對(duì)做好房地產(chǎn)交易管理中心檔案工作的思考

[摘要]房產(chǎn)檔案是整個(gè)房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，它的作用是為房產(chǎn)權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易、房產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)和保障房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益等各項(xiàng)工作提供服務(wù)。做好房地產(chǎn)交易中心的房屋權(quán)屬登記、發(fā)證和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的檔案管理工作，需要具備依法管檔的法制觀念、細(xì)致無(wú)誤的工作質(zhì)量、熱忱服務(wù)的工作態(tài)度。

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)交易；檔案管理；法治觀念；熱忱服務(wù)

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作即信息管理工作，是信息業(yè)的組成部分；檔案即一種信息資源，房地產(chǎn)檔案則是房地產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和城市建設(shè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是體現(xiàn)政府管理不可缺少的職能。我國(guó)各級(jí)房地產(chǎn)交易管理部門(mén)承擔(dān)著所屬范圍內(nèi)房屋權(quán)屬登記、發(fā)證和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理的職責(zé)。這方面的工作是房地產(chǎn)行政管理的基礎(chǔ)性工作。

隨著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)交易量日漸增長(zhǎng)，交易事項(xiàng)日漸增多，交易手續(xù)日漸周密，交易管理日漸規(guī)范。進(jìn)而，檔案工作任務(wù)更加繁重，工作要求更加具體。而且這項(xiàng)工作不僅涉及到單位的自身管理問(wèn)題，更關(guān)系到國(guó)家和人民群眾的財(cái)產(chǎn)安全與切身利益。這就要求房地產(chǎn)交易管理部門(mén)在開(kāi)展工作過(guò)程中，應(yīng)具備依法管檔的法制觀念、制度健全的剛性約束、細(xì)致無(wú)誤的工作質(zhì)量、熱忱服務(wù)的工作態(tài)度。

一、依法管檔的法制觀念

房產(chǎn)檔案提供利用以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《房屋權(quán)屬登記信息查詢(xún)暫行辦法》為服務(wù)依據(jù)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案管理的根本大法，地方制定和頒發(fā)的有關(guān)貫徹實(shí)施檔案法的實(shí)施細(xì)則，引領(lǐng)著所屬檔案管理部門(mén)的管理活動(dòng)，國(guó)家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》及各地方為貫徹本法所出臺(tái)的有關(guān)文件，明確了房地產(chǎn)交易管理部門(mén)實(shí)施的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的規(guī)范。房地產(chǎn)交易部門(mén)的制度規(guī)定是實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)部控制的有力保證。

依法管檔的法制觀念即體現(xiàn)于房地產(chǎn)交易管理部門(mén)的檔案工作必須遵循相關(guān)法律規(guī)定，必須嚴(yán)格執(zhí)行部門(mén)建立的各項(xiàng)規(guī)章制度，將檔案管理工作置于法律規(guī)范和部門(mén)制度的制約之下。依法管檔的法制觀念一是從學(xué)習(xí)中來(lái)，知法才能執(zhí)法；二是從實(shí)踐中來(lái)，體驗(yàn)勝于感知。

從學(xué)習(xí)中來(lái)，要求各級(jí)房地產(chǎn)交易管理部門(mén)應(yīng)該組織所屬工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)、正確理解這些法律法規(guī)知識(shí)，作為檔案管理人員應(yīng)該自覺(jué)的學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)這些法律法規(guī)的內(nèi)容。做到三個(gè)明確：其一、明確房地產(chǎn)權(quán)屬檔案工作的性質(zhì)是城市房地產(chǎn)行政管理部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分，增強(qiáng)依法管檔的意識(shí)。其二、明確房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖；房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶(hù)平面圖；房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房產(chǎn)登記申請(qǐng)書(shū)、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測(cè)調(diào)查表、墻界表、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請(qǐng)表、房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等；反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)等；其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊(cè)、表、卡等是法律和法規(guī)確定給房地產(chǎn)檔案管理部門(mén)必須履行好的責(zé)任。其三、明確房地產(chǎn)檔案人員的工作需要接受法律和法規(guī)的約束，損毀、丟失房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；涂改、偽造房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；擅自出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；違反本辦法第九條規(guī)定，不按照規(guī)定歸檔的；檔案管理工作人員玩忽職守，造成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案損失的，將依法追究行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

從實(shí)踐中來(lái)，要求房地產(chǎn)交易管理部門(mén)的檔案管理人員認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《城市房屋權(quán)屬登記管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，從本崗位必須履行好的責(zé)任做起，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，做實(shí)檔案管理工作，在自己的職責(zé)范圍內(nèi)絕不發(fā)生違法行政問(wèn)題。對(duì)于出現(xiàn)的反面事例應(yīng)發(fā)揮其警示作用，通過(guò)可能的宣傳途徑，對(duì)檔案人員進(jìn)行宣傳教育。

二、細(xì)致無(wú)誤的工作質(zhì)量

1.細(xì)致無(wú)誤是工作要求的高標(biāo)準(zhǔn)，也是房地產(chǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)所決定的，因?yàn)樵诜康禺a(chǎn)檔案管理者手中的檔案關(guān)系著城市建設(shè)和人民生命財(cái)產(chǎn)的大計(jì)，差之毫厘謬以千里。實(shí)現(xiàn)細(xì)致無(wú)誤的工作質(zhì)量需要依賴(lài)一下途徑：1.強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理手段。房產(chǎn)檔案雖不是商品，但卻是珍貴的信息資源，既有歷史價(jià)值也有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，既有地方價(jià)值，又有全局價(jià)值。房地產(chǎn)檔案保存了大量基礎(chǔ)資料，并擔(dān)負(fù)著采集、管理與提供房產(chǎn)信息的責(zé)任，長(zhǎng)期以來(lái)，為房地產(chǎn)管理提供了準(zhǔn)確而可靠的基礎(chǔ)性資料?？墒菑臉I(yè)務(wù)上看，房地信息管理具有量大、復(fù)雜、更新快、用途廣的特點(diǎn)，適應(yīng)這一特點(diǎn)，就必須注意強(qiáng)化業(yè)務(wù)手段，努力實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破，進(jìn)一步完善產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息化建設(shè)。完善“數(shù)字房產(chǎn)”框架，構(gòu)建和完善權(quán)屬登記發(fā)證系統(tǒng)、產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)、抵押登記管理系統(tǒng)、房屋產(chǎn)權(quán)平面數(shù)字控制系統(tǒng)，徹底改變傳統(tǒng)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理模式，不斷創(chuàng)新管理手段。

2.做好檔案編研工作。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時(shí)地對(duì)檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照利用規(guī)律有機(jī)的編制起來(lái)，以利于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，建立積極向上的內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，建設(shè)高素質(zhì)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理隊(duì)伍。勇于創(chuàng)新、培養(yǎng)一支思想品德好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)、廉潔高效的高素質(zhì)隊(duì)伍。實(shí)現(xiàn)權(quán)屬管理規(guī)范化、信息化的發(fā)展。圍繞服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于百姓，服務(wù)于發(fā)展，進(jìn)一步簡(jiǎn)化、規(guī)范流程。對(duì)一些不利于當(dāng)前發(fā)展的環(huán)節(jié)予以調(diào)整，盡可能縮短辦件時(shí)限，提高辦事效率。

3.嚴(yán)格日常工作管理。如建立嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，每天記錄檔案室溫濕度，定期進(jìn)行安全檢查，尤其是逢節(jié)假日更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫(kù)房管理科學(xué)，庫(kù)內(nèi)有檔案資料存放示意圖，檔案柜架排放規(guī)范，庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生，無(wú)火災(zāi)、水淹事故，無(wú)霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立規(guī)范的全宗卷、詳細(xì)的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷(xiāo)毀記錄，做到檔案進(jìn)館詳細(xì)無(wú)誤，借有憑還有據(jù)。及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行了調(diào)查統(tǒng)計(jì)，成立檔案鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導(dǎo)小組，以利于對(duì)已過(guò)期的檔案展開(kāi)銷(xiāo)毀鑒定工作，銷(xiāo)毀過(guò)期的不必要文件。利用現(xiàn)代化設(shè)備資源，實(shí)現(xiàn)各種音像、圖片、資料電子化管理。

三、熱忱服務(wù)的工作態(tài)度

房產(chǎn)檔案提供利用的方式包括：設(shè)置閱覽室接待查檔，按規(guī)定提供電子檔案在閱覽室查閱；根據(jù)利用者需求出具查詢(xún)結(jié)果證明；為權(quán)利人提供所繳交房屋原始登記材料的復(fù)印件；以房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案為依據(jù)，為利用者提供咨詢(xún)服務(wù)；向城市建設(shè)及房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)單位提供產(chǎn)權(quán)檔案信息。房地產(chǎn)檔案工作人員應(yīng)以履行這些只能為基礎(chǔ)，滿(mǎn)腔熱忱的提供服務(wù)。

1.強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。在全面落實(shí)社會(huì)服務(wù)承諾制的基礎(chǔ)上，堅(jiān)決做到“一與二從三不讓”，即：與服務(wù)對(duì)象換位思考；從群眾最滿(mǎn)意的地方做起，從群眾最不滿(mǎn)意的地方改起；不讓工作在我手里延誤，不讓差錯(cuò)在我手里發(fā)生，不讓形象在我這里受損。真正做到權(quán)為民所用，情為民所系，利為民所謀。以創(chuàng)新管理理念為主線，使窗口建設(shè)再上新臺(tái)階。規(guī)范服務(wù)程序考核、職業(yè)道德教育；進(jìn)一步完善工作制度、辦事程序，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)服務(wù)方式，全面、系統(tǒng)的規(guī)范服務(wù)工作程序要求，抓好工作檢查和督查。通過(guò)抓管理，進(jìn)一步提高工作效能。

2.強(qiáng)化服務(wù)規(guī)范。作為房地產(chǎn)權(quán)屬管理部門(mén)，產(chǎn)權(quán)檔案利用工作就是通過(guò)多種方式為利用者實(shí)際需要提供產(chǎn)權(quán)檔案資料，進(jìn)行咨詢(xún)和服務(wù)工作。產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)性也集中表現(xiàn)在利用上。一是明確服務(wù)方向，努力為城市建設(shè)和管理服務(wù)。為保障房地產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益服務(wù)。對(duì)利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)、新問(wèn)題不斷改進(jìn)利用方式、服務(wù)手段，以適應(yīng)新形勢(shì)的需求。二是了解客觀需要，化被動(dòng)為主動(dòng)，取得利用者滿(mǎn)意的效果。三是利用產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)整個(gè)所有權(quán)登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過(guò)檔案分析工作，改進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，促進(jìn)產(chǎn)權(quán)檔案管理水平的提高。四是處理好利用和保密的關(guān)系，發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的作用，。在做好提供利用的同時(shí)，廣泛接受社會(huì)各界監(jiān)督，使產(chǎn)權(quán)檔案的記載更加準(zhǔn)確。

3.強(qiáng)化數(shù)字化管理。數(shù)字化使檔案的編排效率、檢索速度和準(zhǔn)確程度有明顯的提高。計(jì)算機(jī)檢索即能改變目錄單點(diǎn)線性的檢索模式，實(shí)現(xiàn)同一界面的多點(diǎn)選擇查詢(xún)，還支持關(guān)鍵詞的模糊查詢(xún)，大大提高了檢索速度、查準(zhǔn)率和查全率，而且目錄維護(hù)十分方便。數(shù)字化緩解了檔案保護(hù)與利用的矛盾。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的利用率不斷提高，對(duì)檔案原件的損壞問(wèn)題越來(lái)越突出。把房產(chǎn)檔案資料掃描錄入計(jì)算機(jī)，不僅可以解決利用與保護(hù)的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性。數(shù)字化有利于規(guī)范