物業(yè)企業(yè)信息安全管理方案

物業(yè)企業(yè)信息安全管理方案一、信息安全管理目的本方案的目的是確保物業(yè)項目搜集的各類信息的安全，避免泄露造成不良風險，消除安全隱患。根據(jù)本公司信息及檔案管理制度，結(jié)合本項目實際情況，制定本管理方案。二、信息安全管理范圍1.本項目物業(yè)安全防范的軟硬件建設(shè)信息；2.物業(yè)運行管理信息、業(yè)主和使用人信息的搜集和管理；3.物業(yè)服務(wù)費用的收存等信息。三、組織分工及職責要求1.項目總經(jīng)理1.1擔任信息安全管理的第一負責人，全面負責本項目信息安全管理工作。1.2負責信息安全相關(guān)管理制度的審批；1.3組織針對信息安全問題處置會議并形成決議；1.4處置信息安全管理工作中重大問題，對相關(guān)人事進行決策批準；1.5聽取項目關(guān)于信息安全工作的檢查反饋，調(diào)配資源支持做好安全管理工作；1.6牽頭完成公司推行的各類信息安全管理工作。2.綜合管理部經(jīng)理2.1負責制定本項目信息安全管理制度，完善制度和信息使用流程規(guī)范。2.2負責監(jiān)督實施各部門信息安全管理情況，獎優(yōu)罰劣；切實做好安全管理工作。2.3制定本項目信息安全管理培訓(xùn)教育計劃，確保項目員工了解信息安全應(yīng)知應(yīng)會；2.4定期開展信息安全管理工作大檢查，提出問題并落實整改；2.5安排項目設(shè)施信息安全管理人員，并對其工作績效進行考核；2.6完成項目總經(jīng)理交辦的其他工作。3.行政檔案管理人員3.1具體負責信息檔案的保管、借閱、登記、銷毀等工作；3.2負責信息安全工作會議資料的存檔保管；3.3不定期抽查一線作業(yè)人員對信息安全工作的落實程度；3.4配合網(wǎng)絡(luò)和電腦硬件技術(shù)人員開展信息安全具體工作；3.5完成上級交辦的其他工作。四.規(guī)范信息使用和管理1.對業(yè)主查詢信息，進行分級核準，并做好登記。在項目監(jiān)控中心形成的影像資料，特別是涉及業(yè)主隱私的影像資料，除公司授權(quán)人員外，不得交由他人查詢和復(fù)制。公安機關(guān)需要查詢和復(fù)制的，必須要求對方出示相關(guān)證件和手續(xù)，并且做好記錄。2.財務(wù)管理項目的財務(wù)管理采用集中管理和授權(quán)管理相結(jié)合的方法。操作人員必須對自己的操作行為負責。錢款收入和劃賬轉(zhuǎn)入應(yīng)當與支付分開管理，并限定低級別人員修改數(shù)據(jù)的權(quán)限。3.安全管理為了預(yù)防和控制安全風險，項目采用專業(yè)人員管理和專業(yè)化管理相結(jié)合的辦法。從硬件設(shè)施到軟件使用都需更新?lián)Q代，實行專人負責維護，并與專業(yè)機構(gòu)合作。4.個人信息管理收集到的業(yè)主個人信息應(yīng)當根據(jù)信息的重要程度設(shè)定管理密級，并實行專柜專人專項管理。需要銷毀的檔案資料應(yīng)當在有人監(jiān)督的情況下采用碎紙機進行銷毀，并做好登記。5.網(wǎng)絡(luò)信息管理業(yè)主網(wǎng)絡(luò)個人信息應(yīng)當集中統(tǒng)一管理。在常規(guī)運行的電腦等設(shè)備中不能存放業(yè)主信息等相關(guān)的重要信息。特別是平時需要利用且需要不斷更新的信息設(shè)備應(yīng)嚴格設(shè)定權(quán)限，日常管理人員、操作人員無權(quán)調(diào)取此類信息。6.禁止行為和處罰禁止惡意泄漏任何業(yè)主和使用人個人信息或者為了牟取非法利益使用相關(guān)信息。禁止物業(yè)一線員工隨意將工作記錄、業(yè)主的紙質(zhì)信息隨意放置，避免信息泄露。禁止將門禁系統(tǒng)密碼告知外人，防止非法復(fù)制。項目秩序維護和客戶服務(wù)人員、工程維修人員均應(yīng)簽訂信息保密協(xié)議，違法協(xié)議約定將按照公司管理制度處理，涉嫌犯罪的交由司法機關(guān)處理。7.檔案管理為了保證資料的完整性和可靠性，設(shè)立檔案室由綜合管理部負責管理。資料的收集堅持內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)可靠的原則，并根據(jù)管理服務(wù)的實際需求，擴大資料信息的來源渠道。檔案資料的收集渠道分為與項目承建商、主要設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理公司合作和通過政府主管部門、互聯(lián)網(wǎng)等渠道收集。在日常管理中，建立并收集客戶檔案、物業(yè)維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴與回訪記錄以及其他相關(guān)資料，并將檔案的收集制度化，以確保工作文件的完整性和可靠性。收集到的所有信息和質(zhì)量記錄由客戶服務(wù)部統(tǒng)一整理，剔除無效部分，并根據(jù)來源、內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點進行細分，以保證條理清晰、分類合理、易于檢索。檔案資料的分類如下：2.1產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料，包括規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告、工程合同、工程預(yù)決算、工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單、竣工圖（單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖）、消防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖。2.2包括本體、消防、燃氣竣工驗收證明書、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書、供水、供電、電梯消防、智能化等工程和地下網(wǎng)管竣工圖及其技術(shù)資料、沙漿、混凝土試塊、試壓報告、綠化工程竣工圖和其他技術(shù)資料。2.3按照質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系建立受控的管理檔案資料。2.4治安交通管理資料，包括日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線、日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像、突發(fā)事件處理記錄和車輛管理記錄。2.5設(shè)備設(shè)施管理資料（包括消防），包括公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計劃、公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄、機電設(shè)備運行、巡查記錄、設(shè)備分承包方檔案、公用設(shè)備設(shè)施臺帳及更新記錄。2.6綠化清潔資料，包括清潔班檢記錄、清潔周檢記錄、綠化工作記錄、綠化周檢記錄、消殺記錄和綠化病蟲害檢查記錄。2.7員工管理資料，包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升、薪金變動及內(nèi)務(wù)管理記錄。2.8客戶溝通資料，包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶調(diào)查、統(tǒng)計記錄和客戶投訴及處理記錄。2.9行政文件資料2.9.1值班及檢查記錄2.9.2有關(guān)財務(wù)記錄（由財務(wù)人員專職保管）2.9.3政府主管部門文件2.9.4物業(yè)公司文件2.9.5項目開發(fā)商等外來文件2.9.6內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報等文件3.資料的歸檔管理3.1歸檔就是將分類整理好的信息資料進行分類保存，在本項目檔案管理中，我們將對原始資料歸檔，并盡可能做到電子文檔備份。3.2加密檔案應(yīng)嚴格控制借閱，加密檔案的電子文檔將設(shè)置查看使用權(quán)限，確保加密檔案的安全。3.3檔案管理員編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案目錄，并按照內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。3.4為保障檔案的完整和安全，檔案室應(yīng)隨時保持干燥、通風、清潔，同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求，并定期巡查。3.5檔案室將避免無關(guān)人員任意進出。檔案室鑰匙交由綜合管理部檔案管理人員專門保管。4.檔案的使用和銷毀4.1利用計算機技術(shù)，并采用先進檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。對節(jié)約原始資料的使用者，按照檔案的不同密級由相關(guān)部門負責人批準方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。4.2根據(jù)文件的保存期限和性質(zhì)，定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已經(jīng)過存檔期的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可銷毀，同時建立已銷毀文檔清單備查。附：文件存檔期限表名稱：工程建筑資料內(nèi)容☆規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文保管期限：永久備注：產(chǎn)權(quán)資料☆建筑許可證、投資許可證、開工許可證、銷售許可證保管期限：永久☆拆遷安置資料保管期限：永久名稱：工程技術(shù)資料☆紅線圖、總平面圖保管期限：永久☆地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告保管期限：永久☆工程合同、工程預(yù)決算、工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單、竣工圖：單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖保管期限：永久名稱：消防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖☆本體、消防、燃氣竣工驗收證明書、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書保管期限：永久☆供水、供電、電梯消防、智能化等工程和地下網(wǎng)管竣工圖及其技術(shù)資料、沙漿、混凝土試塊、試壓報告、綠化工程竣工圖保管期限：永久名稱：業(yè)主資料入伙資料：身份證、法人證復(fù)印件、合同書、裝修申請表（附圖紙）、裝修隊安全責任書、臨時施工人員登記表、資產(chǎn)登記表保管期限：永久安全責任書該文件記錄了永久的安全責任，需要維修資料，包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單等。公共設(shè)施巡檢記錄該記錄包括治安交通的巡檢記錄，需要記錄八年。日常巡查記錄該記錄包括日常巡查、交接班、值班、巡邏等，需要記錄三年，同時需要記錄管理資料路線。日常抽檢記錄該記錄包括日常抽檢、查崗、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)等，需要記錄三年，同時需要記錄錄像。突發(fā)事件處理記錄該記錄需要記錄突發(fā)事件的處理過程。車輛管理記錄該記錄需要記錄設(shè)施設(shè)備的管理資料，包括消防資料，需要記錄長期。公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計劃該計劃需要記錄公用設(shè)備設(shè)施的維修保養(yǎng)計劃，需要記錄五年。公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄該記錄需要記錄公用設(shè)備設(shè)施的維修保養(yǎng)記錄，需要記錄五年。機電設(shè)備運行、巡查記錄該記錄需要記錄機電設(shè)備的運行和巡查記錄，需要記錄八年。員工管理資料該資料包括員工個人資料、聘用記錄、業(yè)績考核及獎罰記錄、培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、晉升、薪金變動及內(nèi)務(wù)管理記錄等，需要記錄二年。設(shè)備分承包方檔案該檔案需要記錄設(shè)備分承包方的資料。公用設(shè)備設(shè)施臺帳及更新記錄該臺帳需要記錄公用設(shè)備設(shè)施的資料及更新記錄。綠化清潔資料該資料包括清潔班檢記錄、清潔周檢記錄、綠化工作記錄、綠化周檢記錄、消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄等。員工管理資料該資料包括員工個人資料、聘用記錄、業(yè)績考核及獎罰記錄、培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、晉升、薪