公司管理制度-公司報刊郵件收發(fā)管理規(guī)定

公司管理制度公司報刊、郵件收發(fā)管理規(guī)定目的為了規(guī)范玉海有限公司（以下簡稱公司）報刊、郵件收發(fā)管理，確保報刊、郵件收發(fā)及時、準確，特制定本規(guī)定（以下簡稱本規(guī)定）。適用范圍本規(guī)定適用于公司位于TDCQ產(chǎn)業(yè)園園區(qū)（以下簡稱園區(qū)）的報刊征訂或郵件（不含電子郵件，指普通信件、郵政快件與包裹等）收、發(fā)管理。3職責3.1行政中心行政事務(wù)部指定專人負責園區(qū)報刊、郵件對外收、發(fā)管理，并負責園區(qū)收發(fā)室管理（見附件1：收發(fā)員工作職責）。3.2各單位指定人員負責本單位報刊、郵件的內(nèi)部收、發(fā)管理。4收發(fā)室管理4.1收發(fā)室地點：產(chǎn)業(yè)園東南大門。4.2收發(fā)室辦公時間：每周一至周五8：15-12：00；13：15-17：30（如有調(diào)休以相關(guān)通知為準）。4.3收發(fā)室信箱管理4.3.1收發(fā)室信箱僅適用于放置報刊、普通信件。如掛號信、郵政快件、雜志、包裹單等，則直接通知收件人或收件單位簽收（見以下第5條“郵件收取管理”與第8條“報刊收、發(fā)”）。4.3.2收發(fā)室信箱鑰匙共兩把，由收發(fā)管理員與各單位收發(fā)員各保留一把，各單位收發(fā)員必須妥善保管，如有丟失須及時通知行政事務(wù)部或收發(fā)管理員重新?lián)Q鎖、配鑰匙。4.3.3收發(fā)管理員每天將各單位報刊信件按部門分別發(fā)至各單位信箱內(nèi)，各單位收發(fā)員憑鑰匙每天自行領(lǐng)取本單位報刊信件。5郵件收取管理（見附件2：郵件簽收流程）5.1基于公司安全保密管理需要，郵政車輛原則上不得進入園區(qū)，園區(qū)大門口作為企業(yè)形象窗口，公司對郵件收取要求“當日件當日清”，具體如下：5.1.1私人郵件，收發(fā)員通知收件人本人簽收、付郵資，當收件人不在園區(qū)內(nèi)，收件人可委托其它員工代為付款、簽領(lǐng)。5.1.2公司郵件，收發(fā)員代為簽領(lǐng)，但以下情況收發(fā)員不予代簽：5.1.2.1超過規(guī)定體積或重量的郵件，即體積超過60cm×40cm×40cm（長×寬×高），重量超過10KG的郵件；5.1.2.2超過規(guī)定收件時間的郵件，郵件收取時間為每日17：00前（正常上班時間）；5.1.2.3節(jié)假日等非正常上班時間到達的郵件；5.1.3以上收發(fā)員不予代簽的郵件，由收件人自行取件或委托他人取件。如超過規(guī)定體積或重量的郵件，特殊情況下需郵車入園（如成批郵件），收件人應按業(yè)務(wù)訪客程序辦理出、入園手續(xù)（具體見“外來人員管理規(guī)定”）。如節(jié)假日等非正常上班時間到達公司的急件，收件人未在園區(qū)的情況下，可提前與郵件管理部門（行政事務(wù)部）申請代簽，如需代簽超出規(guī)定體積的急件，必須通過收件單位負責人的電話或短信確認方可代簽。5.1.4經(jīng)收發(fā)員代簽收的郵件，收件人應在規(guī)定時間內(nèi)領(lǐng)取，原則上每日領(lǐng)取時間不得超過17：00，因特殊原因不能在規(guī)定時間領(lǐng)取的，應委托本單位其它員工代領(lǐng)。各單位非特殊原因不得將郵件寄存收發(fā)室，如因未及時領(lǐng)取郵件而導致物品丟失的，將由收件單位或收件人自行負責。6郵件寄發(fā)管理6.1公司郵件6.1.1行政事務(wù)部與郵局或速遞公司分別簽訂郵件郵寄合作協(xié)議，各單位寄發(fā)應積極配合收發(fā)管理員分類郵寄。6.1.2郵件郵寄合作單位在工作日內(nèi)指定時間段上門收件（以具體通知為準）。為確保郵件的及時性，各單位應在約定時間段寄發(fā)郵件，超出約定時段寄件的，原則上當日不再發(fā)件（個別快遞公司除外），如有特殊、緊急的郵件，寄件人應自行安排至郵局辦理。6.1.3通過郵寄形式出公司園區(qū)的物品（不含文件資料等），須嚴格按公司“出門物資管理規(guī)定”執(zhí)行，即郵寄公司物資必須開具出門條，經(jīng)收發(fā)員或公司指定人員核查后方能對郵件進行封口。特殊情況須提前對郵件進行封口的，出門條上應有主管領(lǐng)導簽名，方可寄出園區(qū)。6.1.4凡屬于涉密文件資料不得通過郵寄形式對外寄發(fā)，必須通過保密辦機要渠道發(fā)送（見保密辦相關(guān)文件）。6.1.5凡郵寄至國外的郵件（含文件資料），必須由單位第一負責人審批（見附表3：郵件郵寄審批表）。6.1.6重量超過10KG的郵件，應交物料部通過貨運渠道發(fā)貨，原則上不予通過快遞形式郵寄，特殊情況如需通過快遞形式郵寄，必須由單位第一負責人審批（見附表3：郵件郵寄審批表）。6.1.7公司郵費按月結(jié)算，行政事務(wù)部安排專人審核郵費，并將費用每月分攤至各單位。6.2私人郵件6.2.1私人郵件應在園區(qū)外由員工本人自行與速遞公司辦理寄遞，收發(fā)員原則上不予受理。6.2.2郵寄私人物品（不含信件）須提供有效證明，需經(jīng)園區(qū)大門保安或收發(fā)員檢查核實確系私人物品、方可放行帶出園區(qū)外交寄。6.2.3凡私人郵件（含資料）不得夾帶公司涉密文件資料和公司信息資料，一經(jīng)查實將按泄密行為查處。6.2.4凡私人郵件（含資料）不得以公司郵件郵遞，一經(jīng)查實將對其執(zhí)行三倍郵資處罰。7報刊訂購7.1訂購時間：每年10月中下旬（具體時間以通知為準）。7.2訂購要求7.2.1凡由公司統(tǒng)一征訂的報刊雜志（含公用和私用），如有征訂需求須根據(jù)行政事務(wù)部發(fā)布的征訂通知，結(jié)合報刊目錄，填寫訂閱清單，統(tǒng)一由單位文員核實、確認后交行政事務(wù)部指定人員辦理。公費訂閱填寫“公費報刊訂閱申請表”（見附件4）；私人訂閱填寫“自費報刊訂閱申請表”（見附件5）。7.2.2公費訂閱，須經(jīng)單位負責人審批后交行政事務(wù)部。行政事務(wù)部匯總各單位公費訂閱的報刊信息報公司主管領(lǐng)導審批，經(jīng)審批通過的公費報刊，由行政事務(wù)部指定專人統(tǒng)一辦理征訂付款手續(xù)。未審批通過的，則反饋相關(guān)單位（見附件6：公費報刊征訂流程）。7.2.3私人訂閱，須當面繳款，并經(jīng)行政事務(wù)部指定人員簽收確認。8報刊收、發(fā)8.1各單位報刊收發(fā)員每天及時至收發(fā)室領(lǐng)取報刊，以避免堆積，如因故離開崗位時，應委托其他員工代為領(lǐng)取，尤其在遇有節(jié)假日時，應在節(jié)后上班第一天上午及時領(lǐng)取完畢。8.2各單位收發(fā)員未在規(guī)定時間領(lǐng)取報紙，或當日報紙次日17：00前仍未領(lǐng)取的（節(jié)假日可順延），且無任何說明的情況下，收發(fā)員將視同收件單位放棄領(lǐng)用，可自行處理（雜志刊物除外）。8.3各單位公費征訂的報刊，在報刊到達三個月后，可聯(lián)系總經(jīng)理辦公室書吧管理員統(tǒng)一回收至書吧，供全員閱覽。9附則9.1本規(guī)定自發(fā)布之日起實施。9.2本規(guī)定由行政中心行政事務(wù)部負責解釋、執(zhí)行與修訂。9.3附件9.3.1收發(fā)員工作職責9.3.2郵件簽收流程9.3.3《郵件郵寄審批表》式樣9.3.4《公費報刊訂閱申請表》式樣9.3.5《自費報刊訂閱清單》樣式9.3.6公費報刊征訂流程批準：TDCQ會簽：TDCQ審核：TDCQ撰寫：TDCQ發(fā)布日期：20X2-03-30發(fā)至：各單位附件1：1.1《收發(fā)員工作職責》收發(fā)員工作職責一、工作時間每周一至周五8：15-12：00；13：15-17：30（如有調(diào)休以相關(guān)通知為準）。二、工作要求按工作時間正常上、下班，如因休假或其他原因離開崗位時，應提前向行政事務(wù)部報備，并安排他人代為收、發(fā)。每天及時、準確、分類收取、寄發(fā)公司郵件、報刊，并妥善保管。三、郵件收取公司郵件由收發(fā)員統(tǒng)一代簽，但非公司郵件、未經(jīng)授權(quán)的私人郵件、超過規(guī)定體積或重量的郵件、法院傳票等特殊外來件及其他郵件收發(fā)員不得代簽。經(jīng)代簽的郵件，收發(fā)員收件時應檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕等，應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。凡掛號信、包裹單、匯款單等重要郵件，收發(fā)員應做好簽收登記（見附件1.2：郵件簽收表）。郵車原則上不允許入園，因特殊情況需入園，如批量郵件，收發(fā)員經(jīng)與收件人確認后，應督促并配合收件人按公司業(yè)務(wù)訪客程序辦理進、出園手續(xù)。四、郵件寄發(fā)收發(fā)員根據(jù)國際、省外、省內(nèi)等郵寄特點，本著確保郵件準時送達并節(jié)約成本的原則分類郵寄公司郵件；私人郵件原則上不予受理，由寄件人在園區(qū)外直接與速遞公司交寄郵件，收發(fā)員配合檢查核實。各單位寄發(fā)的公司郵件，收發(fā)員應認真審核、確認。凡對外郵寄物品，應嚴格按“出門物資管理規(guī)定”執(zhí)行，即公司郵件須憑“出門條”寄發(fā)（先核實后封口，文件資料除外）；國際郵件則憑“郵件審批單”寄發(fā)。特殊情況如受理私人郵件，須核實有效證明，并登記后方可寄發(fā)；寄發(fā)郵件時，屬公司郵件應做好登記記錄（見附表1.3：郵件郵寄登記表），統(tǒng)一蓋上“郵寄專用章”后發(fā)送；私人郵件則通知員工自付郵資（見附件1.4：郵件郵寄流程）。不論公、私函件，收發(fā)員登記受理后應妥善保管，不得擱置延誤。收發(fā)員每月月初統(tǒng)計、校對上月各單位郵費，并于每月十五號前將統(tǒng)計表交行政事務(wù)部指定人員復審。五、報刊收、發(fā)收發(fā)員根據(jù)訂購清單，對每天送來的報刊進行清點，發(fā)現(xiàn)有誤須及時登記并要求郵局補缺退余。收發(fā)員每天及時分發(fā)報刊，并做好簽收登記。對未在規(guī)定時間領(lǐng)取報刊的單位應予以催辦，多次催辦仍未領(lǐng)取的，可列入黑名單報行政事務(wù)部。對于時效性較強的報紙，經(jīng)催辦后，收件單位仍未在規(guī)定時間內(nèi)領(lǐng)取且無任何說明的情況下，收發(fā)員可自行處理（雜志刊物除外），如遇節(jié)假日則順延。六、其他保持工作臺面整潔，收寄的各類公、私郵件應整齊擺放；定期檢查信箱及標識完好情況，如有損壞及時報修或更新標識；妥善保管當日未處理完的報刊、郵件，如有丟失等異常情況或其他突發(fā)事件應及時上報行政事務(wù)部相關(guān)主管，如因工作疏忽導致丟失的，經(jīng)確認，須承擔相關(guān)責任。七、附件：1.2《郵件簽收表》式樣1.3郵件郵寄流程1.4《郵件郵寄登記表》式樣附件1：1.2《郵件簽收表》式樣郵件簽收表編號：TDCQ日期類別寄件人收件人簽收日期備注附件1：1.3《郵件郵寄流程》式樣郵件郵寄流程PAGE1附件1：1.4《郵件郵寄登記表》式樣郵件郵寄登記表編號：TDCQ部門：日期類別發(fā)往地址經(jīng)辦人備注附件2：2.1《郵件簽收流程》式樣郵件簽收流程附件3：3.1《郵件郵寄審批表》式樣郵件郵寄審批表寄件人單位寄件時間經(jīng)辦人聯(lián)系電話寄件類型□ 非涉密文件（注：涉密文件通過機要渠道發(fā)送）□ 物資：公斤□ 其它：發(fā)往地址寄件原因單位領(lǐng)導審批（單位第一負責人）備注：凡發(fā)往國外的文件資料與重量為10公斤或10公斤以上的物資應填寫本表單。附件4：4.1《公費報刊訂購申請表》式樣公費報刊訂購申請表編號：TDCQ部門：序號刊期份數(shù)金額申請理由