湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目檔案管理辦法

湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目檔案管理辦法第一章總則第一條為加強對煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目檔案的管理，確保項目檔案資料的完整、真實和有效利用，根據(jù)《全國煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)實施方案》、《國家煙草專賣局組織全國煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目抽查驗收、評價辦法》，結(jié)合我省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項目檔案管理的實際，特制定本辦法。第二條本辦法中的煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項目是指煙水配套、機耕路、密集式烤房、標(biāo)準(zhǔn)化晾房、煙用機械、育苗工場等工程項目。第三條煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項目(以下簡稱“項目”)檔案是指從項目申請、選點、規(guī)劃設(shè)計、上報計劃、立項審批、公示、簽訂補貼合同、設(shè)立項目組、組織實施、施工現(xiàn)場管理、竣工驗收、補貼資金兌現(xiàn)公示、資產(chǎn)移交、運行管護(hù)全過程所形成的，應(yīng)歸檔的各種文件資料、影像資料、設(shè)計資料、監(jiān)理資料等。項目檔案既是煙基竣工驗收的重要內(nèi)容，也是國家局、省局評價計劃實施成效、統(tǒng)計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的依據(jù)，是撥付資金和進(jìn)行工程審計的基礎(chǔ)，同時也是項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。第四條項目檔案由綜合類檔案、文本檔案、電子檔案三部分組成。第五條歸檔的檔案資料要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。永久、長期保存的文件不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫或繪制的材料)，數(shù)據(jù)資料、檔案卡應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì)。第六條項目檔案資料的制作、收集整理、歸檔應(yīng)與項目實施同步。項目檔案移交的時間：縣、市兩級煙葉基礎(chǔ)辦應(yīng)在國家局統(tǒng)一驗收前，向上一級移交電子檔案和檔案卡。在項目竣工驗收后，施工、監(jiān)理、設(shè)計單位將經(jīng)整理的項目文件按規(guī)定向煙基辦移交。煙基辦應(yīng)將接收的項目文件進(jìn)行整理、編目（竣工圖、聲像檔案單獨立卷）、歸檔并移交給村委會或其代管部門，或受其委托，妥善保管好要移交的檔案資料。第二章綜合類檔案第七條綜合類檔案按行政區(qū)劃分為：省、市（州）、縣（市、區(qū)）三級綜合檔案。第八條全省綜合類檔案由基本煙田保護(hù)制度、基本煙田建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、年度實施計劃、項目補貼資金管理辦法、項目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范、項目驗收辦法、全省項目實施總體情況報告、全省項目抽查驗收情況報告、全省項目資金管理情況報告和變更申請等文件組成，并裝訂成冊。第九條市（州）綜合類檔案由基本煙田保護(hù)制度、基本煙田建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、年度實施計劃、項目資金管理情況報告、項目補貼資金管理辦法、項目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范、項目驗收辦法、市（州）項目實施總體情況報告、市（州）項目資金使用情況報告、市（州）項目抽查驗收情況報告、省局對該地抽查驗收結(jié)論和變更申請等文件組成，并裝訂成冊。第十條縣（市、區(qū)）綜合類檔案由基本煙田保護(hù)制度、基本煙田建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、年度實施計劃、項目管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則、項目補貼資金管理辦法、項目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范、項目實施方案、全縣（市、區(qū)）項目實施總體報告、全縣（市、區(qū)）項目竣工驗收報告、地市公司對該地驗收結(jié)論、項目質(zhì)量檢驗報告、紀(jì)檢監(jiān)察報告、項目資金審計報告、項目資金使用管理情況報告和變更申請等文件組成，并裝訂成冊。第三章文本檔案第十一條文本檔案包括項目檔案卡、項目申請書、補貼合同、施工合同、公示材料、設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、工程痕跡資料、驗收資料等資料。第十二條文本檔案格式按附件執(zhí)行。第十三條文本檔案基本要求：1、各建設(shè)項目檔案以基地單元或項目區(qū)為單位，按項目類別歸檔，要求一個項目一個檔案卡；2、檔案文本須設(shè)目錄，并編制頁碼。3、同類項目多個單項工程或以村（項目區(qū)）整合簽訂項目申請書、補貼合同、施工合同的，可共用一套資料，但應(yīng)將受益煙農(nóng)或村民小組花名冊附后，并履行簽字和加蓋手印或私章手續(xù)。4、凡履行簽字手續(xù)的，不能由煙葉基礎(chǔ)辦工作人員代簽，必須由受益煙農(nóng)簽字。如因受益煙農(nóng)本人不能簽字的，代簽人員名字后加“代”字。5、資料中GPS定位數(shù)據(jù)要具體到每個項目，以度為單位（要求小數(shù)點后五位），數(shù)碼圖片應(yīng)拍攝2張，其中1張應(yīng)清晰反應(yīng)建筑物大體輪廓，另1張為項目標(biāo)識照片，照片宜直接粘貼至檔案卡空白處再打印。第十四條卷內(nèi)文件排列：按項目檔案卡、項目申請書、補貼合同、施工合同、公示材料、設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、工程痕跡資料排列。第十五條項目竣工圖編制必須真實、準(zhǔn)確地反映項目竣工的實際情況，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。第四章電子檔案第十六條電子檔案包括溝渠、水池、水窖、塘壩、機井、管網(wǎng)、提灌站、機耕路、密集式烤房、標(biāo)準(zhǔn)化晾房、煙用機械、烤房群、烘烤工場和育苗工場等。第十七條電子檔案規(guī)范表格按有關(guān)要求執(zhí)行。第五章工作設(shè)置第十九條市、縣兩級煙草部門煙基管理員為專職檔案管理員，負(fù)責(zé)本地區(qū)或本縣煙基檔案管理，各級煙草部門要明確責(zé)任，確保煙基檔案與項目建設(shè)全過程同步，并做到系統(tǒng)、真實、完整。第二十條檔案管理員職責(zé)：1、負(fù)責(zé)項目檔案資料的制作、收集、整理、歸檔工作，確保項目檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2、負(fù)責(zé)項目檔案資料的存放保管和移交工作。第六章評價與處理第二十一條項目驗收時先進(jìn)行檔案驗收，凡檔案不合格，不進(jìn)行實地抽查項目，并責(zé)令限期整改，整改后經(jīng)復(fù)驗檔案仍不能通過驗收的，檔案驗收合格率不計。第二