基金管理有限公司電子檔案管理辦法模版

X基金管理有限公司電子檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)對X基金管理有限公司（以下簡稱“公司”）電子文件的歸檔管理，有效維護(hù)電子文檔的真實(shí)性、完整性，保障電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，根據(jù)國家法律法規(guī)和《X基金管理有限公司檔案管理制度》，制定本辦法。第二條本制度所稱電子檔案，是指各部門及分支機(jī)構(gòu)（區(qū)域辦事機(jī)構(gòu)）（以下簡稱“各單位”）通過公司業(yè)務(wù)開展及行政管理過程中形成的具有規(guī)范格式、經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值的電子文件及聲像文件。第二章管理體制與職責(zé)第三條公司電子檔案的歸檔實(shí)行分級管理，由綜合管理部統(tǒng)一協(xié)調(diào)，各單位原則上由公文管理員(綜合管理部備案)負(fù)責(zé)本單位的電子檔案管理工作，各單位應(yīng)明確電子文件歸檔管理的分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決實(shí)際問題。第四條各單位在電子檔案的管理過程中應(yīng)明確職責(zé)、責(zé)任到人，以確保電子文件的真實(shí)性、安全性和完整性。第五條電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理等工作由承辦部門負(fù)責(zé)，電子文件的歸檔管理、保管和開發(fā)利用等工作，由綜合管理部負(fù)責(zé)。第六條歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。綜合管理部應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備及介質(zhì)，以保證歸檔電子文件的有效識讀及備份，如光盤刻錄機(jī)、光盤等。第七條檔案管理人員應(yīng)忠于職守，熟練掌握使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能，積極主動(dòng)提供查閱服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。第三章歸檔范圍與保管期限第八條各單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)和職能活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，經(jīng)鑒定凡具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件及聲像文件，均應(yīng)按照歸檔范圍進(jìn)行歸檔。具體歸檔范圍為：(一)股東決定、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總裁辦公會(huì)形成的決議、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議錄音和錄像資料及其他會(huì)議材料;(二)公司經(jīng)營管理層在經(jīng)營決策、經(jīng)營管理等方面形成的決定、總結(jié)、計(jì)劃等文件材料;(三)公司階段性工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、專題會(huì)議的工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等材料;(四)年度會(huì)計(jì)決算報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表;(五)稽核報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、對重大事件的處理報(bào)告等;(六)公司各項(xiàng)工作的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定以及其他各種公文;(七)公司信息系統(tǒng)，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)（包括但不限于投資交易系統(tǒng)、直銷系統(tǒng)、清算系統(tǒng)、估值系統(tǒng)、TA系統(tǒng)等）、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、辦公管理系統(tǒng)、風(fēng)控系統(tǒng)等系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)和日常運(yùn)營數(shù)據(jù)；(八)研究部門撰寫的調(diào)研報(bào)告及公開發(fā)表和正式出版的文章或?qū)Ｖ?(九)公司重要基建、購置設(shè)備、裝修項(xiàng)目的招、投標(biāo)文件及預(yù)決算書;(十)公司向上級主管機(jī)關(guān)和證券監(jiān)管部門報(bào)送的資格申報(bào)材料、業(yè)務(wù)申請材料、各種工作報(bào)告及其他各種業(yè)務(wù)資料等;(十一)其它具有利用和保存價(jià)值的電子檔案。第九條與信息系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)文件、圖表、程序和數(shù)據(jù)等電子檔案由技術(shù)管理部指定專人負(fù)責(zé)日常管理，并應(yīng)于每半年終了后10個(gè)工作日內(nèi)將上半年的數(shù)據(jù)備份硬盤移交至綜合管理部保存。第十條計(jì)劃財(cái)務(wù)類電子檔案由財(cái)務(wù)管理部總部指定專人管理。第十一條綜合管理部于每年6月底和12月底對電子檔案歸檔管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容主要包括電子檔案管理工作的規(guī)范性、是否嚴(yán)格遵守保密規(guī)定等。第十二條電子文件的保管期限參照《X基金管理有限公司檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章電子檔案的歸檔方式與要求第十三條各部門應(yīng)在每年3月30日前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向綜合管理部歸檔。電子文件歸檔移交前，各承辦部門應(yīng)檢查本部門電子文件的真實(shí)性與完整性，要做到移交及時(shí)、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、目錄編制規(guī)范、目錄與文件一致、手續(xù)清楚等。打印填寫完整的檔案交接情況登記表一式三份(見附件1)，交接雙方及監(jiān)交人簽字后各執(zhí)一份。第十四條各單位移交電子檔案時(shí)應(yīng)采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤以及計(jì)算機(jī)硬盤等，禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件的存儲(chǔ)載體。移交前應(yīng)對光盤等介質(zhì)內(nèi)的電子文件檢查并清除計(jì)算機(jī)病毒，存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫部門名稱、移交人姓名、電子檔案涉及的年份、密級等。第十五條電子檔案載體中應(yīng)包含與移交的電子文件一致的機(jī)讀目錄(見附件2)、相關(guān)軟件、附屬資料等。第十六條電子檔案移交時(shí)，綜合管理部應(yīng)檢驗(yàn)移交的電子文件，確保載體清潔、無劃痕、無病毒、檔案與目錄一一對應(yīng)、文件內(nèi)容完整等。凡檢驗(yàn)不合格的，由檔案形成部門負(fù)責(zé)重新制作。第十七條各部門移交電子檔案時(shí)至少應(yīng)制作兩套，一套封存保管，一套查閱利用。對于安全性秘級要求高的檔案，應(yīng)由綜合管理部負(fù)責(zé)制作第三套，實(shí)行異地保存。第十八條綜合管理部應(yīng)將接收到的電子檔案進(jìn)行分類、組盤。分類時(shí)按照年度、部門、內(nèi)容、文件格式等進(jìn)行相對集中，連同卷內(nèi)目錄一同歸檔保存。第十九條各單位同時(shí)可利用辦公自動(dòng)化傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上進(jìn)行電子檔案移交，移交時(shí)應(yīng)采用相應(yīng)的壓縮工具對電子文件進(jìn)行壓縮。各單位和綜合管理部應(yīng)共同做好網(wǎng)上移交檔案的病毒檢測工作。網(wǎng)上移交的電子檔案由綜合管理部負(fù)責(zé)備份歸檔。第五章電子檔案的保管與利用第二十條接收入庫的電子檔案，每兩年應(yīng)抽驗(yàn)一次，抽驗(yàn)率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。需搶救的光盤應(yīng)及時(shí)復(fù)制，復(fù)制或補(bǔ)救新版后，舊版或有問題的載體仍需保存三年。第二十一條保管的歸檔電子文件載體應(yīng)存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體、溫度濕度適中的環(huán)境中。第二十二條歸檔電子文件的提供和利用要注意以下事項(xiàng)：（一）電子檔案信息的研究和利用工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。（二）借閱電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定履行借閱審批手續(xù);借閱涉密電子檔案的，還須報(bào)公司董事長批準(zhǔn)后方可借閱。（三）封存的電子檔案不得利用和外借，利用時(shí)要使用電子檔案的復(fù)制件。（四）查閱應(yīng)在許可范圍內(nèi)，并遵守保密規(guī)定。第二十三條任何部門和個(gè)人嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行電子檔案的刻錄、翻錄、復(fù)制等，確保電子檔案的信息安全。第二十四條銷毀電子檔案，需嚴(yán)格按照《X基金管理有限公司檔案管理制度》中相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。第六章附則第二十五條本辦法由總裁辦公會(huì)負(fù)責(zé)解釋。未盡事宜，參照《X基金管理有限公司檔案管理制度》執(zhí)行。第二十六條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件：1.《檔案交接情況登記表》2.《卷內(nèi)檔案目錄》附件1檔案交接情況登記表序號文件編號文件標(biāo)題、附件頁數(shù)備注部門負(fù)責(zé)人簽字：年月日交接人簽字：年月日監(jiān)交人簽字：年月日接交人簽字：