會務接待手冊全套資料

會務接待手冊全套資料

會務接待手冊本手冊是為了規(guī)范會務接待工作，提高會議效率而編寫的。以下是有關(guān)會議的說明和程序。有關(guān)會議的說明1.會議的類型：會議可以分為內(nèi)部會議和外部會議兩種類型。內(nèi)部會議指的是公司內(nèi)部的會議，外部會議指的是公司與外部單位或個人的會議。2.參會人員的范圍：參會人員的范圍應該根據(jù)會議的類型和議題來確定，以確保會議的效率和質(zhì)量。3.會議場所的選定：會議場所應該根據(jù)參會人員數(shù)量和會議要求來選擇，以確保會議的順利進行。4.會議通知的起草：會議通知應該包括會議的時間、地點、議題、參會人員名單等信息，以便參會人員做好準備。5.申報會議預算：會議預算應該根據(jù)會議的規(guī)模和要求來確定，以確保會議經(jīng)費的合理使用。6.人員確認：參會人員的確認應該在會議通知發(fā)出后及時進行，以確保會議的參會人員名單準確無誤。7.設(shè)備準備：會議所需的設(shè)備應該根據(jù)會議的要求來準備，以確保會議的順利進行。8.車輛安排：參會人員的交通工具應該根據(jù)參會人員的數(shù)量和要求來安排，以確保參會人員的安全和方便。9.會務宣傳品的制作：會務宣傳品應該根據(jù)會議的要求來制作，以便參會人員了解會議的情況。10.食品的采買：會議所需的食品應該根據(jù)參會人員的數(shù)量和要求來采購，以確保參會人員的飲食安全和方便。會議程序會前工作1.確定議題和參會人員范圍。2.選定會議場所。3.起草會議通知。4.申報會議預算。5.確認參會人員名單。6.準備會議所需的設(shè)備。7.安排參會人員的交通工具。8.制作會務宣傳品。9.采購會議所需的食品。會議進行中1.主持人開場白。2.按照議程進行討論。3.確定會議結(jié)果和行動計劃。4.主持人總結(jié)會議內(nèi)容。會后工作1.起草會議紀要。2.完成會議行動計劃。3.匯總會議經(jīng)驗和教訓。4.收集參會人員反饋意見。5.整理會議記錄和資料。以上是會務接待手冊的說明和程序，希望能對會務接待工作有所幫助。指導服務員的工作為了確保順利的會議，服務員是非常關(guān)鍵的一環(huán)。在會議開始之前，需要向服務員進行詳細的指導，包括會議的流程、用餐時間、飲食要求等。同時，還需要提前安排好服務員的工作時間和休息時間，確保他們有足夠的精力和體力來完成工作。會中工作（按順序）在會議進行過程中，服務員需要隨時做好準備，為與會人員提供各種服務。首先，他們需要確保會議室的設(shè)備和用品的正常運作，如投影儀、麥克風、水杯等。其次，服務員需要隨時關(guān)注與會人員的用餐需求，及時為他們提供飲食服務。最后，在會議結(jié)束后，服務員需要及時清理會議室，為下一次會議做好準備。會議室保障會議室保障是服務員的重要工作之一。他們需要確保會議室的環(huán)境整潔、通風良好，并且設(shè)備運作正常。如果出現(xiàn)任何問題，服務員需要及時解決或向相關(guān)人員報告。匯報人員的保障對于匯報人員，服務員需要提供額外的保障。他們需要確保匯報人員有足夠的時間和空間來準備演講，并且提供必要的設(shè)備和用品，如投影儀、筆記本電腦、激光筆等。用餐的保障服務員需要確保與會人員的用餐需求得到滿足。他們需要提供各種飲食選擇，并確保食品的質(zhì)量和衛(wèi)生。此外，服務員還需要隨時關(guān)注與會人員的飲食需求和偏好，并及時提供服務。住宿的保障如果與會人員需要住宿，服務員需要提供相應的住宿保障。他們需要確保住宿環(huán)境的安全、整潔，并提供必要的設(shè)施和用品，如床鋪、毛巾、洗漱用品等。會后工作（按順序）在會議結(jié)束后，服務員的工作并沒有結(jié)束。他們需要完成一系列的會后工作，包括離會車輛安排、退房、設(shè)備整理、結(jié)賬、設(shè)備歸還和費用報銷等。離會車輛安排如果與會人員需要離會車輛安排，服務員需要提前與相關(guān)部門聯(lián)系，確保車輛的安排和到達時間。退房如果與會人員需要退房，服務員需要協(xié)助他們完成退房手續(xù)，并確保房間的整潔和設(shè)施的完好。設(shè)備整理在會議結(jié)束后，服務員需要對會議室的設(shè)備和用品進行整理和清潔，并妥善保管。結(jié)賬服務員需要協(xié)助與會人員完成結(jié)賬手續(xù)，并確保費用的準確性和合理性。設(shè)備歸還如果與會人員使用了一些設(shè)備和用品，服務員需要協(xié)助他們進行歸還，并確保設(shè)備的完好和數(shù)量的準確性。費用報銷最后，服務員需要協(xié)助與會人員完成費用報銷手續(xù)，并確保相關(guān)票據(jù)的準確性和完整性。達到什么目的，同時也要考慮與會人員的需求和利益，合理安排會議議程，確保會議順利進行。（3）會場布置：根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，合理布置會場，確保會議場地整潔、舒適，并配備必要的設(shè)備和工具。（4）餐飲安排：根據(jù)會議的時間和規(guī)模，合理安排餐飲，確保與會人員的飲食需求得到滿足。（5）交通安排：對于外地與會人員，應提前安排好交通和住宿，確保他們能夠按時到達會場并有一個良好的住宿環(huán)境。三、會前準備1.確定會議目的和議程：根據(jù)會議的性質(zhì)和目的，確定會議的主題和議程，確保會議能夠達到預期效果。2.確定會議時間和地點：根據(jù)與會人員的日程安排和會議的規(guī)模，確定會議的時間和地點，并在會議通知中明確告知與會人員。3.邀請與會人員：根據(jù)會議的性質(zhì)和目的，確定與會人員名單，并及時發(fā)出邀請函或電話通知。4.準備會議材料：根據(jù)會議議程，準備好與會人員需要的各種材料和資料。5.會場布置和設(shè)備準備：根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，合理布置會場，并準備好必要的設(shè)備和工具。四、注意事項在會議過程中，會務人員需要注意以下幾點：1.及時安排會議進程，確保會議順利進行；2.及時解決與會人員的問題和需求，確保他們能夠?qū)Ｗ⒂跁h內(nèi)容；3.注意會議紀要的記錄和整理，確保會議內(nèi)容得到完整記錄；4.會議結(jié)束后，及時整理會議材料和資料，做好會議結(jié)算和總結(jié)工作。附件：附件一：會議通知樣式附件二：會務通知樣式附件三：會議預算/結(jié)算清單樣式附件四：會務分工明細表附件五：會議簽到表會議程序在會議前，需要進行一系列的準備工作，以確保會議能夠順利進行。以下是會前工作的具體流程：1.確定議題和參會人員范圍：在確定會議議題和目的的基礎(chǔ)上，確定參會人員的范圍，以便作出其他準備工作。2.選定會議場所：會前至少十個工作日確定好會議地點，并詳細了解場地的具體費用標準。要求外部環(huán)境整潔幽雅、治安好、內(nèi)部設(shè)備齊全；會議室的布局合理，燈光、音響、空調(diào)、投影儀等設(shè)備齊全；住宿（套間、單人間、標間）、餐飲等齊備。3.起草會議通知：在會前一周確定本次會議的議程，結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應注明會議的時間、地點、主持人、議程、會議的注意事項（包括著裝要求、內(nèi)容保密要求、會議文件的要求、請假的要求、會議的紀律等）及路線圖，并在會前十天發(fā)出。4.準備會議所需文件、資料、講話的準備、起草、審批、打印。5.申報會議預算：根據(jù)會議的長短及對參會人員情況的確認，作如下費用明細。會議室費用、住宿費用、餐飲費用、娛樂費用、水果食品費、交通費、相關(guān)費用、機動費用等。在會議期間，需要進行以下工作：1.會議期間會議室、與會人員、用餐、娛樂、住宿的保障工作。2.設(shè)備整理和歸還。在會議結(jié)束后，需要進行以下工作：1.費用報銷。2.會務總結(jié)。格式已經(jīng)修正，刪除了明顯有問題的段落。下面是改寫后的文章：為了確保會議的順利進行，需要在會前、會中和會后分別做好一系列工作。會前需要在30分鐘內(nèi)布置好簽到臺，并在會前2小時將所有會議所需用品運送到場。同時，在會前30分鐘擺放并調(diào)試完畢會議室所需物品，如投影儀、幕布、白板和激光筆。會議室的燈光、音響和空調(diào)等設(shè)備也需要在會前30分鐘準備并調(diào)試完畢。茶水需在會前10分鐘開始沖泡，通知匯報人員于會前5分鐘就坐并貯備好匯報資料。會中工作需要保障會議室和參會人員。會議室全程要有一名會務人員留在會議室，保障會議的服務工作。每次匯報開始時，要隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況，并協(xié)助匯報人員做好包PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。在會議休息期間，要協(xié)助下一個匯報人員進行調(diào)試及資料的收發(fā)。及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務人員做好日程安排的調(diào)整。落實參會人員及時到會，了解參會人員資料的準備情況，并協(xié)助做好準備工作（如筆記本、資料準備等）。落實參會人員的用餐情況和返回情況。用餐的保障需要結(jié)合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯餐的準備情況（人數(shù)）及用餐時間。要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時上桌，盡量減少等待時間。如果下午有會議議程，午餐應安排為工作餐。午餐時間原則上不能晚于12:30開餐。住宿的保障需要提前與酒店溝通房間及房卡的去用程序，盡量先取得房卡。在需要住宿的人員抵達酒店時，要及時做好簽到。手機身份證并提供相應的房卡。待酒店將身份證登記后再予以退還住宿人。在當晚要與總臺確定設(shè)定好第二天早上及中午的叫醒服務。會議期間落實住宿人的時間安排，確定退房時間。做好與酒店的房卡交還。會后工作需要做好參會人數(shù)返程車輛安排工作。確定尚需要住宿人員名單及客房號碼，做好用餐及退房安排。在會議最后一天的中午12:00之前，將所有住宿房間的房卡收齊后，辦理退房手續(xù)，并向酒店索要住宿清單。在送走所有參會人員后，進行設(shè)備的收拾和整理工作。在確認所有會議項目均已結(jié)束后，結(jié)賬并開具發(fā)票。返回公司后，歸還所有所借設(shè)備。最后，需要進行費用報銷。附件二：會務通知樣式XXX單位XXXXXX會議會務通知一、會議地點：二、會議時間：三、會議主題：四、參會人員名單：五、會議議程安排：時間安排日期與會地點議程安排發(fā)言人時長備注07:00—08:15日期XX餐廳叫醒服務/自助用餐08:30—08:35日期XXX會議室會議開場08:35—10:20日期XXX會議室上午會議內(nèi)容01:1510:20—10:30日期XX餐廳茶歇10分鐘10:30—12:00日期XXX會議室商務會議內(nèi)容01:4512:00—13:30日期XX餐廳午餐/午休14:00—15:30日期XXX會議室下午會議內(nèi)容01:3015:30—15:40日期XX餐廳茶歇10分鐘15:40—17:30日期XXX會議室下午會議內(nèi)容01:3018:00—20:00日期XX餐廳晚餐六、注意事項：1.著裝要求：請參會人員按照會議安排準時出席會議；會議期間，請參會人員將通訊工具關(guān)閉或調(diào)成振動模式；2.匯報人嚴格控制時間，保證會議議程順利、按時進行；3.對請假的要求：原則上不得請假與遲到，如因時間無法配合需請假的人員應事先向總經(jīng)理說明情況，請假批準后并告知會務組。七、會務成員及聯(lián)系方式：本次會議相關(guān)的接待、住宿等會務事宜請于會務組聯(lián)系；會務組成員及聯(lián)系方式：會議須知尊敬的各位領(lǐng)導：歡迎您參加本次會議。為了確保會議的順利進行，請您參考以下幾點說明：1.本次會議安排在(日期)，會議地址為(地址)，酒店總機為(電話號碼)。2.請參會人員按照會議安排準時出席會議。在會議期間，請將通訊工具關(guān)閉或調(diào)成振動模式。3.會議內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密，請務必注意保存好會議材料。4.會議期間，請注意安全，并妥善保管好財物。5.會務中心會為客房每天配送(物品清單)，客房均已設(shè)置叫醒服務，時間定為：上午(時間)；中午(時間)。6.會務中心設(shè)在房間(房間號)，酒店內(nèi)線直撥(電話號碼)。備有(物品清單)，如有需要請致電會務中心領(lǐng)用。7.其余未盡事宜，請致電會務中心安排解決。祝您會議期間工作、生活愉快！友情提醒1.酒店位置及地圖：酒店名稱為(名稱)，地址為(地址)，酒店總機為(電話號碼)。以下是酒店地圖以及距離機場、火車站、市中心的距離和出租車車程。起始地點機場火車站市中心名稱/位置XXX機場XXX火車站XXX廣場據(jù)酒店公里數(shù)XX公里XX公里XX公里出租車車程約XX分鐘車程約XX分鐘車程約XX分鐘車程2.天氣預報：以下是未來六天天氣預報（由中央氣象局XXXX年XX月XX日發(fā)布）：（天氣預報）提示：1）請帶齊證件出行，并注意路途安全。2）請準備部分個人藥品，如遇雨水較多，請注意準備雨具出行。參會人員名單會務組成員及聯(lián)系方式11/17會務聯(lián)系人聯(lián)系電話會議預算/結(jié)算清單樣式XXXXXXXXX會議費用預算/結(jié)算清單序號項目/事宜數(shù)量單位一、住宿、房務1套房天數(shù)2單人間天數(shù)3標間天數(shù)二、餐飲1午餐項2午餐酒水項3晚餐項4晚餐酒水項5夜宵項三、會議室1XXX號會議室場次2XXX號會議室場次四、會務其他1會務水果（客房）個2會務水果（會場）個3會務交通費（派車、會務組交通費）項4宣傳物品（條幅、簽到臺、展架、指示牌等）個人人人人人人預算明細表單價金額￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00￥0.00五、禮品/獎品六、往返交通費（預估）七、合計預算費用附件四：會務分工明細表XXX單位XXXXXX會務分工明細表會議設(shè)總協(xié)調(diào)人：XXX，聯(lián)系電話：XXX-XXXX-XXXX；每個項目設(shè)負責人，分配任務落實到執(zhí)行人，最終信息匯總至會議總協(xié)調(diào)人；以下表格中未盡事宜根據(jù)實際情況予以補充。時間事項說明執(zhí)行人備注負責人及配合部門負責人：XXX；配合部門：XXX負責人：XXX；酒店：XXX；會場：XXX；配合部門：XXX一、前期準備：（人員落實、酒店預訂、水果準備、物品準備、入住確認等）-參會人員落實（姓名、職位、性別、報道時間、回程方式等）-入住酒店客房、會議室及設(shè)備的預定-到達人員接待晚餐預定，菜單確認，酒水確認-會議通知函件的準備及發(fā)送-會議會務通知函件的準備及發(fā)送-會議材料的編制、講師安排-會議現(xiàn)場布置-會議茶歇、客房及會場水果準備-報道接待處的準備（接待位置、背景、簽到表）-會議禮品，禮品的購買及簽收-集體照的安排-會議地點人文、娛樂、特產(chǎn)信息的書籍-會議用品的領(lǐng)用或借出-用車車輛的安排二、人員報道（人員接站、報道登記、客房安排、用餐安排等）-酒店報道接待處的布置到位-客房水果安排-人員簽到，發(fā)放行程安排表，客房安排登記-安排午餐-安排晚餐-酒店設(shè)置叫醒服務的確認-會議用品的準備情況-會議室環(huán)境的確認及了解-會議室桌子擺放方式的確認及安排-會議人員桌牌及打印文件的確認-酒店出行車輛的確認三、會議培訓期間：（會前、會中、會后）-酒店出行車輛的確認-會議室服務人員、音響工程人員的確認-會議室引導牌的擺放-會議設(shè)備（電腦、投影）的到位及調(diào)試-會議話筒、音響等音響設(shè)備的調(diào)試-會議室燈光開關(guān)的了解-會議人員桌牌的擺放-會議文件、水筆的擺放-會議匯報文件（PPT）的收集及匯總-會議室茶歇水果點心的安排-會議期間臨時打印文件的保障1.用餐保障為確保及時準確的用餐服務，我們需要提前安排好餐廳的預訂和菜單的選擇。同時，我們也要確保餐廳的服務質(zhì)量和食品衛(wèi)生符合標準。2.集體照的安排在會議期間，我們需要安排一次集體照，以留下美好的回憶。我們需要提前確定拍攝地點和時間，并通知所有參會人員準備好。3.會議結(jié)束離會車輛安排為確保參會人員的順利離會，我們需要提前安排好車輛的預訂和安排。同時，我們也要確保車輛的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。4.會議設(shè)備的整理劑歸集在會議結(jié)束后，我們需要對會議設(shè)備進行整理和歸集，以確保下次會議的順利進行。同時，我們也要確保設(shè)備的存放和維護符合標準。5.下一場會議桌子擺放方式的安排及桌牌的擺放為確保下一場會議的順利進行，我們需要提前安排好桌子的擺放方式和桌牌的擺放位置。同時，我們也要確保桌子和桌牌的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。6.確認返程預定情況并告知相關(guān)人員為確保參會人員的順利返程，我們需要提前確認返程預定情況，并及時告知相關(guān)人員。同時，我們也要確保預定的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。7.會議結(jié)束及回程安排在會議結(jié)束后，我們需要進行退房、費用確認和車輛安排等工作，以確保參會人員的順利離會。同時，我們也要確保所