函平行文資料

商洽、紀(jì)要性公文的函及范例一、函的含義和特點(diǎn)

(一)函的含義

函是公文中惟一的平行文，行政公文和黨的機(jī)關(guān)公文都把函列為主要文種。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)函的功能作如下表述：

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》對(duì)函所下的定義與之相似：

用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)。

理解函的定義時(shí)，關(guān)鍵要把握住“不相隸屬機(jī)關(guān)”這一概念。一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部的平級(jí)機(jī)關(guān)是不相隸屬機(jī)關(guān)，這個(gè)容易理解；另外，凡是雙方在行政或組織上沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、業(yè)務(wù)上沒(méi)有指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系的，都是不相隸屬機(jī)關(guān)，無(wú)需考慮雙方的級(jí)別大小。在不相隸屬機(jī)關(guān)之間，級(jí)別高的一方不能向級(jí)別低的一方發(fā)出指揮、指導(dǎo)性公文(個(gè)別曉諭性的通知例外)，級(jí)別低的一方也不需向級(jí)別高的一方發(fā)出請(qǐng)示和報(bào)告。雙方之間如果有事項(xiàng)需要協(xié)商或請(qǐng)求批準(zhǔn)，都要使用“函”這種平行文體。

除作為平行文種出現(xiàn)之外，函有時(shí)也可用于有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間。例如，上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)有關(guān)情況，用別的文體顯然不合適，可以用函，但下級(jí)的答復(fù)最好用報(bào)告。上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)催辦有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)有關(guān)報(bào)表或材料時(shí)，也可以用函，下級(jí)同樣要回以報(bào)告。

(二)函的特點(diǎn)

1．平等性和溝通性

函主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，體現(xiàn)著雙方平等溝通的關(guān)系，這是其他所有的上行文和下行文所不具備的特點(diǎn)。即使是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)，在雙方不是隸屬關(guān)系的時(shí)候，也不能使用請(qǐng)示和批復(fù)，只能用函，并且姿態(tài)、措辭、口氣也跟請(qǐng)示和批復(fù)大不相同，也要體現(xiàn)平等性和溝通的特點(diǎn)。

2．靈活性和廣泛性

函對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，高層機(jī)關(guān)、基層單位；黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，均可發(fā)函。函的內(nèi)容和格式也比較靈活，而且不限于平行行文，所以運(yùn)用得十分廣泛。

3．單一性和實(shí)用性

函的內(nèi)容必須單純，一份函只能寫一件事項(xiàng)。函不需要在原則、意義上進(jìn)行過(guò)多的闡述，不重務(wù)虛重務(wù)實(shí)。

(三)函的分類

1．公函與便函

公函是正式的公文，像一般公文一樣，有文件頭、有發(fā)文字號(hào)、有標(biāo)題、有公章，總之，嚴(yán)格按照公文格式撰寫制作。便函不屬于正式公文，格式可以比較隨意，沒(méi)有文件頭，沒(méi)有發(fā)文字號(hào)，甚至可以沒(méi)有標(biāo)題。但正文之后，要有機(jī)關(guān)署名、日期和公章。我們?cè)诒菊陆榻B的，主要是作為正式文件的公函。

2．發(fā)函和復(fù)函

主動(dòng)制發(fā)的函為發(fā)函，回復(fù)對(duì)方來(lái)函的函稱為復(fù)函。一般情況下，對(duì)方發(fā)來(lái)的是函，回復(fù)的也應(yīng)該是函，但有時(shí)可以靈活處理。譬如前面說(shuō)過(guò)，上級(jí)發(fā)函向下級(jí)詢問(wèn)有關(guān)情況，下級(jí)回復(fù)時(shí)用函雖然不為錯(cuò)，但有更合適的文種可選擇，那就是答復(fù)報(bào)告。再如，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公部門(一般與下級(jí)機(jī)關(guān)在級(jí)別上是平級(jí)的)在接到授權(quán)的情況下，可以給以答復(fù)，但不能使用批復(fù)，只能用函的形式。

3．商洽函、詢問(wèn)函和請(qǐng)批函

按內(nèi)容和目的分類，函可以分為多種類型。主要是商洽函、詢問(wèn)和答復(fù)函、請(qǐng)批函。此外，還有通知事項(xiàng)的函、催辦事宜的函、轉(zhuǎn)送材料的函等等。

二、函的寫法

(一)函的標(biāo)題、字號(hào)和主送機(jī)關(guān)

1．函的標(biāo)題

作為正式公文的函，其標(biāo)題和一般公文的寫法一樣，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容(事由)、文種組成。較完全的寫法如《國(guó)務(wù)院辦公廳對(duì)國(guó)家工商行政管理局關(guān)于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理?xiàng)l例〉有關(guān)問(wèn)題請(qǐng)示的復(fù)函》、《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問(wèn)題的函》等。也可以采用省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的寫法，如《關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)××市節(jié)約能源中心編制的函》。

2．函的發(fā)文字號(hào)

公函要有正規(guī)的發(fā)文字號(hào)，寫法與一般公文相同，由機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)組成。大機(jī)關(guān)的函，可以在發(fā)文字號(hào)中顯示“函”字。如《國(guó)務(wù)院公報(bào)》2000年第10號(hào)同時(shí)發(fā)表了國(guó)務(wù)院辦公廳以“國(guó)辦函〔2000〕××號(hào)”為發(fā)文字號(hào)的七篇復(fù)函。

3．函的主送機(jī)關(guān)

函的行文對(duì)象一般情況下是明確、單一的，所以多數(shù)函的主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)。但有時(shí)內(nèi)容涉及部門多，也有排列多個(gè)主送機(jī)關(guān)的情況，如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問(wèn)題的函》(國(guó)辦函〔1993〕2號(hào))的主送機(jī)關(guān)，有七個(gè)之多：“國(guó)家計(jì)委、經(jīng)貿(mào)辦、農(nóng)業(yè)部、商業(yè)部、經(jīng)貿(mào)部、紡織部、技術(shù)監(jiān)督局”。

(二)函的正文

1．發(fā)函緣由

這是函的開頭部分，主要用來(lái)說(shuō)明發(fā)函的根據(jù)、目的、原因等。如果是復(fù)函，則先引用對(duì)方來(lái)函的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，說(shuō)明緣由。這部分結(jié)束時(shí)，常用一些習(xí)用的套語(yǔ)轉(zhuǎn)入下一部分，如“現(xiàn)將有關(guān)情況說(shuō)明如下”、“現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題函復(fù)如下”等。

2．事項(xiàng)

為此，我們?cè)谶M(jìn)退維谷的情況下，情急生智，深曉貴校府高庭闊，物實(shí)人齊，且具有寬大為懷，救人之危的美德。于是，我們抱著一線希望，與貴校商洽，能否為我校進(jìn)修教師的住宿問(wèn)題提供方便條件。但不知貴校是否有其他困難，如有另外的要求和條件，我校則盡力相助。若貴校對(duì)于住宿一事能夠解決，我校進(jìn)修教師在住宿期間可為貴校教學(xué)事務(wù)做些義務(wù)工作，如輔導(dǎo)和批改作業(yè)等，這樣可以從中相得益彰。我們以校方的名義向貴校表示深深的恩謝。

以上區(qū)區(qū)小事，不值得驚攪貴校，實(shí)為無(wú)奈，望諒解。并希望盡快得到貴校的答復(fù)。

此致

敬禮

××省財(cái)經(jīng)學(xué)校(公章)

一九××年×月×日

這篇公函存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1．格式不正規(guī)

首先是標(biāo)題不規(guī)范。作為正式的公文，應(yīng)該采用公文標(biāo)題的常規(guī)格式，只用“公函”二字作標(biāo)題，顯然不合要求。

其次是結(jié)語(yǔ)不規(guī)范。此函用一般書信的祝頌語(yǔ)作結(jié)語(yǔ)，消解了公文的特色，有些不倫不類。

2．請(qǐng)求近乎無(wú)理

發(fā)函單位為解決自己進(jìn)修教師的住宿問(wèn)題，竟要求與此事無(wú)關(guān)的第三方幫助解決困難，這要求近乎無(wú)理。合作總是要在互利互惠的前提下才能得以實(shí)現(xiàn)的，請(qǐng)求幫助也要在合情合理的情況下才能提出，此函僅以幫助輔導(dǎo)、批改作業(yè)作為交換條件(他們的教師其實(shí)并沒(méi)有為對(duì)方做輔導(dǎo)和批改作業(yè)的資格)，其他真正能作為對(duì)等交換的條件完全沒(méi)有，其結(jié)果可想而知。

3．語(yǔ)言不得體、不準(zhǔn)確

此函的語(yǔ)言有較多問(wèn)題。

一是沒(méi)有公文語(yǔ)言的嚴(yán)謹(jǐn)性與簡(jiǎn)潔性，有些話近乎口語(yǔ)，如“事情是這樣的”、“希望盡快得到貴校的答復(fù)”等。

二是有些語(yǔ)言分寸失當(dāng)，有獻(xiàn)媚之嫌，如“深曉貴校府高庭闊，物實(shí)人齊，且具有寬大為懷，救人之危的美德”。