公司文件檔案管理制度

公司文件檔案管理制度1.導(dǎo)言隨著企業(yè)信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，企業(yè)的文件和檔案大量涌現(xiàn)。這些文件和檔案的管理，對(duì)企業(yè)運(yùn)作的順利進(jìn)行具有相當(dāng)?shù)闹匾?。本文旨在建立統(tǒng)一的公司文件檔案管理制度，明確文件審批和檔案管理的職責(zé)和要求，保證企業(yè)信息資源的穩(wěn)定和高效運(yùn)作。2.文件管理2.1文件分類根據(jù)文件產(chǎn)生的目的、內(nèi)容和保管期限、權(quán)力機(jī)構(gòu)等各項(xiàng)屬性，對(duì)文件予以分類，建立科學(xué)的管理檔案分類體系。2.2文件審批文件的審批應(yīng)符合程序標(biāo)準(zhǔn)，工作中產(chǎn)生的各種文件應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)審核部門審核后方可放行。掛號(hào)存檔及時(shí)、快捷、安全地裝訂好文件，附有申請(qǐng)單、批示等必要文件，并隨時(shí)補(bǔ)充完整。2.3文件儲(chǔ)存文件儲(chǔ)存應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，以保證文件的安全和審查的正確。文件儲(chǔ)存區(qū)域應(yīng)設(shè)有封閉、干燥、通風(fēng)的儲(chǔ)藏室，并且達(dá)到防火、防潮、防蟲等標(biāo)準(zhǔn)，避免被盜、遺失、損毀和泄密等情況發(fā)生。2.4文件留存根據(jù)公司的法律法規(guī)，以及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的文件留存時(shí)間和方式，并定期進(jìn)行文件清理和歸檔。個(gè)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，建立自己的個(gè)人文件系統(tǒng)，定期進(jìn)行整理和備份，保證文件的安全和管理的規(guī)范。3.檔案管理3.1檔案概念檔案是企業(yè)日常工作中所產(chǎn)生和所收到的各類文字、圖表、照片、電影、錄音、記錄材料等記載人類活動(dòng)的載體，也是保留歷史、記憶歷史并建設(shè)未來的重要實(shí)物。檔案管理涉及到所有企業(yè)工作條線的檔案，因此要求管理者及其管理人員具有豐富的人文、歷史、文物專業(yè)素質(zhì)，對(duì)于檔案原件具有高度的保密意識(shí)和責(zé)任心。3.2檔案分類根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、文獻(xiàn)價(jià)值、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案予以分類，并建立科學(xué)的檔案分類和編碼方法。3.3檔案儲(chǔ)存檔案的儲(chǔ)存要求具有封閉、通風(fēng)、干燥、防火、防潮、防蟲等條件。檔案儲(chǔ)存室必須專為保管檔案而設(shè)，室溫恒定，古籍、史料等特種檔案應(yīng)分別存放，必要時(shí)應(yīng)該采取防銹、防衛(wèi)等措施。3.4檔案利用符合檔案查閱條件的相關(guān)人員，按照公司規(guī)定的程序和要求，進(jìn)行查閱和利用檔案的審批和手續(xù)。查閱結(jié)束后，應(yīng)立即將檔案原件放回原位，妥善保管，嚴(yán)防泄密。4.管理要求4.1責(zé)任制建立文件檔案管理的責(zé)任制，明確各部門和個(gè)人的職責(zé)范圍和管理要求，建立檔案管理的全過程的責(zé)任。4.2統(tǒng)一規(guī)范在建立全公司的文件檔案管理制度的前提下，要求各部門要遵循相同的管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)還應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，如采用文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等。4.3培訓(xùn)和考核培訓(xùn)是為了提高文件檔案管理人員的專業(yè)水平，讓其對(duì)文件檔案管理有所了解和掌握?？己藙t是為了檢驗(yàn)文件檔案管理人員在實(shí)際工作中的職業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。4.4追責(zé)問責(zé)制糾正文件檔案管理工作中的不正確，加強(qiáng)對(duì)文件檔案管理人員的日常監(jiān)督和檢查，對(duì)人員不認(rèn)真履行自己的職責(zé)，延誤了正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的嚴(yán)重失誤進(jìn)行追責(zé)問責(zé)，以形成保障有效執(zhí)行文檔管理制度的嚴(yán)肅氛圍。5.結(jié)語公司文件檔案管理制度是企業(yè)日常工作中重要的管理制度之一，知識(shí)對(duì)于保護(hù)