房地產(chǎn)項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

總辦分發(fā)范圍分發(fā)號(hào)A（1-4）總部各部門(mén)分發(fā)范圍分發(fā)號(hào)B（1-7）各子公司分發(fā)范圍分發(fā)號(hào)C（1-5）董事長(zhǎng)□A1人力行政部□B1xx□C1總經(jīng)理□A2財(cái)務(wù)管理部□B2xx□C2常務(wù)副總經(jīng)理□A3風(fēng)控審計(jì)部□B3xxx□C3副總經(jīng)理□A4成本管理部□B4xx□C4項(xiàng)目拓展部□B5□C5技術(shù)服務(wù)部□B6酒店管理部□B7文件更改記錄版次號(hào)修改頁(yè)碼修改后頁(yè)數(shù)更改內(nèi)容提要日期目的為加強(qiáng)置業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定本規(guī)定。范圍本規(guī)定適用于xxxx總部及各控股子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。定義會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。職責(zé)財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵照本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)做好會(huì)計(jì)檔案管理。內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案分類會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注及財(cái)務(wù)分析報(bào)告，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。稅務(wù)資料類：稅審報(bào)告、納稅申報(bào)表、月份繳稅情況表、稅收優(yōu)惠及退稅表等。經(jīng)濟(jì)合同類：各類采購(gòu)合同、工程施工合同、設(shè)計(jì)合同等。其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案日常管理當(dāng)月工作結(jié)束后，須及時(shí)將記賬憑證裝訂成冊(cè)，月末結(jié)賬后，須及時(shí)打印月度會(huì)計(jì)報(bào)表，并連同報(bào)表附注及文字說(shuō)明等整理歸檔。年終決算后，須將會(huì)計(jì)賬簿及時(shí)打印裝訂成冊(cè)，將年度財(cái)務(wù)報(bào)告及時(shí)歸檔。每月結(jié)賬后須將會(huì)計(jì)電子賬套進(jìn)行備份；每季度將硬盤(pán)數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤(pán)雙重備份存放于不同地點(diǎn)。會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全。按憑證匯總?cè)掌诨驊{證號(hào)歸集確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書(shū)釘、大頭針、回形針），對(duì)大的賬頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開(kāi)裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。整理和檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。要檢查附件是否漏缺，領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全。記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章或簽字是否齊全。會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：每本封面上填寫(xiě)好單位名稱、憑證年月份、起止號(hào)碼、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章。會(huì)計(jì)賬簿的裝訂：年末結(jié)賬后，打印出紙質(zhì)賬簿，在賬本的封面上填寫(xiě)好賬目的種類，賬簿年份，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、調(diào)頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂：會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)謹(jǐn)防丟失，會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表頁(yè)數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無(wú)缺的裝訂。會(huì)計(jì)檔案的整理立卷各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，按照歸檔要求，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)年度終了后，在5月31之前完成上年會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)、管理要求。分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：詳見(jiàn)本指導(dǎo)書(shū)5.1會(huì)計(jì)檔案的分類。管理要求統(tǒng)一：建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄；會(huì)計(jì)資料裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的移交當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。財(cái)務(wù)部門(mén)在會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案部門(mén)時(shí)，應(yīng)開(kāi)列清冊(cè)，填寫(xiě)交接清單；交接人員按移交清冊(cè)和交接清單項(xiàng)目核查無(wú)誤后簽章。會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管要求會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周?chē)鷳?yīng)備有適應(yīng)的防火器材。會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密。會(huì)計(jì)檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。會(huì)計(jì)檔案的借閱內(nèi)部各部門(mén)需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸放原處；需要查閱入庫(kù)檔案室必須持財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)證明，方能由檔案管理人員接待查閱。外部人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，持單位正式介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人確認(rèn)，公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，方能由檔案管理人員接待查閱；借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案借閱登記簿，詳細(xì)登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期等情況登記清楚。會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度和會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿，詳細(xì)記載有關(guān)內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體見(jiàn)《QR-WI-CW08-01會(huì)計(jì)檔案保