辦公室收發(fā)文管理制度

辦公室收發(fā)文管理制度1.背景在現(xiàn)代企業(yè)中，文書作為企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間傳遞信息的重要手段，具有相當(dāng)重要的地位。文書的收發(fā)一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)直接影響到企業(yè)的日常工作效率，甚至?xí)?duì)企業(yè)形象造成不良影響。因此，采取一套嚴(yán)格的收發(fā)文管理制度，對(duì)于企業(yè)的信息管理和保密具有積極作用。辦公室收發(fā)文管理制度是指企業(yè)針對(duì)文書收發(fā)流程、管理人員和文書管理強(qiáng)度采取的規(guī)范化操作和措施。本文將從文書的收發(fā)流程、文書的管理和保密等方面詳細(xì)闡述辦公室收發(fā)文管理制度。2.文書的收發(fā)流程2.1收文流程收文是指企業(yè)接收外部單位或個(gè)人的各種文件、報(bào)表、函件等文件，企業(yè)收到文書后應(yīng)按照以下流程進(jìn)行處理：文書接收：企業(yè)應(yīng)該指派專門的工作人員對(duì)發(fā)送給企業(yè)的文書進(jìn)行接收，并將文書標(biāo)注好來文時(shí)間、來文單位、文號(hào)和緊急程度等信息。文書登記：管理員工將接收到的文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、分類并登記到收文登記薄。收文登記薄上應(yīng)該注明文號(hào)、來文單位、文種、日期、主題、主送、抄送人等信息。文書分發(fā)：管理員工根據(jù)文件的性質(zhì)和主送抄送人確定文書的分發(fā)范圍，解散不應(yīng)該收到文件的人員分發(fā)文書。2.2發(fā)文流程發(fā)文是指企業(yè)向外部單位或個(gè)人發(fā)送文件、報(bào)表、函件等文書，企業(yè)發(fā)送文書后應(yīng)按照以下流程進(jìn)行處理：發(fā)文擬稿：在擬稿環(huán)節(jié)時(shí)，需要制定好寫作計(jì)劃、確定文號(hào)，并審核文稿的技術(shù)性和合規(guī)性。應(yīng)該由領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)驗(yàn)豐富的文員進(jìn)行修改等操作。發(fā)文審核：領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)管理者會(huì)對(duì)發(fā)文內(nèi)容進(jìn)行審核，并檢查是否符合公司制度和文件格式。發(fā)文簽批：領(lǐng)導(dǎo)會(huì)根據(jù)發(fā)文的性質(zhì)、重要程度和授權(quán)范圍進(jìn)行簽字、蓋章等操作。發(fā)文復(fù)?。簩⒑炁蟮奈臅M(jìn)行復(fù)印，并加蓋企業(yè)公章。發(fā)文分發(fā)：分發(fā)文書是指將發(fā)出的文件送到主要接收人手中。文書歸檔：歸檔是指將發(fā)文送到管理機(jī)構(gòu)后，由管理員工將發(fā)文的副本進(jìn)行分類整理，并存儲(chǔ)到公司統(tǒng)一的文書管理系統(tǒng)。3.文書的管理與保密為了保護(hù)企業(yè)的機(jī)密信息，在收發(fā)文的流程中，需要進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保密。3.1文書管理應(yīng)該建立完善的文書管理制度，并進(jìn)行明確的責(zé)任分工。應(yīng)該對(duì)文書的分類、編號(hào)、存檔、審批、傳遞、復(fù)制、保管、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理。應(yīng)該采取合適的管理措施，確保信息的真實(shí)性、完整性和保密性。3.2文書保密企業(yè)應(yīng)該明確保密事項(xiàng)及涉密人員，采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧?。給涉密文書加上保密標(biāo)記，并通過安全通道或加密方式進(jìn)行收發(fā)。管理員工必須嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，保護(hù)公司和個(gè)人的隱私。4.總結(jié)辦公室收發(fā)文管理制度是企業(yè)信息管理和保密的重要保障措施，通過對(duì)文書收發(fā)流程、文書管理和保密等細(xì)節(jié)的規(guī)范化操作和措施，可以有效提