采購檔案管理

采購檔案管理一、目的：保證采購檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。二、適用范圍：對企業(yè)采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤、光盤等不同載體的歷史記錄進行收集、查閱、發(fā)放。三、歸檔范圍：企業(yè)采購檔案的歸檔范圍包括：（一）企業(yè)采購計劃執(zhí)行文件1.采購年度計劃與月度計劃（直接材料、間接材料、輔材等）2.采購計劃執(zhí)行文件（經(jīng)審批的訂單，月度零星購買合同與請購單一起歸檔)3.到貨的檢驗記錄副本。（檢驗報告、驗收報告）4.每月到貨情況統(tǒng)計分析表（到貨達成率）（二）企業(yè)采購前期準備文件1.采購框架合同、協(xié)議書與供應商的技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議，合同評審表；2.評審前期情況匯總報告或談判報告，包括無效供應商名單及說明、定點候選供應商名單，報價商談情況3.采購方式變更申請批復（供應商切換、供應商的工程變便），合同依法補充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄（包含附件變便記錄）。；4.采購文件及采購人確認記錄，包括供方評審、評審細則、評審整改記錄等有關(guān)文件、資料。供方提交的PPAP文件等。5..采購發(fā)供方公函、通知及其變更事項、修改說明，；6..購買采購物資、服務相應的合格供應商名單（經(jīng)公司領(lǐng)導批準）；7.供應商資格審查情況報告；評審記錄（三）企業(yè)采購招標（含發(fā)起的申請、談判、詢價、定點）文件1.采購招標文件正本，包括有關(guān)文件、資料等；2.在采購招標截止時間前，供應商對遞交的采購響應文件進行補充、修改或撤回的記錄；3.接受供應商投標（談判、報價）的記錄；4.開標一覽表；5.中標合同及其相應的技術(shù)、質(zhì)量協(xié)議標準，項目評審記錄。5.開標（談判、詢價）過程有關(guān)記錄，包括采購項目樣品送達記錄；6.開標（談判、詢價）過程中其他需要記載的事項。(四）其他文件1.供應商質(zhì)疑質(zhì)量、材料與處理過程記錄及答復；2.供應商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；3.采購過程中的音像錄音資料;4.其他需要存檔的資料。四、收集管理：各采購部指定采購助理負責采購檔案的管理，并建立崗位責任制度。采購合同簽訂后一個月內(nèi)由經(jīng)辦人員或責任人將該采購項目的全套文件材料進行收集整理后交檔案管理人員歸檔。采購框架合同，由經(jīng)辦人員或責任人次月10號前把上月與供方合作情況的相應資料收集整理后交檔案管理人員歸檔。五、歸檔要求：（一）采購檔案內(nèi)容齊全完整；（二）采購檔案規(guī)格統(tǒng)一，文件、資料用紙規(guī)格一律采用國際標準A4紙（工程圖紙可根據(jù)具體情況確定）（三）采購檔案原則上使用原始件，不可用復印件替代（復印件需經(jīng)部門主管簽字備注原件用途）；（四）采購檔案中的簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁應有“采購檔案目錄”字樣；便于保管和利用。（五）檔案管理人員應加強歸檔檔案的管理，按照歸檔內(nèi)容要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證采購檔案的標識清晰有效，確保采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便；光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應在檔案中統(tǒng)一編號索引，單獨保存。（六）計劃性物資按種類、時間順序進行編號歸檔，檔內(nèi)檔案材料按照采購工作流程排列依次為計劃、計劃執(zhí)行文件、到貨檢驗記錄、每月到貨情況統(tǒng)計分析表。（七）招標采購檔案按照時間順序進行編號歸檔，卷內(nèi)檔案材料按照采購工作流程排列，依次為項目發(fā)起執(zhí)行文件、項目采購準備文件、項目開標（談判、詢價）文件、項目評審文件、項目采購合同文件、項目驗收文件及其它文件資料。（八）供應商檔案按合格供應商名錄編號進行歸檔，檔內(nèi)檔案材料按供應商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、設備清單，供貨產(chǎn)品商務協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議，供貨產(chǎn)品清單、圖紙、PPAP資料。供應商供貨績效按月歸檔。（九）采購檔案（中標相關(guān)檔案）的保存期限應從采購結(jié)束之日起不少于十年。非中標（成交）供應商的采購相應文件保管期限應從采購結(jié)束之日起不少于五年；采購過程中錄制的錄音、錄像資料保管期限從采購結(jié)束之日起不少于五年。磁介質(zhì)，電子介質(zhì)交由公司統(tǒng)一保管；采購過程中由供應商制作的項目樣品，應從采購結(jié)束之日的十五個工作內(nèi)由采購單位相關(guān)負責人通知相關(guān)供應商自行領(lǐng)取或退回。六、檔案使用：（一）采購檔案未經(jīng)檔案管理人員登記并經(jīng)采購部負責人批準，不得擅自查閱、復印或出借采購檔案。（總經(jīng)理以上職位可以直接找助理登記調(diào)閱。各部門部長經(jīng)采購部負責人同意后可以查閱。采購部人員可查閱自己工作范圍內(nèi)的相關(guān)資料，經(jīng)采購部負責人同意后可查閱其它資料）（二）檔案使用部門應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。（三）采購項目檔案管理人員工作變動，應按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并經(jīng)采購部負責人簽字確認。七、檔案銷毀：保管期滿的企業(yè)采購檔案，應按以下程序銷毀：（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；（二）銷毀意見報單位負責人審核報公司總經(jīng)辦備案；（三）銷毀采購檔案時，應邀請公司涉及到相應檔案的同級部門人員參加現(xiàn)場監(jiān)銷；（四）銷毀采購檔案前，檔案保管人員和現(xiàn)場監(jiān)銷人員，應認真核對清點銷毀的檔案，銷毀后應在銷毀清冊上簽名。物業(yè)安保培訓方案為規(guī)范保安工作，使保安工作系統(tǒng)化/規(guī)范化,最終使保安具備滿足工作需要的知識和技能，特制定本教學教材大綱。一、課程設置及內(nèi)容全部課程分為專業(yè)理論知識和技能訓練兩大科目。其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護知識。作技能訓練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務技能、消防技能、軍事技能。二．培訓的及要求培訓目的1）保安人員培訓應以保安理論知識、消防知識、法律常識教學為主，在教學過程中，應要求學員全面熟知保安理論知識及消防專業(yè)知識，在工作中的操作與運用，并基本掌握現(xiàn)場保護及處理知識2）職業(yè)道德課程的教學應根據(jù)不同的崗位元而予以不同的內(nèi)容，使保安在各自不同的工作崗位上都能養(yǎng)成具有本職業(yè)特點的良好職業(yè)道德和行為規(guī)范）法律常識教學是理論課的主要內(nèi)容之一，要求所有保安都應熟知國家有關(guān)法律、法規(guī)，成為懂法、知法、守法的公民，運用法律這一有力武器與違法犯罪分子作斗爭。工作入口門衛(wèi)守護，定點守衛(wèi)及區(qū)域巡邏為主要內(nèi)容，在日常管理和發(fā)生突發(fā)事件時能夠運用所學的技能保護公司財產(chǎn)以及自身安全。2、培訓要求1）保安理論培訓通過培訓使保安熟知保安工作性質(zhì)、地位、任務、及工作職責權(quán)限，同時全面掌握保安專業(yè)知識以及在具體工作中應注意的事項及一般情況處置的原則和方法。2）消防知識及消防器材的使用通過培訓使保安熟知掌握消防工作的方針任務和意義，熟知各種防火的措施和消防器材設施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保護公司財產(chǎn)和員工生命財產(chǎn)的安全。3)法律常識及職業(yè)道德教育通過法律常識及職業(yè)道德教育，使保安樹立法律意識和良好的職業(yè)道德觀念，能夠運用法律知識正確處理工作中發(fā)生的各種問題；增強保安人員愛崗敬業(yè)、無私奉獻更好的為公司服務的精神。4)工作技能培訓其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護知識。作技能訓練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務技能、消防技能、軍事技能。二．培訓的及要求培訓目的安全生產(chǎn)目標責任書為了進一步落實安全生產(chǎn)責任制，做到“責、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015年度安全生產(chǎn)目標的內(nèi)容，現(xiàn)與財務部簽訂如下安全生產(chǎn)目標：一、目標值：1、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2、現(xiàn)金安全保管，不發(fā)生盜竊事故。3、每月足額提取安全生產(chǎn)費用，保障安全生產(chǎn)投入資金的到位。4、安全培訓合格率為100%。二、本單位安全工作上必須做到以下內(nèi)容：1、對本單位的安全生產(chǎn)負直接領(lǐng)導責任，必須模范遵守公司的各項安全管理制度，不發(fā)布與公司安全管理制度相抵觸的指令，嚴格履行本人的安全職責，確保安全責任制在本單位全面落實，并全力支持安全工作。2、保證公司各項安全管理制度和管理辦法在本單位內(nèi)全面實施，并自覺接受公司安全部門的監(jiān)督和管理。3、在確保安全的前提下組織生產(chǎn)，始終把安全工作放在首位，當“安全與交貨期、質(zhì)量”發(fā)生矛盾時，堅持安全第一的原則。4、參加生產(chǎn)碰頭會時，首先匯報本單位的安全生產(chǎn)情況和安全問題落實情況；在安排本單位生產(chǎn)任務時，必須安排安全工作內(nèi)容，并寫入記錄。5、在公司及政府的安全檢查中杜絕各類違章現(xiàn)象。6、組織本部門積極參加安全檢查，做到有檢查、有整改，記錄全。7、以身作則，不違章指揮、不違章操作。對發(fā)現(xiàn)的各類違章現(xiàn)象負有查禁的責任，同時要予以查處。8、虛心接受員工提出的問題，杜絕不接受或盲目指揮；9、發(fā)生事故，應立即報告主管領(lǐng)導，按照“四不放過”的原則召開事故分析會，提出整改措施和對