公司文件管理及責任書

公司文件管理及責任書一、文件收發(fā)1、為提高公司工作效率，有序有效管理收發(fā)文件工作，特制定本制度。2、單位所有收發(fā)文管理工作均由綜合部統(tǒng)一負責管理，接收和需發(fā)放的文件必須由綜合部統(tǒng)一發(fā)放。3、各部門報刊、信件應由專人統(tǒng)一領取分發(fā)。凡屬領導親啟的函件，要交領導拆封。凡屬機要件，要有機要人員簽收。其它行政信函由公司綜合部負責人拆封，對外來開了口的密件拒絕簽收。4、收發(fā)人員必須根據(jù)有關文件資料，如實填寫收件登記簿、發(fā)文登記表。5、綜合部須搞好企業(yè)內外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送，做到登記清楚，不丟失，不拆封，收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件，收發(fā)登記后再予分發(fā)。6、綜合部負責報刊、雜志的訂購、分發(fā)、傳遞工作，做到不積壓、不借閱、無差錯。辦公平信、報刊及時送交綜合部。一般文件要及時分發(fā)處理，急件要立即處理，不得積壓拖延時間。7、凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件，要按文稿格式擬稿。經(jīng)領導審查同意簽字后，由執(zhí)行副總經(jīng)理核稿登記打印，核準無誤后方準發(fā)出。8、外單位或主管單位發(fā)來的文件，要及時轉送給分管副總經(jīng)理、執(zhí)行副總經(jīng)理和董事長，不得隨意拖延，文件傳閱后，填寫閱覽記錄后，綜合部存檔。9、凡發(fā)出的文件，一定要留底稿，并辦理登記存查手續(xù)。10、嚴格執(zhí)行保密制度。機要文件收發(fā)時，要標明文件性質、機密程度、掛號或機密，要貼足郵票封閉嚴密，嚴防丟失、泄密、誤事。11、凡辦理完畢的文件、函電、打印文件底稿等，每季度要清理一次交辦公室進行清理或整理歸檔，各單位需用時，應說明理由到綜合部借用。二、檔案管理檔案管理主要指公司與各協(xié)作單位協(xié)定的合同、協(xié)議、證件、房產(chǎn)資料等。應將檔案資料全部重新整理編碼，設置目錄。安排專人負責，公司人員如需要借閱，必須經(jīng)綜合部專人從檔案中取出，并登記，注明預借的期限（如復印不需填寫）。三、為了嚴肅管理，對于未按規(guī)定辦理文件收發(fā)的當事人，給予通報批評，視問題的嚴重性給予100-200元的處罰。公司公章保管責任書甲方：乙方：甲方委托乙方負責保管公司公章及法人名章，為確保正確使用公章，明確責任，防止遺失、盜蓋，雙方簽訂本責任書。1、乙方負責用印文件的審核管理，根據(jù)規(guī)定執(zhí)行印鑒使用流程。2、乙方保證印鑒在使用過程中，做好登記，注明用印日期、函件內容、份數(shù)、批準人、用印人等內容，介紹信留有存根，證明信留底一份。3、乙方應嚴格按照公司制定的印鑒使用管理辦法保管、使用公章，因違反規(guī)定造成的損失和影響，由乙方承擔。4、乙方保證不擅自使用印鑒，如因乙方擅自使用公章造成的損失或影響，由乙方承擔。5、本責任書從雙方簽字之日起實施。甲方（公章）：乙方：負責人：日期：日期：財務章保管責任書甲方：乙方：甲方委托乙方負責保管財務專用章及法人名章，為確保正確使用財務章及法人名章，明確責任，防止遺失、盜蓋，雙方簽訂本責任書。1、乙方負責印章的管理。2、乙方保證印鑒在使用過程中，做好登記，注明用印日期、函件內容、份數(shù)、批準人、用印人等內容，介紹信留有存根，證明信留底一份。3、乙方應嚴格按照公司制定的印鑒使用管理辦法保管、使用公章，因違反規(guī)定造成的損失和影響，由乙方承擔。4、乙方保證不擅自使