企業(yè)公文管理制度

公文管理制度第一章總則第一條為使公司的公文處理工作做到規(guī)范化、制度化，提高公文處理的效率和質(zhì)量，特制定本辦法。第二條公文指公司對外業(yè)務(wù)往來及對內(nèi)管理的各類文件。公文處理必須做到及時、準確、安全。第三條公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、編號、用印、立卷、歸檔和銷毀。辦公室負責(zé)公司各部門公文處理的管理工作。第四條全部公文歸公司所有并歸檔保存，任何個人不得私自占有。公文的行文類別第五條公司制作的公文種類主要包括：（一）通知適用于傳達公司領(lǐng)導(dǎo)的決議、指示或需要各部門知會的事項。（二）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。（三）報告適用于向上級主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議，及答復(fù)上級主管部門的詢問。（四）請示適用于向上級主管部門請求指示、批準。（五）函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準等。（六）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。行文格式第六條公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名、標題、主送（報）單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送（報）單位等部分組成。第七條發(fā)文單位應(yīng)當寫全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當排列在前。第八條秘密公文應(yīng)標明“絕密”、“機密”或“秘密”，必要時應(yīng)當標明保密時限。“絕密”、“機密”公文應(yīng)當標明份數(shù)序號。詳見《保密管理制度》。第九條急件分“急”、“特急”。第十條發(fā)文字號（包括單位代字、年份、序號），應(yīng)當在首頁版頭正下方或者右下方標明；聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。第十一條上行的公文和以公司名義下發(fā)的公文，應(yīng)當注明簽發(fā)人姓名。第十二條公文標題，應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當包括發(fā)文單位、事由及公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。第十三條公文使用簡稱，應(yīng)當先用全稱，再注明簡稱。第十四條公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。第十五條引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號；日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。第十六條結(jié)束語的用法。請示：妥否，請批示；報告：特此報告；通知：特此通知；函：如不需回復(fù)—特此函達，如需回復(fù)—可否，請復(fù)函為盼。第十七條公文如有附件，應(yīng)附在正文之后，時間之前，并注明附件名稱和順序。第十八條公文除去會議紀要、會議通知外，應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦單位加蓋公章。第十九條成文時間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準。電報，以發(fā)出日期為準。第二十條公文應(yīng)當標注主題詞。上報的公文，應(yīng)當按照上級單位的要求標注主題詞。第二十一條公文文字從左至右橫寫，橫排，必須使用規(guī)范簡化字。第二十二條公文版頭紙規(guī)格采用國際統(tǒng)一標準A4紙。“布告”、“公告”、“通告”用紙規(guī)格，根據(jù)實際需要確定。行文標準第二十三條行文要求統(tǒng)一按標準制作，不得隨意更改、變化。第二十四條公文版頭及各個用途：1、版頭1適用于公司公文中的上行文件。即以公司名義向上級主管部門報送的請示、報告等種類。2、版頭2適用于公司公文中決定、決議、指示、通知、通報、批復(fù)等種類；向與公司平級單位發(fā)送的報告、申請、通知、說明等也采用此版頭行文。3、版頭3適用于公司公文中的公函。即以公司名義發(fā)往某一組織的函。需統(tǒng)一編號、存檔。第二十五條發(fā)文字號及用法：1、版頭1-3分別編發(fā)文字號。（見附件）（1）版頭1文號為“建環(huán)修發(fā)字[ＸＸＸＸ]ＸＸ號”（2）版頭2文號為“建環(huán)修辦(技、財、工、市、合、黨)字[ＸＸＸＸ]ＸＸ號”（3）版頭3文號為“建環(huán)修函字[ＸＸＸＸ]ＸＸ號”（4）各部門在印制有發(fā)文字號的公文時，需由辦公室統(tǒng)一登記、編號、簽批、印發(fā)。2、發(fā)文機關(guān)代字：（1）行政文件：辦公室—“辦”、財務(wù)部—“財”、技術(shù)部—“技”、工程管理部—“工”、市場部—“市”、合同部—“合”。（2）黨務(wù)文件—“黨”。第二十六條公文格式：1、邊距：要求正式制發(fā)的公文須采用Word格式文檔，紙型為A4紙，上邊距需根據(jù)各種文頭紙的不同預(yù)留，下邊距32mm，左邊距28mm，右邊距27mm，均加減正負1mm。2、秘密等級和保密期限：如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標識秘密等級和保密期限，應(yīng)同號字在秘密等級后用“★”隔開。詳見《保密制度》。3、緊急程度：如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標識秘密等級和緊急程度，緊急程度應(yīng)在秘密等級相同位置的第2行。4、文號：為小3號或4號仿宋，居中排列，年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份應(yīng)標全稱；文號置于表頭公司名稱之下，粗下劃線之上。需標識簽發(fā)人姓名的字體同文號，平行排列于文號右側(cè)；文號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后列全角冒號。5、標題：為小2號宋體加黑，一般無標點，固定表述為“關(guān)于XXXX的XX（文種）”。6、正文：一般為小3號或4號仿宋體，小標題加黑，段前空兩個字符；一般行距為“單倍行距”，也可根據(jù)實際情況適當調(diào)整。主送機關(guān)名稱的字型應(yīng)當與正文一致。7、附件：為小3號或4號仿宋體，附件標題為正文下空一行、前空兩個字符；如有多個附件，需編列序號；附件標題后沒有標點。8、主題詞：主題詞用小3號或4號宋體字，粗下劃線為1磅；抄報（送）、用小3號或4號仿宋體，細下劃線為0.25磅；制發(fā)部門、時間等小3號或4號仿宋體，粗下劃線為1磅；印制分數(shù)用小4號仿宋體，右側(cè)對齊；頁碼標在頁面底部居中位置。特別注意：最后一頁可以只是主題詞，但不得只有日期和蓋章，也不可標示“此頁無正文”。9、成文日期為領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件的日期。10、裝訂：公文一律左側(cè)裝訂，用兩個書釘，釘在距頁上下邊各四分之一處；如有表格頁，表頭在左側(cè)；如有附件，應(yīng)與正文一并裝訂，如附件太厚無法同時裝訂，也可單獨裝訂，但需在附件第一頁注明正文文號。將發(fā)文稿紙、1份定稿、領(lǐng)導(dǎo)修改后的文件原稿按從上到下的順序進行裝訂。第五章印發(fā)公文流程第二十七條由發(fā)文部門擬寫公文，要求：選用文種正確，文字通順，敘述清晰，表達完整，引用數(shù)據(jù)準確等。擬稿人將擬寫的文件原稿及電子版發(fā)至辦公室。第二十八條由辦公室專人對文件進行預(yù)審核和初步排版，之后填寫發(fā)文稿紙。發(fā)文稿紙必填內(nèi)容為：標題、附件、主送單位、抄報單位、擬稿人等，并附正文由擬稿人將部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后的文稿送辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)簽批，后交由總經(jīng)理審批簽發(fā)。發(fā)文稿紙必須本人手寫簽字。第二十九條工作重點：1、文種是否正確：主要區(qū)別報告和請示，報告領(lǐng)導(dǎo)不需批復(fù)；請示領(lǐng)導(dǎo)必須批復(fù)，且需一事一報。2、文字是否通順，有無錯別字。3、發(fā)文稿紙是否經(jīng)發(fā)文部門經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。第三十條擬稿人將所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后的發(fā)文稿紙、文件原稿一并送行辦公室。由辦公室專人將初步排版后的文稿以發(fā)文稿紙在前、文稿在后的順序用曲別針別好，夾在“審簽文件”的文件夾中，送公司領(lǐng)導(dǎo)會簽、簽發(fā)或授權(quán)簽發(fā)人簽批。對于特別緊急的公文需向領(lǐng)導(dǎo)說明，請盡快簽發(fā)；若領(lǐng)導(dǎo)不在公司，可請擬稿人向公司領(lǐng)導(dǎo)說明情況，由公司領(lǐng)導(dǎo)通知辦公室專人是否印發(fā)公文。第三十一條辦公室專人將簽批后的文件編文號、套紅頭稿紙打印。第三十二條辦公室將裝訂后的文件與發(fā)文稿紙的復(fù)印件同時提供給公章保管人用印。第三十三條完整的對外發(fā)文由辦公室統(tǒng)一發(fā)送；各部門的業(yè)務(wù)文件，原則上按各部門對口報送的原則進行發(fā)送。第三十四條各部門對外發(fā)送需加蓋公司印章的非正式公文，要經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批，經(jīng)辦公室審核無誤，方可加蓋公章，并予以登記、備存。第三十五條制發(fā)公文流程表：由辦公室專人報辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理會簽、簽發(fā)（按簽發(fā)權(quán)限）由辦公室專人報辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理會簽、簽發(fā)（按簽發(fā)權(quán)限）擬稿人負責(zé)報所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽批辦公室專人負責(zé)人套頭、印發(fā)交辦公室公章保管人用印后，印發(fā)并歸檔擬稿人擬就文稿擬稿人負責(zé)報本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽批交辦公室專人初步排版并預(yù)審（附電子版）由辦公室專人負責(zé)填寫發(fā)文稿紙（簽名需手簽）第六章收文工作流程第三十六條公司及公司各部門以公司名義與外界往來的公文，由辦公室統(tǒng)一辦理。第三十七條收到的文件包括：由各委、辦、局等上級單位取回和轉(zhuǎn)來的文件；公司相關(guān)人員參加會議帶回的文件；其他部門收到的紅頭文件；以傳真方式收到的會議通知、通報、函、會議紀要和重要文件等。第三十八條辦公室專人在收到文件后，需在《收文匯總明細單》上按序號逐一登記。第三十九條收文登記必填內(nèi)容：序號、收文日期、發(fā)文單位、發(fā)文字號、文件標題、收文頁數(shù)；同樣的公文無論收到幾份，在收文登記上只編一個序號。第四十條辦公室專人對收文附《文件承辦單》，加蓋收文章，填寫收文編號、收文日期。收文登記編號以年為單位的順序進行編排。第四十一條辦公室專人將收文報辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)簽署擬辦意見后，送相應(yīng)人員閱批。根據(jù)閱批意見將文件按照批辦、傳閱分別辦理。第四十二條一般收文，應(yīng)在收文當天送辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)閱批；加急公文，隨到隨送。第四十三條文件按照辦理方式可分為批辦文件和傳閱文件：1、批辦文件（1）批辦文件指需公司辦理的文件，主要文種有：上級或業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的通知或函、領(lǐng)導(dǎo)指示、不相隸屬關(guān)系單位來函、下級上報的請示或報告等。（2）對于文件原件有密級要求的文件，需在《收文承辦單》右上角加蓋“密級”章。（3）對于時限要求的文件，應(yīng)根據(jù)要求的時限，在《收文承辦單》右上角加蓋“急件”章。如需同時標注密級，則密級標在第一行，緊急程度標在第二行。（4）對于需要說明的事項，需在擬辦意見欄內(nèi)注明。（5）對于收到的批復(fù)或復(fù)函需將對應(yīng)的請示或函附后。（6）送交公司領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，如需多位領(lǐng)導(dǎo)批辦，按照從低至級別高順序送批。（7）根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，將文件完整復(fù)印并送至工作執(zhí)行部門的部門經(jīng)理處，由部門經(jīng)理在《收文承辦單》上簽收。（8）如需對收文承辦事項做發(fā)文處理，則由工作執(zhí)行部門按公文印發(fā)流程進行印發(fā)。（參閱《印發(fā)公文流程》）。（9）如有以傳真方式獲得的文件，且標有收件人姓名的，屬日常工作聯(lián)絡(luò)、接洽、溝通、確認的文件，由辦公室進行詳細登記并下發(fā)。2、傳閱文件（1）傳閱文件指需請公司領(lǐng)導(dǎo)了解閱知的文件，常見文種有：上級機關(guān)下發(fā)的與我公司無直接關(guān)聯(lián)的文件，情況通報、會議紀要、抄送或抄報我公司的文件等。（2）辦公室專人按照公司領(lǐng)導(dǎo)在《文件承辦單》上批示的“傳閱意見”，需將傳閱文件附《文件傳閱單》按公司各部門主管領(lǐng)導(dǎo)、部門高級經(jīng)理、工作執(zhí)行人的順序進行傳閱；如有傳閱意見，還應(yīng)反饋至部門主管領(lǐng)導(dǎo)，以便進一步安排和跟進工作。（3）傳閱文件原則上在三日內(nèi)辦畢，閱批后，送回辦公室，傳閱文件應(yīng)當嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定。（4）文件傳閱完畢，需將《文件傳閱單》粘附在對應(yīng)收文的《文件承辦單》后，一并存檔，并在《收文匯總明細單》備注欄內(nèi)注明“此文傳閱”字樣。第四十四條整理存檔：1、將批辦、傳閱完畢的收文逐一整理、檢查，重點審查：公司各部門主管領(lǐng)導(dǎo)是否簽閱、領(lǐng)導(dǎo)批示事項是否落實、辦理完成的文件是否有辦理結(jié)果或上報材料等，如有上報材料或回復(fù)函件，需復(fù)印附在對應(yīng)的收文后；如沒有，可加注情況說明。2、整理、檢查后確認已完成的文件，將《文件承辦單》、《文件傳閱單》與對應(yīng)收文粘貼后，按收文順序放入“收文文件夾”中保存。3、年中、年底歸檔。第四十五條收文工作流程表：辦公室專人接收文件辦公室專人接收文件登記備案按擬辦意見報送文件辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)簽署擬辦意見公司領(lǐng)導(dǎo)閱批按領(lǐng)導(dǎo)閱批意見批辦按領(lǐng)導(dǎo)閱批意見傳閱交辦公室辦理、存檔第七章附則第四十六條本辦法由辦公室負責(zé)解釋。附件：一、文件承辦單二