電子郵件禮儀課件

職場電子郵件禮儀職場電子郵件禮儀職場電子郵件禮儀職場電子郵件禮儀為何要學習電子郵件禮儀？？為何要學習電子郵件禮儀？？E-Mail涉及點關(guān)于正文關(guān)于主題Subject關(guān)于稱呼與問候結(jié)尾簽名關(guān)于附件語言的選擇E-mail功能設置回復技巧TO、CC、BCC的區(qū)別E-Mail涉及點關(guān)于正文關(guān)于主題Subject關(guān)于稱關(guān)于主題：郵件主題反映文章的內(nèi)容和重要性一定不要空白標題巧用特殊字符突出標題一封郵件只針對一個主題標題要簡短，不宜冗長回復郵件時適當更改標題關(guān)于主題：郵件反映文章的內(nèi)容和重要性一定不要空白標題巧用特殊關(guān)于稱呼與問候：1、恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度對方有職務，應按職務尊稱對方，如“X經(jīng)理”不清楚職務，則應按通常稱“X先生”、“X小姐”，但要把性別搞清楚不熟悉或級別高于自己的人不宜直接稱呼英文名；稱呼全名也是不禮貌的；不要逮誰都用“DearXXX”.收件人多的情況下可稱呼：大家、ALL以上總結(jié)：A：稱謂+禮貌用語如：xxx（名字），您好！

B:姓氏（或姓名）+職位+禮貌用語如：X經(jīng)理/XXX經(jīng)理（姓氏/姓名+職位），您好！C:XXX先生（女士），您好！2、Email結(jié)尾最好要有客套語例如：順祝商祺、祝您工作順利！關(guān)于稱呼與問候：1、恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度2、Em關(guān)于正文：Email正文要簡明扼要，行文通順注意Email的論述語氣Email正文多，可用1234之類列表，清晰明確一次郵件交待完整信息盡可能辟免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查合理提示重要信息合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述不要動不動使用（笑臉）之類字符，在商務信函里面這樣顯得輕佻字體：字體大小一般選擇10~12號字，宋體，黑色。

關(guān)于正文：Email正文要簡明扼要，行文通順關(guān)于正文：正文內(nèi)容編排

原則：要事第一，結(jié)論在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容.張經(jīng)理，您好！邀請您參加2009年3月26日在公司1號會議室舉行的“季度銷售指標確定會議”。會議的具體安排如下：時間主題9:30-10:00第一季度銷售指標完成總結(jié)—王總10:00-11:30討論各個銷售部門第二季度銷售指標設定11:30-12:00確定各個部門的第二季度的銷售指標

會議前請您準備以下資料：

1.第一季度銷售指標完成中碰到的難點；

2.第二季度銷售二部的指標設定；

3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對于會議安排有任何疑問請隨時聯(lián)系XXX。謝謝！大家現(xiàn)在可以思考一下，此封郵件它的優(yōu)點在哪里呢？關(guān)于正文：正文內(nèi)容編排張經(jīng)理，您好！時間主題9:30-1關(guān)于附件：如果郵件帶附件，應在正文里面提示收件人查看附件附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題，不可用只有外星人才看得懂的文件名456正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明（特別注意是帶多個附件時）附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用如果附件過大，應分割成幾個小文件分別發(fā)送關(guān)于附件：如果郵件帶附件，應在正文里面提示收件人查看附件91只在必要的時候才使用英文郵件2尊重對方習慣，不主動發(fā)起英文郵件3信息量豐富或重要郵件建議使用中文4選擇便于閱讀的字號或字體語言的選擇：91只在必要的時候才使用英文郵件2尊重對方習慣，不主動發(fā)起英結(jié)尾簽名：簽名信息內(nèi)容（范本）簽名設置點擊“選項”收件箱頁面—點擊“工具”點擊“郵件格式”點擊“簽名”新建簽名信息********************************************人事行政處(PA)/人力資源部(PN)/XXXXX科技集團TPVTechnologyGroupXX電子（XX）有限公司TopVictoryElectronics(Fujian)Co.,Ltd.地址(Add)：中國XX省XX市XX區(qū)XX街XX號(Postcode)：350301電話(Tel)：+86-591-85285555-2510傳真(Fax)：+86-27-68849906手機(Mobile)郵(E-mail)：dion.yang@MSN：dion_yang@網(wǎng)址：********************************************內(nèi)容依實際情況填寫簽名，可以讓收件人了解您的信息！結(jié)尾簽名：簽名信息內(nèi)容（范本）簽名設置點擊“選項”收件箱頁回復技巧：及時回復Email進行針對性回復回復不少于10個字不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓要區(qū)分單獨回復和回復全體回復技巧：及時回復EmailTO、CC、BCC區(qū)別：正確使用發(fā)送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并響應郵件知會郵件事項,沒義務回復,可以發(fā)表意見。在To的人不知道的情況下,收到郵件的人注意事項：第一、TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則(如：按部門排列,按職位等級從高到低或從低到高)

第二、只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源第三、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息TO、CC、BCC區(qū)別：正確使用發(fā)送、抄送、密送TOCCB課堂練習（尋找問題點）：無任何內(nèi)容提要只有一個附件課堂練習（尋找問題點）：無任何內(nèi)容提要課堂練習（尋找問題點）：不可一句話講述完畢無論多長的內(nèi)容；應將其分點陳述署名過于簡單課堂練習（尋找問題點）：不可一句話講述完畢無論多長的內(nèi)容；課堂練習（尋找問題點）：無須將此附件發(fā)送全公司課堂練習（尋找問題點）：無須將此附件發(fā)送全公司課堂練習（尋找問題點）：郵件無標題詳見附件卻無附件課堂練習（尋找問題點）：郵件無標題詳見附件卻無附件功能設置：郵件撤銷設置點擊“其他動作”點擊“發(fā)件箱的要撤銷的郵件”點擊“撤回該郵件”可選擇成功撤銷后回復收件人圖片說明如下：功能設置：郵件撤銷設置點擊“其他動作”點擊“發(fā)件箱的要撤銷功能設置：外出助理程序設置點擊“外出時助理程序”收件箱頁面—點擊“工具”點擊“發(fā)送外出時自動答復”設置外出時間點及代理人信息圖片說明如下：在此信息欄中寫明外出原因，并說明在外出/請假期間代理是誰，并說明代理人的具體聯(lián)系方式功能設置：外出助理程序設置點擊“外出時助理程序”收件箱頁面功能設置：添加提醒功能點擊“后續(xù)標志”新建一封郵件點擊“添加提醒”或“收件人標記”設置具體提醒日期及時間圖片說明如下：功能設置：添加提醒功能點擊“后續(xù)標志”新建一封郵件點擊“添功能設置：建立通訊組員圖片說明如下：點擊“通訊組列表”點擊“選擇成員”在通訊薄中選擇要添加的人員后按“成員”即可收件箱頁面—點擊“新建”邊的功能設置：建立通訊組員圖片說明如下：點擊“通訊組列表”點擊總結(jié)：發(fā)送范圍個人或某部門發(fā)送全體同仁郵件地址確認1、檢查發(fā)送地址的準確性2、確認是否需群發(fā)該信件發(fā)送標題書寫1、確認標題是否書寫2、標題需能為接收者

提供郵件內(nèi)容信息確認附件情況1、確認是否需帶附件