印章管理制度

印章管理制度為加強(qiáng)公司級(jí)印章管理，規(guī)范公司級(jí)印章的刻制、發(fā)放、保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，規(guī)范公司及各個(gè)子公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序進(jìn)行，特制定本管理辦法。第一章印章的種類(lèi)印章種類(lèi)及使用范圍：1.法人章：刻有法人代表姓名的印章，主要用于必須加蓋法人章的憑證和法律文件等。2.公司章：刻有公司名稱(chēng)及“合同專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用”字樣的印章，法律效力代表集團(tuán)公司及所管轄各分子公司。3.部門(mén)章：刻有部門(mén)名稱(chēng)，其法律效力僅限于代表集團(tuán)公司及子公司各部門(mén)的印章。4.業(yè)務(wù)專(zhuān)用章：如制度專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、受控章等，此類(lèi)印章法律效力僅限于本業(yè)務(wù)范圍。5.私章：未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人員不得在工作中使用私章。第二章印章的管理印章保管：公司及所管轄各分子公司，對(duì)外具有法律效力的印章均須指定專(zhuān)人進(jìn)行妥善保管并定期保養(yǎng)，同時(shí)須與委托人簽定相關(guān)法律文件。印章保管人員離崗，須做好印章交接工作。用印范圍：所有印章均應(yīng)明確確定其用印范圍，以便印章保管人員正確用印。公司的印章使用必須遵守一定的規(guī)定和審批程序。部門(mén)章只能在公司內(nèi)部使用，具體的用印范圍由部門(mén)負(fù)責(zé)人制定并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的使用范圍需要經(jīng)董事長(zhǎng)授權(quán)人或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人授權(quán)。公司及其分子公司的行政公章使用范圍包括對(duì)內(nèi)和對(duì)外的公文、公函、政府機(jī)關(guān)的材料和報(bào)表、證明、委托書(shū)、公證書(shū)、經(jīng)營(yíng)性協(xié)議、合同、信貸用擔(dān)保合同、抵押合同、借款、借據(jù)、借款申請(qǐng)書(shū)、延緩還貨周期、減緩（減免）各類(lèi)稅費(fèi)等申請(qǐng)性材料，以及經(jīng)公司法人代表審批同意簽章的其他文件。董事長(zhǎng)私章的使用范圍由董事長(zhǎng)或其授權(quán)人確定。公章不得在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等上加蓋，也不得在與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的證明或擔(dān)保上蓋章。非業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的使用需要填寫(xiě)《用章審批表》，并經(jīng)印章管理人審批。需要使用公司章或外部門(mén)業(yè)務(wù)專(zhuān)用章時(shí)，還需要經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用。使用印章時(shí)必須在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行，特殊情況下需要帶出規(guī)定地點(diǎn)的，必須經(jīng)印章保管負(fù)責(zé)人同意，并具有嚴(yán)格的監(jiān)控措施。印章使用后，用印人應(yīng)將《用章審批表》交印章保管人存檔備查。業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的使用由經(jīng)董事長(zhǎng)授權(quán)人及該項(xiàng)業(yè)務(wù)主管人員自行監(jiān)督和控制。所有用章都須填寫(xiě)《用章審批表》，用完后及時(shí)交集團(tuán)或各分子公司檔案室備查。在文件的空白處或空白紙上加蓋印章是嚴(yán)禁的。印章停用時(shí)應(yīng)向有關(guān)部門(mén)發(fā)文通知，將停用印章送繳集團(tuán)總裁辦銷(xiāo)毀或交檔案室封存，并在《印章保管登記表》中注明停用日期。印章丟失時(shí)，印章保管部門(mén)應(yīng)立即向集團(tuán)報(bào)失并在媒體上發(fā)布公告作廢。2．凡屬與公司有關(guān)的合同、協(xié)議、證明文件等一律加蓋專(zhuān)用公章；3．凡屬財(cái)務(wù)收支、資金往來(lái)等一律加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用公章。（二）公章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，不得隨意變更、涂改、亂用、私用或借用他人公章。（三）公章使用前，應(yīng)核對(duì)公章圖樣、公章名稱(chēng)、公章枚數(shù)、公章保管人等信息是否正確無(wú)誤，使用后應(yīng)及時(shí)將公章歸還保管人。（四）對(duì)于公章使用不當(dāng)或被他人冒用的情況，應(yīng)及時(shí)向公司行政部門(mén)報(bào)告，并配合調(diào)查處理。四、責(zé)任追究對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。五、附則本制度解釋權(quán)歸公司行政部門(mén)所有。本制度自頒布之日起正式執(zhí)行，前期相關(guān)規(guī)定自行廢止。附件：1．公章刻制申請(qǐng)表2．公章保管登記表3．公章移交證明4．公章使用登記表5．公章停用申請(qǐng)表6．公章上交、存檔、銷(xiāo)毀登記檔案1、公司業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目協(xié)議、授權(quán)書(shū)、承諾書(shū)等用章都必須先經(jīng)部門(mén)主管審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫(xiě)《公章使用登記表》后方可蓋章，同時(shí)需將用印文件的復(fù)印件提交辦公室備案。2、使用合同專(zhuān)用章的合同必須經(jīng)過(guò)法律顧問(wèn)審核，并在合同正文中注明使用合同專(zhuān)用章。3、使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的憑證必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)主管審核，并在憑證上注明使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。4、使用法人代表私章的文件必須經(jīng)過(guò)公司法務(wù)部門(mén)審核，并在文件上注明使用法人代表私章。5、使用其他專(zhuān)用章的文件必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)部門(mén)審核，并在文件上注明使用專(zhuān)用章。6、嚴(yán)禁填蓋空白合同、協(xié)議、證明及介紹信。如確需開(kāi)具，須經(jīng)主管行政副總經(jīng)理或總經(jīng)理同意方可開(kāi)具；待工作結(jié)束后，必須及時(shí)向公司匯報(bào)開(kāi)具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回。（三）印章的保管1、印章必須由專(zhuān)人保管，并定期檢查、清點(diǎn)，保證完好無(wú)損。2、印章保管人必須將印章交接手續(xù)填寫(xiě)完整，并在交接手續(xù)上簽字確認(rèn)。3、印章保管人必須保證印章不得私自帶出公司或外借他人使用。4、印章保管人必須保證印章不得遺失或損壞，如有發(fā)現(xiàn)必須及時(shí)向辦公室報(bào)告。（四）印章的更換和廢止1、印章出現(xiàn)磨損、變形或其他影響使用的情況，必須及時(shí)更換。2、印章丟失或損壞，必須立即向辦公室報(bào)告，并按照相關(guān)規(guī)定重新申請(qǐng)制作。3、因公司名稱(chēng)、法人代表等信息變更，印章應(yīng)及時(shí)更換。4、廢止印章必須經(jīng)過(guò)公司董事長(zhǎng)或集團(tuán)行政部門(mén)指定的印章管理人員審批，并在印章上加蓋“作廢”字樣。五、違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者，公司將追究其法律責(zé)任。六、每年年終印章管理人負(fù)責(zé)將印章使用情況登記表復(fù)印件送辦公室存檔。交由集團(tuán)行政辦公室審核簽字后，將印章交回集團(tuán)行政辦公室予以銷(xiāo)毀。2、如印章出現(xiàn)破損、變形、字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)更換。保管人員應(yīng)填寫(xiě)《印章更換申請(qǐng)單》，經(jīng)集團(tuán)行政辦公室審核簽字后，將原印章交回集團(tuán)行政辦公室予以銷(xiāo)毀，并領(lǐng)取新的印章。3、如印章保管人員變更，應(yīng)在交接班時(shí)進(jìn)行印章的移交，并填寫(xiě)《印章移交清單》交由集團(tuán)行政辦公室備案。為規(guī)范印章的使用管理，任何部門(mén)在啟用印章前，需與集團(tuán)行政辦公室辦理領(lǐng)取手續(xù)，并接受相應(yīng)的責(zé)權(quán)告知。已經(jīng)使用的印章需在通知當(dāng)日補(bǔ)辦理領(lǐng)取手續(xù)。單位公章的使用需遵守一定規(guī)定：集團(tuán)公司公章由董事長(zhǎng)指定的專(zhuān)人保管，各分公司、子公司、項(xiàng)目部、駐外辦事機(jī)構(gòu)及集團(tuán)直屬部門(mén)需領(lǐng)取《公章使用申請(qǐng)表》并經(jīng)董事長(zhǎng)或經(jīng)辦人簽字同意后方能加蓋公章。各分公司、子公司、項(xiàng)目部、駐外辦事機(jī)構(gòu)的公章由董事長(zhǎng)任命的負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ吮９?，每次使用需在《公章使用登記薄》簽字并由辦公室負(fù)責(zé)留檔備查。合同章、財(cái)務(wù)章、法人代表私章、其他職能部門(mén)章的使用也有相應(yīng)規(guī)定。廢止或更換印章時(shí)，需填寫(xiě)相應(yīng)申請(qǐng)單并交由集團(tuán)行政辦公室審核簽字后處理。印章保管人員變更時(shí)，需進(jìn)行印章移交并填寫(xiě)《印章移交清單》備案。8、印章管理人員在離開(kāi)工作崗位一天以上時(shí)，應(yīng)提前確認(rèn)是否需要使用印章。如果必要，應(yīng)將所管理的印章暫時(shí)交給領(lǐng)導(dǎo)指定的人保管，并辦理交接手續(xù)。9、如果印章保管人員工作變動(dòng)或離職，單位應(yīng)明確新的印章保管人員并辦理交接手續(xù)。交接必須在行政部門(mén)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行，并記錄移交人、接管人和監(jiān)交人的簽名和手印。這些手續(xù)應(yīng)存檔備查。10、所有印章的使用必須嚴(yán)格遵守本管理制度，并進(jìn)行申請(qǐng)和使用登記。公司印章只適用于與公司相關(guān)的業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益的行為。11、印章使用申請(qǐng)人和管理負(fù)責(zé)人必