會議管理技巧培訓(xùn)課件

名尚咨詢科振項目組高效會議管理名尚咨詢科振項目組高效會議管理1

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的2課程目錄一、會議失敗的原因探究二、高效會議管理的要點三、參會者的會議要領(lǐng)四、會議記錄與會后追蹤課程目錄一、會議失敗的原3會議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固主管地位會議的目的開展有效的溝通4高效會議的八大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人高效會議的八大特征只有必要時才召集5如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么6如果必須把信息同時傳達(dá)給很多人

有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)必須開會的五個如果如果必須把信息同有些事情需要當(dāng)要讓別人參與決聽7會議失敗的原因會議失敗的原因8會議效率不高，通常由以上7種原因造成；在這7種原因中，有3種是原因是致命傷，需要高度警惕；這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。會議失敗的原因會議效率不高，通常由以上7種原因造成；會議失敗的原因9課程目錄一、會議失敗的原因探究二、高效會議管理的要點三、參會者的會議要領(lǐng)四、會議記錄與會后追蹤課程目錄一、會議失敗的原因探究10高效會議管理的要點11ModuleundVariations_E會前準(zhǔn)備......會議議程會后追蹤高效會議的一個“中心”，兩個基本點高效會議管理的要點11ModuleundVariatio11高效會議的預(yù)防性管理高效會議的預(yù)防性管理12固定的會議流程規(guī)范開始?xì)g迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規(guī)范開始3議程12結(jié)束會議跟蹤13準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式使參會者能對討論有清楚的方向可循清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)節(jié)省時間與減少沖突準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式14開會前的準(zhǔn)備工作是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H5W主持人的準(zhǔn)備工作開會前的準(zhǔn)備工作是否要開會15會議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow會議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereH16會議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任會議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席17會議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責(zé)10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量

會議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)

18課程目錄一、會議失敗的原因探究二、高效會議管理的要點三、參會者的會議要領(lǐng)四、會議記錄與會后追蹤課程目錄一、會議失敗的原因探究19主持人與參會者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任參會者的守則與責(zé)任如何處理會議中的沖突主持人與參會者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任20主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛21主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時，表達(dá)不愉快的情緒主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)聽完陳述后，就沒詞了22參會者的守則和責(zé)任會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)參會者的守則和責(zé)任會前充分準(zhǔn)備23課程目錄一、會議失敗的原因探究二、高效會議管理的要點三、參會者的會議要領(lǐng)四、會議記錄與會后追蹤課程目錄一、會議失敗的原因探究24會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會議記錄者的功能僅次于主持人25會議記錄的10大建議重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容會議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發(fā)送給與會者會議記錄的10大建議重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音會議記錄內(nèi)容全面而26會后跟進(jìn)作參為者的會后跟進(jìn)作為主持人的會后跟進(jìn)自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣會后跟進(jìn)27參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項新任務(wù)的開始參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細(xì)讀28主持人的會后跟進(jìn)請大家填寫會議評估表針對意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計劃進(jìn)行順利，取消下次會議會議之后檢討得失主持人的會后跟進(jìn)請大家填寫會議評估