信息化下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作流程探析

信息化下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作流程探析信息化下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作流程探析

在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)核算方式下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程表現(xiàn)為：識(shí)別所需記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)→登記日記賬→過(guò)入分類賬→編制調(diào)整前試算表→編制調(diào)整分錄并過(guò)賬→編制調(diào)整后試算表→編制財(cái)務(wù)報(bào)表→編制結(jié)賬分錄并過(guò)賬→編制結(jié)賬后試算表→編制結(jié)轉(zhuǎn)分錄并過(guò)賬。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐總結(jié)起來(lái)主要有總記賬憑證法、記賬憑證法、科目匯總表法和日記賬法等操作流程。

一、傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作流程的缺陷分析

(一)信息來(lái)源上的局限性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)沒(méi)有集成，不能供應(yīng)實(shí)時(shí)的會(huì)計(jì)信息；且以貨幣為計(jì)量單位，很多重要資源無(wú)法用貨幣計(jì)量。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件功能單一，難以將整個(gè)企業(yè)的資源進(jìn)行整合，信息使用者更強(qiáng)調(diào)將來(lái)，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的相關(guān)性和敏捷性，更多地關(guān)注非貨幣數(shù)據(jù)，盼望從多層次、多視角分析企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果時(shí)，信息就明顯不夠。

(二)信息處理的局限性

現(xiàn)行會(huì)計(jì)的信息處理過(guò)程是對(duì)經(jīng)過(guò)“篩選”的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)原始憑證、記賬憑證、明細(xì)賬及總賬進(jìn)行加工的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程有嚴(yán)格的處理原則，根據(jù)肯定的程序進(jìn)行，在肯定程度上可以反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全貌。但它也存在很大的缺陷，即該過(guò)程只是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的結(jié)果進(jìn)行反映，從中看不到每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生、執(zhí)行與完成的全過(guò)程。

(三)信息輸出的局限性

現(xiàn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般都是采納單一化的信息披露模式，將全部會(huì)計(jì)信息存放于資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表這三張報(bào)表供應(yīng)給特定的使用者。然而在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，信息使用者的范圍越來(lái)越廣，他們所需要的會(huì)計(jì)信息也越來(lái)越多，單一的信息披露模式已不能滿意他們進(jìn)行相關(guān)決策的需要。

二、手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作流程與電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程差異的分析

(一)是否反映賬務(wù)處理全過(guò)程的差異

由電算化來(lái)處理睬計(jì)業(yè)務(wù)后，需要手工來(lái)做的工作就只剩下匯總原始憑證了，其他的除了向計(jì)算機(jī)輸入信息和指令外，大部分原先需要手工核算的部分可全部由計(jì)算機(jī)來(lái)完成。電算化在自動(dòng)處理上與手工處理有著差異，例如：手工核算時(shí)假如消失書(shū)寫的錯(cuò)誤，可以直接改正后蓋上個(gè)人并標(biāo)明責(zé)任就可以了?；蛘呒偃缭谫~目登記上有差錯(cuò)，可以自制一個(gè)說(shuō)明，然后簽章標(biāo)明責(zé)任后就可以作分錄沖銷。但是電算化程序本身一般都供應(yīng)記賬結(jié)賬的逆運(yùn)算，即假如消失差錯(cuò)操通過(guò)向軟件輸入特定的指令就可以恢復(fù)到記賬或者結(jié)賬以前的狀態(tài)，在將錯(cuò)誤改正后便可以重新記賬、結(jié)賬。這樣操作下來(lái)從賬面上根本看不出任何修改的痕跡，但是會(huì)計(jì)核算本身就是一個(gè)處理的過(guò)程，即賬簿應(yīng)當(dāng)真實(shí)全面地反映賬務(wù)處理的整個(gè)過(guò)程，即便是有核算或書(shū)寫上的錯(cuò)誤，也應(yīng)當(dāng)將其更正的過(guò)程反映在賬簿或憑證中。

(二)保障會(huì)計(jì)信息平安問(wèn)題上的差異

電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程的精確度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人工的核算，一般除了自身程序或者輸入指令錯(cuò)誤而造成的計(jì)算失誤以外，不會(huì)再消失其他計(jì)算上的錯(cuò)誤。然而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)展，人們?cè)谌粘９ぷ髦性絹?lái)越依靠網(wǎng)絡(luò)，這同時(shí)也對(duì)電算化操作帶來(lái)了肯定的隱患?，F(xiàn)在市場(chǎng)上流行的財(cái)務(wù)軟件共同特點(diǎn)是本身沒(méi)有任何網(wǎng)絡(luò)屏蔽功能，也就是無(wú)法從根本上避開(kāi)會(huì)計(jì)信息的泄露。而手工的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作不會(huì)消失這種狀況，一會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)算有沒(méi)有失誤、會(huì)計(jì)賬簿的保存狀況等由會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德素養(yǎng)打算。

(三)財(cái)會(huì)人員處理睬計(jì)信息過(guò)程的差異

手工會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)信息與業(yè)務(wù)過(guò)程相分別，只采集存儲(chǔ)和加工業(yè)務(wù)過(guò)程中所發(fā)生大事的子集信息，會(huì)使財(cái)會(huì)人員和業(yè)務(wù)管理人員之間產(chǎn)生隔閡，可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)過(guò)程管理與財(cái)會(huì)工作中不必要的流程，從而無(wú)法有效地起到會(huì)計(jì)掌握的作用。而當(dāng)前的業(yè)務(wù)處理新流程，使財(cái)會(huì)人員從日常繁雜枯燥的信息處理流程中解脫出來(lái)，從核算角色轉(zhuǎn)變成管理掌握角色，并參加制定和實(shí)施整個(gè)業(yè)務(wù)處理的過(guò)程。

(四)會(huì)計(jì)處理程序上的差異

手工會(huì)計(jì)核算形式本質(zhì)上是采納直線式數(shù)據(jù)處理流程，而在電算化會(huì)計(jì)中通常采納記賬憑證核算形式，對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。

(五)相互牽制方法上的差異

在手工會(huì)計(jì)中主要是通過(guò)會(huì)計(jì)人員之間的職責(zé)分別來(lái)實(shí)現(xiàn)相互牽制，而電算化會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)信息由計(jì)算機(jī)進(jìn)行集中化、程序化處理，會(huì)使手工處理系統(tǒng)中某些職責(zé)分別，使相互牽制的掌握措施失去效用。

三、信息化下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序的變化

手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，起初是由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員完全仿照手工業(yè)務(wù)操作流程，把計(jì)算機(jī)作為一種通過(guò)快速計(jì)算來(lái)關(guān)心人們降低勞動(dòng)速度、提高勞動(dòng)效率的

工具。此后會(huì)計(jì)電算化不斷得到進(jìn)展，一個(gè)比較完善的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)也逐步進(jìn)展起來(lái)。目前，所使用的大多數(shù)會(huì)計(jì)軟件仍是基于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)循環(huán)、電算化會(huì)計(jì)信

信息化下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作流程探析

息處理的特點(diǎn)，打算了它與手工會(huì)計(jì)必定存在明顯的區(qū)分。概括地說(shuō)，其區(qū)分除了體現(xiàn)在前面所說(shuō)的差異以外，主要變化還表現(xiàn)在以下幾方面：

(一)記賬的含義發(fā)生變化

賬簿記錄實(shí)際上就是將記賬憑證按不同的形式進(jìn)行組織和匯總。手工記賬時(shí)必需將它們重新抄寫到各有關(guān)的賬簿上。但電算化后，記賬憑證包含了兩層意義：一是將當(dāng)月的輸入到未記賬憑證文件中的記錄轉(zhuǎn)存到已記賬憑證文件中，使經(jīng)審核的輸入憑證成為正式的會(huì)計(jì)檔案；二是對(duì)科目的余額、本期發(fā)生額和累計(jì)發(fā)生額進(jìn)行匯總、更新。由于手工系統(tǒng)存在不同的記賬程序，各企業(yè)要依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、管理方式規(guī)模大小以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)量，相應(yīng)地確定適合自己特點(diǎn)的賬務(wù)處理程序。而電算化下的記賬憑證是指計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理的形式和相應(yīng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)流程，明顯一般只能固定采納一種賬簿處理程序，而且其含義也不同于手工的賬務(wù)處理流程。例如，當(dāng)系統(tǒng)不設(shè)永久性日記賬和明細(xì)賬時(shí)，記賬就只是更新總賬中的科目發(fā)生余額和當(dāng)前余額，尤其當(dāng)連永久性總賬都不設(shè)置的時(shí)候，記賬其實(shí)只是對(duì)憑證狀態(tài)的一種確認(rèn)。手工系統(tǒng)的記賬是一個(gè)信息分類的過(guò)程，而電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息分類往往不在記賬階段，而是推遲到信息的輸出即需要輸出時(shí)才臨時(shí)對(duì)信息進(jìn)行分類。

(二)對(duì)賬的含義發(fā)生變化

對(duì)賬是對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，以檢查記賬是否正確以及賬簿是否平衡，其目的是為了愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)信息的正確性和牢靠性。在手工會(huì)計(jì)中，對(duì)賬主要包括賬證、賬賬、賬實(shí)和對(duì)三個(gè)方面。賬證核對(duì)是核對(duì)賬簿記錄與原始憑證和記賬憑證的時(shí)間、憑證字號(hào)、內(nèi)容、金額是否全都，記賬方向是否相符;賬賬核對(duì)是核對(duì)不同賬簿是否相符，包括總賬與明細(xì)賬、總賬與日記賬、總賬與幫助賬、會(huì)計(jì)部門的財(cái)產(chǎn)物資保管明細(xì)賬與使用部門的有關(guān)明細(xì)賬；賬實(shí)核對(duì)是指核對(duì)會(huì)計(jì)賬簿記錄與財(cái)產(chǎn)等實(shí)有數(shù)額是否相符。通過(guò)對(duì)賬達(dá)到賬證相符、賬賬相符和賬實(shí)相符的要求，用以確保會(huì)計(jì)核算的完整性和真實(shí)性。

在電算化下，由于實(shí)行計(jì)算機(jī)記賬和平行登記已經(jīng)失去了意義，記賬程序發(fā)生了很大的變化，因此賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)失去了原來(lái)的意義，只要記賬憑證錄入正確，計(jì)算機(jī)自動(dòng)記賬后各種賬簿都應(yīng)當(dāng)是正確的、平衡的。但是由于非法操作或計(jì)算機(jī)病毒或其他緣由有時(shí)可能消失某些數(shù)據(jù)被破壞的狀況而引起賬賬不符，同時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)來(lái)說(shuō)總賬和明細(xì)賬是由總賬系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)分別管理，由于不同系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理時(shí)間可能消失不全都，就難會(huì)消失不符的狀況，因此為了保證賬證相符、賬賬相符，可以使用對(duì)賬功能由系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)，而賬簿與原始憑證的核對(duì)則必需由會(huì)計(jì)人員人工進(jìn)行。

(三)結(jié)賬的含義發(fā)生變化

在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，結(jié)賬的功能主要用于結(jié)轉(zhuǎn)各個(gè)會(huì)計(jì)科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時(shí)結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作。在這里結(jié)賬是一個(gè)批處理的過(guò)程，其處理的內(nèi)容是將本期全部的期末余額數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到下一期的期初余額，并清除本期的全部借方和貸方發(fā)生額數(shù)據(jù)，最終對(duì)本期業(yè)務(wù)執(zhí)行封賬。而在傳統(tǒng)手工處理程序中為了使賬簿達(dá)到賬實(shí)、賬證、賬賬相符，會(huì)計(jì)人員需要做一系列對(duì)賬的工作，相比較之下電算化系統(tǒng)的處理程序顯得更加簡(jiǎn)便易操作。

(四)期末轉(zhuǎn)賬的的含義發(fā)生變化

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是全部單位在月底結(jié)賬之前都需要進(jìn)行的固定業(yè)務(wù)處理，并且這類轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)在企業(yè)管理體制或會(huì)計(jì)核算制度未轉(zhuǎn)變的狀況下每個(gè)月都要重復(fù)進(jìn)行。不論是哪一種轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，都要通過(guò)定義轉(zhuǎn)賬憑證，然后由系統(tǒng)自動(dòng)完成期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬處理。然而在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)中，轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)處理是期末由會(huì)計(jì)人員依據(jù)某些賬戶的余額或本期發(fā)生額填制轉(zhuǎn)賬憑證、登記有關(guān)賬簿實(shí)現(xiàn)的。

目前在大部分會(huì)計(jì)電算化方式下，雖然會(huì)計(jì)人員的壓力有所減輕，但現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)并未突破手工會(huì)計(jì)核算方式的框架，僅僅是手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的高度仿真。先由會(huì)計(jì)人員手工收集數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行分類和編制記賬憑證，再將記賬憑證輸入計(jì)算機(jī)，然后由計(jì)算機(jī)自動(dòng)登記賬簿生成會(huì)計(jì)報(bào)表。這種業(yè)務(wù)流程除了具有手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)外，只是將會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的很多不必要和無(wú)效的中間過(guò)渡數(shù)據(jù)文件(賬簿發(fā)生額文件)生成工作(行手工操作或許是必要的)部分