(完整版)印章使用制度及管理辦法

(完整版)印章使用制度及管理辦法和保管為了規(guī)范印章管理，保障公司利益，本章制定印章的刻制和保管規(guī)定。第八條印章的刻制必須經過公司總裁辦公會審批，并由公司指定的專業(yè)印章制作單位制作。印章的制作必須符合國家有關法律法規(guī)和技術標準。第九條印章的保管必須做到安全可靠。各部門、各辦事處和各分公司應設立印章專用保險柜，并配備專人負責保管。保險柜應定期檢查，如有發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。第十條印章的使用必須符合公司的相關規(guī)定。在使用印章時，必須核對印章的真?zhèn)魏褪褂脵嘞?，確認無誤后方可用印。第四章印章的管理為了加強印章管理，保障公司利益，本章制定印章的管理規(guī)定。第十一條公司要建立健全印章使用的管理制度，明確各部門、各辦事處和各分公司的印章使用權限和管理責任。第十二條公司要加強印章的監(jiān)管，定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并追究相關責任人的責任。第十三條公司要加強員工的印章使用培訓，使員工了解印章使用的規(guī)定和注意事項，提高印章使用的安全性和準確性。第五章附則本辦法自頒布之日起施行，如有與本辦法相抵觸的規(guī)定，以本辦法為準。本辦法由公司總裁辦公會負責解釋。第八條規(guī)定，公司所有印章的刻制由公司綜合部統(tǒng)一辦理。需要刻章的部門應填寫《公司印章刻制申請表》（見附表1），報總裁批準后，由綜合部按照法律法規(guī)程序統(tǒng)一刻制。根據(jù)第九條規(guī)定，分公司印章的刻制需向總公司提出申請，經總裁批準后方可按程序辦理。第十條規(guī)定，任何部門和個人都不得私自刻制公司各類印章。第十一條規(guī)定，新印章要做好戳記，并由綜合部留樣保存，以備查閱。第四章規(guī)定了印章的使用。根據(jù)第十二條規(guī)定，使用總公司行政印章的文件需要經過部門經理簽字、總裁批準后，由綜合部對文件原稿用印。業(yè)務專用授權委托書需要經過部門經理簽字、分管領導批準后，由綜合部負責用印。其他授權委托書需要經過總裁批準后，由綜合部負責用印。對外簽署的業(yè)務合同或協(xié)議需要經過公司副總裁或總裁批準后，由綜合部對文件原稿用印。公司對外提交的各類業(yè)務報表需要由申請人填寫《公司行政印章用印申請單》，經申請人部門經理審核簽字，報分管領導或公司總裁審批簽字后由綜合部負責用印。開具的便函、證明、需要公司資質材料復印件加蓋公章的文本，需要由申請人填寫用印登記本，經申請人的部門經理審批簽字后由綜合部負責用印。員工離職手續(xù)辦理中需要用公司行政印章的文本，需要由人力資源部人事專員填寫用印登記本，經人力資源部經理審批簽字后由綜合部負責用印。使用公司工會行政印章、工會主席印章的，需要由綜合部自制用章登記表，由申請人填寫后，經申請人部門經理審批簽字后綜合部負責用印。使用總裁私人印章的，需要由綜合部自制用章登記表，經申請人所在部門經理審核簽字后，由綜合部經理審批使用。財務人員依日程工作權限及常規(guī)工作內容使用公司財務專用印章、法人代表印章、財務總監(jiān)印章、工會財務專用章的，需要由財務部自制用章登記表經財務經理審批后使用。對于未規(guī)定的印章使用審批程序，至少需要由申請用章部門經理審批，綜合部根據(jù)實際情況審核申報后方可用印。需要使用印章的部門應填寫《公司行政印章用印申請單》（附表2），包括用印材料的名稱、份數(shù)、事由及所需印章名稱，并按照用印審批程序進行申請。外單位人員使用印章時，需經相關部門經辦人陪同，并按照相關程序申請辦理用印手續(xù)后方可使用。各辦事處、分公司需使用總公司行政印章時，應認真填寫《各辦事處、分公司使用公司行政印章用印申請表》（附表3），由用印人的辦事處或分公司經理簽字后隨同用印文件一并郵寄回綜合部，經綜合部審核無異議后按相關流程進行辦理。若辦事處或分公司直接向總公司索要相關用印資料，需事先以郵件方式發(fā)送說明用途，經綜合部經理確認后，綜合部工作人員方可為相應辦事處/分公司準備用印資料并安排郵寄。事后辦事處或分公司工作人員需補交《各辦事處、分公司使用公司行政印章用印申請表》一份，郵寄回總公司綜合部。分公司印章的使用由分公司工作人員根據(jù)實際情況打印《分公司印章用印登記表》，認真填寫分公司用印記錄，并于每月底統(tǒng)一將用印記錄原件郵寄回總公司綜合部備案，各公司保留復印件存檔。公司行政印章由綜合部經理負責直接使用，不在公司時可委托專人進行用印，并辦理印章交接程序。各部門借用公司行政印章到公司外用印時，必須由借章經辦人在綜合部經理處的《公章借出登記本》上進行登記，認真填寫借章時間、借章人、事由等事項，由總裁審批簽字后方可借出公章。公章在借出時間內，須由一人以上隨同監(jiān)印，并于當天下午5：30以前將印章歸還到綜合部。公司各類印章分別由部門經理指定專管人員保管和按規(guī)定使用。每天上下班，應仔細檢查所保管印章是否安全上鎖，若發(fā)現(xiàn)意外情況應立即報告相關領導。工作時間印章專管人員因外出不在崗位時，應將印章妥善保管。印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時，應事先指定他人代管，專管人員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。專管人員正常上班后，應首先向代管人員索取回印章，并妥善保管。印章專管人員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴格照章用印。第六章用印規(guī)范第十五條用印的規(guī)范1.用印時必須按照批準權限進行，印章專管人員有權拒絕未經批準的用印申請或用印內容有誤的申請。2.經辦人在提交用印申請前必須經過印章專管人員審核，否則專管人員有權拒絕用印或報告領導處理。3.印章專管人員不得擅自使用印章，一經發(fā)現(xiàn)將受到嚴肅處理。4.特殊情況需要停用印章時，必須由總裁簽字同意，并由綜合部通知公司各部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。第七章附則第十六條本辦法由綜合部負責擬定并適時進行修改，經總裁批準后自頒布之日起實施。