招商會四步成功秘笈課件

招商會四步成功秘笈張紅招商會四步成功秘笈1招商會四步成功秘笈第一步：未雨綢繆——招商運籌（招商會運籌期）第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打——細節(jié)籌備（招商會籌備期）第三步：環(huán)環(huán)相扣——精耕細作（招商會運作期）第四步：配合促進－服務履約（招商會促進期）招商會四步成功秘笈第一步：未雨綢繆——招商運籌（招商會運籌期2招商會成功秘笈－－第一步：未雨綢繆——招商運籌招商會是現(xiàn)在很多企業(yè)拓展的主要手段之一，也是其企業(yè)和產(chǎn)品走向消費者的一個重要的方式。招商會的籌備和召開也是一門復雜的營銷過程，細節(jié)決定結(jié)果，有可能花了幾十萬的費用，僅僅是解聽電話技巧有點不過關(guān)，就使參會人數(shù)減少一半，有可能來了上百人，僅僅對一個挑剔的客戶語氣兇了一點，極有可能要簽約的人就少了一半，招商會的過程就是一個對極品賽車的拼裝和磨合過程，稍有不甚，前功盡棄。職責和分工的細化是招商會成功的基礎。我們公司曾經(jīng)成功召開了眾多會議，一些心得和大家進行分享。

招商會程序確認：招商會是一門集公關(guān)、宣傳、造勢為一體的綜合學科，設計到公司的很多部門，招商會流程確定關(guān)系到前期籌備期的職責劃分。

招商會成功秘笈－－第一步：未雨綢繆——招商運籌3招商會運籌期一、招商廣告的發(fā)布

二、會場的選定及布置

三、會前費用預算（需要各個部門配合完成）四、接聽電話的技巧

五、資料的傳真與郵寄六、來賓確認及接站確認!

招商會運籌期一、招商廣告的發(fā)布

4招商會運籌期：一、招商廣告的發(fā)布

1、發(fā)布時間：發(fā)布時間不能與會議時間相距太久，也不能太近。一般定在招商會前半月左右發(fā)布，要做到有意向者在看到廣告后我們有充分的時間把資料寄去并電話進行解釋、邀約和其有充分的準備時間參加招商會議。如區(qū)域招商會可適當將發(fā)布時間提前到10天之內(nèi)。

2、發(fā)布內(nèi)容：突出優(yōu)勢和重點，言簡意賅，有限的空間說清楚有限的訴求，何年何月何地參加什么樣的一個項目會議，來參加有何好處就足夠了。

3、發(fā)布形式：一般以平面半通欄黑白稿形式發(fā)布，如與當?shù)孛襟w關(guān)系較好，可選擇通欄或彩稿形式發(fā)布。4、發(fā)布媒體選擇：以投資者偏好媒體為主，如《中國經(jīng)營報》、《銷售與市場》等，如區(qū)域招商會應選擇當?shù)匕l(fā)行量較大的媒體?，F(xiàn)在網(wǎng)絡招商信息的發(fā)布也是一條方便快捷的途徑。5、發(fā)布注意事項：內(nèi)文一定要反復校對，以免出錯；發(fā)布版面一定要選擇效果好的版面，另外版面設計一定要有沖擊力，即使與其它小廣告擠在一起出能清晰的分辨出廣告的位置；招商內(nèi)容主題突出，一目了然；咨詢電話至少留兩部以上，確保每個咨詢者能充分了解招商會的內(nèi)容。

招商會運籌期：一、招商廣告的發(fā)布1、發(fā)布時間：發(fā)布時間5

招商會運籌期：二、會場的選定及布置1、會場選擇標準：

A、交通便利：便利的交通可為參會者和舉辦者減少很多麻煩；B、在當?shù)乇容^知名：會場不一定要有特別高的檔次，但一定要在當?shù)匦∮忻麣?；有時候特別高的檔次反而會起到反作用，因為投資者越來越明白羊毛出在羊身上的道理，過度的檔次會使他們產(chǎn)生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現(xiàn)他們的服務承諾嗎？

招商會運籌期：二、會場的選定及布置1、會場選擇標準6招商會運籌期：二、會場的選定及布置

C、具備同時開會、住宿、就餐的條件：根據(jù)不同的會議規(guī)模選擇不同的會議地點。會場的選擇與布置應同時考慮會場色調(diào)對來賓心理、情緒的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會場，在那個環(huán)境里呆長了會使人煩躁，一般以藍色和淺灰色為主。會場要求整體環(huán)境舒適，溫度適宜，不壓抑，無噪音，光線充足，能滿足預期人員的座席，音響效果良好，具有數(shù)碼投影儀與幕布，白板，立式講臺，飲水機，產(chǎn)品展示柜等。衛(wèi)生間不能離會場太遠，不然會給來賓造成諸多不便。（如不具備投影儀的會場則要提前與投影儀設備公司租用，一般一天的使用費在500元左右，壓金可以爭取不交）

住宿要求以雙人標間為主，無噪音，會務組安排在樓層首間或便于查找的位置，如到會人員在50人左右最好給會務組安排兩個房間，便于溝通；與酒店樓層或總臺服務人員事選溝通好每日幾點定時拔打叫醒電話用餐電話課前通知；避免分散住宿，所有房間要集中安排；提前將房間鑰匙領取至會務組，來賓到會務組登記后交鑰匙壓金領取房間鑰匙。;

就餐要求：就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會人員同時用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號，便于分組后確認。就餐按當?shù)貥藴蔬m當安排，原則是中、晚餐按10人臺計算，暈素搭配每桌不超過十個菜，主食以當?shù)亓晳T搭配，上菜速度要合理，不能過長；早餐最好是自助餐（有些酒店的早餐可以爭取免費）；招商會后如安排聚餐，菜可適當增加，酒水以啤酒或低度酒為主，高度酒容易喝醉，使會議結(jié)束后的溝通不能順利進行，所以會議后的聚餐通俗的講是喝好不能喝倒，尤其是自己員工不能喝倒。

招商會運籌期：二、會場的選定及布置

C、具備同時開會、住7招商會運籌期：二、會場的選定及布置

D、會場的布置：為了增加會場內(nèi)的氣氛，條幅、海報、招帖是必不可少的。

從一進會場開始首先要有導引牌，如會場門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅，進入會場大廳要有登記處，（區(qū)域招商會或小型會議為了減少人員分流可將登記處安排在會務組），有本次會議的主題導引牌、會務組導引牌、會場導引牌、會場至衛(wèi)生間的導引牌、飲水區(qū)導引牌、吸煙區(qū)導引牌等，并由酒店專人負責前廳會議接待。引導牌的制作可由酒店方協(xié)助，布置由酒店完成或協(xié)助。

“禁止吸煙”，“請將手機關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿打電話和走動”等警示語分別貼在會場明顯處。

類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前一天布置完成。

招商會運籌期：二、會場的選定及布置

D、會場的布置：為了8招商會運籌期：二、會場的選定及布置

2、會場的費用的結(jié)算：有專人負責和一人簽字負責制，一定要和酒店負責人協(xié)商好，鑰匙各個參會的客人一定要交押金給會務組，便于管理，同時房間的長話一定說清楚只有會務方的總指揮才有資格給開長話，這個有時候很重要，有的客人不自覺，冒充會務組人員要求總臺開長途，結(jié)果有一次一個企業(yè)搞會議，光電話費就多付了2000多元，悔之不及呀。招商會運籌期：二、會場的選定及布置

2、會場的費用9招商會運籌期：三、會前費用預算三、會前費用預算：把各個能想到的提前預支，尤其是當著客戶的面不能透露消息和讓客人感覺公司很斤斤計較，招商會有時候需要打腫臉充胖子。

招商會運籌期：三、會前費用預算三、會前費用預算：把各個能10

招商會運籌期：四、接聽電話的技巧：1、電話接聽程序：

招商電話接聽第一責任人是商務拓展部或者相同于整個職能的部門，如果同時有幾部電話打過來，內(nèi)線再轉(zhuǎn)到分管市場副總和常務副總處。每一個接聽招商電話的人必須正式填寫招商電話接聽表，詳細填寫各個項目，由商務拓展部每天匯總一次。（區(qū)域招商會也必須安排專人負責接聽招商電話）2、前臺接聽電話的標準語言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，這里是某某公司。”

對方如果詢問招商信息，就直接轉(zhuǎn)到招商部，如果幾個內(nèi)線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“你好，他現(xiàn)在不在，您能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來后我轉(zhuǎn)達給他，讓他直接打電話給您”。等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。

招商會運籌期：四、接聽電話的技巧：1、電話接聽程序：11招商會運籌期：四、接聽電話的技巧：

3、在接聽招商電話時，首先是聆聽，聽清楚對方要問什么，關(guān)心什么，再能對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點和優(yōu)勢。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級招商的區(qū)域壟斷保護，比較豐厚的價差，文化營銷和體驗營銷等的咨詢。這幾個方面一定要了解清楚和解釋清楚。4、詳細記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業(yè)或從事行業(yè)，有無行業(yè)操作經(jīng)驗，信息來源，有無時間參加招商會，是否需要寄資料，聯(lián)系電話（如有的客戶不愿留電話可說明電話是快件公司為了確認詳細地址用，不否則快件公司不受理）。

招商會運籌期：四、接聽電話的技巧：3、在接聽招商電話時12招商會運籌期：四、接聽電話的技巧：5、如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者，一定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說你在考慮考慮，我們在電話里只能談個框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進行交流等等。6、言出必踐：一旦答應經(jīng)銷商或者咨詢者的事情，一定要按時答復，即使是沒有結(jié)果，也要通知一聲。比如說：我下午查完后馬上給你回話，后來下午一忙就忘了，過來兩天再想起來打電話過去，對方說不想作了，一個小小的失誤就有可能造成很大的損失，因為對方會想你連這點的承諾都做不到，何況復雜的營銷服務承諾呢。招商會運籌期：四、接聽電話的技巧：5、如果遇到語言比較激13招商會運籌期：四、接聽電話的技巧：7、超過自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對方以羅嗦的印象。

8、公司的談判機密不能泄漏。比如說別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。接聽交代的事情不推委，應該盡自己所能來解答，解釋不清楚的就記下來，等得到準確答復后在回答給經(jīng)銷商。招商會運籌期：四、接聽電話的技巧：7、超過自己范圍的事件14招商會運籌期：五、資料的傳真與郵寄發(fā)放

五、資料的傳真與郵寄發(fā)放

1、資料發(fā)放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產(chǎn)品彩頁，如有嘉賓需發(fā)請柬。

2、資料發(fā)放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。3、資料發(fā)放的注意事項：

A、邀請函的內(nèi)容與設計可先與總部溝通，且需一致；

B、各種資料的復印裝訂要注意，不能出現(xiàn)錯頁、漏頁、翻頁等現(xiàn)象；

C、信封的填寫與內(nèi)容一致，嚴禁出現(xiàn)張冠李戴；

D、如有必要附請柬的貴賓，請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫；

E、每套資料都應附有招商部的名片，以備聯(lián)系。

招商會運籌期：五、資料的傳真與郵寄發(fā)放

五、資料的傳真15招商會運籌期：六、來賓確認及接站確認1、為了方便來賓確認，確認方式分幾種情況：傳真確認，電郵確認，信函確認，電話口頭確認。需接站的來賓應提供移動通訊方式，以備急用。

2、無論是推薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向一定要有個大概的認識，商業(yè)公司，連鎖、省代理、市代理、區(qū)縣級還是兼職個人，只有明確后才方便我方進行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項一定要詢問清楚，避免出現(xiàn)拓展獎勵糾紛。

3、來賓出發(fā)前再進行一次電話溝通，確定中途方式到達時間是否安排接站，并再次強調(diào)會場地址及乘車路線。4、接站人員憑接站名單確認接站人員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結(jié)實耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字如：某某某公司招商會接站處。有些航班或車次經(jīng)常出現(xiàn)晚點，所以最好安排站內(nèi)接站人員長時間等候；詳細游覽接站組工作職責。

會議的運籌期十分重要，他是成功的基礎和保障，招商要想成功首先得有人來，而這個階段就是解決能否有人來得重要環(huán)節(jié)。

招商會運籌期：六、來賓確認及接站確認1、為了方便來賓確認16招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備招商會的第一步是解決客戶的來源問題，第二步就是為招商會的召開準備資料和審核課程，有人可能疑問我們?yōu)槭裁窗哑綍r認為很簡單的資料準備和課程單獨提出來自成一章，這個疑問有好多人有，那么這也是有的公司招商成功有的不成功的內(nèi)在原因之一，我們說過，招商會的過程就好像一個拼裝極品賽車的過程，任何一個小細節(jié)都不能失誤，例如招商會的資料，有40人參加，一般帶45份就夠了，而我們一般帶60多份，為什么，因為很多有意向客戶回去就要開展工作，資料結(jié)果沒有帶夠，等回到公司在發(fā)過去，日子估計也過去半個月了，半個月有很多意外可以發(fā)生的。

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備招商會的第17招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

招商會籌備期

一、資料的準備

二、人員分組與協(xié)調(diào)

三、課程的審定與演練

四、會前動員會及各小組工作流程演練

五、工作人員提前進駐會場

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

招商會籌18招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

一、會議物資的準備

1、會議資料的準備：會議資料的內(nèi)容準備，寧可多備也不要出現(xiàn)到時不夠用的情況，一般的科學儲備量是確定參會人員總和的150%。因為有的客戶參加會議時候，把資料忘到房間了，就隨手再領一份，服務人員總不能說，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時會議完畢之后一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴大宣傳，我們沒有帶來，結(jié)果回到總部后想發(fā)過去的時候，對方也可能就沒有會議那份激情了，因為我們的招商會大都是在外地開的，在公司本地開的機會比較少。備而無患是必要的。

A、來賓資料袋內(nèi)容（以一個連鎖公司為例）：會議手冊，招商書，招商手冊，產(chǎn)品彩頁，運營手冊大綱，專賣店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證；

B、會務組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時刻表；

C、溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會務組成員通訊錄（人手一份），招商書，各級經(jīng)銷商合同，運營手冊VI手冊七本及相關(guān)資料；

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

一、會議19招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備2、會議物資的準備：根據(jù)會議不同規(guī)模設定內(nèi)容。

A：常用物資：電腦，打印機，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機，一次性水杯，照相機、攝像機或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標志、公司放大的標識、以及各種通知條，比如說有現(xiàn)場打電話的，直接去說可能唐突一些，那么準備一個紙條，“先生女士，你好，請維持會議現(xiàn)場的安靜，請把手機調(diào)至震動或關(guān)閉，謝謝配合；你這樣遞過去一個條子，比說話的效果要好多了。

B：產(chǎn)品樣品（常用的產(chǎn)品多帶一些，比例為1：5左右，以防現(xiàn)場有人購買），常用藥品（感冒、發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因為員工極有可能吃不上飯）；

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備2、會議物資20招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備二、人員分組與協(xié)調(diào)

1、分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務，其次是配合其他組的需要，千萬不可發(fā)生自己的活沒有干完，卻忙著去干不屬于自己的工作，結(jié)果出現(xiàn)了即沒有耕好別人的責任田，也沒有種好自己家的自留地。在自己本職工作做完或不忙的情況下應主動配合別的部門工作。

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備二、人員分21招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

2、分組的設置：

A、總指揮：一般有公司老總或者副總擔任，主要是會議前期的組織、后期服務和總協(xié)調(diào)；

B、副總指揮：這個崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負責左右細節(jié)的安排和處理，同時注重會議議程科目和時間安排，市場業(yè)務處理；

C、會務組組長：一般有行政部部長擔任或者市場部經(jīng)理擔任，要求心態(tài)平和，熟悉各個經(jīng)銷商的情況。負責會議接待、登記、會議資料的發(fā)放、各個住宿房間的安排及會場的整理、各個成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務性安排，參會人員的往返接送等；若人員充足可在會務組中再設登記、接站兩組；D、會場組：會場秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務處理、會場氣氛的營造；E、后勤組：票務安排、會議各種費用結(jié)算、支付等；

F、溝通組：這個組責任最重，一般有分管副總或者市場總監(jiān)擔任，成員是熟悉市場和具有談判能力的人，負責參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會人員的事務協(xié)調(diào)、意向經(jīng)銷商的溝通促進、配合會務組進行業(yè)務安排等。

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備2、分組的22招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

3、分工固定但所設人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學分配，避免一件事幾次換人等重復用工現(xiàn)象。如：會場組人員在沒有課程時可協(xié)助業(yè)務組談判或會務組工作。

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備3、分工固23招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

三、課程的審定與演練

1、提前10天定好講課內(nèi)容，并由授課人提供課件或講課提綱。

2、授課內(nèi)容不沖突，而且要有遞進關(guān)系，課程的順序很關(guān)鍵，一般順序是行業(yè)前景和公司的優(yōu)勢講解；公司的項目介紹和政策闡述以及投資分析；公司的營銷策略分析；樣板市場的啟動介紹和財務分析；其他需要設置的內(nèi)容?；旧习凑战?jīng)銷商的了解事務的習慣和次序來講解，比如說如果上述次序調(diào)整，在經(jīng)銷商不了解政策的情況下，講解營銷方案和財務分析就顯得很突兀，不容易被人接受。

3、對授課人的表達能力及語言習慣充分了解，如不具備我方要求及時調(diào)整或更換。

4、必須安排每位授課者提前演練。

5、設計備講主題與備講人，以防突然情況發(fā)生。

6、主持人講稿的審定很關(guān)鍵，主持人不僅僅是一個主持，更是一個總結(jié)者，一個優(yōu)秀的主持，會把每一個講課人的內(nèi)容總結(jié)以及導引到下一個課題，過渡的很自然。

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

三、課程24招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

四、會前動員會及各小組工作流程演練

1、會前總動員要讓每個與會員工了解整個會議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到期最佳。

2、會前的演練十分重要，通過模擬演練可發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足和人員分工是否合理，以便及時調(diào)整。

3、具體工作流程瀏覽后文。

4、所有工作人員進入會場后應統(tǒng)一著裝，配帶公司徽標，注意整體形象。

5、參會工作人員在會議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊情況也應避開公共場合，公共場合交流中避免不雅的口頭闡，不隨地吐啖。

6、需要住在會場的工作人員在休息過后一定要將個人用品及床上用品收拾到位，保證給客戶提供舒適的溝通環(huán)境。

7、注意公司形象，給會場留下好的印象，為下次合作提供基礎。

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備

四、會前25招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備五、工作人員提前進駐會場：所有工作人員應提前一天到會場熟悉會場環(huán)境，了解各自工作崗位，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。提前預約賓館進行各種條幅和導引牌的制作，會務組房間盡量安排在電梯口旁邊，如果靠里面，那么在顯眼的墻壁上貼上一個指示牌。

會議室的布置很關(guān)鍵，調(diào)試音像和投影必須提前，以免失誤發(fā)生，必須有公司開會的濃濃氛圍，給成功創(chuàng)造隱形的基礎保障。

招商會的細節(jié)籌備很關(guān)鍵，瑣碎而繁雜，慢慢要形成一個程序和章法，并且根據(jù)不同的環(huán)境來進行有目的的變化，這個看似不起眼環(huán)節(jié)其實是招商會成功的鋪墊。

招商會四步成功秘笈－－第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打—細節(jié)籌備五、工作人26招商會運作期：（招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作）

一、會務組的工作流程!

二、登記組的工作流程

三、接站組的工作流程（需要配合完成四、會場組的工作流程五、后勤組的工作流程（需要配合完成）六、業(yè)務組的工作流程七、溝通組的工作流程八、主持人的工作流程

九、授課人的工作流程十、公司留守人員的注意事項:

十一、用餐時注意事項十二、員工如何合理休息十三、突發(fā)事件及客戶投訴的處理

招商會運作期：（招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作）

27招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作一、會務組的工作流程（會務組是招商會的大腦和管家，事無巨細，前頭萬緒，會務組組長一定是一個既了解經(jīng)銷商又有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵）

1、確定會場后，會務組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。

2、會務組人員確定會務組房間后將會議物資全部放好并進行登記，分類并標注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機、相機、DV等設備的妥善保管，責任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務組應24小時有人在崗。

3、了解會場所能提供的服務，如：接送車輛、叫醒報務、免費早餐、市內(nèi)免費電話等。并與服務部門詳細說明如何配合。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務的時間，方式，語氣等。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作一、會務組的工作流程28招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作4、如來賓需要特殊的服務如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務組概不負責，如果能形成文字就更好。

5、會務組除安排日常接待辦公房間外還應安排用于專門與客戶溝通的房間，套房要開一間到兩間，費用這個時候不能省。

6、會務組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒有進門之前先嗅到了味道，你說會有什么感覺。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作4、如來賓需要特29招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作7、來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，即使不是自己的業(yè)務范圍，不能直接說：你去找那個那個人吧，支走OK，一定要說你等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權(quán)處理。

8、掌握所有會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司哪個人員溝通過，這個很重要，如果知道，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談判就是知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣的不同都會給客戶產(chǎn)生不正規(guī)的感覺，同時也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個誰、誰說了，你們是這樣的等等，來制造事件為自己利益打算。

9、如接站車輛途中遇到塞車，及時向來賓解釋，請其等候或自己打車前往會場。

10、做好有突發(fā)事件的心理準備以及應對策略和第一、第二責任人，如：來賓之間產(chǎn)生糾紛，有人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參與等。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作7、來賓提出的30招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作二、登記組的工作流程

1、根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。

2、登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。3、與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時了解入住信息，確?？腿说娜胱“才?。4、提前向前臺領取客房鑰匙，為來賓省去復雜的登記過程。

5、一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務臺，不是不相信，而是防患于未然，同時也使客戶愛惜客房物品，因為抽煙燙洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有押金最終公司要承擔。6、來賓到達時熱情接待，詳細詢問并親自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認。7、來賓填寫完登記表后發(fā)放整套資料，說明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看《會議須知》，不明處查詢會務組，并告知會務組所在；由專人負責將來賓送入客房，主動幫助來賓提行李，如客房內(nèi)已有客人要主動做介紹。

8、提醒客人將貴重物品妥善保管。9、客房安排盡量一次到位，避免對來賓進行調(diào)房，如有特殊情況必須安排的，應向調(diào)動雙方做好解釋工作。10、本地的來賓要對其進行指引，告知會務組、會場、衛(wèi)生間的具體位置。11、輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作二、登記組的工作流程

31招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作三、接站組的工作流程（需要配合完成）

1、詳細檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員一覽表》等。

2、接站組成員應詳細了解所接對象，并有其移動聯(lián)系方式。

3、如出現(xiàn)晚點應耐心等候，在無接站任務時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠。

4、接站司機應隨時待命，并合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象。

5、接到來賓應熱情主動的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明。

6、如遇塞車現(xiàn)象應及時向會務組反映情況。

7、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會務組。

8、若客人要求外出游玩必須請示會務組，得到同意后方可出行。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作三、接站組的工作流程32招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作四、會場組的工作流程

1、與會場服務員充分溝通，做到會議期間雙方緊密合作。

2、在會議開始前一小時進入會場，檢測會場設備：麥克風、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。

3、選擇并預留攝像機位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。

4、由1~2人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機關(guān)閉或調(diào)到無聲，或向其出示警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿喧嘩和走動”等警示語。

5、引導來賓從前向后坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點頭示意等。

6、來賓入席后由會場服務員提供茶水，但是僅限于會前和中間休息的時候，中間倒水一是影響授課人的情緒，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。

7、在授課期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序，如有來賓打盹，可為其提供風油精或清涼油提神。

8、為保證授課人的思路不受干擾，授課期間會場內(nèi)除攝像人員可以來回走動外，其他人員盡量減少走動。

9、注意各個來賓的神態(tài)和聽課的認真程度，這個對后期談判都起到很好的作用，在一次招商會上，有個客戶很刁蠻和苛刻，有很多人認為他不能成為客戶，但是會場組人員給我講了一個細節(jié)，這個人的會議記錄最全，一直在聚精會神的聽課，他至少也是一個身價千萬的老板，能這樣來參加招商會，我想是肯定要做的，刁蠻和苛刻不過是在談條件，因為有這個心理準備，那么我在闡述“越是苛刻的客戶越是將來有可能合作的客戶”觀點的時候，切入服務和受益的解釋，在不違反公司原則的情況下盡可能一起努力來協(xié)調(diào)，同時強調(diào)如果原則可以打折，是不是允許服務可以打折，如果可以，我們馬上簽，結(jié)果雙方都笑了，合同自然也成交了。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作四、會場組的工作流程

33招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作五、后勤組的工作流程（需要配合完成）

1、做好各項開支的費用預算，協(xié)助購買并保管所需物資，保障有力。

2、提前與訂票公司聯(lián)系，并了解始發(fā)車次及航班次，爭取為來賓提供經(jīng)濟快捷的返程路線。

3、和會務組進行溝通，提前取得各個客人返程的時間和要求，集中購買，以免耽誤時間。

4、后勤組也是機動組，隨時聽從總指揮的安排。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作五、后勤組的工作流程（34招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作六、業(yè)務組的工作流程

1、在登記組將到會名單提供后，在第一時間內(nèi)將名單進行分組。分組原則是將關(guān)系好的來賓分在一起，并在每桌安排一個我方工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊安排和我方關(guān)系較好的來賓或朋友去調(diào)查其動機和促進。

2、了解來賓的住宿房間位置，對目標人進行初步的交流，探訪。

3、準備VI手冊，運營手冊，各種合同資料的準備。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作六、業(yè)務組的工作流程

35招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作七、溝通組的工作流程

1、會前將有意向來賓的情況進行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。

2、溝通時要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷，再行動。

3、對準備簽約的來賓先重點突破，促其形成帶頭作用。

4、談判時可利用“銷售緊迫感”對來賓開展心理暗示。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作七、溝通組的工作流程

36招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作八、主持人的工作流程

1、主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等。

2、會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進行公布。

3、擬定每位授課人的經(jīng)歷與職務簡介，當授課人上臺前進行介紹。

4、授課后用簡單的總結(jié)發(fā)動來賓為授講者鼓掌。

5、事先準備好活躍課間的話題、活動。

6、主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關(guān)。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作八、主持人的工作流程

37招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作九、授課人的工作流程

1、會前十五天準備好授課內(nèi)容，并提供給相關(guān)對口副總處審核。

2、提前五天將授課內(nèi)容做成課件，交于會場組課件播放人員，或交總公司備存，由公司人員協(xié)助制作。

3、有條件的情況下提前三天做演練，確保授課無誤

4、授課前充分休息，調(diào)整狀態(tài)，保證最佳授課狀態(tài)。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作九、授課人的工作流程

38招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作十、公司留守人員的注意事項

1、留守期間詳細接聽電話，并詳細記錄。

2、如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應熱情接待，并說明招商會情況，如有需要通知會務組派車將客人接至會場。

3、留守期間注意防盜、防電等安全，嚴禁脫崗。

4、用餐時可輪換，或叫餐上門。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作十、公司留守人員的注意39招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作十一、用餐時注意事項

1、會議用餐前一小時與餐廳負責人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預備量。

2、用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓，引導來賓就坐。

3、如有特殊習慣或宗教信仰的來賓應提前安排。

4、對餐廳前臺人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會務組專人進行安排，客人如自行安排會務組概不負責。

5、待來賓全部入座后員工填補到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐。

6、會務組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準備些牛奶或點心充饑，確保工作人員充沛體力。7、如果是自助餐，那么結(jié)算的時候一定要按照實際發(fā)生數(shù)量來計算，要注意一個細節(jié)，比如提前領取餐票，加蓋我方的公章，不要直接發(fā)到來賓的手里，尤其是早餐，有一次開會的時候，我們算的是1000元，結(jié)果對方說是1200元，為什么，是因為很多客人早餐沒有去，結(jié)果把票留在房間，客戶可能認為無所謂，但是服務員有時候收拾就有可能有不同的結(jié)果，好的餐廳也可能告訴你，不是1000元，而是900元，因為人有的沒有來，這樣的情況比較少，所以我們?nèi)藛T提前在餐廳門口等候，逐個數(shù)完然后計數(shù)。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作十一、用餐時注意事項

40招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作十二、員工的合理休息

在滿負荷工作的前提下確保各組員工的合理休息，每組根據(jù)自身情況制定合理的休息安排，如：登記組和會務組的工作主要集中在來賓登記、用餐、休息、返程的時間，其它時間則不是很忙，所以可安排適當?shù)妮啌Q休息；會場組的工作主要集中在授課期間，剩余時間應協(xié)助其它組工作或輪換休息；業(yè)務組與溝通組的主要工作時間是在來賓休息時與來賓溝通，所以在來賓授課時可安排與其它組配合或輪換休息。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作十二、員工的合理休息

41招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作十三、突發(fā)事件及客戶投訴的處理

1、如遇來賓酒后失態(tài)，來賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應及時尋找有關(guān)部門配合解決，盡量低調(diào)處理，不引起其它來賓的注意。

2、如在工作中遇到來賓投訴，無論對錯，先賠禮道歉，然后彌補，會后再追究過失問題。公司內(nèi)部的問題內(nèi)部解決，尤其是在會議結(jié)束以后。

3、公司自己員工之間無論發(fā)生什么事情都不能當著客戶的面互相拆臺，雖然不是故意的，但是起到了反面效果。

招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作十三、突發(fā)事件及客戶42招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作

小結(jié)：以上的流程和分工中間有很多交叉，在會議的進行過程當中，可能用不了這么多的部門，有可能一個組負責幾個組的職責，開招商會是一個蘿卜三個坑甚至都不夠，在具體的操作中，可以進行調(diào)整，部門可以調(diào)整，但是內(nèi)容不能減少，開次招商會，就會掉層皮。

招商會的這個階段很關(guān)鍵，控制得當，你就等著簽合同吧，即使交鋒，也是合作前奏而已，如果控制不當，效果可想而知。招商秘笈之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細作

小結(jié)：以上的流程43招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約（招商會促進期）一、招商會結(jié)束來賓的撤離與返程安排二、會務組撤離酒店注意事項（需要配合完成）三、后勤組與酒店結(jié)算和注意事項（需要配合完成）

四、業(yè)務組后期追款注意事項（需要配合完成）

五、會后總結(jié)

六、宣傳材料編輯與制作

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約（招商會促進44

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約第一項：簽約程序以及細節(jié)準備；招商會前后幾十天，也就體現(xiàn)在了這幾個小時，射門開始了。一般招商會項目展示結(jié)束之后，有一個咨詢的安排，大概在一個小時左右，由主持人宣布想要了解項目或者合同細節(jié)的朋友請到后面某某經(jīng)理處了解，那么會前溝通過的經(jīng)銷商，有熟悉的和不熟悉的經(jīng)銷商只要是有意向的，一般都會過去（這個時候經(jīng)銷商是哪個人介紹或者接待的能直接帶著過去最好，作個簡單的闡述，那么咨詢的人就更好工作了），這個時候如果有一個經(jīng)銷商能現(xiàn)場簽約并交納一定數(shù)量的簽約金（數(shù)目從1000元到4000元不等，總之要作到不簽之后要心疼的標準），第一個簽約的時機和簽約金額從某中意義上講決定了后期簽約的質(zhì)量，如果簽約的人沒有帶簽約金，我們寧可不簽，而是給其三天或者兩天的時間來完成定金工作，越是這樣越是效果好。咨詢完畢后一般是由主持人宣布時間安排，一個是用餐的時間安排，一個是晚上以及明天上午預約談判老總的房間和聯(lián)系人姓名。

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約第一項45

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約會餐時公司內(nèi)部人員穿插安排，酒水一定要和餐廳說清楚，第一不允許客人自行點酒水，第二就是我們自己帶酒水，以每桌十人計算，也就是可樂兩大瓶，啤酒三瓶到四瓶，白酒不供應，喝好但是決定不能喝倒，晚上是重點大客戶的簽約談判工作，很多會議最后一放開量，總算可以輕松一下了，結(jié)果酒后吐真言，輕松是輕松了，客戶卻跑了；客戶和老總的談判一定要預約，越是緊張越好，貨不緊俏不好賣呀，預約的時候注意要把相同區(qū)域的人安排順序相連，打個時間差，制造簽約銷售緊張感，我想合同簽的不會不順利，簽約的過程就是一個心理戰(zhàn)的互相攻守的過程，知己知彼，方能百戰(zhàn)不殆，我們以前做的各種細節(jié)籌備這個時候就起到了一個殺手锏的作用，仁者見仁，智者見智，方式方法不同，不在描述，細節(jié)和技巧體會便知。

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約會餐時公46

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約第二項：招商會結(jié)束來賓的撤離與返程安排；重要的客人撤離總是要最后的，客人在撤離的時候涉及到錢財?shù)氖马椧欢ㄒ唤忧宄热缯f鑰匙押金等等，安排參會人員的離開也很關(guān)鍵，對待簽約的經(jīng)銷商和沒有簽約的經(jīng)銷商要一視同仁，千萬不可有差異，有的公司曾經(jīng)這么辦過，吃我們的，喝我們的，結(jié)果什么也沒有簽，回去的時候自己打的去吧，由于來的時候是用公司車接的，那么就產(chǎn)生反差，本來這個客戶很有可能以后還要作，結(jié)果只能是泡湯，客人會想就這個態(tài)度，以后還談家庭式的服務培訓呢，指望不上，經(jīng)銷商是很敏感的，同樣簽約的經(jīng)銷商也有一個心理，不看人對我，只看人對人，聯(lián)想到壞處可就得不償失了，所以返程的安排千萬不可虎頭蛇尾或者貧富有差別，叮囑的語言和一些路上小食品的安排也會溫暖人心，大錢都花了，走的時候每一個客戶身上在花上幾塊錢，也會起到一個意向不到的收獲。

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約第二項：47

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約

第三項：會務組撤離酒店注意事項；會物組撤離賓館的時候，有幾個細節(jié)要注意，查漏補缺。第一是巡視檢查各個客人的房間或者和前臺進行問尋，以免有客人忘了東西，同時讓服務員查房以確定是否有其他事情，比如說煙頭把地毯燒了一個洞，等結(jié)算的時候，客人已經(jīng)全部走掉了，雖然錢不多，但是卻費了不少口舌；第二是結(jié)算的時候公司財務人員要注意前面說的餐票問題和房間電話以及退房房間的數(shù)量問題，帶上會務組的人員以便確認；第三是為了留下的客人討個方便，除了公司該付出的費用以外，有的客人到時候不退房，而是自己留下來辦些事情，一定要給前臺說清楚按照我們開會時候的標準結(jié)算，給客人留一個長久的好印象；第四是把一些資料能帶則帶，不能帶則撕毀，不要隨意的留在賓館，萬一有什么差錯后悔也來不及，比如說名片或者其他的公司聯(lián)系方式，被一些不懷好意的人利用，也是后患無窮。

招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約

第48招商會四步成功秘笈－－第四步：配合促進－服務履約第四項：會后總結(jié)，重中之重。會議開完了，總結(jié)是關(guān)鍵，因為會后看會議，一定會看出很多不足，會后總結(jié)每個企業(yè)或者公司都會做，但是做的效果不一樣，有幾個關(guān)鍵需要注意。第