職場中必須掌握的英語

職場中必須掌握的英語一、這么談判，輕松拿下訂單

通常人們將談判視為唇槍舌劍的對抗性運動，或者理解為談判雙方在利益面前勢不兩立。事實上，談判是不動干戈地制造雙贏的機會，是共同努力的過程。

1.談判前應(yīng)盡可能把握對方的基本狀況、經(jīng)營策略。正所謂知己知彼才能百戰(zhàn)不殆。

把握的狀況應(yīng)包括exportterms(出口狀況)，unitprice(單價)，termsofpayment(付款方式)，creditreference(資信證明)，marketacceptance(市場銷量)，priceofthesameproduct(同類商品的價格)等等。此外還應(yīng)使用禮貌、正式的語言和措詞，樹立專業(yè)形象。努力制造和諧的溝通氣氛，擅長傾聽、分析和推斷，要知道如何適當(dāng)?shù)胤磽魧Ψ健?/p>

C:Idliketogettheballrollingbytalkingabouttheprice.

M:Idbehappytoansweranyquestionsyoumayhave.

C:Yourproductsaregreatineveryway.ButIamalittleworriedaboutthepriceyouareasking.

M:Youthinkwewillbeaskingformore?

這里gettheballrolling相當(dāng)于startthenegotiation，這幾句話實際上就營造了談判的氣氛，接下來的談判必定是圍繞價格進(jìn)行的了。

2.要敏捷使用討價還價的技巧，不要接受首次報價或者還價，要意識到大多數(shù)公司的產(chǎn)品和服務(wù)中包含高額利潤。應(yīng)分清主次，進(jìn)退有度，以大局為重，不要因計較微小的得失而失去大買賣;談判陷入僵局時，可以臨時擱置重要議題，先就較小議題達(dá)成協(xié)議來推動談判的連續(xù)進(jìn)行。

C:ThatsnotexactlywhatIhadinmind.Idlike25%discount.

M:Thatseemstobealittlehigh.Idontknowhowwecanmakeprofitswiththosenumbers.

C:Well,ifwepromisefuturebusiness-volumesales,thatwilllowerthecostsformakingproducts,right?

M:Yes,butitshardtoseehowyoucanordersuchlargeorders.Wedlikeaguaranteeoffuturebusinessnotjustapromise.

C:Wesaidwewanted2000piecesover6monthsperiodwithguarantee.

M:Idlikethattobeonpaper,whichwillbeagoodreasonforfurtherdiscussion.

promisefuturebusiness實際上就是個favorableterm(有利的條件)，通過提出這個條件客戶勝利地勸告了制造商降價。但是制造商也不是那么好騙的，他要求客戶承諾固定的大量的訂單，同時還要求paperguarantee(書面保證)，究竟口頭承諾是隨便的，有風(fēng)險的。

3.把握好堅持和讓步的火候，明確自己的交易原則和底線價格，但必要時可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)腸oncession(讓步)，讓對方有肯定的成就感，順當(dāng)簽下合同。

C:Whatexactlydoyoupropose?

M:Iproposeareductionof4%.

C:Letsbothmakeafurtherconcession-6%.

M:ButImafraid5%isourrockbottomprice.

C:Good.Then5%itis.

4.在制造商提出他的rockbottomprice(底價)后，談判的另一方再次做出了讓步，從而concludeadeal(達(dá)成了協(xié)議)。

M:Hereareourpricelists.ThequotationsareallinUSdollarsnetFOB.Imsureyouwillfindwehavethemostcompetitiveprices.

C:ButIfindthatthesepricesarehigherthantheonesyouquotedafewmonthsago.

M:Thatstrue.ButImsureyourealizethatthecostsofrawmaterialhavegoneupconsiderablynowadays.Comparedwiththepricesofferedbyotherfirms,oursarestillfavorable.

5.商談價格時也應(yīng)留意幾種不同的termsofpayment(付款方式)，包括信用證(LetterofCredit，簡稱L/C);匯付，主要包括電匯(TelegraphicTransfer，簡稱T/T)、信匯(MailTransfer，簡稱M/T)和票匯(DemandDraft，簡稱D/D)三種;托收(Collection)，主要包括付款交單(DocumentsagainstPayment，簡稱D/P)和承兌交單(DocumentsagainstAcceptance，簡稱D/A)兩種。

6.最終，假如雙方的談判沒有達(dá)成共識，也不應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)出急躁或不滿;要禮貌地向?qū)Ψ奖硎靖兄x;向?qū)Ψ街厣曜约旱牧?，微笑著離開。

二、每場會議都是你力量展現(xiàn)的舞臺

在party(晚會，社交性宴會)，at-homeparty(家庭宴會)，teaparty(茶會)，fancyball(扮裝舞會)這些消遣性較強的會議上，大家一般可以隨心所欲地enjoyoneself，不用太過拘泥于禮節(jié)和法規(guī)。國外甚至還特別流行pajamaparty(睡衣派對)，在派對上大家會玩一些輕松的小嬉戲，穿上符合主題的睡衣。

而一些公司的generalmeeting,generalassembly(會員大會)，symposium,seminar可能是最讓人頭疼的了，會議好像就是個充斥著各種空話的場合。但是會議上所用到的詞匯也最固定，最有規(guī)律可循。把握了一些核心的詞匯，其實誰都可以去聯(lián)合國大會上作keynotespeech(主題演講)。

會議的開場可以先客套地說幾句感謝詞以及對此次會議取得成果的一些期盼。

Icallthismeetingtoorder.Thankyouallinattendancetoday.Iknowitsabusydayforyouall.Wehavealotofmaterialtocovertoday.Dideveryonegetanagenda?Also,mayIsuggestsomething?Iknowwehavemanypointstoreviewtoday,butwoulditbepossibletolimitourmeetingtimetofinishbefore4:00?Manyofusstillhaveamountainofworktodobeforethedaysend.Weshouldbeabletofinisheverythingupbeforethen.

宣布開會即Callthismeetingtoorder，也可以說declarethemeetingopen，不過這一般用在比較正式的會議上，假如只是公司內(nèi)部開的小會就沒必要這么裝腔作勢了。也可以采納半正式的說法Perhapswedbettergetstarted/downtobusiness或Allright,Ithinkitsabouttimewegetstarted/going.較口語的.說法有Letsbegin/getgoing或Shallwestart?

Iknowitsabusydayforyouall.開會對大多數(shù)人來說都是件不情愿的事，所以還是說幾句話安撫一下民心吧，Thankyoufortakingtimeoutofyourbusyschedule.(感謝你們撥冗而來。)更是提升了這句話的檔次。

假如有其他重要來賓的到來，也應(yīng)當(dāng)在開場時表示歡迎。Itismygreatpleasuretowelcome.../Iwanttothank...forbeinghere.開場的客套話結(jié)束，開頭言歸正傳，陳述會議重點。首先可以說一句概括的話引起大家的留意，如letsrunthroughthemajorpointsfirst(讓我們先掃瞄一下要點)，ourconferenceismainlydealingwith...Ourfocusison...(會議的重點是)

Thefirstmatterofbusinessistoapprovetheminutesofourlastmeeting.Iproposeweaccepttheminutes.Now,nextonouragendaisourbudgetreview.Margaret,canyoupleasefillusinonwherethebudgetreviewstands?

可以用thefirstmatter,nextonouragenda,nextwearegoingtodiscuss這些承接詞來使整個會議有序的召開。為避開會議變成一個人的獨角戲，可以邀請員工發(fā)表意見，甚至expressonesviewsfullyandfreely(暢所欲言)來實現(xiàn)exchangeofideaandinformation，讓會議變得不那么枯燥。這里fillsomebodyin是告知某人某事的意思。

Anyobjections?No?Ifthereisnoobjections,thenourmodificationstotheagendahavebeenapprovedunanimously.Wewillproceedaccordingtotheamendmentswevejustmade.

多問Anyobjections,doallpeopleagree?這些問題也使得會議更加民主。approvedunanimously是全體全都同意的意思，proceed表示continuediscussing。

最終到了總結(jié)會議內(nèi)容的時候了，會議的主持人可以再次感謝大家的到場，說明會議fulfillthegreatpartoftheagenda(完成了議程的大部分)，取得了一些achievements和fruitfulresults。假如是動員大會，最終肯定還要再boosttheemployeesmorale(興奮員工士氣)，號召大家makejointeffortstoachievefurtherprogress(攜手努力再創(chuàng)輝煌)。

三、打電話是職場必修課

電話英語也是有肯定的講究的，了解一些常用的打電話時需要用到的詞匯有助于我們的溝通更好地開展。

一般日常接聽電話時我們通常會說Thisis...(人名)speaking，對方可能會說：Isthis...(電話號碼或人名?)有時假如一時沒有聽出對方的聲音，可以問：Whoisthis?Idontrecognizeyourvoice.(誰呀?我聽不出你的聲音來。)

假如對方找的不是自己，可以說：Holdonplease.(請稍等。)然后轉(zhuǎn)告對方要通電話的人：Yourewantedonthetelephone.(有電話找你。)，那人假如不在則可以主動提議為對方留言：Wouldyouliketoleaveamessage?(你情愿留個話嗎?)對方可能會提出如：Wouldyoumindtellinghimtocallbacksometimetomorrow?(明天什么時候請你叫他回我一個電話，好嗎?)Wouldyoupleasetell...(人名)Icalled?(請你告知說我給他打過電話，好嗎?)

打錯電話好像是件很尷尬的事，但是也很常見，假如對方打錯了電話，你可以說：Youmusthavedialedthewrongnumber.(你肯定是拔錯號了。)假如是你撥錯了號，則要為打攪對方而賠禮：Sorry,Idialedawrongnumber.

假如是公司職員接聽正式的商務(wù)電話，則要更加留意自己的言辭。由于稍有不慎，可能錯過的就是公司的一個大客戶。

A:Hello,thankyouforcalling...(公司名).Thisis...(人名)speaking,howmayIhelpyou?

B:Hello,Iwouldliketospeaktoyourdirectorofhumanresourcesplease.

A:Justamoment.Illchecktoseeifsheisavailable.MayItellherwhoiscalling?

B:Thisis...(人名)from...(公司名),ImcallinginregardtoourmeetingnextTuesday.

A:Thankyou,canyoupleaseholdforamoment?

B:Noproblem.

A:Imsorry,Ms...(人名)isawayfromherdesk.Shehasalreadyleftforlunch.Wouldyouliketoleaveamessageforher?

B:Yes,pleasehaveherreturnmycallwhenshereturnstotheoffice.Itsbestifshecangetintouchwithmebefore3pm.today.Shecanreachmeatmyofficenumber,...(電話號碼)

A:Imsorry,Ididntquitecatchthat,couldyoupleaserepeatthenumber?

B:Surethenumberis...，tellhertoaskforextension31.

A:Allright,Iwillmakesureshereceivesyourmessageandreturnsyourcallbefore3pmthisafternoon.

B:Thankyouverymuch.

首先職員應(yīng)自報家門，說明公司名和自己的名字，并客氣地問：HowmayIhelpyou?在對方說明來意，要找directorofhumanresources(人力資源部主管)后，應(yīng)首先查實主管在不在，忙不忙，可以說：Justamoment.Illchecktoseeifsheisavailable/atherdesk.(請稍等一下，我去看看她忙不忙/在不在。)電話的另一方也應(yīng)自報家門，說明這通電話的來意--callinginregardstoourmeetingnextTuesday(詢問有關(guān)下周二會議的事)。

發(fā)覺主管awayfromherdesk，職員主動提出takeamessage，對方提出要求，盼望haveherreturnmycallwhenshereturnstotheoffice，也就是askhertoreturnmycallwhenshereturnstotheoffice(在她回辦公室后請她回我電話)，并說出自己的officenumber.

為確保message的精確?????性，職員可以要求對方重復(fù)號碼和個人信息：Imsorry,Ididntquitecatchthat,couldyoupleaserepeatthenumber?(對不起，我沒有聽清，可以重復(fù)一下號碼嗎?)或justtoconfirm...再重復(fù)一遍電話號碼。對方提出tellhertoaskforextension31，extension即接分機號。

假如使用電話預(yù)約酒店或其他的服務(wù)，可以直接說：ImcallingfromNewYork.Idliketobookaroominyourhotel.Receptionist(接待員)會緊接著問：Whatkindofroomwouldyoulike,sir?并問對方的fullname,arrivalanddeparturedate(入住和登出的日期)。

由于預(yù)訂酒店通常都必需在固定的時間段前到達(dá)酒店，receptionist會問：Whattimewillyoubearriving，并說明Youllbeexpectedtobeherethen.

四、寫好商務(wù)信函，給客戶留下最佳印象

工作的時候，我們少不了要和商務(wù)信函打交道，商務(wù)信函是聯(lián)系客戶的重要紐帶，因此措辭和格式也都有肯定的要求。

1.客戶下訂單的信函

May8,2023

ShanghaiSunlightFiberProductCo.,Ltd.20HuaihaiRoad

Shanghai,China

DearMr.Shao,

WethankyouverymuchforyourletterofMay6,2023,andyourkindinterestinourimportbusinessoftextileproducts.Yourtextileproductsaresoattractiveinitspriceandqualitythatwehaveakeeninterestindoingbusinesswithyouinthisline.

Wehavebeencloselyconnectedwithreliablewholesalershere.Accordingly,weareverycon?dentofplacingalargeorderwithyouifyouacceptthefollowingtermsandconditions:

TermsofPayment:Bycon?rmedirrevocableleterofcreditTermofShipment:DuringOctober-November

Reference:BankofTokyo-Mitsubishi,Japan

Welookforwardtoyourfavorablereply.

Yoursfaithfully,Paci?cStandardTradeCo.,Ltd.

MalilianGeneralManager

首先要留意商務(wù)信函的格式，現(xiàn)在使用的格式主要有傳統(tǒng)的縮頭式(theconventionalindentedform)和現(xiàn)代的齊頭式(themodernblockedform)?？s頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個字母的空間，有時可能會縮進(jìn)更多?，F(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語書信中使用得特別普遍。上面這封信函就是用齊頭式的格式寫的。開頭自上至下依次為日期，對方公司的名稱、地址。

這封信函首先對對方來函表示感謝thankyouforyourletterof...，此外對于某月某日來函的詢價，深表謝意可說thankyouverymuchforyourinquiryof...Weareverymuchobligedbyyourinquirydated...Weareindebtedtoyourinquiryunderdate(of)...

接著切入主題，表明白和對方公司建立貿(mào)易關(guān)系的意愿：Wehaveakeeninterestindoingbusinesswithyouinthisline.也可以說：Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany(我們愿與貴公司建立商務(wù)關(guān)系)，Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou(我們盼望與您建立業(yè)務(wù)往來)。

再接著提出了placealargeorder(大量訂貨)的一些前提條件，termsofpayment(付款條件)，termofShipment(裝運條件)，reference(介紹人)。

商務(wù)往來中termsofpayment主要包括remittance(匯付)，collection(托收)和letterofcredit(信用證)。這里confirmedirrevocableletterofcredit是保兌的不行撤銷信用證，其他的信用證還有DocumentaryCredit(跟單信用證)，CleanCredit(光票信用證)，RevocableL/C(可撤銷信用證)，UnconfirmedL/C(不保兌信用證)，SightL/C(即期信用證)，UsanceL/C(遠(yuǎn)期信用證)。

最終結(jié)語為：Welookforwardtoyourfavorablereply(靜候佳音).

結(jié)尾的格式就像平常寫的信件一樣，yourssincerely或yoursfaithfully.不過留意下面應(yīng)當(dāng)先寫公司的名字，再寫寫信人的名字，不然會給人喧賓奪主的感覺。

2.通知信函

May8,2023

ShanghaiSunlightFibireProductCo.,Ltd.20HuaihaiRoad

Shanghai,China

DearMr.Shao,

WehavereceivedwiththanksyourletterofMay