備?！咀詸z】請?zhí)顚憰h議程表。會議主題： 會議日期： 會議地點(diǎn)： 開始時間： 結(jié)束時間： 會議議題： (時間：) (時間：) (時間：) (時間： ) (時間：) (時間：)會前準(zhǔn)備提前通知與會者需要準(zhǔn)備的內(nèi)容，并分發(fā)會議議程。 預(yù)定會議室，包括會議室的環(huán)境，有多少人參加準(zhǔn)備多少椅子，需不需要擺姓名牌、茶水等等，這好像都很簡單，可是稍微有一點(diǎn)疏忽都有可能造成會議失敗。 會議室的桌椅安排要確保每個與會者都能看得到屏幕，或者都能夠看得到主持人。設(shè)備的設(shè)置(電腦、投影機(jī)、投影儀、屏幕、燈光等)。準(zhǔn)備好與會的資料。會議前分發(fā)上次會議行動計劃進(jìn)展情況的匯報(如果有)?！咀詸z】請?zhí)顚憰h準(zhǔn)備檢查表。會議目的： 是否一定要開會才能達(dá)到上述目的？ 口是 □不是會議的主題： 會議的時間： 會議的地點(diǎn)： 會議的議程： 會議主持人： 出席者： 是否準(zhǔn)備名牌： 口是 □不是是否有資料隨會議通知單發(fā)放： 口是 □不是是否有輔助器材： 口是 □不是出席者座位安排： 補(bǔ)充項(xiàng)目： 第二節(jié)召開會議一一會議的進(jìn)行遵守時間 ?守時是開好會議的一個主要因素，從大家坐定開始，主持人就要嚴(yán)格地注意時間，不要浪費(fèi)時間。?準(zhǔn)時開會，即使還有人沒有到。這是一個領(lǐng)導(dǎo)者或者主持會議的人的素養(yǎng)。?告訴與會者開會的目的和意義。 ?要把鬧鐘放在能夠看得到的地方，并且將鬧鐘調(diào)到會議結(jié)束前10分鐘，到時讓它響，以便你有時間做總結(jié)。這種工作一般在外國公司做得最好，他們開會都是會議一開始主持人、總經(jīng)理，或者CEO："OK，我們現(xiàn)在 開會，這兒有一個時鐘，現(xiàn)在的時間是下午2點(diǎn)，我們將在下午4點(diǎn)鐘會議結(jié)束?！碑?dāng)鬧鈴響的時候會議準(zhǔn)備結(jié)束，他可能提前10分鐘撥上讓鬧鐘響，給主持人預(yù)留總結(jié)的時間。這是一個很好的習(xí)慣。如果時間超過一個半小時以上，中間應(yīng)該安排短暫的休息，讓與會者休息一下。?與會者發(fā)言應(yīng)該設(shè)計時限，控制在多少分鐘之內(nèi)。 ?準(zhǔn)時結(jié)束會議，如果進(jìn)展順利，可以提早結(jié)束。會議的開始會議開始之前，介紹與會者(如果互相不認(rèn)識) 如果是互不認(rèn)識的話，首先要介紹與會者。這是一個禮貌，因?yàn)槿绻銢]有介紹不認(rèn)識的客人，會給人造成一種不被尊重的感覺，想想看，一個人在開會時如果不受到尊重，請問這個會議有效嗎？如果沒有效的話，你雖然沒感覺,但已經(jīng)浪費(fèi)了別人的時間，這個會議跟時間管理是息息相關(guān)的。說明會議規(guī)則 今天的會議是一個什么樣的會議，第一不準(zhǔn)抽煙，第二請所有的人把呼機(jī)、手機(jī)全部關(guān)掉，第三請所有的人不要隨便走動。介紹會議的議程指定會議的記錄員主持、控制會議收集信息、鼓勵發(fā)言如果會議不是在聽主持人說，會議也不是在聽承辦單位說，會議可能是解決問題，可能是作一個信息的傳達(dá)，還可能是做一個會議的討論，特別是對事情的討論協(xié)調(diào)等。怎么樣鼓勵大家發(fā)言，對此你可以提問與會者：大家對此有什么意見？各位對這個產(chǎn)品有哪些看法？大家也可以看一下這個產(chǎn)品怎么定價？主持會議的人要學(xué)會點(diǎn)將法，一定要學(xué)會打破冷場。主持會議的人一定要注意避免走題。走題是浪費(fèi)時間，是會議的失敗。明確會議的目標(biāo)和內(nèi)容，抓緊議程，嚴(yán)格按照議題逐步討論。中斷冗長的發(fā)言?表示理解發(fā)言者的觀點(diǎn)和意見，及時讓他中斷，向別人發(fā)問。?還有一種就是處理與會者之間的爭論，會議主持者應(yīng)該表明立場。?打斷討論，征求沉默者的意見，這也是控制會議的一種訣竅。維持會場次序 作為會議的主持人，選擇能夠同時看得見所有與會者的位置，可以看到全場。規(guī)定同一個時間內(nèi)只有一個人發(fā)言, 禁止有些人交頭接耳。保持與會者的注意力。對開小差那種中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提問法讓他參與討論，即提示他發(fā)言。 會議的結(jié)束會議的總結(jié)開會也是一種激勵作用，所以你要善于去做小結(jié)。會議結(jié)束前應(yīng)該由主持人總結(jié)會議討論的結(jié)果，以達(dá)成一致的方案，確認(rèn)行動計劃。行動計劃至少要明確由誰執(zhí)行什么任務(wù)，何時完成。主持人應(yīng)該確保每個與會者都對采取的行動做出承諾。會議記錄 每次會議都要有記錄文件存檔，目的是方便以后補(bǔ)充。同時可以作為下一次會議的參考，并保證與會者沒有借口聲稱不知道會議上討論的任何事情。很多中小企業(yè)往往都忽略這一步，他們有開會，有記錄，但是會議記錄從來沒有整理過。所以為什么有的小企業(yè)做不大，為什么大企業(yè)越做越大，都是來自于他們知道善用會議，知道會前準(zhǔn)備，知道會議的議程，知道會議的控制，知道時間的重要性，知道會議的成本，他們更知道會議的承諾，他們有更好的會議記錄，會后他們知道跟蹤。會議記錄必須包括會議主題、會議日期、出席者名單，那些缺席的人，何人做何事等等都與會議有關(guān)?！咀詸z】根據(jù)會議計劃表檢查會議的要點(diǎn)。會議計劃表會議主題：會議日期： 會議地點(diǎn)：會議主持人： 會議記錄人：與會人員：與會列席人員：討論交辦與授權(quán)事項(xiàng)：結(jié)果與處理：會議決議與交辦事項(xiàng)：溝通與協(xié)調(diào)事項(xiàng)：會議缺失與檢討：對策與改進(jìn)：【總結(jié)】會議是溝通協(xié)調(diào)的一個重要手段，開會開得好是一種效率，開會開得不好就是浪費(fèi)時間。在最短的時間內(nèi)達(dá)到會議目的，才是一個成功的會議。首先決定會議是不是有必要開。如果有必要，就要進(jìn)行會議的準(zhǔn)備，包括與會人員的選擇、準(zhǔn)備會議的議程、進(jìn)行會前的準(zhǔn)備。有效地進(jìn)行會議，要求遵守時間，會議主持人要控制會議。會議結(jié)束前要對會議作總結(jié)，同時有效的會議還要有符合標(biāo)準(zhǔn)的會議記錄。【心得體會】第十九講目標(biāo)設(shè)定的步驟第一節(jié)目標(biāo)的時間規(guī)劃故事有一名18歲的高中學(xué)生，她在高中的時候去看了一部電影，那部電影描述的是法國巴黎鐵塔。她對這部電影印象非常深刻，她就給自己許下了一個承諾，等她畢業(yè)的時候她一定要去巴黎參觀一下巴黎鐵塔。結(jié)果高中畢業(yè)就忙著考大學(xué)。她的夢想是在高中就醞釀而成的，大學(xué)四年她就一直對自己期許，等她大學(xué)畢業(yè)以后她想去一趟。大學(xué)四年很快就過去了，但是她的夢想并沒有實(shí)現(xiàn)。當(dāng)大學(xué)畢業(yè)以后，她就急于想找一份安定的工作，當(dāng)她找到工作的時候，她又說等她工作穩(wěn)定的時候她一定要去巴黎。而在她工作穩(wěn)定的時候她又開始戀愛了。談了戀愛她又跟自己做了一個許諾，等她結(jié)婚她一定要去一趟巴黎。結(jié)果結(jié)婚以后就是家里的柴米油鹽醬醋茶，接著她懷孕了。她又想等她生了小孩她再去巴黎玩。但是生了小孩以后，她目標(biāo)也轉(zhuǎn)移了，開始忙著照顧先生，處理家里的事情，還要去照顧小孩。當(dāng)時她又給自己做了一個許諾，等孩子長大了，她一定要去巴黎玩。這個夢就從高中到大學(xué)時代到她工作到她結(jié)婚，到她生了孩子，一直到孩子也長大了。后來，她的孩子結(jié)婚了，也生了小孩。有一天這名女人巳經(jīng)老態(tài)龍鐘了，說了一句話，嗨，我這一輩子最渴望的就是有一天去巴黎玩。而這個時候她巳經(jīng)躺在病床上了。從這個故事里可以體會到一件事情，每個人在每時都會由于外界的一些環(huán)境或者信息的影響而產(chǎn)生很多很多的夢想，而就在這過程中，他們都曾經(jīng)想過要去哪里或者曾經(jīng)說過要做些什么事情，就因?yàn)閮H僅想過而沒有去做，最后等到年齡大了后悔已晚。如果上述故事中的她當(dāng)時馬上去做的話，其結(jié)果會完全不同。對于你的人生來說，有一個多年的計劃，這個多年的計劃，如果能夠焦距越來越集中的話，它就可以成為你人生的目標(biāo)。你的人生目標(biāo)應(yīng)該要細(xì)分到不同的領(lǐng)域，有你健康的目標(biāo)、家庭的目標(biāo)、工作的目標(biāo)、人際關(guān)系發(fā)展的目標(biāo)、理財?shù)哪繕?biāo)、你成長的目標(biāo)、甚至有休閑以及心靈成長的目標(biāo)。你就是因?yàn)橛袎粝耄拍馨褖粝胱兂啥嗄甑挠媱?。把這些計劃設(shè)定為目標(biāo)，實(shí)際上就是以未來為取向的思考。要達(dá)成這些目標(biāo)當(dāng)然是有一定條件的，這些條件就是達(dá)成目標(biāo)的十二個步驟。第二節(jié)達(dá)成目標(biāo)的條件把這些計劃設(shè)定為目標(biāo)，實(shí)際上就是以未來為取向的思考。要達(dá)成這些目標(biāo)當(dāng)然是有一定條件的，這些條件就是達(dá)成目標(biāo)的十二個步驟。強(qiáng)烈的欲望首先對這個目標(biāo)你是不是非常想達(dá)成，這是一個關(guān)鍵的因素，如果沒有強(qiáng)烈的欲望，這個目標(biāo)是很難實(shí)現(xiàn)的。你多年的欲望，如何讓它美夢成真，關(guān)鍵在于你對這個目標(biāo)是不是擁有一種強(qiáng)烈的欲望。信念、信仰、信心第二種情況你對自己的目標(biāo)是不是有堅定的信念，或者有堅定的信心，你的信心的程度是怎么樣，如果沒有，對你目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)可能還有一段差距。白紙黑字寫下來設(shè)定目標(biāo)是要把多年的計劃，濃縮再濃縮，白紙黑字明確具體地寫下來。要問自己怎么做你每一天的工作，你的生活，甚至你的思想，你的言行是不是都朝著這個目標(biāo)方向前進(jìn)。因?yàn)槟阕龅拿恳粋€決定,只能有兩種結(jié)果，一種是離你的目標(biāo)很近，一種是離你的目標(biāo)很遠(yuǎn)。分析現(xiàn)在的位置目標(biāo)比較一下，好好地分析自己，然后你就必須繼續(xù)地往前努力。你有哪些障礙包括時間的障礙、金錢的障礙、技能的障礙等，這些障礙你要怎么樣去克服。所需要的知識你的知識程度怎么樣，要達(dá)到人生目標(biāo)，你必須具備什么樣的知識程度。誰是你的客戶你要看準(zhǔn)，支持你的是誰？當(dāng)然第一就是你自己。同時你的家人支持你嗎？你的朋友支持你嗎?堅持不懈地努力如果你不堅持不懈地努力，一切免談?！咀詸z】請你制定達(dá)成目標(biāo)的12個步驟：(1)強(qiáng)烈的欲望(4)問自己怎么做(7)要克服障礙(10)制定一個計劃(2)信念、信仰、信心(5)分析現(xiàn)在的位置(8)所需要的知識(11)視覺化(3)寫下來(6)設(shè)定一個期限(9)誰是你的客戶(12)堅持不懈第三節(jié)時間規(guī)劃系統(tǒng)日計劃日計劃的五個步驟日計劃就是每天要花一些時間規(guī)劃你的活動。你曾經(jīng)做過計劃，付諸行動的就是你的每一天。無論選擇何時你都可以寫下你當(dāng)天的工作，即使你的日計劃僅能成為一個有效快速的過程(工具表單)。日計劃的五個步驟：寫下任務(wù)估計做事的時間長短留些緩沖時間給未預(yù)見的事情(60/40規(guī)則)確定優(yōu)先順序，簡化及授權(quán)追蹤與檢討在日計劃中，復(fù)習(xí)你的人生計劃，復(fù)習(xí)你的年度目標(biāo)，同時也復(fù)習(xí)你的月重點(diǎn)目標(biāo)，也復(fù)習(xí)你的周目標(biāo)，因?yàn)槟忝刻於荚谧鲆患虑?，在你的腦海里，第一次想的就是你多年的計劃，就是你的人生目標(biāo)，你一直都在想的一件事情就是你把它白紙黑字地寫下來，有了年計劃，你就有月計劃重點(diǎn)、周計劃重點(diǎn)，有了計劃重點(diǎn)就會引導(dǎo)你的日計劃，你做這些事情有沒有離你的目標(biāo)更近，如果你做得不好，就離你的目標(biāo)更遠(yuǎn)。你每天所做的事情，是否與周目標(biāo)相吻合?；蛘哒f累計成一周以后，你所做的事情是不是跟你的月目標(biāo)相吻合,而你每個月做的事情是不是跟你的季目標(biāo)相吻合。你今年所做的事情是不是跟你的人生目標(biāo)相吻合。長期的目標(biāo)是否制定非常具體、非常合理，而且有時間可以完成，甚至你設(shè)定一個期限，有了這些以后，你才能夠逐步地安排到你的月計劃、周計劃，這樣便可以了解到日計劃的重要性。【自檢】制定你的日計劃：復(fù)習(xí)你的人生目標(biāo)復(fù)習(xí)你的年度目標(biāo)完成時間：本月目標(biāo)重點(diǎn)：完成時間：本周目標(biāo)重點(diǎn)：完成時間：

今日高效活動重點(diǎn)AM：6：00-7：007：00-8：008：00-9：009：00-10：0010：00-11：0011：00-12：00PM:1:00-2:002:00-3:003:00-4:004:00-5:005:00-6:006:00-7:007:00-8:008:00-9:009:00-10:0010:00-11:0011:00-12:00均衡式目標(biāo)重點(diǎn)健康： 家庭： 工作： 人際： 理財： 心智： 休閑： 心靈： 追蹤與檢查明日的活動成效決定于今夜周詳?shù)挠媱?，并付諸行動。日計劃的五個步驟的好處?你可以對第二天有較好的心理準(zhǔn)備?集中到重要事情上因?yàn)槟阍谝婚_始在規(guī)劃里就已經(jīng)白紙黑字地重復(fù)了你的人生目標(biāo)、你的年度計劃、你的月目標(biāo)重點(diǎn)、同時你也重復(fù)了你的周目標(biāo)重點(diǎn)。幾個步驟下來，你應(yīng)該知道你明天該做什么。?借著任務(wù)整合，合理地達(dá)成你想要的目標(biāo)。?你可以控制你人生目標(biāo)或年度目標(biāo)的進(jìn)度?！究偨Y(jié)】要把你多年的夢想變成多年的計劃，把多年的計劃設(shè)定一個目標(biāo)，然后再逐步地成為你的年計劃，成為你的季計劃、月計劃，甚至成為你的周計劃、日計劃。在這些過程中，就要靠你每一天去把它做好。因此，日計劃在時間規(guī)劃系統(tǒng)中起著重要的作用。日計劃的步驟是：寫下任務(wù)，估計做事的時間長短，留些緩沖時間給未預(yù)見的事情，確定優(yōu)先順序、簡化及授權(quán)，最后追蹤與檢討。日計劃的五個步驟有許多的好處?！拘牡皿w會】第二十講運(yùn)用時間段規(guī)劃第一節(jié)日計劃日計劃的五個步驟日計劃就是每天要花一些時間規(guī)劃你的活動。你曾經(jīng)做過計劃，付諸行動的就是你的每一天。無論選擇何時你都可以寫下你當(dāng)天的工作，即使你的日計劃僅能成為一個有效快速的過程(工具表單)。日計劃的五個步驟：寫下任務(wù)估計做事的時間長短留些緩沖時間給未預(yù)見的事情(60/40規(guī)則)確定優(yōu)先順序，簡化及授權(quán)追蹤與檢討在日計劃中，復(fù)習(xí)你的人生計劃，復(fù)習(xí)你的年度目標(biāo)，同時也復(fù)習(xí)你的月重點(diǎn)目標(biāo)，也復(fù)習(xí)你的周目標(biāo)，因?yàn)槟忝刻於荚谧鲆患虑椋谀愕哪X海里，第一次想的就是你多年的計劃，就是你的人生目標(biāo)，你一直都在想的一件事情就是你把它白紙黑字地寫下來，有了年計劃，你就有月計劃重點(diǎn)、周計劃重點(diǎn)，有了計劃重點(diǎn)就會引導(dǎo)你的日計劃，你做這些事情有沒有離你的目標(biāo)更近，如果你做得不好，就離你的目標(biāo)更遠(yuǎn)。你每天所做的事情，是否與周目標(biāo)相吻合?；蛘哒f累計成一周以后，你所做的事情是不是跟你的月目標(biāo)相吻合,而你每個月做的事情是不是跟你的季目標(biāo)相吻合。你今年所做的事情是不是跟你的人生目標(biāo)相吻合。長期的目標(biāo)是否制定非常具體、非常合理，而且有時間可以完成，甚至你設(shè)定一個期限，有了這些以后，你才能夠逐步地安排到你的月計劃、周計劃，這樣便可以了解到日計劃的重要性。【自檢】制定你的日計劃：復(fù)習(xí)你的人生目標(biāo)復(fù)習(xí)你的年度目標(biāo)完成時間：本月目標(biāo)重點(diǎn)：完成時間：本周目標(biāo)重點(diǎn)：完成時間：今日高效活動重點(diǎn)AM：6：00-7：007：00-8：008：00-9：009：00-10：0010：00-11：0011：00-12：00PM:1:00-2:002:00-3:003:00-4:004:00-5:005:00-6:006:00-7:007:00-8:008:00-9:009:00-10:0010:00-11:0011:00-12:00均衡式目標(biāo)重點(diǎn)健康： 家庭： 工作： 人際： 理財： 心智： 休閑： 心靈： 追蹤與檢查明日的活動成效決定于今夜周詳?shù)挠媱?，并付諸行動。日計劃的五個步驟的好處?你可以對第二天有較好的心理準(zhǔn)備?集中到重要事情上因?yàn)槟阍谝婚_始在規(guī)劃里就已經(jīng)白紙黑字地重復(fù)了你的人生目標(biāo)、你的年度計劃、你的月目標(biāo)重點(diǎn)、同時你也重復(fù)了你的周目標(biāo)重點(diǎn)。幾個步驟下來，你應(yīng)該知道你明天該做什么。?借著任務(wù)整合，合理地達(dá)成你想要的目標(biāo)。?你可以控制你人生目標(biāo)或年度目標(biāo)的進(jìn)度。第二節(jié)高效時間管理有效的個人效率管理概述每個人都很想成功，美國一位名人保羅說過：成功是什么，成功就是逐步實(shí)現(xiàn)預(yù)先決定好的計劃。成功等于目標(biāo),你把你的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了，你就成功了。要成為一名高效率的現(xiàn)代人，首先你要設(shè)定目標(biāo)；第二要規(guī)劃；第三要決策，就是你自己決定該怎么做，設(shè)定一個期限，設(shè)置一個決定；第四步開始準(zhǔn)備，你要事先安排，逐步地努力；第五步，你還要逐步地檢查，你每天所做的是不是離你的目標(biāo)很近，如果很遠(yuǎn)，那叫做沒有計劃，或者說你的計劃值得商榷；最后是咨詢與溝通（如下圖）。圖20-1個人效率管理你要把你的目標(biāo)設(shè)定得很完善，就可以管理好你的時間?？刂茣r間就是時間管理，你要把你的每一段時間都能控制得很好，你要對時間做規(guī)劃，根據(jù)決策把你的每一段時間很好地利用與安排。同時在執(zhí)行過程中，你要學(xué)習(xí)的是檢討，也只有這樣不斷地去循環(huán)，最后借助咨詢與溝通，才能夠讓自己更有效率。原則1.—致個人的價值與遠(yuǎn)景角色，目標(biāo)工作重點(diǎn)與計劃，欲望與自制力都應(yīng)該是和諧一致的，你做的每一樣事情，不是離你的目標(biāo)近，就是離你的目標(biāo)遠(yuǎn)。所以你的角色、你的目標(biāo)、你的工作重點(diǎn)、你的計劃，都要前后一致。2.平衡管理方法有助于生活的平衡發(fā)展。今天你工作很順利，家庭不幸福，那就不平衡；或者你的工作很好，你的人際關(guān)系不好，那也是不平衡的；所以提醒你扮演不同的角色，以免忽略了幸福家庭、個人發(fā)展等重要的人生領(lǐng)域。有人認(rèn)為某一方面成功就可以彌補(bǔ)其他方面的遺憾，但那并不是長久之計，也不是萬全之計。難道事業(yè)的成功能替代婚姻的破碎嗎？難道身體的虛弱或性格上的缺憾能彌補(bǔ)工作嗎？這些都不可以，所以必須要有平衡感。有重心理想的管理方法會鼓勵并協(xié)助雖不緊迫但極為重要的事情。通常最容易奏效的方法，就是以一周為單位制定一個周計劃。每周7天，每天各有不同的重點(diǎn)，但基本上是以7天為一體，相互呼應(yīng)，如此安排你的工作、安排你的人生……秘訣在于不要先定出時間和先后順序，而要就事件本身的重要性來安排你的工作或辦法。有人性個人管理的重點(diǎn)在于人，不是在于事。固然要講究效率，但以原則為重心的人更要重視人際關(guān)系的得失。有人性的個人管理有時會犧牲效率。能變通管理方法是為人所用，不是一成不變的，需要根據(jù)個人的作風(fēng)與需要隨時加以調(diào)整?？赡苡械娜艘约彝橹行?，有的人以工作為中心，有的人以休閑為中心，所以任何的管理方法，都是在隨著或者是朝著你人生的目標(biāo)在前進(jìn)。攜帶方便如果你沒有管理工具，你要學(xué)會運(yùn)用管理工具，隨時記錄你每周每日的事情。?管理工具必須便于攜帶，隨時可供參考與修正?可使用電子記事簿或普通記事簿 ?建議采用以周為單位的時間管理方式有效的個人時間管理步驟確定角色首先確定個人的角色。如果以前不曾認(rèn)真考慮過這個問題，可將此事閃過你的腦際。除了你自己、父母、妻子、兒女、職員、老師、經(jīng)理，凡是屬于你定期投入的時間、精力都可納入其中，不必想得太嚴(yán)肅。只需要考慮未來一周你應(yīng)當(dāng)扮演好的角色。如果你是一名銷售人員，你的角色就是創(chuàng)造更好的銷售業(yè)績；如果你是一名經(jīng)理人，你的角色就是使這個團(tuán)隊士氣高昂并把任務(wù)更快速地完成。選擇目標(biāo)每一個角色都有每個角色的目標(biāo)，但需要注意的是這些短程目標(biāo)應(yīng)當(dāng)同中級目標(biāo)有聯(lián)系。你每一周達(dá)成的目標(biāo)要跟你的月目標(biāo)有聯(lián)系，你每個月達(dá)成的目標(biāo)要就跟你的年度目標(biāo)有聯(lián)系。倘若你未確定中級目標(biāo)，也可以為自己設(shè)立一個重要目標(biāo)，而且在未來一周的目標(biāo)中，必須有一些是屬于真正重要但是并不緊迫的事情。安排進(jìn)度進(jìn)度的安排可以根據(jù)所列的目標(biāo)來安排7天的行程。例如目標(biāo)之一是完成個人使命宣言的初稿，你可以在星期天抽出兩個小時完成此事，通常來說星期天是思考如何規(guī)劃下周事情最好的時候。同時你也要列出鍛煉身體的目標(biāo)，甚至于你的知識目標(biāo)、成長的目標(biāo)、與家人相聚的目標(biāo)、人際關(guān)系的目標(biāo)等等。逐日調(diào)整每天調(diào)整，應(yīng)依據(jù)你的計劃安排事情的大小。世界是不斷變化的，總會發(fā)生你未曾預(yù)料的事情，因此對計劃要及時地進(jìn)行調(diào)整。善用時間的良好習(xí)慣工作要有明確的目標(biāo)。每件工作事務(wù)的處理都為一定的目標(biāo)服務(wù)，明確目標(biāo)，少走彎路，減少無謂的時間消耗。做事有計劃一一明白自