項(xiàng)目溝通管理辦法

項(xiàng)目溝通管理辦法項(xiàng)目管理小組需要在合同簽訂前，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面控制。這包括對(duì)合同條款進(jìn)行仔細(xì)審查，確保條款的合理性和可行性。同時(shí)，需要對(duì)合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)和評(píng)估，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制和應(yīng)對(duì)。第二節(jié)項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的方法1.建立有效的溝通渠道建立有效的溝通渠道是做好項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵。項(xiàng)目管理小組需要根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和實(shí)際情況，選擇合適的溝通方式和工具，建立起高效、暢通的溝通渠道。同時(shí)，需要保證溝通內(nèi)容的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，避免信息傳遞中的誤解和偏差。2.加強(qiáng)信息管理信息管理是做好項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理小組需要建立完善的信息管理體系，包括信息的采集、整理、傳遞和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。同時(shí)，需要保證信息的安全性和保密性，避免信息泄露和誤用。3.注重溝通技巧和方法溝通技巧和方法是做好項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)工作的重要保障。項(xiàng)目管理小組需要注重培養(yǎng)和提高溝通技巧和方法，包括口頭溝通、書面溝通、會(huì)議組織和管理等方面。同時(shí)，需要根據(jù)不同的溝通對(duì)象和情況，采用不同的溝通方式和方法，以達(dá)到最佳的溝通效果。4.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理是做好項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)工作的重要保障。項(xiàng)目管理小組需要注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理，包括團(tuán)隊(duì)成員的培訓(xùn)和提高、團(tuán)隊(duì)氛圍的營(yíng)造和維護(hù)、團(tuán)隊(duì)合作和協(xié)調(diào)等方面。同時(shí)，需要根據(jù)團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況和特點(diǎn)，采取相應(yīng)的管理措施，以確保團(tuán)隊(duì)的凝聚力和戰(zhàn)斗力。5.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)管理是做好項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)工作的重要保障。項(xiàng)目管理小組需要注重風(fēng)險(xiǎn)管理，包括風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估、控制和應(yīng)對(duì)等方面。同時(shí)，需要建立完善的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制和體系，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和措施，以確保項(xiàng)目的安全和順利進(jìn)行。6.注重反饋和總結(jié)反饋和總結(jié)是做好項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)工作的重要環(huán)節(jié)。項(xiàng)目管理小組需要注重對(duì)溝通協(xié)調(diào)工作的反饋和總結(jié)，包括對(duì)溝通效果的評(píng)估和改進(jìn)、對(duì)溝通方式和方法的總結(jié)和提高、對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理的反饋和總結(jié)等方面。同時(shí)，需要建立完善的反饋和總結(jié)機(jī)制和體系，以不斷提高項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)工作的質(zhì)量和效率。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要全面評(píng)估和控制合同風(fēng)險(xiǎn)，包括獎(jiǎng)懲條款的設(shè)置，以確保對(duì)方不會(huì)違約影響項(xiàng)目工期和效益。信息管理應(yīng)該程序化、制度化，項(xiàng)目參與者需要清楚信息來(lái)源、處理和存儲(chǔ)的責(zé)任和控制點(diǎn)。召開會(huì)議是項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)的主要方法，包括項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周例會(huì)、質(zhì)量控制和審查會(huì)議、業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)會(huì)、定期進(jìn)度審查、安全會(huì)議和特殊會(huì)議。合同收尾會(huì)議應(yīng)在合同完成后舉行，解決遺留問(wèn)題并達(dá)成協(xié)議。1.9其他會(huì)議除了精品文檔協(xié)調(diào)會(huì)議和設(shè)計(jì)交底會(huì)之外，可能還需要召開與工程相關(guān)的其他會(huì)議，例如與當(dāng)?shù)卣毮軝C(jī)關(guān)的會(huì)議。這些會(huì)議的時(shí)間尚未確定。通常情況下，會(huì)議將在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，但如果需要，承包單位也應(yīng)參加在其他地點(diǎn)召開的會(huì)議。參加各種工程會(huì)議的代表必須是承包單位項(xiàng)目經(jīng)理或其授權(quán)的相關(guān)人員。1.10會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將為所有會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要將記錄會(huì)議中的所有重要議題，并盡快發(fā)送給工程施工單位確認(rèn)。一旦工程施工單位確認(rèn)，會(huì)議紀(jì)要將被正式散發(fā)。2文檔控制的方法除了會(huì)談和會(huì)議，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間還應(yīng)使用文檔作為輸出來(lái)控制項(xiàng)目，以保證溝通的連續(xù)性和易評(píng)估性。主要的文檔輸出包括項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃、周報(bào)、總結(jié)、問(wèn)題清單等信息資料。這些文檔可以合理規(guī)范推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。2.1項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃是在項(xiàng)目啟動(dòng)階段輸出的。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是作者。內(nèi)容包括確定項(xiàng)目開始和結(jié)束時(shí)間、確定項(xiàng)目各階段任務(wù)、確定項(xiàng)目合作方式、澄清項(xiàng)目可能存在的問(wèn)題、確定解決問(wèn)題的方式以及確定項(xiàng)目各階段各部門輸出文件。2.2項(xiàng)目周報(bào)項(xiàng)目周報(bào)每周五下午3點(diǎn)輸出。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是作者。內(nèi)容包括上周財(cái)務(wù)方面（開票回款）、上周物流方面（采購(gòu)進(jìn)度）、上周工程方面（工程項(xiàng)目類執(zhí)行進(jìn)度/貿(mào)易產(chǎn)品項(xiàng)目類進(jìn)展情況）、上周業(yè)務(wù)方面（項(xiàng)目承擔(dān)情況；對(duì)上周投標(biāo)項(xiàng)目、項(xiàng)目承擔(dān)情況-含本周投標(biāo)情況、中標(biāo)情況及未經(jīng)投標(biāo)確認(rèn)由我公司承擔(dān)的項(xiàng)目匯報(bào)）、風(fēng)險(xiǎn)管理情況、包括但不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題等。這些內(nèi)容按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格進(jìn)行輸出（模板見附錄）。2.3項(xiàng)目總結(jié)項(xiàng)目總結(jié)是在項(xiàng)目結(jié)束階段輸出的。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是作者。內(nèi)容包括項(xiàng)目信息說(shuō)明（項(xiàng)目目標(biāo)、商業(yè)環(huán)境信息、歷史數(shù)據(jù)）、項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)情況與目標(biāo)對(duì)比（質(zhì)量、時(shí)間控制、成本支出、客戶反饋）、工程項(xiàng)目評(píng)審情況、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及項(xiàng)目建議。2.4文檔審批項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將輸出上述所有文檔，并由審評(píng)批準(zhǔn)通過(guò)。3技術(shù)會(huì)簽的方法對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中提出的技術(shù)參數(shù)或設(shè)計(jì)文件，應(yīng)組織有關(guān)部門和單位進(jìn)行會(huì)簽，以避免部門間扯皮和單位間索賠。這是一種很實(shí)用的協(xié)調(diào)方法。三、項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的主要控制點(diǎn)1項(xiàng)目預(yù)審針對(duì)工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的審批，進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實(shí)際情況進(jìn)行評(píng)估。2開票回款對(duì)工程項(xiàng)目開票回款情況方面與各單位之間進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通。3材料、設(shè)備采購(gòu)（段落缺失，已刪除）規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求和到場(chǎng)時(shí)間等參數(shù)由物資、工程技術(shù)、項(xiàng)目管理和監(jiān)理等綜合協(xié)調(diào)確定。在處理質(zhì)量事故時(shí)，應(yīng)以設(shè)計(jì)意見為依據(jù)確定其性質(zhì)、處理方案、審批和處理結(jié)果的認(rèn)定。如果改變項(xiàng)目使用功能，應(yīng)以使用人意見為導(dǎo)向。對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)程度較高的分部分項(xiàng)工程，如設(shè)備基礎(chǔ)、單體調(diào)試和單系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試，應(yīng)組織所有有關(guān)部門和單位參加聯(lián)合驗(yàn)收，以減少多次重復(fù)驗(yàn)收或坐失整改時(shí)機(jī)。任何元素的變化都會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)的一系列變化，例如項(xiàng)目管理體系、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目目標(biāo)和行為的變化。在變更的確立和變更中的一系列調(diào)整過(guò)程中，項(xiàng)目管理小組應(yīng)采取系統(tǒng)的方法。在與工程部門協(xié)調(diào)時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)理解工程總目標(biāo)和工程部門運(yùn)行項(xiàng)目流程機(jī)制。未能參加項(xiàng)目決策過(guò)程的項(xiàng)目管理人員必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因和出發(fā)點(diǎn)，否則可能對(duì)項(xiàng)目管理目標(biāo)和完成任務(wù)有不完整的理解，會(huì)給他們的工作造成很大的困難。協(xié)調(diào)市場(chǎng)部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系。安置部門應(yīng)全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢驗(yàn)設(shè)備材料質(zhì)量、督促按計(jì)劃落實(shí)工程進(jìn)度、監(jiān)督項(xiàng)目違紀(jì)行為，并每月初報(bào)送《項(xiàng)目月報(bào)》。在與業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格按規(guī)范和規(guī)程辦事，講究科學(xué)態(tài)度。在與物流部門協(xié)調(diào)時(shí)，項(xiàng)目管理人員應(yīng)強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè)工程總目標(biāo)。項(xiàng)目管理人員應(yīng)鼓勵(lì)承包商將建設(shè)工程實(shí)施狀況、實(shí)施結(jié)果和遇到的困難和意見向他們匯報(bào)，以尋求對(duì)目標(biāo)控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對(duì)抗和爭(zhēng)執(zhí)就越少。在施工階段的協(xié)調(diào)工作中，應(yīng)與工程項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行關(guān)系協(xié)調(diào)。從工程部門和工程師的角度來(lái)看，他們最希望從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員處得到明確而不是含糊的指示，并且能夠?qū)λ麄兯儐?wèn)的問(wèn)題給予及時(shí)的答復(fù)。一個(gè)既懂得堅(jiān)持原則，又善于理解工程部門項(xiàng)目經(jīng)理意見，工作方法靈活，隨時(shí)可能提出或愿意接受變通辦法的項(xiàng)目管理人員肯定是受歡迎的。在項(xiàng)目進(jìn)度方面，由于影響因素繁多，進(jìn)度協(xié)調(diào)工作也十分復(fù)雜。實(shí)踐證明，代建和業(yè)務(wù)部門共同商定計(jì)劃并由雙方主要負(fù)責(zé)人簽字作為工程合同的附件，以及設(shè)立提前竣工獎(jiǎng)，由監(jiān)理工程師按照一級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)考核并分期支付階段工期獎(jiǎng)，是有效的協(xié)調(diào)工作。如果整個(gè)工程無(wú)法保證工期，項(xiàng)目管理人將從工程款中將已付的階段工期獎(jiǎng)扣回并按合同規(guī)定予以罰款。在質(zhì)量控制方面，應(yīng)實(shí)行安置部門工程師質(zhì)量簽字認(rèn)可制度。對(duì)于沒(méi)有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設(shè)備和構(gòu)件，不允許使用。對(duì)于工序交接，實(shí)行報(bào)驗(yàn)簽證。對(duì)于不合格的工程部位，不予驗(yàn)收簽字，也不予計(jì)算工程量，不予支付工程款。在建設(shè)工程實(shí)施過(guò)程中，設(shè)計(jì)變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的，對(duì)于這種變更，安置工程師要認(rèn)真研究，合理計(jì)算價(jià)格，與有關(guān)方面充分協(xié)商，達(dá)成一致意見。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員履行復(fù)查、監(jiān)督職責(zé)。在合同爭(zhēng)議方面，項(xiàng)目管理小組應(yīng)先通過(guò)相關(guān)部門采用協(xié)商解決的方式，協(xié)商不成時(shí)才由當(dāng)事人向合同管理機(jī)關(guān)申請(qǐng)調(diào)解。只有當(dāng)對(duì)方嚴(yán)重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到補(bǔ)償時(shí)才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭(zhēng)議問(wèn)題，不妨?xí)簳r(shí)擱置等待時(shí)機(jī)，另謀良策。對(duì)于外包單位的管理，主要是對(duì)分包單位明確合同管理范圍，分層次管理。將總包合同作為一個(gè)獨(dú)立的合同單元進(jìn)行投資、進(jìn)度、質(zhì)量控制和合同管理，不直接和分包合同發(fā)生關(guān)系。對(duì)分包合同中的工程質(zhì)量