公司行政公文處理規(guī)定(2016年修訂)

公司行政公文處理規(guī)定一、總則（一）為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。（二）公文（亦稱：文件）是公司對外聯(lián)絡(luò)、對內(nèi)實(shí)施管理的重要工具，是執(zhí)行上級部門重要指示、部署、安排的有力依據(jù)，是傳達(dá)貫徹公司重要方針、政策、規(guī)章制度，下級請示、報(bào)告情況，的重要途徑，是公司進(jìn)行正常工作和活動的必要手段。公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公司各部門的負(fù)責(zé)人及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格要求、督導(dǎo)各部門遵守本辦法進(jìn)行公文處理工作。公司各部門應(yīng)當(dāng)配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。二、公文種類（一）公司常用公文種類有：1、報(bào)告。適用于向領(lǐng)導(dǎo)或總部匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)總部或區(qū)域管理中心的詢問或報(bào)送文件、材料。2、請示。適用于向領(lǐng)導(dǎo)或總部請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。3、決定。適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出的安排。4、決議。適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。5、通知。適用于對下級發(fā)出指示、要求，發(fā)布公司各方面的管理規(guī)定、規(guī)章、辦法，任免干部，轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級的公文，需要下級單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)。通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。7、批復(fù)。適用于答復(fù)下級的請示事項(xiàng)。8、函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等。會議紀(jì)要。適用于記錄、傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神。三、公文格式公文格式一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。1、涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級，分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部”。2、公文緊急程度分為“特急”（即時辦理）、“急”（限期1天辦理）、“常規(guī)”（一般限期7天內(nèi)辦理）。3、發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。4、發(fā)文字號，包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。5、簽發(fā)人為公司總經(jīng)理。6、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容和文種。7、公文如有附件，應(yīng)在正文之后，發(fā)文單位之前注明附件順序和名稱。8、成文日期以簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。9、公司對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)文必須加蓋公章以外，公司內(nèi)部行文需要各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。10、附注為正文需要說明的其他事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。4、簽發(fā)：所有的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)，總經(jīng)理不在可由副總經(jīng)理代簽發(fā)。5、蓋章：公司發(fā)文需要加蓋公章的，需在綜合管理部申請蓋章后，方可發(fā)出。6、分發(fā)：綜合管理部根據(jù)發(fā)文范圍將文件分送