合同回款管理制度與合同備案規(guī)章制度

合同回款管理制度與合同備案規(guī)章制度合同回款管理制度第一章總則評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，明確崗位職責(zé)，保證工作質(zhì)量，提高執(zhí)行效率，嚴(yán)格監(jiān)督、檢查與考核，促進(jìn)合同回款，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。第二章回款管理職責(zé)一、 回款是公司經(jīng)營根本，作為日常管理工作，總經(jīng)理必須親自抓回款工作。二、 回款是各部門的主要責(zé)任，回款指標(biāo)是對(duì)考核的關(guān)鍵考核指標(biāo)。三、 財(cái)務(wù)部回款主管部長，專門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的管理，直接匯報(bào)給總經(jīng)理。四、 回款工作人人有責(zé)，公司每個(gè)崗位都必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，保證回款，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。公司各部門、各崗位均有權(quán)對(duì)影響回款的行為，提出獎(jiǎng)懲意見，提報(bào)綜合部考核。五、 回款工作，總經(jīng)理統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)部回款主管部長監(jiān)督市場部的合同執(zhí)行管理員，合同執(zhí)行管理員監(jiān)督合同執(zhí)行過程，各執(zhí)行部門按五大計(jì)劃流程要求合理規(guī)劃、、實(shí)施合同的執(zhí)行工作，綜合部監(jiān)督、檢查、考核、考評(píng)財(cái)務(wù)部、市場部和各執(zhí)行部門的回款工作。第三章合同回款過程管理一、合同事前風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1、工作職責(zé)銷售經(jīng)理:項(xiàng)目跟蹤過程中，在項(xiàng)目管理軟件填寫項(xiàng)目跟蹤信息，項(xiàng)目分析會(huì)，填寫《跟蹤分析流程表》，進(jìn)行客戶評(píng)審，寫明客戶資金狀況、項(xiàng)目資金來源、額度、時(shí)間點(diǎn)、項(xiàng)目回款預(yù)期。行業(yè)經(jīng)理:投標(biāo)前，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人召開投標(biāo)分析會(huì)，填寫《投標(biāo)分析流程表》，全面評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。合同管理會(huì)計(jì):定期更新客戶欠款率，(范本)評(píng)價(jià)客戶信用，建立客戶信用檔案，協(xié)助客戶評(píng)審。財(cái)務(wù)部長：配合銷售經(jīng)理客戶評(píng)審，配合行業(yè)經(jīng)理項(xiàng)目投標(biāo)分析，評(píng)估項(xiàng)目資金風(fēng)險(xiǎn)，提出財(cái)務(wù)指導(dǎo)意見，上報(bào)重大風(fēng)險(xiǎn)合同。綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部負(fù)責(zé)評(píng)審流程的監(jiān)督、檢查。2、 評(píng)審權(quán)限萬以上、評(píng)審存在風(fēng)險(xiǎn)條款的銷售合同簽訂前，銷售經(jīng)理必須將合同提交公司法律顧問評(píng)審。萬以上銷售合同簽訂前，除履行正常評(píng)審流程，必須經(jīng)過總經(jīng)理評(píng)審后方可簽訂。合同經(jīng)客戶評(píng)審、投標(biāo)分析，存在重大資金風(fēng)險(xiǎn)、執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)、利潤虧損，銷售經(jīng)理、行業(yè)經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長必須及時(shí)上報(bào)。3、 回款條款簽訂原則所有銷售合同，回款條款原則上都應(yīng)簽訂預(yù)付款，且預(yù)付款到賬后方可執(zhí)行采購付款。備件合同：新客戶：預(yù)付款不得低于%，且全款提貨；老客戶：客戶信用狀況良好，可執(zhí)行歷史條款;客戶存在欠款，或貨到公司長時(shí)間不提，則新增合同預(yù)付款不得低于%，且全款提貨。工程合同：新客戶：預(yù)付款原則上不得低于%，質(zhì)保金不得高于%，期限不得超過個(gè)月；老客戶：客戶信狀況良好，可執(zhí)行歷史條款;客戶存在欠款，則新增合同必須簽訂預(yù)付款(—%)、提貨款(—%)，且預(yù)付款到賬后方可執(zhí)行采購付款。財(cái)務(wù)部有權(quán)根據(jù)客戶歷史信用情況，針對(duì)欠款客戶做出以后合同條款的特殊要求。4、違規(guī)處罰：銷售經(jīng)理未登記項(xiàng)目信息，不召開跟蹤分析會(huì)，不進(jìn)行客戶評(píng)審，商務(wù)費(fèi)用不予審批，每次罰款元。行業(yè)經(jīng)理未召開投標(biāo)分析會(huì)，未進(jìn)行合同評(píng)審，合同就參與投標(biāo)，行業(yè)經(jīng)理、相關(guān)責(zé)任人每次罰款元，公司不承擔(dān)任何費(fèi)用，風(fēng)險(xiǎn)和損失由市場部、相關(guān)責(zé)任部門承擔(dān)。未按規(guī)定額度、流程執(zhí)行合同評(píng)審，責(zé)任人罰款—元。綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部未進(jìn)行評(píng)審檢查、監(jiān)督，責(zé)任人、部門負(fù)責(zé)人每次罰款元。(5)凡合同未經(jīng)評(píng)審，或低估合同風(fēng)險(xiǎn)，不及時(shí)上報(bào)，給公司造成損失，報(bào)綜合部給予相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅處理。二、合同立項(xiàng)1、工作職責(zé)行業(yè)經(jīng)理:召開立項(xiàng)分析會(huì)，填寫《立項(xiàng)流程表》，評(píng)估項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，安排項(xiàng)目執(zhí)行各環(huán)節(jié)進(jìn)度要求。銷售經(jīng)理：闡述客戶、項(xiàng)目情況，提供實(shí)際工期需求，明確特殊事項(xiàng)，確認(rèn)預(yù)計(jì)回款到帳時(shí)間、支付方式、保函要求、回款條件。項(xiàng)目經(jīng)理:按項(xiàng)目實(shí)際、安排項(xiàng)目執(zhí)行周期，協(xié)調(diào)各部門存在問題、困難，制定解決方案，確定各部門工作進(jìn)度安排。采購(資源)管理:確認(rèn)采購清單，落實(shí)采購貨期、庫存、竄貨安排，保證貨物及時(shí)到位。成套負(fù)責(zé)人:明確成套設(shè)計(jì)、采購委托下達(dá)、生產(chǎn)結(jié)束、發(fā)貨時(shí)間、質(zhì)量要求，制定特殊問題、困難處理方案。工程管理：明確施工資料、施工進(jìn)度、工作節(jié)點(diǎn)，質(zhì)量要求，按回款要求安排各階段任務(wù)。合同執(zhí)行管理員：明確項(xiàng)目執(zhí)行各節(jié)點(diǎn)、各部門、各崗位的工作要求，執(zhí)行進(jìn)度。財(cái)務(wù)部長:按立項(xiàng)進(jìn)度安排，確認(rèn)各節(jié)點(diǎn)回款要求，明確各崗位回款責(zé)任。綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部負(fù)責(zé)評(píng)審流程的監(jiān)督、檢查。2、違規(guī)處罰：未按項(xiàng)目要求時(shí)間完成立項(xiàng)委托，行業(yè)經(jīng)理(或業(yè)務(wù)經(jīng)理)罰款元。立項(xiàng)內(nèi)容填寫不完整，存在漏洞，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不足，行業(yè)經(jīng)理罰款元。銷售經(jīng)理提供的客戶實(shí)際需求不客觀，導(dǎo)致執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)、困難，造成資金占用，影響回款，每次罰款元。項(xiàng)目經(jīng)理不掌握項(xiàng)目實(shí)際情況，項(xiàng)目執(zhí)行不合理，造成資金占用，影響回款，每次罰款——元。行業(yè)經(jīng)理未將《立項(xiàng)流程表》及時(shí)發(fā)送相關(guān)人員，罰款元。綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部未履行檢查、監(jiān)督職責(zé)，每發(fā)現(xiàn)一次責(zé)任人部門負(fù)責(zé)人罰款元。三、合同執(zhí)行1、合同存檔要求銷售經(jīng)理必須在合同簽訂個(gè)工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料提交市場部合同執(zhí)行管理員存檔，合同管理員在接收當(dāng)天將合同資料復(fù)印件提交財(cái)務(wù)部合同管理會(huì)計(jì)，因提交時(shí)間延誤影響回款統(tǒng)計(jì)，延誤者每次罰款元。項(xiàng)目經(jīng)理、銷售經(jīng)理，必須貨物交付、項(xiàng)目調(diào)試結(jié)束后，一周內(nèi)簽收貨物、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并于個(gè)工作日內(nèi)提交市場部合同執(zhí)行管理員，合同執(zhí)行管理員在接收當(dāng)天提交財(cái)務(wù)部合同管理會(huì)計(jì)，確認(rèn)應(yīng)收賬款，因手續(xù)不全影響回款，延誤者每次罰款元。無銷售合同，公司不予執(zhí)行，合同執(zhí)行管理員必須及時(shí)上報(bào)，否則因無審批手續(xù)即開始執(zhí)行，責(zé)任人罰款元，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、 委托下達(dá)要求因設(shè)計(jì)、采購、成套、施工、技術(shù)服務(wù)等委托下達(dá)不及時(shí)，造成工期延誤，影響回款，責(zé)任人、部門負(fù)責(zé)人罰款元。3、 采購貨期要求采購不能按委托時(shí)間要求到貨，影響交貨，影響執(zhí)行工期和回款；因個(gè)別貨物不到貨，影響備件合同交貨、成套產(chǎn)成交貨、工程___驗(yàn)收，影響工期和回款；采購不掌握工程實(shí)際需求，提貨與需求不對(duì)應(yīng)，造成資金占用或貨期延誤，影響回款；以上情況，采購員、采購經(jīng)理、合同執(zhí)行管理員各罰款元。4、 項(xiàng)目工期要求銷售員必須將合同延期、暫停、合同變更等動(dòng)態(tài)(范本)信息反饋給項(xiàng)目經(jīng)理、合同執(zhí)行管理員、合同管理會(huì)計(jì)，如果造成資金占用，罰款元。(2)項(xiàng)目經(jīng)理不掌握整體執(zhí)行進(jìn)度，委托下達(dá)、客戶提貨時(shí)間安排不合理，造成資金占用或貨期延誤，影響回款，罰款元。(3)成套、控制工程、軟件工程、工程管理執(zhí)行計(jì)劃不嚴(yán)謹(jǐn)，不能按委托工期完成工作，導(dǎo)致工期延誤，影響回款，直接責(zé)任人、部門經(jīng)理罰款元。(4)因工程質(zhì)量問題導(dǎo)致工期延誤、無法驗(yàn)收、影響回款，直接責(zé)任人、部門領(lǐng)導(dǎo)各罰款元。項(xiàng)目執(zhí)行各環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題、變化，不及時(shí)上報(bào)合同執(zhí)行管理員、上報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)，或虛報(bào)、瞞報(bào)、拖延處理，延誤執(zhí)行工期，影響回款的，責(zé)任人罰款元。5、 付款結(jié)算要求財(cái)務(wù)部不按時(shí)完成付款審核、結(jié)算，影響采購提貨、合同執(zhí)行，相關(guān)責(zé)任人、財(cái)務(wù)部長各罰款元。(2)財(cái)務(wù)部不能采取靈活的銀行結(jié)算方式，充分組合、利用公司現(xiàn)有資金，影響采購付款，財(cái)務(wù)部長罰款元。(3)對(duì)于工程項(xiàng)目采購，采購合同不能比照銷售合同條款簽訂，未簽訂風(fēng)險(xiǎn)、違約條款，因后續(xù)服務(wù)、貨物質(zhì)量、貨期爭議等影響回款，采購員、采購經(jīng)理各罰款元。6、 提貨要求(1)按合同條款，存在欠款合同，發(fā)貨申請(qǐng)財(cái)務(wù)部不予審核;如有特殊說明，銷售經(jīng)理必須給出回款時(shí)間，財(cái)務(wù)部以此進(jìn)行回款考核。(2)備件合同，銷售員必須在貨物到達(dá)公司前提示客戶提貨，如延誤執(zhí)行有效期，造成回款延誤，罰款元。(3)工程合同產(chǎn)成后，客戶不提貨，每延誤一周，銷售經(jīng)理罰款 元。因入庫、出庫手續(xù)不及時(shí)，導(dǎo)致發(fā)貨延誤，影響回款，采購、庫房、合同執(zhí)行管理相關(guān)責(zé)任人罰款元。如合同執(zhí)行工期緊急，需先出庫、直發(fā)，后補(bǔ)物流手續(xù)，責(zé)任部門要在個(gè)工作日內(nèi)完成入庫、出庫手續(xù)的錄入、審核，如因此影響欠款統(tǒng)計(jì)，責(zé)任人、部分負(fù)責(zé)人罰款元。因庫存信息不準(zhǔn)，賬物不準(zhǔn)，影響貨物調(diào)配、發(fā)貨，影響回款，采購、庫房、合同執(zhí)行管理相關(guān)責(zé)任人、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)罰款元。(7)因庫房發(fā)貨錯(cuò)誤、混亂、延誤，影響回款，發(fā)貨人員、庫房主管各罰款元。7、 銷—掛賬要求對(duì)于符合開票掛賬條件的合同，銷售部不及時(shí)申請(qǐng)，銷售申請(qǐng)了財(cái)務(wù)不及時(shí)開出，影響掛賬回款，責(zé)任人罰款元。財(cái)務(wù)部不能按期完成納稅申報(bào)(每月―日前)，影響開—―掛賬回款，相關(guān)會(huì)計(jì)、主管會(huì)計(jì)、稅務(wù)主管部長罰款元。材料會(huì)計(jì)每周一向采購員提供《清收明細(xì)表》，采購員按采購合同條款向供應(yīng)商索要，如不能及時(shí)收回進(jìn)項(xiàng)，或進(jìn)項(xiàng)錯(cuò)誤影響認(rèn)證，導(dǎo)致進(jìn)項(xiàng)稅不足，影響開具銷掛賬回款，材料會(huì)計(jì)、采購員按責(zé)任罰款元。8、 借貨管理要求具體要求執(zhí)行公司《借貨管理制度》9、 到期應(yīng)收款要求(1)對(duì)于滿足回款條件的合同，到期不回款，或銷售經(jīng)理不能給出明確欠款原因；銷售人員離職，區(qū)域經(jīng)理沒有落實(shí)好回款交接工作，沒有落實(shí)到具體責(zé)任人；工程因一些非主要問題長期拖延，無法繼續(xù)執(zhí)行或辦理驗(yàn)收，銷售不能協(xié)調(diào)解決，造成公司資金占用，無法回款；(5)項(xiàng)目已具備驗(yàn)收條件，項(xiàng)目經(jīng)理必須及時(shí)通知銷售經(jīng)理協(xié)助辦理驗(yàn)收手續(xù)或催款；因上述情況導(dǎo)致合同到期無法回款，財(cái)務(wù)部將自動(dòng)確認(rèn)合同欠款，從欠款當(dāng)月起銷售經(jīng)理、執(zhí)行責(zé)任人每月罰款元。綜上所述，以上合同執(zhí)行過程，綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督與考評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重，影響數(shù)額巨大，給公司造成重大損失、風(fēng)險(xiǎn)的，報(bào)綜合部處理。第四章合同回款考核管理一、回款核算1、 合同管理會(huì)計(jì)每周五必須發(fā)布準(zhǔn)確的《應(yīng)收賬款報(bào)表》給回款責(zé)任人、區(qū)域經(jīng)理、銷售公司經(jīng)理、合同執(zhí)行管理員，發(fā)布不及時(shí)、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，罰款元。2、 合同執(zhí)行管理員必須在收到《應(yīng)收賬款報(bào)表》一個(gè)工作日內(nèi)，將合同執(zhí)行進(jìn)度填列在表中反饋給合同管理會(huì)計(jì)，以便確認(rèn)到期應(yīng)收款，否則每次罰款元。3、 合同執(zhí)行管理員每周五必須發(fā)布準(zhǔn)確的《項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度表》，否則罰款元。4、 如合同條款變更，銷售員必須在變更后個(gè)工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料提交市場部合同執(zhí)行管理員存檔，合同管理員必須在接收當(dāng)天將合同資料復(fù)印件提交財(cái)務(wù)部合同管理會(huì)計(jì)，重新確認(rèn)應(yīng)收賬款，否則每次罰款元。5、 對(duì)于同一客戶的多個(gè)合同，銷售員隨意落實(shí)回款合同號(hào)，給財(cái)務(wù)部核對(duì)實(shí)際欠款造成困難，罰款元。6、 因出庫手續(xù)不全、信息錯(cuò)誤，造成財(cái)務(wù)部無法準(zhǔn)確計(jì)量發(fā)貨金額，影響欠款統(tǒng)計(jì)，倉庫保管員、發(fā)貨人、合同執(zhí)行管理員按責(zé)任罰款元。二、 回款計(jì)劃1、 合同管理會(huì)計(jì)每月日（休息日順延）必須將《應(yīng)收賬款報(bào)表》（區(qū)分陳欠款、到期應(yīng)收款）發(fā)送給回款責(zé)任人、區(qū)域經(jīng)理、銷售公司經(jīng)理，發(fā)布不及時(shí)、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，罰款元。2、 各區(qū)域必須在個(gè)工作日內(nèi)落實(shí)回款時(shí)間，反饋給財(cái)務(wù)部長、銷售公司經(jīng)理，否則區(qū)域經(jīng)理、銷售公司經(jīng)理各罰款元。3、 合同管理會(huì)計(jì)按各區(qū)域反饋結(jié)果，在個(gè)工作日內(nèi)編制完回款計(jì)劃，提交市場部計(jì)劃管理員，否則合同管理會(huì)計(jì)、主管會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)部長各罰款元。三、 回款績效考核1、 回款績效考核分為部門利潤考核、合同執(zhí)行考核兩部分，部門利潤考核方式由綜合部制定，財(cái)務(wù)部按制度核算，合同執(zhí)行考核按上述規(guī)定執(zhí)行。2、 “回款率”是考核銷售公司經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部回款主管部長、合同執(zhí)行管理員的關(guān)鍵指標(biāo)，財(cái)務(wù)部每月制定陳欠款、在執(zhí)行合同回款計(jì)劃，“實(shí)際回款率”將考核銷售公司領(lǐng)導(dǎo)績效的—%，考核其他部門領(lǐng)導(dǎo)績效的—%。3、 綜合部每周按上述要求檢查一次回款工作狀況，找出影響回款的責(zé)任人，給出處理報(bào)告。每漏檢一次，檢查人員、綜合部長罰款 元。4、財(cái)務(wù)部每月核算合同欠款，合同執(zhí)行管理員落實(shí)欠款原因、責(zé)任部門、責(zé)任崗位反饋給財(cái)務(wù)部，綜合部、財(cái)務(wù)部按規(guī)定給出處罰意見，告知相關(guān)責(zé)任人，罰款直接從當(dāng)月工資扣除。5、清欠成本(1)銷售人員離職前，財(cái)務(wù)部必須審核欠款，銷售公司落實(shí)接手人，若未落實(shí)，人員離職，責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)、區(qū)域經(jīng)理罰款元。(2)銷售人員離職前，如有欠款未收回，工資、提成暫停發(fā)放，區(qū)域經(jīng)理必須責(zé)成其將欠款全部收回后方可辦理離職手續(xù)，并發(fā)放工資、提成，如未落實(shí)，區(qū)域經(jīng)理承擔(dān)責(zé)任，罰款元。因銷售人員無力收回欠款，而轉(zhuǎn)由公司處理，發(fā)生的清欠費(fèi)用，按成本的“三倍”計(jì)入銷售人員后續(xù)合同成本，若人員離職，成本計(jì)入?yún)^(qū)域。壞賬損失:銷售合同發(fā)生的壞賬損失，“三倍”記入銷售人員后續(xù)合同成本，若人員離職，成本計(jì)入?yún)^(qū)域。公司接手清欠的合同，由財(cái)務(wù)部長負(fù)責(zé)，制定清欠方案，編制清欠時(shí)間表、費(fèi)用計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批執(zhí)行，此類合同回款納入財(cái)務(wù)部長考核范圍。如公司員工，利用個(gè)人資源收回呆死欠款，公司將予以獎(jiǎng)勵(lì)，清欠成本記入銷售公司。合同備案規(guī)章制度為確保全面推進(jìn)勞動(dòng)合同制度三年行動(dòng)計(jì)劃落到實(shí)處，加強(qiáng)勞動(dòng)用工管理，規(guī)范用人單位勞動(dòng)用工行為，維護(hù)用人單位和勞動(dòng)者雙方的合法權(quán)益，促進(jìn)勞動(dòng)關(guān)系的和諧穩(wěn)定，根據(jù)《勞動(dòng)法》、《贛州市推進(jìn)勞動(dòng)用工備案實(shí)施方案》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及政策，現(xiàn)將我縣實(shí)行勞動(dòng)合同備案制度的有關(guān)問題作如下規(guī)定：一、 凡是本縣行政區(qū)域內(nèi)依法成立的企業(yè)、民辦企業(yè)、國家機(jī)關(guān)、事業(yè)、社會(huì)團(tuán)體（以下簡稱用人單位）等使用的勞動(dòng)者，均應(yīng)按本辦法進(jìn)行勞動(dòng)用工備案登記管理。二、 勞動(dòng)合同備案登記內(nèi)容:勞動(dòng)合同簽訂（續(xù)訂）；勞動(dòng)合同變更;勞動(dòng)合同解除、終止，其他勞動(dòng)者的增減變化情況等。三、 用人單位與職工簽訂、變更和續(xù)簽勞動(dòng)合同后，在日內(nèi)必須持勞動(dòng)合同文本到勞動(dòng)部門鑒證，通過仲裁工作人員核實(shí)后，符合法律法規(guī)，才給予鑒證，用人單位必須提供職工鑒證名冊，以及