寧夏乾富商貿(mào)有限公司行政部門職責(zé)及崗位專員職責(zé)

行政部門職責(zé)行政部門職責(zé)：一：日常行政事務(wù)處理

1、日常事務(wù)接聽電話并作好相關(guān)記錄，及時(shí)處理或傳達(dá)電話內(nèi)容接待來訪客戶，樹立維護(hù)好公司形象2、文件收發(fā)及檔案管理做好文件收發(fā)登記，確保準(zhǔn)確無誤分類編號(hào)登記各類文件，以便檔案的有效利用維護(hù)各類檔案的完整與安全，處理完及確認(rèn)落實(shí)的檔案統(tǒng)一做好記錄，并及時(shí)做到立卷、歸檔、分類、保管和保密工作3、例會(huì)組織每周一例會(huì)組織（上周工作總結(jié)及新一周工作安排并做好會(huì)議紀(jì)要）每月月會(huì)組織（上月份工作總結(jié)及新月份工作安排并做好會(huì)議紀(jì)要呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)工作）4、日常制度監(jiān)管（1）加強(qiáng)并督導(dǎo)各個(gè)部門的行政執(zhí)行力度，有效的實(shí)施行政制度及監(jiān)管。5、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)二：行政管理工作1、制度建立與完善:根據(jù)公司發(fā)展情況，制定出合乎公司現(xiàn)狀的規(guī)章制度，收集合理化建議，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實(shí)可行的提高員工工作主動(dòng)性和規(guī)范性。

2、部門溝通與人員協(xié)調(diào):準(zhǔn)確理解公司領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好上情下達(dá)工作。保持與其它部門的充分溝通，盡可能了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋公司領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級(jí)開展工作。

3、績效考核:全面了解、評(píng)估員工工作績效，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高公司工作效率?？己嗽瓌t是通過考核全面評(píng)價(jià)員工的各項(xiàng)工作表現(xiàn)，使員工了解自己的工作表現(xiàn)與取得報(bào)酬、待遇的關(guān)系，獲得努力向上、改善工作的動(dòng)力。4、考勤管理：有效的統(tǒng)計(jì)考勤，上下班、遲到、早退、病假、婚假、喪假、公休、工作時(shí)間、加班情況等。三：外部溝通1、政府職能部門的溝通:作為公司與職能部門溝通的窗口，我們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理。

2、合作伙伴(客戶)溝通:要多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，準(zhǔn)確理解對(duì)方意圖，幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)，處理問題時(shí)以公司利益為重。

3、維護(hù)與合作伙伴(客戶)的友好關(guān)系:在節(jié)日或具有重大意義的紀(jì)念日，以禮品或賀卡等及時(shí)致意。4、做好企業(yè)文化建設(shè)確定公司的企業(yè)文化內(nèi)涵，統(tǒng)一公司標(biāo)識(shí)，搞好宣傳標(biāo)語，組織員工活動(dòng)及節(jié)日福利物資的發(fā)放。5、外聯(lián)工作:做好證照年檢及資質(zhì)審核工作，協(xié)助辦理相關(guān)外部事務(wù)。四、辦公用品的采購及驗(yàn)收發(fā)放1、各部門必須于每月25—30日前根據(jù)本部門實(shí)際需要填制次月《辦公用品申購計(jì)劃表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意并簽字提交至公司行政部處，由行政部文員根據(jù)各部門需求和辦公用品的使用庫存和消耗情況，制定《辦公用品月度采購計(jì)劃一覽表》，報(bào)人力資源部經(jīng)理及財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后，交由總經(jīng)辦派專人統(tǒng)一采購。2、負(fù)責(zé)采購的工作人員應(yīng)合理使用資金，努力壓縮庫存，降低占用資金。并加強(qiáng)對(duì)采購物品質(zhì)量的監(jiān)督，實(shí)行比質(zhì)比價(jià)采購，物品應(yīng)盡量在一個(gè)星期內(nèi)采購整齊。3、購買的辦公用品到貨后，行政部應(yīng)派專人按購貨清單驗(yàn)收，核對(duì)品種，規(guī)格，數(shù)量，質(zhì)量與價(jià)格，及時(shí)辦理入庫登記手續(xù)，做到手續(xù)齊備，賬務(wù)相符。4、庫存的辦公用品要合理分類存放，做到庫房整潔，美觀得體。庫存物資分類表：附圖類別物品的品種辦公用品低值易耗品類信封、信紙、筆、稿紙、便簽、筆記本、電池、抽桿夾、檔案盒、資料冊(cè)、裝訂針、回形針、圖釘、大頭針、卷筆刀、橡皮擦、印泥、印油、長尾票夾、票夾、掛鉤、膠帶、白板筆、固體膠、一次性水杯、抽紙、水筆(芯)、墨水、膠水、涂改液、標(biāo)簽、賬冊(cè)、電話本、復(fù)寫紙、臺(tái)歷、檔案袋。限額使用消耗品類墨盒、硒鼓、碳粉，復(fù)印紙、打印紙、耳麥、硬盤、色帶、插座、UPS電源、報(bào)架、鼠標(biāo)、油墨、鼠標(biāo)墊、打印線、剪刀、美工刀、直尺、文件夾、裝訂機(jī)、計(jì)算器、文具盒、打孔機(jī)、訂書機(jī)、筆筒、起釘器。非消耗品類U盤、軟盤、內(nèi)存條、光驅(qū)、刻錄盤、磁盤、電話機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)、文件柜、辦公桌椅及其他電器設(shè)備等。公用品保潔用品拖把、水桶、洗拖把清潔桶、臉盤、灰斗、掃把、煙灰缸、抹布、垃圾袋、殺蟲水、編制袋、消毒液、玻璃繩、洗潔精、洗手液。5、辦公室用品的申領(lǐng)（1）辦理完入庫登記手續(xù)后，公司前臺(tái)文員通知各部門領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用人在領(lǐng)用辦公用品前需填制《辦公用品領(lǐng)用登記表》，辦理相應(yīng)手續(xù)后，方可出庫,物品領(lǐng)用應(yīng)遵守”先進(jìn)先出”的原則。（2）如有特殊情況，允許各部門提出《辦公用品申購單（計(jì)劃外）》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部經(jīng)理及財(cái)務(wù)部審批同意后交由綜合部統(tǒng)一購買，辦理入庫后可即時(shí)領(lǐng)取。（3）任何人不允許不按流程辦理相關(guān)手續(xù)，不得以任何名義從庫內(nèi)拿走物品，不得在貨柜或貨架上亂翻亂動(dòng)。（4）新進(jìn)人員到職時(shí)，人力資源部負(fù)責(zé)為新聘人員配齊相應(yīng)的辦公用品，保證新進(jìn)人員的正常工作。人員離調(diào)時(shí)，必須到人力資源部辦理辦公物品歸還手續(xù)，遺失或損壞的物品按規(guī)定照價(jià)或折價(jià)賠償。（5）公司在充分保障辦公用品使用的前提下，提倡勤儉節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，盡量做到物盡其用。辦公用品管理人員有權(quán)對(duì)單次申領(lǐng)數(shù)量過大、種類過多、頻率過高及無需發(fā)放的申請(qǐng)作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)減和駁回。6、辦公用品的保管（1）物品入庫后，需按不同類別、性能、特點(diǎn)和用途分類碼放，做到”一致、二齊、三清、四號(hào)定位”。A）一致：帳物一致；b）二齊：物品擺放整齊、庫容干凈整齊；c）三清：材料清、數(shù)量清、規(guī)格標(biāo)識(shí)清；d）四號(hào)定位：按區(qū)、按排、按架、按位定位。（2）辦公用品庫存每月盤點(diǎn)一次，盤點(diǎn)工作由人力資源部派專人負(fù)責(zé)，要求做到帳物一致，保管得當(dāng)。（3）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核算監(jiān)督，確保報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。如出現(xiàn)盤盈或盤虧須及時(shí)匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以便找出原因進(jìn)行更正，每個(gè)月月底上繳出入庫表格。（4）做好辦公用品的防蟲、防潮、防盜等安全措施。（5）對(duì)于損壞的辦公用品（非易耗品），需由使用部門填寫《辦公用品報(bào)修申請(qǐng)單》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可維修。如重復(fù)申請(qǐng)，應(yīng)說明原因或憑損壞原物以舊換新，杜絕虛報(bào)、冒領(lǐng)。（6）對(duì)過時(shí)、失效的辦公用品（非易耗品），需填寫《辦公用品報(bào)廢單》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可更換；如人為損壞或遺失，由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。五、附件表1：《辦公用品申購計(jì)劃表》表2：《辦公用品申購單（計(jì)劃外）》表3:《辦公用品報(bào)修申請(qǐng)單》表4：《辦公用品領(lǐng)用登記表》表5：《辦公用品月度采購計(jì)劃一覽表》表6：《辦公用品報(bào)廢單》附表一：辦公用品申購計(jì)劃表申購部門：申購人：日期：序號(hào)品名規(guī)格數(shù)量備注123456789部門負(fù)責(zé)人：制表：附表二：辦公用品申購單（計(jì)劃外）申購部門：申購人：日期：序號(hào)品名規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額備注申購理由部門負(fù)責(zé)人（簽字）人力資源部（簽字）總經(jīng)理（簽字）附表三：辦公用品報(bào)修申請(qǐng)單申報(bào)部門日期報(bào)修人報(bào)修物品名稱使用時(shí)間報(bào)修事由：部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)：年月日維修項(xiàng)目維修費(fèi)用維修結(jié)果：維修人簽字：年月日附表四：辦公用品月度采購計(jì)劃一覽表日期：年月序號(hào)品名數(shù)量單位上月結(jié)余計(jì)劃采購數(shù)量實(shí)際采購數(shù)量單價(jià)金額備注12345678910111213141516171819總裁審批：人力資源部審核：制表：附表五：辦公用品領(lǐng)用登記表序號(hào)物品名稱數(shù)量（單位）領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽字發(fā)放人簽字領(lǐng)用時(shí)間備注123456789101112131415161718附表六：辦公用品報(bào)廢單編號(hào)：報(bào)廢物品使用人使用時(shí)間報(bào)廢事由查驗(yàn)人首次入庫時(shí)間行政部審核年月日批準(zhǔn)人年月日辦公用品管理實(shí)施流程圖各部門填寫《辦公用品申購計(jì)劃表》各部門填寫《辦公用品申購計(jì)劃表》部門負(fù)責(zé)人審核上月結(jié)余量制定《辦公用品月度采購計(jì)劃一覽表》人力資源部經(jīng)理審核財(cái)務(wù)審批總經(jīng)辦采購辦理驗(yàn)收及入庫登記手續(xù)通知各部門領(lǐng)用填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》領(lǐng)用人簽字月底盤點(diǎn)每月30日，將各部門領(lǐng)用情況進(jìn)行公示領(lǐng)用辦公用品（計(jì)劃外）申購流程圖填寫《辦公用品申購單（計(jì)劃外）》填寫《辦公用品申購單（計(jì)劃外）》部門負(fù)責(zé)人審核人力資源部經(jīng)理審核財(cái)務(wù)審批