職場中的迎來送往禮儀

..—PAGE４—.v.通過學習本課程，你將能夠：●了解商務(wù)禮儀的主要內(nèi)容；●熟悉商務(wù)禮儀的禁忌；●掌握商務(wù)禮儀根本標準；●做到識禮、懂禮、有禮。

商務(wù)禮儀之儀禮篇職場禮儀包括鼓掌、介紹、名片、稱呼、握手、拜訪、送別、簽約、、電梯、乘車等方面，可以在迎來送往、舉手投足之間表達出人們的修養(yǎng)和氣質(zhì)。一、握手禮儀在職場中，男女之間握手并不一定只握手指式，否那么可能給人不熱情、不重視的感覺。要想優(yōu)雅、紳士地握手，需要掌握一些小技巧。1.握手禮儀小口訣

一米陽光握手是人與人之間的身體接觸，容易給人留下深刻印象。握手雙方的距離應(yīng)該以一米為宜，太近容易顯得咄咄逼人，太遠又會顯得傲慢和清高。

目視對方眼睛是心靈的窗戶，目視對方不僅能夠表現(xiàn)對他人的尊重，還能通過對方的眼睛了解一些信息，因此切忌握手時心不在焉。

面帶微笑微笑說明的是一種友好的態(tài)度，為和藹的溝通和交流做根底。

雙腳并攏握手時最好雙腳并攏，切忌兩腳岔開。

彎腰欠身彎腰欠身是自謙的行為舉止，可以給人以良好的印象。

掌心相對握手時，出手的方向不可以直指對方心臟，應(yīng)該虎口對對方翻開，兩人掌心相對。

力度適中一般而言，尊者具有優(yōu)先決定權(quán)，男士和女士握手時，女士決定男士的力度；客人與主人握手時，客人決定主人的力度。

時間恰當握手的時間要恰當，要因人而異。

左手標準與人握手時應(yīng)用右手，這時左手要標準放置，切忌揣口袋、捂肚子。2.握手禮儀的六種形式

垂臂所謂垂臂，是指使用右手與人握手時，左手自然下垂，但需注意不可隨便晃動。垂臂表示尊敬，比擬X重。

背臂所謂背臂，是指使用右手與人握手時，左手背于身后。背臂表示謙卑、重視，常用于效勞場合，比擬標準。

拍臂所謂拍臂，是指使用右手與人握手時，左手拍對方的手臂，常見于上級對下級。拍臂一般用于夸獎、祝賀和關(guān)系比擬熟的情形。

抱握所謂抱握，是指左右手同時抱住對方的右手握手，常見于表示感謝和囑托時。

按握按握常見于撫慰和辭別場合。

捏握捏握常見于男女之間，只握手指的局部。3.握手禮儀的禁忌在握手時，應(yīng)防止觸犯以下禁忌：第一，忌用左手握手；第二，忌戴手套握手；第三，忌戴墨鏡握手；第四，忌十字穿插握手；第五，忌坐著與人握手。第六，忌以濕手握手；第七，忌戴帽子握手；第八，忌不講先后順序握手。二、稱呼禮儀1.稱呼分類在職場中，稱呼一般劃分為以下幾類：

職務(wù)類稱呼在職場中最好以職務(wù)相稱，如林處長、臧廳長、楊總、李經(jīng)理、石主管等。

學術(shù)類稱呼學術(shù)類稱呼如X教授、姜博士、懷教師等。

泛尊稱泛尊稱如金先生、郭女士、拓小姐等。

稱呼對方**稱呼對方**時，可以稱其全**，如X三、李四，比擬莊嚴、嚴肅。2.注意要點職場中稱呼禮儀還應(yīng)注意以下幾點：第一，稱呼他人時應(yīng)遵循“就高不就低〞的原那么；第二，很多人有多種不同的職務(wù)，稱呼時應(yīng)以雙方的關(guān)系為優(yōu)，如是普通關(guān)系，那么稱呼學術(shù)職稱更好；第三，對于“小姐〞的稱呼，有人容易誤解，應(yīng)慎用；第四，在進展自我介紹或稱呼他人時，應(yīng)放慢語速，咬字清晰，防止出現(xiàn)為難；第五，在工作場合中，一般以職務(wù)稱呼為宜，無須太過謙虛。三、介紹禮儀1.自我介紹

自我介紹三原那么進展自我介紹時要遵循以下原那么：第一，真實簡潔；第二，清晰流暢；第三，坦率自信。

自我介紹注意要點進展自我介紹時要注意以下幾點：第一，被詢問“是不是**先生、女士、教師〞時，答復全名為宜；第二，被詢問“怎么稱呼〞，可以答復全名，也可以答復諸如小李、小馬等；第三，如詢問“貴姓〞，應(yīng)答復“免貴，姓**〞。

自我介紹兩種模式在職場中，自我介紹一般有以下幾種模式：應(yīng)酬式介紹。不得不做介紹，但是又不想和對方深交時的介紹，如“我姓馬〞。社交式介紹。想和對方交朋友，想了解對方情況時的介紹，如“我叫王艷〞。

自我介紹六種方法名人介紹法。將**中的字逐個與名人聯(lián)系，最后再組合起來重復一次，防止對方只記住其中幾個字，記不全。如“我叫X嵐，X是**X的X，嵐是紀曉嵐的嵐，唐嵐。〞明星聯(lián)想法。將**與明星聯(lián)系，先用明星的名字做鋪墊，之后再進展區(qū)分，如“我是X嵐，是教師X嵐，不是歌手X楠。〞利用南方人“l(fā)〞“n〞不分的特點將兩個**聯(lián)系在一起。字體拆解法。將**中的字逐個拆分，如“我叫X嵐，X是子小X，嵐是山風嵐。〞名字來源法。講述父母為自己取名字時的立意及相關(guān)典故，如“我叫X嵐，早晨山上的霧氣又被稱為‘嵐氣’，父母給我起這個名字是希望我充滿朝氣與活力。〞名字演繹法。講述父母為自己取名字時給予的期望，如“我叫X嵐，‘嵐’字上山下風，父母希望我像山一樣穩(wěn)重，像風一樣靈動，動靜結(jié)合。〞遣詞造句法。將**的字逐個拆分，進展組詞，然后再進展組合，如“我叫王建軍，建國的建，軍隊的軍，王建軍。〞2.居間介紹作為中間人為他人做介紹時，最重要的禮儀是順序問題，標準的做法是先卑后尊。居間介紹的禮儀順序主要有以下幾種：第一，介紹女士與男士認識時，應(yīng)先介紹男士，后介紹女士；第二，介紹上級與下級認識時，應(yīng)先介紹下級，后介紹上級；第三，介紹長輩與晚輩認識時，應(yīng)先介紹晚輩，后介紹長輩；第四，介紹外國人與本國人認識時，應(yīng)先介紹本國人，后介紹外國人。四、名片禮儀名片禮儀一般包括七個要素：動作、眼神、語言、收放、分類、互動、收藏。1.動作遞送名片時，應(yīng)當保證名片正面朝向?qū)Ψ?，用雙手拿住名片上端的兩個角，注意不要擋住公司的Logo和本人**。如果雙方初次見面，不了解彼此的身份，可以平等遞送名片，動作是大小臂成90度，彎腰30度，目視對方；如果知道對方身居要職，遞送名片時就要謙卑一些。2.眼神遞送名片時，眼神要真誠、渴望，讓對方感受到誠意，自然會回遞名片。3.語言遞送名片時，除了做自我介紹之外，還要看著對方的名片念出對方的名字，如：“X總，認識您很快樂，您真的很有成就！〞很多人的名片都是精心設(shè)計的，念名片也是一種禮節(jié)。4.收放承受名片后，可以將名片放在桌子的右下方。當出現(xiàn)多人名片時，為防止出錯，應(yīng)按順序擺放。5.分類在職場中，承受的名片種類繁多，應(yīng)進展分類。一般按照和客戶關(guān)系的嚴密程度劃分為嚴密相關(guān)、比擬相關(guān)和根本不相關(guān)三類。6.互動收到名片后的互動應(yīng)遵循“一四七定律〞。

一隔一天發(fā)一條問候短信，并指明免復，意在說明自己已認識對方，且非常關(guān)心對方。

四根據(jù)遺忘定律，第四天自己很可能已經(jīng)被遺忘，要再給對方發(fā)條短信，如果是A類客戶，短信內(nèi)容應(yīng)為贊賞、夸獎對方，并提出想見面請教的意愿，指明期待對方的回復。

七如果對方在七天內(nèi)都沒有任何消息，那么可以直接打，說明之前發(fā)過兩條短信，并提出要登門拜訪，請約定時間。這一階段最好采用封閉式提問，使對方只可以二選一。7.收藏名片收藏不僅僅是客戶名片的收藏，更是人生中的名片收藏。名片的主人可以是客戶中的一些人，也可以是人生中的一些對自己有重要影響的人。這決定了自己要交往什么樣的人，要成為什么樣的人。

五、鼓掌禮儀鼓掌有多種方式，一般可分為：全掌鼓掌、虛掌鼓掌、半掌鼓掌、分掌鼓掌。1.全掌鼓掌全掌鼓掌又稱熱烈式鼓掌，動作是十字穿插、中間共鳴，一般見于主持人、主講人或主席要求的鼓掌。2.虛掌鼓掌虛掌鼓掌又稱斯文式鼓掌，特點是有動作、但聲音不大，一般見于觀看音樂會時篇章的中間，表示對演奏者的感謝。3.半掌鼓掌半掌鼓掌常見于手持話筒的主持人，只起引領(lǐng)大家鼓掌的作用。4.分掌鼓掌分掌鼓掌又稱無精打采式鼓掌，即俗稱的“漏財手〞，這種鼓掌方式欠妥當。

六、拜訪與接待禮儀1.拜訪禮儀

拜訪口訣登門拜訪時需記住以下幾條口訣：第一，提前預約，注意時間；第二，遞送名片，自我介紹；第三，言語謙和，抑制吸煙；第四，防止爭論，及時告辭。

選對位置在實際拜訪中，如果座位組合是方形，且是一個**發(fā)和兩個短沙發(fā)，一般客人坐**發(fā)，主人坐短沙發(fā)，且**發(fā)左手邊為主賓，右手邊為副賓。如圖1所示，沙發(fā)標號以位置的尊崇程度排序，數(shù)字越小，表示對客人越尊重。

圖1

正確的座位順序〔一〕

如果座位組合是圓形的，**發(fā)仍然是主位，兩側(cè)是最次要的位置。如圖2所示：

圖2

正確的座位順序〔二〕

交談內(nèi)容禁忌在交談中，要注意以下內(nèi)容：第一，不非議黨和政府；第二，不涉及國家**和商業(yè)秘密；第三，不非議交往對象；第四，不在背后議論領(lǐng)導、同事；第五，不談?wù)擄L格不高的話題；第六，不涉及個人隱私問題。

與領(lǐng)導同行時行走。只有自己和領(lǐng)導兩人時，可以并肩而行。如果除自己和領(lǐng)導外，還有其他人，那么應(yīng)遵從前后順序，領(lǐng)導在前面右邊的位置。如果有三個人同行，領(lǐng)導居中，其次是右邊，再次是左邊；如果男士與兩位女士同行，男士在最左邊。帶路。有女士同行時，應(yīng)先比擬女士和領(lǐng)導的級別，如果領(lǐng)導級別高，應(yīng)請領(lǐng)導先走；如果級別差不多，應(yīng)請女士先走；如果有長輩，那么請長輩先走。介紹。如果有不清楚自己和領(lǐng)導關(guān)系的人來接待，為防認錯發(fā)生為難，下屬應(yīng)主動退后一步，并指明主位的是自己的領(lǐng)導。2.接待禮儀接待禮儀可用數(shù)字來概括：

接待三聲來有迎聲。要主動接待，如“您好，請問您找哪位？〞“您好，請問您就是？〞“您好，請問有什么可以幫您？〞問有答聲。答復要迅速，如“好的〞“馬上〞“行〞“可以〞“沒問題〞等。去有送聲。“送〞有再見和邀約回訪兩層意思，如“再見，請慢走，歡送下次光臨。〞

文明十字文明十字是指“您好〞“請〞“謝謝〞“對不起〞“再見〞。

要點提示文明十字用語小口訣：①“請〞字開頭；②“謝〞字結(jié)尾；③“您好〞掛口頭。

熱情三到眼到。目光要恰當，不躲閃、不逃避、不斜視、不藐視、不偷視、不俯視?？诘?。與人交談時盡量講普通話。意到。表情要恰當，即要做到三和：謙和、溫和、隨和。在拜訪與接待中，第一印象很重要，同樣，最后印象也不可忽略，有時甚至比第一印象還重要。送別時，接待方要把客人送到電梯口或送進電梯；送車時，要送到車消失在視野中。

七、辦公禮儀辦公禮儀適用5S管理和7S管理。1.5S管理5S管理起源于日本漁民，總結(jié)后用于效勞行業(yè)、制造行業(yè)，如今已開展到全世界。5S是指整理、整頓、清掃、清理和素養(yǎng)。

整理整理是把要和不要的東西進展分類，丟棄不要的東西，保管要的東西。

整頓整頓就是保證物品擺放整齊有序。

清掃清掃是指定期進展大掃除，保證工作場所的干凈明朗。

清理清理就是保持整理、整頓與清掃無污染的狀態(tài)。

素養(yǎng)素養(yǎng)是指人要按章操作，依照公司制度辦事，養(yǎng)成良好的習慣。2.7S管理7S管理是在5S管理的根底上增加了平安和效勞兩項。八、宴請禮儀莎士比亞曾說：“在宴席上，最讓人開胃的就是主人的禮節(jié)。〞英格麗·X說過：“當你在品嘗食物的時候，別人也在品味您。〞可見，主人和客人的用餐禮節(jié)都很重要。宴請禮儀有時存在區(qū)域性差異，但總體上應(yīng)以和諧為本。1.宴請的方式宴請不是簡單的吃飯，有以下幾種主要形式：

宴會宴會的最高級別是國宴，其次是正式宴會、院宴、家宴。

招待會招待會包括酒會、茶會、咖啡會、冷餐會等。

工作餐一般的工作餐如人們常說的自助餐等。不同的餐宴中會用到不同的餐具，也需要人們穿著不同的服裝。2.宴請菜單的安排在宴請菜單上，主人要安排來賓歡送的菜肴，主要有以下幾種：第一，具有民族特色的菜肴；第二，具有本地風味的菜肴；第三，來賓本人偏好的菜肴。對于菜單中的前兩種，客人可能沒有吃過，主人可以重點介紹一下，然后推薦客人品嘗，但注意不要胡亂夾給客人。3.公務(wù)宴請的程序公務(wù)宴請包括以下程序：第一，確定宴請的目的、對象、范圍與形式；第二，確定時間、地點；第三，發(fā)請柬；第四，訂菜；第五，席位安排；第六，準備餐具；第七，宴請現(xiàn)場的禮賓工作；第八，宴請的規(guī)格標準。4.要埋單，不要買單宴請完畢后，主人要埋單，不要買單。如果主人吆喝效勞員來買單，效勞員就會唱單：“您好，先生，您一共消費****元。〞容易造成現(xiàn)場其他人的為難。主人應(yīng)悄悄地出去結(jié)賬，或者在效勞員進來以后，招呼效勞員悄悄展示消費情況，防止其他人為難。5.餐桌交談的談資餐桌上交談時，應(yīng)注意以下內(nèi)容：第一，不談對方敏感忌諱的事情；第二，不談對方的出身；第三，不與對方爭論。6.筷子的使用禮節(jié)筷子是中國人的主要餐具，在使用時，可以用主力筷和動力筷，但要注意防止以下情況的出現(xiàn)：一是迷筷，即迷戀某一道菜，筷子反復伸向這道菜；二是滴筷，即夾帶湯水的菜時沒有用盤子接著，導致湯水滴在桌子上；三是插筷，又叫死人筷，如把筷子插在米飯上；四是移筷，即給客人夾菜；五是翹筷，有暗示父母短命的不祥寓意；六是鉛筆筷，即用拿鉛筆的方式拿筷子。7.入座的禮儀通常而言，入座講究“面門為上〞，但在實際情況下需要靈活調(diào)整。例如圖3，桌子是長條形，或者吃西餐時，面門的位置就不再是上座了，A和B是主人位，C和D是客人位。

圖3

西餐座位安排

圓桌時也是如此，如圖4所示，如果A和C之間有一臺電視，那么是面電視為上；如果A和B背后有一面海景墻，那么是面風景為上。

圖4

圓桌座位安排

總而言之，用餐時要以尊重客人的選擇為先，并不一定是面門為上。中國傳統(tǒng)是以左為上，國際禮儀是以右為上。座次的安排應(yīng)結(jié)合具體情況靈活變通。8.自助餐禮儀自助餐禮儀可以概括為三大紀律和八項注意。

三大紀律三大紀律是指時間、地點和食物。最重要的是注意商務(wù)宴請的場合和人員。

八項注意八項注意是指排隊取菜、循序取菜、量力而行、屢次取菜、防止外帶、送回餐具、照顧他人、恰當交流。特別需要注意應(yīng)防止取有骨頭的食物，或在客人咬骨頭的時候說話。9.倒酒、喝酒禮儀

倒酒流程自己倒酒時需要注意幾個小動作：一問，即問客人“打攪一下，我可以給你加點酒嗎？〞二點，即控制倒酒的量，以酒杯的三分之一或一個手指高為宜；三抬，即優(yōu)雅地抬起酒瓶；四旋，即旋轉(zhuǎn)酒瓶，防止掛在瓶口的酒液滴下來；五擦；六收，注意防止從客人的頭頂收回去，最好從客人的耳下收回酒瓶。

喝酒流程喝酒的流程包括：一端，即端起酒杯邀約對方；二說，如“很榮幸跟您共進晚餐，我敬您！〞三碰，喝白酒時需遵循“領(lǐng)導在上我在下〞，喝洋酒時要用擁抱式碰杯；四說，即在喝酒之前謝謝對方；五看，喝酒之后要把杯子舉起來，眼睛在杯口的高度看對方；六放。10.喝湯的禮儀喝湯時，西餐和中餐的動作有一個小小的區(qū)別：中餐是橫著舀、向內(nèi)舀，西餐是豎著舀、向外舀。

圖5

兩種湯碗

如圖5所示，喝湯時可能遇到兩種碗。用右側(cè)的敞口碗喝湯時，如碗底還剩下一點湯，那么可以將其傾斜到外側(cè)，向外舀著喝；用左側(cè)的雙耳碗喝湯時，如碗底還剩下一點湯，那么可以直接端起來喝，但要防止身體過于前傾。另外，還應(yīng)注意餐具的擺放及使用。一般情況下，餐巾擺放在左手邊，且只能用來擦手；女士如果需要脫外套、擦口紅、綁頭發(fā)等，需要專門去洗手間處理。11.饋贈禮儀“七佳〞迎來送往中有一個不可無視的細節(jié)，就是饋贈禮品。饋贈禮品的口訣是：第一，對老人以實用為佳；第二，對小孩以啟智新穎為佳；第三，對愛人、戀人以紀念品為佳；第四，對朋友以趣味性為佳；第五，對外賓以特色為佳；第六，對貧窮者以實惠為佳；第七，對富裕者以精巧為佳；12.送別的禮儀送別時，一般要注意以下幾點：一是確定是否有必要送行；二是確定送行的時間；三是對方有突發(fā)狀況時送行程序可忽略；四是確定送行的地點；五是安排適宜的送行人員；六是注意保持良好的最后印象，將客戶送到從視野中消失為止。將客人送進電梯時，可以分為兩種情況：一是客人自己進電梯，這時只需幫助按住電梯，等電梯到時請客人進去，客人進去后應(yīng)面帶微笑地招手送別，如果客人是貴賓，還應(yīng)當鞠躬，行欠身禮；二是與客人同進電梯，這時可以不拘泥于誰先誰后，保證平安和諧即可，如果電梯內(nèi)有外人，應(yīng)以沉默是金，如果電梯內(nèi)沒有外人，那么可以與客人進展適當交流，防止冷場。九、交通禮儀1.一般考前須知職場人士經(jīng)常需要開車、坐車、坐飛機，在交通禮儀中，應(yīng)注意以下幾點：第一，費用不得超標，能節(jié)省時盡量節(jié)省；第二，檔次不得違規(guī)，不宜總是追求高檔次；第三，運作不許作假，作假只會害人害己。2.轎車座次安排不同的轎車有不同的座次安排，不可一概而論，一般存在以下幾種情況：

五座轎車如果是主人開車，主賓應(yīng)與主人并排而坐；如果是專職司機或接待人員開車，主賓應(yīng)后排入座，以方便位和平安位為先。假設(shè)女士與男士同乘，一般安排女士在方便位。如圖6所示：

圖6

五座轎車座次安排

1號位被稱為方便位，2號位被稱為平安位。

七座商務(wù)車如果是主人開車，主賓坐在主人旁邊；如果專職司機或接待人員開車，應(yīng)安排主賓在平安位，其他陪同人員再按順序就坐。如圖7所示：

圖7

七座轎車座次安排

SUV或大巴車乘坐越野車或大巴車時，無論是主人開車還是接待人員開車，主賓都應(yīng)安排在司機的旁邊，這樣可以防止顛簸。3.自駕車考前須知自己駕車時有十一大考前須知，分別是平安帶、墨鏡、耳機、地圖、導航儀、靠墊、洗車器、盲點、后視鏡、行李箱、攙扶。有的是為了平安，有的是為了方便，都需要認真準備及注意。比方洗車器，隨車攜帶一個洗車器能夠在短時間內(nèi)將車清洗干凈，不必到處尋找洗車店，給客人留下很好的印象；再比方后視鏡，當客人坐進車廂后排時，有必要時司機要調(diào)整一下后視鏡，尊重客人的隱私。4.駕駛員接待客人八必問駕駛員在接待客人時，有八個必須要詢問的問題，分別是目的地、同行者、音樂、空調(diào)、平安帶、飲品、休息和座位。也就是說，駕駛員應(yīng)詢問清楚所接待客人的目的地及同行者，防止客人有臨時安排，之后再開場行程；安排客人座位時以接待禮儀為準，也可遵照客人的意思；要在途中詢問客人是否需要音樂、飲品或休息，詢問空調(diào)溫度是否需要調(diào)節(jié)，并提醒客人系好平安帶。5.女士乘車禮儀女士入座時應(yīng)保持優(yōu)雅的姿態(tài)，尤其是穿著裙裝時。首先，翻開車門，臀部先落座，雙腿并攏后放入車內(nèi)。如果有男士為女士開車門，女士應(yīng)欣然承受，并表示感謝。注意，女士不可以在入座時爬進爬出，這是非常不雅的行為。6.出差時如何打理行李為了防止讓接待的人等待過長時間，出差時行李最好隨身攜帶，同時要注意以下事項：第一，行李箱。選擇中性顏色的專業(yè)拉桿箱，以便識別；行李箱不應(yīng)過大，以不擠壓職業(yè)裝為標準。第二，化裝品。所有液體都不超過100毫升，可以把必要的化裝品裝在小瓶里。第三，必備藥。攜帶一些必備藥品，如感冒藥、創(chuàng)可貼、維生素、鈣片等。第四，鞋。準備兩雙鞋，一雙職業(yè)行政鞋，一雙平底休閑鞋。職業(yè)行政鞋一般要求不要有太多裝飾、鞋跟不高、鞋跟不響、鞋底較軟。第五，小工具。隨身準備一些小工具，如小熨斗、小螺絲刀、小吹風機等。第六，包中包。包中包的好處在于夾層較多，可以專門裝護照、**、手機、相機等，換包時不必再花費時間整理東西，收藏起來比擬便捷。十、會議禮儀會議禮儀是老生常談，下面只講有關(guān)視頻會議的禮儀。1.會場禮儀“十不要〞由于視頻會議對聲音的要求比一般會場更敏感，舉辦視頻會議時要注意以下要點：第一，不要在會場玩弄手機；第二，不要在開會時交頭接耳；第三，不要在會場隨意走動；第四，不要在會場“閉目養(yǎng)神〞；第五，不要在座位上盤腿或抬腳；第六，不要與鄰座長談；第七，不要頻繁地請效勞員倒水；第八，不要大聲翻資料；第九，遲到時不必現(xiàn)場打招呼；第十，中途公事離席不必打攪大家，恰當留言。2.不同秘書的不同表現(xiàn)一般而言，會議的組織者都是秘書。按照組織會議的水平，可以將秘書分為以下九段：

一段秘書發(fā)通知用電子或在黑板上發(fā)會議通知，然后準備相關(guān)會議用品，并參加會議。

二段秘書抓落實發(fā)通知后，打與參會人員確認，確保每個人通知收到通知。

三段秘書重檢查發(fā)通知，落實到人后，第二天在會議開場前三十分鐘提醒與會者參會，確定沒有變動；對臨時有急事不能參會的人員，立即報告總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前了解缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席人員是否必須參加會議預留時間。

四段秘書勤準備發(fā)通知，落實到人，會前通知后測試可能用到的設(shè)備〔電腦、投影等工具〕，并在會議室門上貼通知。

五段秘書細準備做好會前準備后，了解會議的性質(zhì)、總經(jīng)理的議題等，然后給與會者發(fā)送與會議相關(guān)的資料，供其參考。

六段秘書做記錄除完成上述工作外，在會議過程中詳細做好會議記錄〔在得到容許的情況下，做錄音備份并攝像或拍照〕。

七段秘書發(fā)記錄會后給總經(jīng)理整理好會議記錄，然后請示總經(jīng)理是否要發(fā)至參會人員或者其他人員。

八段秘書定責任將會議上確定的各項任務(wù)一對一地落實到相關(guān)責任人，然后經(jīng)當事人確定后，形成書面?zhèn)渫洠唤o當事人與總經(jīng)理，并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，及時匯報給總經(jīng)理。

九段