寧夏乾富商貿(mào)有限公司行政部門職責及崗位專員職責

行政部門職責行政部門職責：一：日常行政事務處理

1、日常事務接聽電話并作好相關(guān)記錄，及時處理或傳達電話內(nèi)容接待來訪客戶，樹立維護好公司形象2、文件收發(fā)及檔案管理做好文件收發(fā)登記，確保準確無誤分類編號登記各類文件，以便檔案的有效利用維護各類檔案的完整與安全，處理完及確認落實的檔案統(tǒng)一做好記錄，并及時做到立卷、歸檔、分類、保管和保密工作3、例會組織每周一例會組織（上周工作總結(jié)及新一周工作安排并做好會議紀要）每月月會組織（上月份工作總結(jié)及新月份工作安排并做好會議紀要呈報領(lǐng)導做匯報工作）4、日常制度監(jiān)管（1）加強并督導各個部門的行政執(zhí)行力度，有效的實施行政制度及監(jiān)管。5、領(lǐng)導交辦的其他事務二：行政管理工作1、制度建立與完善:根據(jù)公司發(fā)展情況，制定出合乎公司現(xiàn)狀的規(guī)章制度，收集合理化建議，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實可行的提高員工工作主動性和規(guī)范性。

2、部門溝通與人員協(xié)調(diào):準確理解公司領(lǐng)導意圖，做好上情下達工作。保持與其它部門的充分溝通，盡可能了解各項業(yè)務的進展情況，并將信息及時整理反饋公司領(lǐng)導，有效地協(xié)助上級開展工作。

3、績效考核:全面了解、評估員工工作績效，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高公司工作效率。考核原則是通過考核全面評價員工的各項工作表現(xiàn)，使員工了解自己的工作表現(xiàn)與取得報酬、待遇的關(guān)系，獲得努力向上、改善工作的動力。4、考勤管理：有效的統(tǒng)計考勤，上下班、遲到、早退、病假、婚假、喪假、公休、工作時間、加班情況等。三：外部溝通1、政府職能部門的溝通:作為公司與職能部門溝通的窗口，我們應以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理。

2、合作伙伴(客戶)溝通:要多方了解與業(yè)務相關(guān)的事務，準確理解對方意圖，幫助進行有效的溝通與傳達，處理問題時以公司利益為重。

3、維護與合作伙伴(客戶)的友好關(guān)系:在節(jié)日或具有重大意義的紀念日，以禮品或賀卡等及時致意。4、做好企業(yè)文化建設(shè)確定公司的企業(yè)文化內(nèi)涵，統(tǒng)一公司標識，搞好宣傳標語，組織員工活動及節(jié)日福利物資的發(fā)放。5、外聯(lián)工作:做好證照年檢及資質(zhì)審核工作，協(xié)助辦理相關(guān)外部事務。四、辦公用品的采購及驗收發(fā)放1、各部門必須于每月25—30日前根據(jù)本部門實際需要填制次月《辦公用品申購計劃表》，經(jīng)部門負責人審批同意并簽字提交至公司行政部處，由行政部文員根據(jù)各部門需求和辦公用品的使用庫存和消耗情況，制定《辦公用品月度采購計劃一覽表》，報人力資源部經(jīng)理及財務部批準后，交由總經(jīng)辦派專人統(tǒng)一采購。2、負責采購的工作人員應合理使用資金，努力壓縮庫存，降低占用資金。并加強對采購物品質(zhì)量的監(jiān)督，實行比質(zhì)比價采購，物品應盡量在一個星期內(nèi)采購整齊。3、購買的辦公用品到貨后，行政部應派專人按購貨清單驗收，核對品種，規(guī)格，數(shù)量，質(zhì)量與價格，及時辦理入庫登記手續(xù)，做到手續(xù)齊備，賬務相符。4、庫存的辦公用品要合理分類存放，做到庫房整潔，美觀得體。庫存物資分類表：附圖類別物品的品種辦公用品低值易耗品類信封、信紙、筆、稿紙、便簽、筆記本、電池、抽桿夾、檔案盒、資料冊、裝訂針、回形針、圖釘、大頭針、卷筆刀、橡皮擦、印泥、印油、長尾票夾、票夾、掛鉤、膠帶、白板筆、固體膠、一次性水杯、抽紙、水筆(芯)、墨水、膠水、涂改液、標簽、賬冊、電話本、復寫紙、臺歷、檔案袋。限額使用消耗品類墨盒、硒鼓、碳粉，復印紙、打印紙、耳麥、硬盤、色帶、插座、UPS電源、報架、鼠標、油墨、鼠標墊、打印線、剪刀、美工刀、直尺、文件夾、裝訂機、計算器、文具盒、打孔機、訂書機、筆筒、起釘器。非消耗品類U盤、軟盤、內(nèi)存條、光驅(qū)、刻錄盤、磁盤、電話機、掃描儀、碎紙機、電腦、打印機、傳真機、空調(diào)、文件柜、辦公桌椅及其他電器設(shè)備等。公用品保潔用品拖把、水桶、洗拖把清潔桶、臉盤、灰斗、掃把、煙灰缸、抹布、垃圾袋、殺蟲水、編制袋、消毒液、玻璃繩、洗潔精、洗手液。5、辦公室用品的申領(lǐng)（1）辦理完入庫登記手續(xù)后，公司前臺文員通知各部門領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用人在領(lǐng)用辦公用品前需填制《辦公用品領(lǐng)用登記表》，辦理相應手續(xù)后，方可出庫,物品領(lǐng)用應遵守”先進先出”的原則。（2）如有特殊情況，允許各部門提出《辦公用品申購單（計劃外）》，經(jīng)部門負責人、人力資源部經(jīng)理及財務部審批同意后交由綜合部統(tǒng)一購買，辦理入庫后可即時領(lǐng)取。（3）任何人不允許不按流程辦理相關(guān)手續(xù)，不得以任何名義從庫內(nèi)拿走物品，不得在貨柜或貨架上亂翻亂動。（4）新進人員到職時，人力資源部負責為新聘人員配齊相應的辦公用品，保證新進人員的正常工作。人員離調(diào)時，必須到人力資源部辦理辦公物品歸還手續(xù)，遺失或損壞的物品按規(guī)定照價或折價賠償。（5）公司在充分保障辦公用品使用的前提下，提倡勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費，盡量做到物盡其用。辦公用品管理人員有權(quán)對單次申領(lǐng)數(shù)量過大、種類過多、頻率過高及無需發(fā)放的申請作出適當?shù)恼{(diào)減和駁回。6、辦公用品的保管（1）物品入庫后，需按不同類別、性能、特點和用途分類碼放，做到”一致、二齊、三清、四號定位”。A）一致：帳物一致；b）二齊：物品擺放整齊、庫容干凈整齊；c）三清：材料清、數(shù)量清、規(guī)格標識清；d）四號定位：按區(qū)、按排、按架、按位定位。（2）辦公用品庫存每月盤點一次，盤點工作由人力資源部派專人負責，要求做到帳物一致，保管得當。（3）財務部負責核算監(jiān)督，確保報表數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。如出現(xiàn)盤盈或盤虧須及時匯報上級領(lǐng)導以便找出原因進行更正，每個月月底上繳出入庫表格。（4）做好辦公用品的防蟲、防潮、防盜等安全措施。（5）對于損壞的辦公用品（非易耗品），需由使用部門填寫《辦公用品報修申請單》，經(jīng)批準后方可維修。如重復申請，應說明原因或憑損壞原物以舊換新，杜絕虛報、冒領(lǐng)。（6）對過時、失效的辦公用品（非易耗品），需填寫《辦公用品報廢單》，經(jīng)批準后方可更換；如人為損壞或遺失，由個人負責賠償。五、附件表1：《辦公用品申購計劃表》表2：《辦公用品申購單（計劃外）》表3:《辦公用品報修申請單》表4：《辦公用品領(lǐng)用登記表》表5：《辦公用品月度采購計劃一覽表》表6：《辦公用品報廢單》附表一：辦公用品申購計劃表申購部門：申購人：日期：序號品名規(guī)格數(shù)量備注123456789部門負責人：制表：附表二：辦公用品申購單（計劃外）申購部門：申購人：日期：序號品名規(guī)格數(shù)量單價金額備注申購理由部門負責人（簽字）人力資源部（簽字）總經(jīng)理（簽字）附表三：辦公用品報修申請單申報部門日期報修人報修物品名稱使用時間報修事由：部門負責人確認：年月日維修項目維修費用維修結(jié)果：維修人簽字：年月日附表四：辦公用品月度采購計劃一覽表日期：年月序號品名數(shù)量單位上月結(jié)余計劃采購數(shù)量實際采購數(shù)量單價金額備注12345678910111213141516171819總裁審批：人力資源部審核：制表：附表五：辦公用品領(lǐng)用登記表序號物品名稱數(shù)量（單位）領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽字發(fā)放人簽字領(lǐng)用時間備注123456789101112131415161718附表六：辦公用品報廢單編號：報廢物品使用人使用時間報廢事由查驗人首次入庫時間行政部審核年月日批準人年月日辦公用品管理實施流程圖各部門填寫《辦公用品申購計劃表》各部門填寫《辦公用品申購計劃表》部門負責人審核上月結(jié)余量制定《辦公用品月度采購計劃一覽表》人力資源部經(jīng)理審核財務審批總經(jīng)辦采購辦理驗收及入庫登記手續(xù)通知各部門領(lǐng)用填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》領(lǐng)用人簽字月底盤點每月30日，將各部門領(lǐng)用情況進行公示領(lǐng)用辦公用品（計劃外）申購流程圖填寫《辦公用品申購單（計劃外）》填寫《辦公用品申購單（計劃外）》部門負責人審核人力資源部經(jīng)理審核財務審批