人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法目錄TOC\o"1-3"\h\u1.總則 21.1目的 21.2適用范圍 22.權(quán)責 22.1.人力資源中心 22.2檔案管理員 32.3各管理中心 32.4員工 33.員工人事檔案的分類 43.1第一類 43.2第二類 43.3第三類 43.4第四類 44.檔案的整理 45.檔案的收集、保管和銷毀 56.檔案的提供和利用 67.檔案的移交/轉(zhuǎn)遞 77.1員工調(diào)動 77.2辭職、解除勞動合同或被開除、辭退 77.3轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定 78.附則 79.附錄 7附件1：《員工檔案目錄》 8附件2：《人事行政審批表》 9附件3：《人事檔案查（借）閱登記表》 10附件4：《人事檔案移交/轉(zhuǎn)遞通知單》 114.3檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：4.3.1題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無題目的可自行擬題目；4.3.2檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應如數(shù)填寫。4.3.3檔案編碼規(guī)則：員工工號為其人事檔案編號，第一類原始履歷材料類別號為JC，第二類調(diào)動、考核、獎懲材料類別號為YD，第三類培訓、培訓考核、專業(yè)技能提升材料類別號為PX，第四類其他員工個人可供公司參考的相關(guān)材料類別號為QT。例：在檔案第一類材料第一頁右上角編寫JC01，右下角編寫檔案頁碼001。5.檔案的收集、保管和銷毀5.1對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。5.2立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準確、文字清楚、手續(xù)齊備。5.3嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重予以記過處分。5.4在職員工檔案按所在部門進行歸檔存放，離職人員的人事檔案資料保存期限為五年，需要銷毀檔案材料時，必須履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導批準，方可粉碎銷毀。6.檔案的提供和利用人事檔案資料（包括人事電子檔資料）屬保密性資料，非經(jīng)主管領(lǐng)導審批同意，任何人不得查詢；因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：6.1必須查閱檔案時，只限于部門經(jīng)理級（含）以上人員查閱本部門屬下的相關(guān)資料，不得查閱其他部門的檔案資料，查閱人事檔案應填寫審批表，按規(guī)定程序逐級審批，方可查閱。6.2人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并嚴格履行登記手續(xù)。6.3查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以記過處分。6.4查閱檔案時，不得抄錄或復印檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人力資源中心負責人允許后方可抄錄或復印，抄錄或復印的材料應在不超過五個工作日內(nèi)送回檔案室處理。6.5檔案一般不得外借，在特殊情況下，經(jīng)人力資源主管領(lǐng)導批準可以借出，但借出時要進行借閱登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。6.6人事檔案應按部門分類編號管理并保持及時更新，由相關(guān)人員專職管理。7.檔案的移交/轉(zhuǎn)遞7.1員工調(diào)動：調(diào)動工作交接并辦理所有手續(xù)后，如無特殊情況，檔案室應將其在本單位的人事檔案全套復印移交調(diào)動單位，原件封存檔案室。7.2辭職、解除勞動合同或被開除、辭退：離職人員的人事檔案資料保存期限為五年，按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導批準，方可粉碎銷毀。7.3轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：7.3.1對移交的員工檔案，必須填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并密封包裝，員工對應檔案材料，應齊全，不得扣留或分批移交。7.3.2接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防檔案丟失。8.附則本辦法由人力資源中心擬定，經(jīng)中心副總審核、總裁批準后實施，并由人力資源中心負責解釋，自發(fā)文之日起執(zhí)行。9.附錄附件1：《員工檔案目錄》新進人員姓名：部門：職位：入職日期：NO.文件名稱原件/復印件頁數(shù)狀態(tài)備注1求職履歷表口原件口復印件2面試提綱口原件口復印件3筆試題目口原件口復印件4個人簡歷口原件口復印件5身份證復印件口原件口復印件6戶口本復印件口原件口復印件7畢業(yè)證復印件口原件口復印件8學位證復印件口原件口復印件9專業(yè)/職業(yè)證書口原件口復印件10入職體檢報告口原件口復印件11離職證明或個人離職承諾書口原件口復印件12新員工入職培訓確認書口原件口復印件13不購買社保申請書口原件口復印件14中國銀行銀行卡復印件口原件口復印件15藍底一寸證件照及電子檔案口原件口復印件16勞動合同口原件口復印件17保密協(xié)議口原件口復印件18競業(yè)協(xié)議口原件口復印件19口原件口復印件20口原件口復印件附件2：《人事行政審批表》附件3：《人事檔案查（借）閱登記表》序號查/借閱日期查/借閱資料內(nèi)容查/借閱人歸還日期備注注：如查/借閱資料需帶離檔案室時注明原件/復件件，便于后續(xù)檔案資料歸還及回收管理。附件4：《人事檔案移交/轉(zhuǎn)遞通知單》單號：茲將員工等人的人事檔案材料移交/轉(zhuǎn)遞，請按檔案目錄清點查收，并將回執(zhí)及時退回。大中集團投資有限公司人力資源中心年月日姓名移交/轉(zhuǎn)遞原因檔案材料數(shù)量（頁碼）備注回執(zhí)于年月日收到移交/轉(zhuǎn)遞