面對面溝通技能-有效“熱身”（秘書人際溝通課件）

名片的使用技能名片的準備名片要整齊地放在名片夾、盒或口袋中。名片要放置在便于拿出的地方。自己名片與他人的名片不混裝。遞交名片雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向對方。目光注視對方，微笑致意。接受名片雙手接過，認真看一遍上面的內容。精心放入名片夾或者上衣口袋。記錄：時間、地點、會面的內容、對方感興趣的話題分類整理：歸檔，定期整理、更新隨時分類整理名片人際溝通名片的使用技巧

在人際交往中名片就像一封精煉的介紹信，記載著我們姓甚名誰、我們的職業(yè)，甚至透過名片還可以看出我們的職業(yè)發(fā)展履歷。如總經(jīng)理、局長、校長、院長，一看就知道這是一位成功人士。所以交換名片也是商務場合或社交場合中的一項重要內容。探討遞名片1名片存放在顯眼、方便拿到的地方可以確保我們在需要遞名片的時候快速遞出去，不至于錯失遞名片的恰當時機。把名片放在包的最里層或衣服的里層口袋，或者隨便一放，在需要的時候就會到處找，甚至找半天也沒有找到，會讓對方覺得我們是一個沒有條理的人，我們是一個很不專業(yè)的人，進而影響到對方對我們的信任度。1名片放在哪里比較講究的人士會準備一個名片盒，這是最好的存放名片的方式，名片盒能保證名片不出現(xiàn)褶皺，不被弄臟。如果沒有名片盒也可以把名片放在上衣的口袋里，但千萬不可放在褲子口袋里。女士可以把名片放在隨時攜帶的小包里，主要不要折損名片。雙方第一次見面的時候，應該先由地位比較低的人或者晚輩或者客人先把名片遞給地位高的人或者長輩或者是主人，后者再回贈名片。2誰先遞名片遞名片的時候要把名片的正面朝上，字的正向朝向對方，名片傾斜一定角度，這樣做便于對方快速看清名片上的字。遞名片時不可用單手，要用雙手的大拇指、食指夾住名片的兩角，其他手指自然蜷縮，身體微微前傾，低頭示意。在遞名片的同時，用語言表示“請多指教”“很高興認識你”“久仰”等等4適當解釋如果我們的名字比較生僻或者是多音字的話，那就需要在遞名片的時候，把名字讀一遍，這樣做相當于告訴對方這個字怎么讀，能夠避免對方把我們的名字讀錯而使雙方都尷尬，有時候話題就是從解釋名字開始的，如可以講講名字的來歷。

剛剛我們從遞名片的這個角度來講解了遞名片的4個小技巧，接下來我們再看看如何接名片？態(tài)度不可傲慢11態(tài)度不可傲慢在交流溝通中有的人仗著自己地位高、權勢大，在溝通中會比較傲慢，比如讓自己的秘書接名片而不親自接，或者接過名片看都不看一眼就放在一邊，這都是失禮的表現(xiàn)。接名片用雙手2當對方雙手遞名片過來時，我們也應該及時用雙手去接，這樣才符合禮儀的對等原則。接過名片要讀名片3

接過名片之后要把名片的正面反面仔細看一遍，而且最好能夠讀出其中的一些信息，比如王總，公司名稱、公司地址等，讀名片有個好處就是可以引出話題，比如對方公司所在的城市你剛好熟悉，就可以說那個城市夏天很涼快，或者城市綠化很好，很干凈等等，從這樣的一些小事開始談話能消除初次見面的拘束，快速拉近雙方的距離，為溝通創(chuàng)造良好的開端。不可隨便亂放別人的名片4當我們接過對方的名片時，不可隨意亂放。一般來說可先放置在面前的桌子上，等談話進行到一定時間或離開時把名片收起來。如果要收起來就要放在上衣胸前的口袋，或公文包里，在離開時一定要隨身帶走別人的名片。名片如人，亂丟別人的名片相當于對這樣人不重視。這一點一定要避免。

有一位銷售經(jīng)理帶著一名下屬去拜訪另一位公司的總經(jīng)理，雙方交流的很愉快，也達成了銷售的初步意向，出門的時候這位銷售經(jīng)理把對方總經(jīng)理的名片掉在地上了，而自己還不知道，還踩了幾腳。對方總經(jīng)理看到這個情況頓時就很不開心，覺得銷售經(jīng)理不夠尊重自己，不夠重視自己。這位銷售經(jīng)理回去之后再次聯(lián)系這個總經(jīng)理時感覺人家態(tài)度很冷淡，訂單也遲遲簽訂不了，他很納悶，不知道哪里出問題了。人際溝通名片遞接的禮儀掌握遞送名片的時機1名片的遞送可在剛見面或告別時，如果是即將發(fā)表意見或談話，也可在說話之前發(fā)名片給周圍的人，可幫助他們認識了解你。注意不在用餐時、會議中與人交換名片。遞出名片時要直視對方22遞出名片時要直視對方遞出名片時要直視對方，面帶微笑，展示出良好的精神狀態(tài)。切忌萎靡不振、眼神游離。一般應該雙手分別捏住名片的兩角（如果手里拿著其他東西，也可以用右手遞接名片），將文字正面朝向對方遞出，同時可以說：“我是，請多多關照。很高興認識您，常聯(lián)絡認識您非常榮幸……”接受名片要用雙手并表示感謝3接受名片要用雙手并表示感謝，然后認真地看一遍上面的內容，可以讀出或默讀名片上的內容、姓名，以示尊重。如果遇到名片上有生僻字，要立刻請教對方，千萬不要讀諧音，以免造成尷尬；更不可拿著名片在對方身上上下下左右來回掃視，這也是非常失禮的。3接受名片要用雙手并表示感謝注意交換名片的順序4一般是按照“客先主后，低先高后；女先男后，長先幼后”的順序：客人先遞給主人，地位低的人先遞給地位高的人；女士先遞給男士，長者先遞給幼者。與多人交換名片時，一般是按照職位高低和由近到遠的順序，但是都要依次進行，切勿跳發(fā)名片，這種行為會被認為厚此薄彼。交換名片的禁忌55交換名片的禁忌一忌發(fā)破舊臟污名片，二忌濫發(fā)名片，三忌索要名片，四忌隨意存放名片，五忌涂改同事名片借用，六忌非公務目的男士主動給女士留名片。人際溝通接待中握手引領的禮儀

我國在接待客人時最常見的禮節(jié)是握手，秘書人員在接待時中也有很多引領客人的工作，這兩項工作的基本禮儀要求秘書人員必須熟悉和掌握的。握手1通常情況下，主人、尊者、長者、女士先伸手，而客人、卑者、年輕人、男士應先問候，等對方伸出手來，立即回握。如果一人需要與多人握手，按照先女后男、先尊后卑、先長后幼的順序，也可按照與你遠近的順序一一握手，不要交叉握手。1握手（2）握手時距離對方約一步遠，上身略前傾，伸右手，拇指張開，四指并攏，在與腰同高的位置與對方一握，一般禮節(jié)性的握手持續(xù)3-5秒為宜，禮畢即松開。握手時不要戴手套，手應當保持清潔和干爽，來不及脫掉手套或清潔雙手應致歉。1握手女士如果不打算與對方握手，可以欠身微笑致意，不可視而不見或轉身離開。引領22引領一般引領。首先告知客人所去之地，引領時要配合對方的步幅，在客人左前一米左右處，身體稍向右轉體，側身向著客人，可邊走邊聊一些相關話題，走三步可用左手做一下引領提示。轉彎或上樓梯時，要提前提示。電梯引領。應先告訴客人樓層，在電梯外一手按住按鈕，一手請客人先進電梯，然后進入電梯按樓層鍵；下電梯時，一手按住開門按鈕，一手請客人先出電梯。2引領進門引領。進門一般左手扶門，右手引領?！巴忾_門客先人，內開門己先人”即：門是向外拉開的，秘書拉開門，側身立門旁按住門，請客人先進；門是向內推開的，秘書一般右手推門進去，然后換至左手按門，再請客人進入。座位引領。一般右為上，左為下。用手勢引領客人坐上座。通常離門較遠的或面對門為上坐，長沙發(fā)與單人沙發(fā)，長沙發(fā)為上坐。人際溝通熱情接待藝術秘書部門是綜合辦公部門，秘書人員處于上下、左右、內外綜合溝通的中介地位，接待到本單位訪問和辦事的各方人員是其工作的重要組成部分。接待工作的好壞，體現(xiàn)了接待人員本身的素質、能力、水平，更展示了一個單位的工作作風和外在形象。接待前的準備11確定接待的類型按照國別可分內賓和外賓接待，按照是否預約可分有約和無約接待，按照訪客人數(shù)可分個人和團體接待等。接待環(huán)境要整潔、明亮、美觀、無異味。接待用品也要提前準備好，如桌椅、茶具、茶葉、飲料。

做好環(huán)境準備無論什么類型的接待，都要有誠懇的精神和合作的精神，要讓對方有受到重視，受到歡迎的感覺；同事間也要互相協(xié)助，不可各自為政。本單位的相關情況，如產(chǎn)品情況、部門設置、領導及員工情況等。接待相關的資料準備，諸如酒店賓館信息，本地區(qū)的經(jīng)濟、社會、文化等相關情況等。如果是有約接待要了解來賓的各項信息，如人數(shù)、姓名、性別、年齡、民族等。如果是重要的有約接待，還要制定接待計劃。接待的過程2見到客人的第一時間接待遵循“3S”原則，即：Standup(站起來)See（注視）Smile（微笑）并向對方問好，詢問對方來意、身份等。如果客人進門時正在忙碌，可用眼神、點頭、手勢等身體語言表示你已經(jīng)看到對方，示意對方稍等。1親切歡迎重要的有約接待一般要到單位門外或車站、機場提前等待，并主動上前禮貌地確認對方的姓名和身份，待認可后做簡短的自我介紹。自我介紹時可遞上名片等。如果對方有行李，要主動幫助提攜，如果對方拒絕，不要強求。如果乘車，請按禮儀指明客人的座位，并等客人落座后再上車并關車門。引導客人落座，奉茶并根據(jù)具體情況處理，向領導引見或先行交談。如果有工作需要離開，可向對方說明情況得到原諒或安排其他人員陪同。在工作間隙要適時詢問客人的需求，以免對方有被冷落的感覺。2熱情待客客人起身告辭，秘書應立即起身，“出迎三步，身送七步”一般送至樓梯口或電梯口即可，重要客人送至門口即可，如有行李或較重物品，要幫助提攜。與客人告別時應以恭敬真誠的態(tài)度握手話別。送別后不可立即離開，應面帶微笑，揮手致意，等客人離開后再離開。人際溝通如何制定接待計劃

在接待工作中，有一些重要的、涉及面廣或較為復雜的接待，僅僅依靠臨時的普通的接待方法已不能圓滿周到的完成接待任務，這要求秘書人員進行細致的準備，做好接待計劃。首先與來訪一方溝通，協(xié)商，確定來訪的起止時間，來訪期間的活動安排，然后征得領導的同意和批準，然后及時傳送給來訪一方，讓對方做到心中有數(shù)。根據(jù)主要來賓身份確定接待規(guī)格。接待方主陪人員的身份決定了接待規(guī)格的高低，即接待時由怎樣等級的人出面接待、陪同，同時也決定接待時的用餐、用車、活動安排等一系列的規(guī)格。接待規(guī)格有高、對等、低三種：主陪人員比主要來賓的職務高為高規(guī)格接待，主要表達對對方的重視和禮遇；主陪人員與主要來賓的職務相當是對等接待，這是最常見的接待規(guī)格；主陪人員比主要來賓職務低為低規(guī)格接待，如上級領導視察工作一般都是低規(guī)格接待。擬定日程，做好接待方案。主要包括人員安排和日程安排，可制定表格印發(fā)給相關人員（1）人員的安排。時間、地點、事項、主要工作人員、陪同人員等。所有人員都應清楚的知道自己在接待中的任務。（2）日程的安排。包括日期、時間、活動名稱和內容、主要來賓、陪同人員等內容。住宿、餐飲、參觀娛樂等安排。包括住宿地點、標準和房間的數(shù)量；宴請的時間、標準和人數(shù)；參觀娛樂的時間、地點、交通安排等確定經(jīng)費的列支。包括工作費用、住宿費、餐飲費、勞務費、交通費、參觀游覽娛樂費、紀念品費、廣告宣傳和公關費、其他費用。握手與引領主人、尊者、年長者、女士先伸手客人、卑者、年輕人、男士先問候與多人握手，先女后男、先尊后卑、先長后幼也可按照與你遠近的順序握手，不交叉握手握手的順序握手姿態(tài)雙方約一步遠，上身略前傾。伸右手，拇指張開，四指并攏，在與腰同高的位置與對方一握。一般禮節(jié)性的握手持續(xù)3-5秒為宜，禮畢即松開。既不可太長太用力，也不要太短太無力握手時眼神應當注視對方，不可左顧右盼不要邊握手邊拍打對方的肩膀握手時不要戴手套，手應當保持清潔和干爽女士如果不打算與對方握手，可以欠身微笑致意握手需要注意的問題引領一般引領電梯引領進門引領座位引領一般引領電梯引領居中介紹介紹的順序外人優(yōu)先主人優(yōu)先尊者優(yōu)先長者優(yōu)先女士優(yōu)先疏者優(yōu)先眾人優(yōu)先早到者優(yōu)先介紹的姿態(tài)1.站立2.手勢四指并攏，拇指微張，手心朝上，手背朝下。手指向被介紹的一方，頭則面向另一方。不背對任何一方，上體可略前傾。人際溝通秘書如何為他人做介紹在公務交往中，介紹人常由公關禮儀人員或秘書擔任，因此秘書常常有為他人作介紹的工作需要，那么為他人作介紹時要注意哪些細節(jié)和禮儀呢？在作介紹之前最好征求被介紹者的意見1注意介紹的順序22注意介紹的順序不分男女老少，社會地位的高低在介紹順序中最重要。一般遵循“”外人優(yōu)先、主人優(yōu)先、尊者優(yōu)先、長者優(yōu)先、女士優(yōu)先”的順序。即：組織內部人員先被介紹給外部人員，客人先被介紹給主人、卑者先被介紹給尊者、晚輩先被介紹給長輩、男士先被介紹給女士。還有一些其他情況，如與自己關系親密的一方先介紹給關系一般的一方、個人先介紹給眾人、遲到者先介紹給早到者等等。2注意介紹的順序注意介紹的姿態(tài)3為他人做介紹時，一般是站立的。介紹的手勢要優(yōu)雅，四指并攏，拇指微張，手心朝上，手背朝下。手指向被介紹的一方，頭則面向另一方。不背對任何一方，上體可略前傾。4秘書如何為他人做介紹在正式場合，不可以用手指點被介紹人或拍打被介紹人的肩和背。人際溝通秘書如何做一個有效的自我介紹自我介紹是主動展示自我形象和價值的一種方法和手段，常常決定著更深層次的溝通能否順利實現(xiàn)。那么，秘書怎樣才能做一個有效的自我介紹呢？區(qū)分自我介紹的場合1秘書在工作中要進行自我介紹的場合主要有工作性場合，如接待、會議、商務活動、面試等公務交往場合；禮儀性場合，如講座、報告、慶典、儀式等正規(guī)隆重的場合；社交性場合，如宴會、酒會等應酬性或一般的公共場合。2自我介紹在自我介紹之前，首先要問自己兩個問題：一是“我希望對方了解并記住我的哪些信息？”它的答案決定了你要選擇哪些需要介紹的信息，并用什么方法讓對方記住這些信息。二是“我出現(xiàn)在當下場合的原因是什么？”它的答案決定了你能不能被對方認同并快速接納。選擇合適的個人信息并合理安排時間3通常的自我介紹時間都不會太長，1-3分鐘比較常見。10%的時間用于基本信息介紹，如姓名、職業(yè)信息等；80%的時間是與出席場合、內容有關的個人信息，3選擇合適的個人信息并合理安排時間如姓名、職業(yè)信息等；80%的時間是與出席場合、內容有關的個人信息，如招聘要說明你負責的工作與招聘崗位的關系，應聘要說明你與工作相匹配的能力，接待要說明由你負責接待的原因，會議要說明你參加會議的原因和目的，宴會、酒會你可能要說說你喜歡的菜式，酒品、電影等；最后10%的時間則是總結或結束語。準備一個有效的自我介紹最好的方法就是平時有意識地進行自我介紹的準備和練習，這樣遇到不同的場合時，也就能夠更加自如流暢完成介紹。人際溝通有效介紹技巧

介紹，是交流與溝通中最普遍的禮節(jié)，是見面相識和發(fā)生聯(lián)系的最初方式。那有時候我們會把自己介紹給別人，有時候我們會把別人介紹給別人，有時候我們會把一個人介紹給多位，有時候呢又需要把很多人介紹給一位，所以掌握一定的介紹技巧也是非常有必要的。介紹順序1我們在做介紹的時候，要遵循一個原則：尊貴的一方有權利先知道另一方的情況，所以在介紹的時候我們經(jīng)常把地位比