淺談如何控制醫(yī)院包內(nèi)保險(xiǎn)

淺談如何控制醫(yī)院包內(nèi)保險(xiǎn)

作為公司的可控費(fèi)用，企業(yè)越來(lái)越重視差旅費(fèi)。近年來(lái)，隨著市場(chǎng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益廣泛，差旅費(fèi)已成為企業(yè)不可忽視的支出?？刂撇盥觅M(fèi)用也是提升企業(yè)營(yíng)運(yùn)能力和經(jīng)濟(jì)效益的一項(xiàng)措施。但是,我國(guó)的企業(yè)集團(tuán)還存在對(duì)差旅費(fèi)重視不夠的現(xiàn)象,差旅費(fèi)用不正常項(xiàng)目支出、審核報(bào)銷程序復(fù)雜等問題,需要國(guó)內(nèi)的企業(yè)借鑒國(guó)外企業(yè)的一些成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)。一、會(huì)計(jì)記賬費(fèi)用項(xiàng)目一般而言,差旅費(fèi)是指員工出差外出中所發(fā)生的費(fèi)用等,如員工出差辦事、參加會(huì)議、參加培訓(xùn)、回家探親、出國(guó)考察、單位組織員工參觀旅游、司機(jī)出車執(zhí)行任務(wù)、員工駐外辦事處、畢業(yè)生到單位報(bào)到費(fèi)用等,職工差旅費(fèi)在企業(yè)中是常見的成本開支,凡是在外出行為中發(fā)生的開支都應(yīng)該列入差旅費(fèi)范疇中。對(duì)于各種外出行為,一般都會(huì)發(fā)生交通費(fèi)、住宿費(fèi)、就餐費(fèi)等,另外還有車票預(yù)訂費(fèi)、人身保險(xiǎn)費(fèi)、行李費(fèi)、包裹寄存費(fèi)等依附在常見費(fèi)用的費(fèi)用項(xiàng)目,就常見的會(huì)計(jì)記賬費(fèi)用項(xiàng)目主要是交通費(fèi)、住宿費(fèi)和公雜費(fèi)等三項(xiàng)差旅費(fèi)細(xì)項(xiàng)。根據(jù)差旅費(fèi)開支的目的和渠道,差旅費(fèi)包括不可報(bào)銷差旅費(fèi)和可報(bào)銷的差旅費(fèi),即有些費(fèi)用由單位承擔(dān),而有些費(fèi)用只能由個(gè)人進(jìn)行承擔(dān)。如一些純屬個(gè)人消費(fèi)的行為引起的花費(fèi),如購(gòu)買土特產(chǎn)、服裝、化妝品等就只能由個(gè)人承擔(dān);再如一些雖屬于正常消費(fèi)但是超過了報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),這些超過限額的部分應(yīng)該由個(gè)人承擔(dān)。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn),差旅費(fèi)也可以分成固定和變動(dòng)的費(fèi)用項(xiàng)目,固定部分是外出活動(dòng)過程必須發(fā)生的費(fèi)用,屬于外出活動(dòng)中的最低消費(fèi),這是保證員工完成任務(wù)的必然支出;非固定費(fèi)用則是在外出活動(dòng)中可以控制的支出,它會(huì)隨著出差人員的性別、習(xí)慣和性格等的不同而不同。差旅費(fèi)的項(xiàng)目是非常豐富的,原則上凡是和外出行動(dòng)相關(guān)的開支都應(yīng)該是差旅費(fèi)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容,詳細(xì)了解和探究差旅費(fèi)是財(cái)務(wù)人員做好差旅費(fèi)管理的基礎(chǔ)。二、在差旅費(fèi)管理中存在的問題(一)中小企業(yè)對(duì)因費(fèi)管理不到位很多企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)在于商務(wù)談判的結(jié)果,其主要關(guān)注采購(gòu)、營(yíng)銷等流程,對(duì)于差旅費(fèi)中的人員開支和活動(dòng)必要性等基本上不是非常重視,這種管理方式助長(zhǎng)了差旅費(fèi)管理漏洞的產(chǎn)生。由于差旅費(fèi)一般在企業(yè)總體的成本費(fèi)用中占比不大,總額并不是非常大,很多企業(yè)管理層對(duì)差旅費(fèi)的管理主要是放任其一定幅度內(nèi)的變動(dòng),并沒有關(guān)注總額的變動(dòng)原因和具體的構(gòu)成結(jié)構(gòu)等,這樣對(duì)差旅費(fèi)的具體管理并不利。同時(shí),一般企業(yè)通常是由企業(yè)行政、人事和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行負(fù)責(zé),由于具體操作中很多流程是在行政部門內(nèi)完成,行政人員在選擇差旅費(fèi)定點(diǎn)酒店等有一定的回扣,而具體的報(bào)銷人員又和財(cái)務(wù)部門的人屬于同事關(guān)系,加之高級(jí)管理人員并沒有特別關(guān)注企業(yè)差旅費(fèi)的項(xiàng)目,財(cái)務(wù)人員等一般都本著多一事不如少一事的觀念,并不會(huì)積極核對(duì)差旅費(fèi)管理的具體內(nèi)容等。(二)通過虛假和隨意性行為獲取旅行的效率較低雖然有些企業(yè)已經(jīng)建立了差旅費(fèi)管理和報(bào)銷流程,但是由于種種原因執(zhí)行的效果不甚良好。在一些由行政人員提前選擇酒店和機(jī)票的外出活動(dòng)中,很多行政人員在選擇酒店和機(jī)票的時(shí)候以平價(jià)的方式購(gòu)買以獲取供應(yīng)方的高額回扣,將原本屬于公司的利益轉(zhuǎn)移為個(gè)人的私利;在一些可以由出差人員自主選擇酒店的外出活動(dòng)中,由于所有員工都可以自主選擇酒店,這導(dǎo)致企業(yè)難以通過在特定的酒店內(nèi)增加就住人數(shù)和天數(shù)來(lái)獲取居住優(yōu)惠等;有一些員工通過虛開發(fā)票或者購(gòu)買假發(fā)票等行為進(jìn)行報(bào)銷,通過這種虛假行為賺取外快。以上的行為都導(dǎo)致企業(yè)差旅費(fèi)控制效果較差。同時(shí)很多企業(yè)出差無(wú)計(jì)劃,隨意性很大,這導(dǎo)致企業(yè)的行政部門等無(wú)法進(jìn)行預(yù)定,造成出行和住宿成本高企不下,這也是屬于差旅費(fèi)控制差的原因。很多企業(yè)為了體現(xiàn)對(duì)管理層和某些員工等的重視,不注重成本效益原則,特快火車不定而必須定飛機(jī)、高鐵,住宿的時(shí)候一定要選擇豪華賓館而放棄經(jīng)濟(jì)型酒店,可以選擇一間合住卻選擇分開兩間等,這導(dǎo)致企業(yè)在住宿費(fèi)和交通費(fèi)的開支較大。(三)企業(yè)預(yù)算剛性差很多企業(yè)都會(huì)制定相應(yīng)的差旅費(fèi)預(yù)算和開支標(biāo)準(zhǔn),并對(duì)各類的人員住宿、外出待遇等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定,由于企業(yè)內(nèi)部外出活動(dòng)也僅僅按照過去的總額進(jìn)行一定范圍的修改,而現(xiàn)實(shí)中很多企業(yè)差旅活動(dòng)本身隨意性太大,企業(yè)沒有認(rèn)真進(jìn)行差旅費(fèi)預(yù)算的編制這樣就導(dǎo)致預(yù)算的剛性不足,違反預(yù)算的現(xiàn)象也成常態(tài)。這樣造成企業(yè)預(yù)算剛性差,企業(yè)的規(guī)則就可以隨意變動(dòng)。企業(yè)內(nèi)因?yàn)槌霾钊藛T隨意編造理由、財(cái)務(wù)人員和行政人員審查不嚴(yán)等原因,差旅費(fèi)等標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法執(zhí)行,制度也沒有得到相應(yīng)的尊重,違反制度的人員沒有得到一定的懲戒也惡化了企業(yè)內(nèi)的報(bào)銷風(fēng)氣,造成差旅費(fèi)開支高企不下。三、公司制定的主要差旅費(fèi)控制差旅費(fèi)支出是企業(yè)的一項(xiàng)經(jīng)常性支出,要建立科學(xué)合理的差旅費(fèi)報(bào)銷制度,這樣有利于控制企業(yè)的費(fèi)用,提升企業(yè)的利潤(rùn)。(一)提高企業(yè)在因變量的能力,加強(qiáng)差分管領(lǐng)導(dǎo)要控制差旅費(fèi)的總額,企業(yè)要首先能夠做好差旅計(jì)劃,減少差旅活動(dòng)的隨意性,這樣才能夠?yàn)椴盥没顒?dòng)的預(yù)算剛性等提供基礎(chǔ),并能夠做好相關(guān)的訂票等。企業(yè)如果可以做好差旅計(jì)劃,這樣就可以實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)用支出的提前安排,也可以提前預(yù)定機(jī)票、酒店等,這樣也可以獲得相應(yīng)的價(jià)格優(yōu)惠,從而減少差旅費(fèi)用的支出。企業(yè)應(yīng)該將外地出差的審批權(quán)集中起來(lái),每個(gè)部門涉及外地出差、參加外地會(huì)議、參加外地學(xué)習(xí)和考察等都應(yīng)該報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不能擅自出差并不得給予報(bào)銷。同時(shí),企業(yè)還需要設(shè)立相應(yīng)的登記備查制度,外地出差需要詳細(xì)列示出差事由、出差人員、時(shí)間和地點(diǎn)、往返路線和領(lǐng)導(dǎo)審批等內(nèi)容,在分管領(lǐng)導(dǎo)審批后及時(shí)上交到行政職能部門,對(duì)于擅自更改路線等的行為需要經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)的審批,否則也不予報(bào)銷。(二)增加差旅服務(wù)商目前,很多跨國(guó)公司都會(huì)將差旅管理業(yè)務(wù)外包出去,美國(guó)有非常多的差旅服務(wù)商,如美國(guó)運(yùn)通、羅森柏斯公司等,這些服務(wù)商在整合資源后提出一些最適合公司的方案,同時(shí)公司差旅活動(dòng)中的組織、策劃、接待等均是這些服務(wù)商進(jìn)行打理,這樣可以規(guī)范企業(yè)的差旅行為,同時(shí)降低企業(yè)內(nèi)部的貪污、返點(diǎn)等不良的行為,另外這樣的行為也可以降低企業(yè)行政系統(tǒng)的工作負(fù)擔(dān)。根據(jù)美國(guó)的研究,企業(yè)將自身的差旅活動(dòng)外包可以為企業(yè)節(jié)省10%以上的開支。企業(yè)可以借鑒國(guó)外的企業(yè)行為改進(jìn)自己的管理,通過招標(biāo)選擇高質(zhì)量的差旅服務(wù)商,根據(jù)差旅服務(wù)商的建議優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理流程,同時(shí)在日常的差旅活動(dòng)中評(píng)估差旅服務(wù)商的專業(yè)性和滿意度,另外在進(jìn)行該業(yè)務(wù)的時(shí)候需要差旅服務(wù)商先對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn),讓員工熟悉相關(guān)的差旅信息和產(chǎn)品信息,利用網(wǎng)絡(luò)工具讓預(yù)定更加標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于一些目前還無(wú)法實(shí)現(xiàn)外包的公司可以先逐步實(shí)行酒店集采等,獲取集采的優(yōu)勢(shì)。(三)提供有效的差費(fèi)管理服務(wù)要做好企業(yè)的差旅費(fèi)管理需要制定出臺(tái)相關(guān)的公司政策和制度,并要求各級(jí)人員嚴(yán)格遵照相應(yīng)的制度進(jìn)行執(zhí)行,差旅費(fèi)管理的目標(biāo)不僅僅是降低費(fèi)用,還需要增加差旅費(fèi)的透明度和合規(guī)性。企業(yè)要制定清晰明了的差旅費(fèi)管理制度,引導(dǎo)員工選擇合適的交通工具外出,明確各級(jí)人員的住宿要求,當(dāng)然這種制度還需要根據(jù)環(huán)境的變化等進(jìn)行及時(shí)更新,如航空公司、住宿服務(wù)、物價(jià)變動(dòng)和餐飲業(yè)政策等的變動(dòng)。企業(yè)要能夠優(yōu)化差旅費(fèi)管理流程,讓員工清楚地了解公司的差旅費(fèi)制度,避免員工在未授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行支出。一般而言,公司的差旅費(fèi)政策應(yīng)該包含員工出差的審批、交通工具的選擇、酒店預(yù)訂系統(tǒng)選擇、機(jī)票預(yù)訂規(guī)定、住宿標(biāo)準(zhǔn)、信用卡和現(xiàn)金的使用條款、出租車費(fèi)用、報(bào)銷程序、餐飲標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)于違反以上條款的行為公司不予報(bào)銷并給予相應(yīng)的懲戒。(四)減少數(shù)字旅游,提高資金使用效率公司要加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行的剛性,這樣才能夠嚴(yán)格控制差旅費(fèi)的開支。企業(yè)要達(dá)到預(yù)算執(zhí)行的剛性就需要加強(qiáng)差旅費(fèi)控制和績(jī)效的掛鉤,而有效的信息搜集和審批程序是執(zhí)行預(yù)算的有效措施。公司要推行公司卡、信用卡等在差旅活動(dòng)中的支出,這樣一方面可以將差旅活動(dòng)信息整理成電子信息,加強(qiáng)對(duì)信息的搜集;另一方面也是減少現(xiàn)金使用、提升資金使用效率的辦法。如果僅僅單純是通過集中機(jī)票等票據(jù),公司不能及時(shí)跟蹤到相應(yīng)員工的行程,無(wú)法掌握差旅活動(dòng)開支的準(zhǔn)確數(shù)據(jù),這樣也就無(wú)法及時(shí)分析員工的差旅活動(dòng),難以進(jìn)行實(shí)際控制。實(shí)行公司卡和信用卡后,企業(yè)可以通過搜集這些電子化的信息,分析員工差旅費(fèi)用控制的成效,加強(qiáng)事后分析,通過比較分析和類比分析等方法,企業(yè)根據(jù)員工的出差記錄和費(fèi)用情況進(jìn)行績(jī)效分析,這作為考核員工的重要依據(jù),同時(shí)這種分析也是實(shí)行酒店集中采購(gòu)的支持,企業(yè)可以選擇出差次數(shù)和人數(shù)較多的地方進(jìn)行集中采購(gòu)酒店住宿等,節(jié)約費(fèi)用支出。如招商銀行和中興通訊合作發(fā)行的信用卡除解決中興通訊大量差旅費(fèi)用現(xiàn)金管理問題外,中興通訊還可以通過招商銀行提供的分析報(bào)表獲取諸多管理信息,提高財(cái)務(wù)管理的效率。(五)通過改善企業(yè)生活環(huán)境,減少差旅行為,節(jié)約了成本不少公司已經(jīng)開始嘗試新的溝通方式,很多的高科技公司也開始通過開發(fā)有效的軟件減少出差次數(shù)。如思科公司開發(fā)的視頻會(huì)議系統(tǒng)等,這些都是可以用于公司跨區(qū)域的會(huì)議、外地學(xué)習(xí)等,這樣減少了公司的差旅行為,節(jié)省了巨額的開支。企業(yè)要敢于嘗試新的會(huì)議溝通方式等,對(duì)于一些不是特別需要面對(duì)面交流的情況下,企業(yè)一些出差任務(wù)也可以取消