項(xiàng)目用戶需求分析方案報(bào)告

./范文范例參考XXXXX項(xiàng)目用戶需求分析報(bào)告文件狀態(tài)：[√]草稿[]正式發(fā)布[]正在修改文件標(biāo)識：iABCD-ECM-05-07當(dāng)前版本：1.0作者：完成日期：2015-05-07版本歷史版本/狀態(tài)作者參與者起止日期備注目錄1.合同管理項(xiàng)目現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的目標(biāo)61.1調(diào)研現(xiàn)狀61.2需求分析的目標(biāo)62.現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的范圍和方法82.1現(xiàn)狀調(diào)研的范圍82.2現(xiàn)狀調(diào)研的方法83.需求分析點(diǎn)-組織機(jī)構(gòu)93.1企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及角色93.1.1ABCD組織機(jī)構(gòu)圖93.1.2總部機(jī)構(gòu)圖10獨(dú)立事業(yè)部機(jī)構(gòu)圖10分子公司機(jī)構(gòu)圖113.2合同業(yè)務(wù)部門113.3合同審核崗位153.4合同用戶角色及權(quán)限16角色及權(quán)限分析17功能說明174.需求分析點(diǎn)-合同業(yè)務(wù)174.1現(xiàn)有合同類別174.2現(xiàn)有合同模板18合同模版18合同模板分析19條款及款項(xiàng)19條款及款項(xiàng)分析204.3現(xiàn)有合同內(nèi)部管理規(guī)定215.需求分析點(diǎn)-合同業(yè)務(wù)流程225.1合同業(yè)務(wù)相關(guān)流程22國內(nèi)銷售物流管理流程22國內(nèi)采購流程23國外銷售流程25國外采購流程26重大合同論證流程27重大合同審核流程28整套合同文件審核及交接流程295.2合同管理流程分析30合同創(chuàng)建30合同協(xié)商31合同審批31合同執(zhí)行32合同變更32合同關(guān)結(jié)32合同續(xù)簽32其它326.需求分析點(diǎn)-主數(shù)據(jù)維護(hù)326.1供應(yīng)商信息326.2產(chǎn)品信息327.系統(tǒng)集成需求33本文檔中用到的簡稱對照表全稱簡稱有限公司XXXXEmptorisContractManagement〔合同管理軟件ECM合同管理項(xiàng)目現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的目標(biāo)1.1調(diào)研現(xiàn)狀隨著業(yè)務(wù)國際化、信息化的發(fā)展,XXXX在傳統(tǒng)國際貿(mào)易模式中融入電子商務(wù)元素,于2011年推出全新的,面向全球的電子商務(wù)平臺易單網(wǎng),后臺支撐易單網(wǎng)的為ERP系統(tǒng)。但是隨著公司業(yè)務(wù)量的擴(kuò)大,XXXX在2014年下半年,企業(yè)管理部調(diào)研公司3649個銷售、3806個采購的合同評審、付款審批流程、權(quán)限,通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)公司合同管理權(quán)限職責(zé)分工不合理、部分環(huán)節(jié)執(zhí)行效率低下,缺乏全生命周期端到端的合同管理流程,部分環(huán)節(jié)存在失控、執(zhí)行不到位的問題。而且當(dāng)前XXXX國際貿(mào)易有限公司的合同都是線下審核,雖然有流程規(guī)定說明審核步驟及審核條款的說明,但審核人不能第一時間摘取出自己職責(zé)范圍內(nèi)的條款,且選擇審核內(nèi)容時可能會有疏漏,在會審的業(yè)務(wù)上,或者出現(xiàn)層層重復(fù)審核的情況,或者出現(xiàn)大家都認(rèn)為對方審核過而實(shí)際上無人審核的情況。加之合同簽訂后在落實(shí)執(zhí)行上也需要通過信息化提升管理效率,避免人為失誤的控制漏洞。1.2需求分析的目標(biāo)需求分析的目標(biāo)是為了通過對合同管理軟件系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)改造優(yōu)化,通過合同的結(jié)構(gòu)化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理,訂單的系統(tǒng)排程、進(jìn)度提醒和控制,實(shí)現(xiàn)合同的在線制作、變更、審批與在線控制,固化合同管理全流程,最終達(dá)到系統(tǒng)防控合同管理風(fēng)險(xiǎn)的目的。合同管理軟件項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)為：1、降低風(fēng)險(xiǎn)：通過合同標(biāo)準(zhǔn)化,條款款項(xiàng)結(jié)構(gòu)化管理,實(shí)現(xiàn)合同文本的規(guī)范,降低制作、審核過程中的差錯和遺漏；通過合同的在線管理,有效保存合同執(zhí)行過程中的歷史痕跡記錄,避免有人隨意變更條款但卻沒有說明,審核人沒有審核變更條款的情況；避免審核版本混亂不清的情況；合同審批通過之后才能出現(xiàn)打印按鈕,避免線上線下內(nèi)容不一致；通過系統(tǒng)對合同的分類分級、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的組合判斷,觸發(fā)不同審批流,降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)；通過合同管理,有效的實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理,包括：應(yīng)收賬款逾期、逾期收貨、增值稅票未收等,從而實(shí)現(xiàn)從事后的壞賬預(yù)警跟蹤處理到事前的有效防范及事中的有效控制。2、提高效率：〔1通過合同標(biāo)準(zhǔn)化,條款款項(xiàng)結(jié)構(gòu)化管理,審核內(nèi)容按崗位進(jìn)行區(qū)分,大大降低審核時間,提高審核效率；審批權(quán)限合理下放,減少領(lǐng)導(dǎo)層審批瓶頸?！?審批及審核合并；減少審批、審核中的重復(fù)環(huán)節(jié)；〔3合并重大業(yè)務(wù)論證、審核到合同管理平臺中,實(shí)現(xiàn)重大業(yè)務(wù)管理的在線化；〔4通過合同在線對比功能,審批人可將變更的條款及原條款做出清晰的比對；〔5通過系統(tǒng)自帶的報(bào)表功能,可快速配置內(nèi)部所需報(bào)表。.現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的范圍和方法2.1現(xiàn)狀調(diào)研的范圍合同管理項(xiàng)目調(diào)研的范圍包括企業(yè)組織機(jī)構(gòu),合同涉及的業(yè)務(wù)部門,及合同用戶角色及職責(zé),權(quán)限管理；合同類別,合同模板及合同的內(nèi)部管理規(guī)定；合同全生命周期〔合同起草,合同協(xié)商,合同審批,合同簽訂,合同變更,合同終止,合同續(xù)簽,其他的合同業(yè)務(wù)流程及功能描述；主數(shù)據(jù)〔供應(yīng)商,物料,合同模板,合同條款等維護(hù)流程和功能需求；ERP系統(tǒng)與ECM系統(tǒng)關(guān)系及集成需求。表格總結(jié)如下：調(diào)研項(xiàng)備注企業(yè)組織機(jī)構(gòu),合同業(yè)務(wù)部門,合同用戶角色及職責(zé),合同用戶權(quán)限4項(xiàng)合同類別,合同模板,合同內(nèi)部管理規(guī)定3項(xiàng)合同全生命周期的業(yè)務(wù)流程及功能描述7項(xiàng)主數(shù)據(jù)維護(hù)流程和功能需求4項(xiàng)ERP系統(tǒng)與ECM系統(tǒng)關(guān)系及集成需求1項(xiàng)需求調(diào)研涉及到的部門為信息技術(shù)部,各個事業(yè)部,市場部,風(fēng)控部,企管部,供應(yīng)鏈部,法務(wù)部,物流部,財(cái)務(wù)部,人力資源部等各大部門。2.2現(xiàn)狀調(diào)研的方法現(xiàn)狀調(diào)研的工作方法主要依據(jù)IBM提供的合同管理項(xiàng)目需求調(diào)研模板,采用問卷調(diào)查法進(jìn)行。問卷調(diào)查是一種結(jié)構(gòu)化的調(diào)查,其調(diào)查問題的表達(dá)形式、提問的順序、答案的方式與方法都是固定的,是一種文字交流方式,且問卷調(diào)查的結(jié)果便于統(tǒng)計(jì)處理與分析。但是也存在一些潛在的問題,如問卷調(diào)查經(jīng)常由客戶自己填寫問卷,所以調(diào)查結(jié)果的質(zhì)量會有一些得不到保障。此次的問卷調(diào)查我們滾動式的進(jìn)行,將信息點(diǎn)分開收集,信息收集上來以后經(jīng)過多次整理并發(fā)給客戶確認(rèn),最后輸出XXXX合同管理調(diào)研信息整理文檔。XXXX合同管理項(xiàng)目需求調(diào)研分析過程如下：需求分析點(diǎn)-組織機(jī)構(gòu)3.1企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及角色ABCD組織機(jī)構(gòu)圖[點(diǎn)擊拖動可看大圖]總部機(jī)構(gòu)圖[點(diǎn)擊拖動可看大圖]獨(dú)立事業(yè)部機(jī)構(gòu)圖[點(diǎn)擊拖動可看大圖]3.1.4分子公司機(jī)構(gòu)圖[點(diǎn)擊拖動可看大圖]3.2合同業(yè)務(wù)部門合同管理相關(guān)的業(yè)務(wù)部門及崗位信息如下表：分支機(jī)構(gòu)部門合同相關(guān)業(yè)務(wù)部門相關(guān)崗位一分公司副總經(jīng)理塑料事業(yè)部塑料事業(yè)部客戶經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理裝飾材料事業(yè)部瓷磚部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部燈具項(xiàng)目組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部吊頂及隔墻部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部人造板材部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部五金制品部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部裝飾材料事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司副總經(jīng)理獨(dú)立事業(yè)部燃料分公司燃料分公司事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門副經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理燃料分公司業(yè)務(wù)總監(jiān)獨(dú)立事業(yè)部冶金煤分公司冶金煤分公司客戶經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)總監(jiān)一分公司鋼材事業(yè)部鋼管部采購經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理鋼材事業(yè)部卷板部采購經(jīng)理采購助理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理鋼材事業(yè)部型鋼部采購經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理鋼材事業(yè)部鋼材事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司建材事業(yè)二部防水材料部采購經(jīng)理銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建材事業(yè)二部家居產(chǎn)品部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建材事業(yè)二部金屬工程部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建材事業(yè)二部再生材料部采購經(jīng)理銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理二分公司建材事業(yè)二部建材事業(yè)二部業(yè)務(wù)部門經(jīng)理獨(dú)立事業(yè)部建材事業(yè)四部電線電纜項(xiàng)目組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理建材事業(yè)四部復(fù)合材料部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建材事業(yè)四部冶煉材料項(xiàng)目組銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建材事業(yè)四部建材事業(yè)四部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理一分公司建材事業(yè)一部采購部采購經(jīng)理采購助理建材事業(yè)一部節(jié)能產(chǎn)品部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建材事業(yè)一部鋁箔部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建材事業(yè)一部鋁材部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建材事業(yè)一部數(shù)碼產(chǎn)品項(xiàng)目組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理建材事業(yè)一部建材事業(yè)一部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理四分公司建筑機(jī)械事業(yè)部工程機(jī)械部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建筑機(jī)械事業(yè)部模板工程部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建筑機(jī)械事業(yè)部重型裝備部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理〔專業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理建筑機(jī)械事業(yè)部建筑機(jī)械事業(yè)部采購經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司水務(wù)工程事業(yè)部球墨鑄件二部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理水務(wù)工程事業(yè)部球墨鑄件一部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理水務(wù)工程事業(yè)部水務(wù)工程事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理獨(dú)立事業(yè)部新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部PE塑料制品部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部玻纖產(chǎn)品部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部第五業(yè)務(wù)部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部高溫工程部采購助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部膠粘帶部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部新產(chǎn)品部銷售助理業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理3.3合同審核崗位根據(jù)合同管理審核要素表,按照其中崗位的最大子集整理的審核崗位信息如下:序號部門審核崗位備注1總經(jīng)理2風(fēng)險(xiǎn)控制部風(fēng)控總監(jiān)3風(fēng)險(xiǎn)控制部風(fēng)險(xiǎn)控制部經(jīng)理4風(fēng)險(xiǎn)控制部進(jìn)口風(fēng)險(xiǎn)控制科長5風(fēng)險(xiǎn)控制部合同審核主管6風(fēng)險(xiǎn)控制部信保主管7法務(wù)部法務(wù)部經(jīng)理8法務(wù)部法務(wù)主管9物流部物流部經(jīng)理10物流部貨權(quán)控制科科長11物流部倉儲監(jiān)管科科長12物流部商務(wù)科長13單證部單證部經(jīng)理14單證部單證主管15供應(yīng)鏈管理部供應(yīng)鏈管理總監(jiān)16供應(yīng)鏈管理部供應(yīng)鏈管理部經(jīng)理17供應(yīng)鏈管理部質(zhì)量主管18市場部市場部經(jīng)理19財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)總監(jiān)20財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部經(jīng)理21財(cái)務(wù)部資金科科長22財(cái)務(wù)部資金主管23財(cái)務(wù)部付款主管24財(cái)務(wù)部授信主管25財(cái)務(wù)部會計(jì)核算部經(jīng)理26財(cái)務(wù)部會計(jì)核算主管27業(yè)務(wù)副總經(jīng)理28事業(yè)部總經(jīng)理29業(yè)務(wù)部門經(jīng)理3.4合同用戶角色及權(quán)限調(diào)研示例表格如下：權(quán)限角色〔合同創(chuàng)建者合同審閱合同審批合同創(chuàng)建合同編輯合同審批角色及權(quán)限分析在合同管理軟件中,權(quán)限設(shè)計(jì)對系統(tǒng)的運(yùn)行與操作非常重要,是系統(tǒng)成功運(yùn)行非常重要的組成部分,每個用戶在系統(tǒng)中都擁有一定的操作權(quán)限完成相應(yīng)的系統(tǒng)操作,"權(quán)限"既包括應(yīng)該具有的權(quán)利,也包括應(yīng)該受到的限制兩個部分。要通過權(quán)限設(shè)計(jì)保證用戶能夠進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)操作,也要限制用戶在系統(tǒng)中的操作本不屬于他的業(yè)務(wù)。要通過權(quán)限設(shè)置限制機(jī)密信息被不相關(guān)的人查看。權(quán)限分配的結(jié)果是用戶所得到的權(quán)限應(yīng)該正好夠用,既不多也不少。配置合同管理軟件時,會依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)崗位創(chuàng)建對應(yīng)的用戶組,然后為用戶組賦予合適的權(quán)限,并將用戶和用戶組或角色關(guān)聯(lián)。3.4.2功能說明按照XXXX合同管理軟件需求說明書中4.5小節(jié)的說明,參考如下：1、支持樹型多級結(jié)構(gòu)。2、支持分子公司管理,支持集團(tuán)式組織結(jié)構(gòu)管理。說明：XXXX與分子公司分別使用獨(dú)立的ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng),屬于集團(tuán)組織管理架構(gòu)。3、在ERP中維護(hù)組織架構(gòu),包括增刪改停啟用等操作,都能同步到合同管理軟件中。單向維護(hù),ERP—》合同。4、支持組織機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整,如合并、撤銷〔離職、變更、調(diào)動等,對客商、合同等相關(guān)權(quán)限進(jìn)行同步調(diào)整。5、支持持單點(diǎn)登錄功能。需求分析點(diǎn)-合同業(yè)務(wù)4.1現(xiàn)有合同類別根據(jù)5月5日XXXX初步反饋,合同類別劃分如下：合同分類合同類型公司主體部門其他屬性合同采購國內(nèi)國貿(mào)總部事業(yè)部

物流部

其他部門

XX產(chǎn)品一部

產(chǎn)品二部

產(chǎn)品三部

…

國外德國產(chǎn)品一部

產(chǎn)品二部

產(chǎn)品三部

…

阿聯(lián)酋

銷售國內(nèi)國貿(mào)總部事業(yè)部

物流部

其他部門

XX產(chǎn)品一部

產(chǎn)品二部

產(chǎn)品三部

…

國外德國產(chǎn)品一部

產(chǎn)品二部

產(chǎn)品三部

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阿聯(lián)酋

4.2現(xiàn)有合同模板合同模版序號名稱模版文件備注1國內(nèi)采購合同2國外采購合同3國內(nèi)銷售合同Aris系統(tǒng)下載4國外銷售合同5職能合同4.2.2合同模板分析合同模板可以用來創(chuàng)建合同實(shí)例。合同模板的正文可以由多個條款模板組成。合同模板可以帶入一個合同所需的大部分信息,包括合同正文的初稿、合同中包含的關(guān)鍵變量、合同的審批流程等...合同模板設(shè)計(jì)的優(yōu)劣,將直接影響合同管理模塊實(shí)際應(yīng)用的效果和效率。合同模板的設(shè)計(jì)目標(biāo)：1.能準(zhǔn)確有效提取定義好的條款庫內(nèi)容,并保持不同模板建立時定義的排版格式；2.根據(jù)合同模板管理要求,靈活但嚴(yán)格設(shè)置權(quán)限管理,保證模板的規(guī)范性及統(tǒng)一性；3.抽取通用信息,加入合同模板,方便每個合同的編輯處理工作。合同模板的設(shè)計(jì)原則：統(tǒng)一合同格式,簡化合同編輯。目前只有國內(nèi)銷售和國內(nèi)采購示例合同,沒有按照業(yè)務(wù)部門劃分的合同示例,或者沒有客戶已經(jīng)歸類好的合同模板。4.2.3條款及款項(xiàng)合同條款序號名稱條款內(nèi)容備注1通用條款2協(xié)議條款3特殊條款合同款項(xiàng)序號款項(xiàng)類別變量/要素備注1付款條件金額、時間2品質(zhì)條件3物流條件4……4.2.4條款及款項(xiàng)分析合同條款是組成合同正文的基本元素。通過對合同現(xiàn)有模板的分析整理,形成可應(yīng)用于各類合同模板的合同條款,將有助于提高未來合同管理業(yè)務(wù)的效率。合同條款的設(shè)計(jì)目標(biāo)：1.某些針對特定內(nèi)容〔例如法務(wù)的條款具有很高的通用性,并且需要在合同制作/協(xié)商過程中保持標(biāo)準(zhǔn)性。此類條款通常會由固定的負(fù)責(zé)人維護(hù)。如果引用這些條款的合同在制作/協(xié)商過程中對條款進(jìn)行了修改,則需要由對應(yīng)的條款負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.根據(jù)以往的系統(tǒng)使用和項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn),一個合同中含有過多的條款容易導(dǎo)致一些不好的結(jié)果：a、條款維護(hù)過程比較復(fù)雜,b、合同編輯比較麻煩,c、容易產(chǎn)生合同正文格式錯誤。所以盡量簡化合同的條款組成。根據(jù)現(xiàn)有的合同模板進(jìn)行對應(yīng)的合同條款,這個合同條款包含合同正文的主要內(nèi)容。這樣一個合同一般包括3到4個條款。3.對于用合同正文中用表格表示的信息盡量采用行條款。因?yàn)樾袟l款能夠定義所用信息的數(shù)據(jù)類型,能獲得更好管理的控制性、并便于程序自動處理。4.通過對已有合同模板中款項(xiàng)及關(guān)鍵信息的篩選,建立通用的款項(xiàng),為后續(xù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、報(bào)表開發(fā)及合同執(zhí)行管理等做好準(zhǔn)備。合同條款的設(shè)計(jì)原則：1.確保實(shí)現(xiàn)特定條款由特定負(fù)責(zé)人維護(hù),條款在具體合同中被改動后要由對應(yīng)的負(fù)責(zé)人審批。2.簡化合同的組成結(jié)構(gòu)。需要根據(jù)收集上來的合同范本來分析合同條款。4.3現(xiàn)有合同內(nèi)部管理規(guī)定序號階段說明管理規(guī)定備注1合同簽訂論證審核Aris下載2合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)控制〔物流和財(cái)務(wù)等要素Aris下載3合同歸檔歸檔分析Aris下載需求分析點(diǎn)-合同業(yè)務(wù)流程5.1合同業(yè)務(wù)相關(guān)流程國內(nèi)銷售物流管理流程國內(nèi)采購流程國內(nèi)采購訂單審核子流程國外銷售流程國外采購流程重大合同論證流程重大合同審核流程整套合同文件審核及交接流程5.2合同管理流程分析流程是一個公司業(yè)務(wù)運(yùn)作的基礎(chǔ),合同管理的規(guī)范化要求必須通過流程來實(shí)現(xiàn),圍繞規(guī)范化構(gòu)造端到端的業(yè)務(wù)為核心,實(shí)現(xiàn)合同管理各個階段的有效銜接,達(dá)到持續(xù)改善和優(yōu)化的目標(biāo)。對于合同管理業(yè)務(wù),主要的業(yè)務(wù)過程包括：合同起草、合同談判、合同審閱、合同發(fā)布、合同簽署、合同執(zhí)行、合同變更、合同關(guān)閉等。從合同全生命周期管理角度出發(fā),項(xiàng)目組結(jié)合XXXX現(xiàn)有的合同管理流程、實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及Emptoris合同管理模塊的系統(tǒng)功能,梳理了8個合同管理業(yè)務(wù)流程,見下表。序號流程編號流程名稱1BPD_1合同創(chuàng)建管理流程2BPD_2合同審批及發(fā)布管理流程3BPD_3合同執(zhí)行管理流程4BPD_4合同變更管理流程5BPD_4.1合同變更申請審批管理流程6BPD_5合同關(guān)結(jié)管理流程7BPD_6合同模板〔條款管理流程8BPD_7合同續(xù)簽管理流程具體的流程設(shè)計(jì)會在后續(xù)的《XXXX國際貿(mào)易合同管理項(xiàng)目詳細(xì)設(shè)計(jì)報(bào)告》中給出。合同創(chuàng)建類別起草人員動作描述國內(nèi)銷售客戶經(jīng)理起草合同,提出申請國內(nèi)采購采購經(jīng)理建立國內(nèi)采購訂單,提請申請國外銷售銷售經(jīng)理制作,上掛相關(guān)文件國外大宗采購客戶經(jīng)理起草合同,提出申請國外非大宗采購采購經(jīng)理建立采購訂單,提請申請一般合同客戶經(jīng)理重大合同業(yè)務(wù)部門經(jīng)理起草合同,提出申請合同協(xié)商合同起草人負(fù)責(zé)與合同各方對合同條款進(jìn)行協(xié)商,修改。合同審批1、合同審批流程類別審批流程審批要素國內(nèi)銷售國內(nèi)采購見下圖見圖中描述國外銷售國外大宗采購國外非大宗采購一般合同重大合同示例：國內(nèi)采購合同審批流程2、合同審核要素：合同執(zhí)行具體的流程設(shè)計(jì)會在后續(xù)的《XXXX國際貿(mào)易合同管理項(xiàng)目詳細(xì)設(shè)計(jì)報(bào)告》中給出。合同變更同上合同關(guān)結(jié)同上合同續(xù)簽同上其它同上需求分析點(diǎn)-主數(shù)據(jù)維護(hù)6.1供應(yīng)商信息供應(yīng)商主數(shù)據(jù)在ERP中維護(hù),同步到合同軟件中。6.2產(chǎn)品信息產(chǎn)品分類和產(chǎn)品信息在ERP中維護(hù),同步到合同軟件中,同步信息包括產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品單位、產(chǎn)品規(guī)格屬性,產(chǎn)品規(guī)格屬性值等信息。系統(tǒng)集成需求按照《XXXX合同管理軟件需求說明書》及《ECM軟件功能清單》,篩選出總共11條需做系統(tǒng)集成定制開發(fā)。功能序號一級功能二級功能ERP系統(tǒng)EmptorisContractManagement描述備注補(bǔ)充2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步產(chǎn)品信息ERP維護(hù),導(dǎo)入到ECM通過產(chǎn)品自帶的接口,可以定時由ERP推送產(chǎn)品信息同步信息包括產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品單位、產(chǎn)品規(guī)格屬性,產(chǎn)品規(guī)格屬性值等信息。產(chǎn)品分類〔4級分類、產(chǎn)品信息、規(guī)格信息,規(guī)格信息因產(chǎn)品不同可以自定義,且產(chǎn)品和產(chǎn)品規(guī)格支持中英文,以適應(yīng)國內(nèi)和國外合同需要

3基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步客戶信息ERP維護(hù),導(dǎo)入到ECM通過產(chǎn)品自帶的接口,可以定時由ERP推送產(chǎn)品信息客戶名稱、地址、電話、傳真、授信額度〔信保及公司內(nèi)部授信、已占用額度、授信余額1.ERP錄入客戶信息=》市場部審核將要啟用的客戶信息〔客戶信息生效=》同步到合同軟件中

2.在ERP中進(jìn)行客戶余額初始化〔考慮幣種、增減節(jié)點(diǎn)、賒銷額度設(shè)置,以供合同管理軟件調(diào)取

3.公司總賒銷控制ERP系統(tǒng)對客戶信息進(jìn)行審核及客戶余額初始化;

公司總賒銷額度;4基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供應(yīng)商信息ERP維護(hù),導(dǎo)入到ECM通過產(chǎn)品自帶的接口,可以定時由ERP推送產(chǎn)品信息,定制開發(fā)接口供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商代碼、授信代碼、授信額度、企業(yè)性質(zhì)、法人、地址、銀行賬戶信息、供應(yīng)商預(yù)付款授信余額、注冊地址所在國家、注冊地址所在城市、聯(lián)系電話同步到合同管理軟件中1.在ERP供應(yīng)商信息中初始化供應(yīng)商余額、授信代碼和授信額度;〔考慮幣種、增減節(jié)點(diǎn),確保合同管理軟件調(diào)取

2.采購合同保存時根據(jù)當(dāng)前余額與合同付款方式、合同支付金額對比進(jìn)行提醒,合同生效階段,要進(jìn)一步根據(jù)余額控制生效。3.涉及合作訂單情況騰退的問題,業(yè)務(wù)部門自行解決,如需特殊審批需向風(fēng)控總監(jiān)進(jìn)行申請。

4.公司總授信控制新供應(yīng)商業(yè)務(wù)部門在ERP供應(yīng)商中心注冊,供應(yīng)鏈管理部審核,通過后,相關(guān)信息如上圖,自動導(dǎo)入到合同管理軟件5基礎(chǔ)數(shù)據(jù)合作伙伴信息

通過產(chǎn)品自帶的接口,可以定時由ERP推送產(chǎn)品信息

客戶說暫時不考慮8系統(tǒng)組織架構(gòu)組織架構(gòu)維護(hù)ERP維護(hù),導(dǎo)入到ECM通過產(chǎn)品自帶的接口,可以定時由ERP推送產(chǎn)品信息在ERP中維護(hù)組織架構(gòu),包括增刪改停啟用等操作,都能同步到合同管理軟件中單向維護(hù),ERP—》合同。

9系統(tǒng)組織架構(gòu)組織機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整

通過產(chǎn)品自帶的接口,可以定時由ERP推送產(chǎn)品信息支持組織機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整,如合并、撤銷〔離職、變更、調(diào)動等,對客商、合同等相關(guān)權(quán)限進(jìn)行同步調(diào)整。

14合同池及模板管理標(biāo)的信息ERP導(dǎo)入到ECM第1條不支持,其他通過編寫插入式的UserExit代碼實(shí)現(xiàn)1.合同標(biāo)的支持產(chǎn)品圖片顯示?！睳O

2.從ERP調(diào)取標(biāo)的信息顯示在條款和表格中〔按產(chǎn)品整理合同顯示要求,比如分組要求、行等。2.1ERP產(chǎn)品、規(guī)格型號、備注等標(biāo)的信息同步至合同軟件,合同軟件根據(jù)合同模板展現(xiàn)規(guī)則的要求進(jìn)行展現(xiàn)在合同軟件中。

2.2合同模板要求如下：

a>普通〔每個產(chǎn)品的名稱規(guī)格型號描述等信息在不同標(biāo)的明細(xì)行中顯示;

b>帶圖片〔標(biāo)的明細(xì)行中顯示圖片;

c>按規(guī)格分組〔指定用以分組的幾種規(guī)格,從合同的產(chǎn)品中,挑選出分組規(guī)格相同的產(chǎn)品放到一組中展示,標(biāo)的明細(xì)行中展示這些產(chǎn)品不同的規(guī)格屬性在ERP訂單信息中：新增=》選擇產(chǎn)品=》選擇產(chǎn)品顯示類型、分組規(guī)格=》保存退出=》合同軟件中按所選顯示類型及分組規(guī)格展現(xiàn)產(chǎn)品。16合同池及模板管理款項(xiàng)庫ERP導(dǎo)入到ECM2.通過系統(tǒng)現(xiàn)有的接口,可以在ERP中調(diào)用合同管理接口1.支持自定義款項(xiàng)庫

2.支持從ERP訂單中調(diào)取相應(yīng)的款項(xiàng)值

3.支持結(jié)構(gòu)化的收付款方式、交付/收貨方式、發(fā)票開具/接收方式從ERP傳過去作為條款,并同時記錄條款中的數(shù)字作為跟蹤款項(xiàng)

4.根據(jù)款項(xiàng)搜索統(tǒng)計(jì)相關(guān)合同〔NO3.1在ERP中新建訂單,填寫訂單信息,選擇付款方式〔如下圖1,填寫該付款方式的比例與天數(shù),補(bǔ)充其他訂單數(shù)據(jù),保存后,點(diǎn)擊生成合同,其中付款條款為訂單的付款條款,且生