(完整版)印章使用制度及管理辦法

(完整版)印章使用制度及管理辦法和保管為了規(guī)范印章管理，保障公司利益，本章制定印章的刻制和保管規(guī)定。第八條印章的刻制必須經(jīng)過(guò)公司總裁辦公會(huì)審批，并由公司指定的專(zhuān)業(yè)印章制作單位制作。印章的制作必須符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。第九條印章的保管必須做到安全可靠。各部門(mén)、各辦事處和各分公司應(yīng)設(shè)立印章專(zhuān)用保險(xiǎn)柜，并配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。保險(xiǎn)柜應(yīng)定期檢查，如有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。第十條印章的使用必須符合公司的相關(guān)規(guī)定。在使用印章時(shí)，必須核對(duì)印章的真?zhèn)魏褪褂脵?quán)限，確認(rèn)無(wú)誤后方可用印。第四章印章的管理為了加強(qiáng)印章管理，保障公司利益，本章制定印章的管理規(guī)定。第十一條公司要建立健全印章使用的管理制度，明確各部門(mén)、各辦事處和各分公司的印章使用權(quán)限和管理責(zé)任。第十二條公司要加強(qiáng)印章的監(jiān)管，定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十三條公司要加強(qiáng)員工的印章使用培訓(xùn)，使員工了解印章使用的規(guī)定和注意事項(xiàng)，提高印章使用的安全性和準(zhǔn)確性。第五章附則本辦法自頒布之日起施行，如有與本辦法相抵觸的規(guī)定，以本辦法為準(zhǔn)。本辦法由公司總裁辦公會(huì)負(fù)責(zé)解釋。第八條規(guī)定，公司所有印章的刻制由公司綜合部統(tǒng)一辦理。需要刻章的部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《公司印章刻制申請(qǐng)表》（見(jiàn)附表1），報(bào)總裁批準(zhǔn)后，由綜合部按照法律法規(guī)程序統(tǒng)一刻制。根據(jù)第九條規(guī)定，分公司印章的刻制需向總公司提出申請(qǐng)，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可按程序辦理。第十條規(guī)定，任何部門(mén)和個(gè)人都不得私自刻制公司各類(lèi)印章。第十一條規(guī)定，新印章要做好戳記，并由綜合部留樣保存，以備查閱。第四章規(guī)定了印章的使用。根據(jù)第十二條規(guī)定，使用總公司行政印章的文件需要經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理簽字、總裁批準(zhǔn)后，由綜合部對(duì)文件原稿用印。業(yè)務(wù)專(zhuān)用授權(quán)委托書(shū)需要經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部負(fù)責(zé)用印。其他授權(quán)委托書(shū)需要經(jīng)過(guò)總裁批準(zhǔn)后，由綜合部負(fù)責(zé)用印。對(duì)外簽署的業(yè)務(wù)合同或協(xié)議需要經(jīng)過(guò)公司副總裁或總裁批準(zhǔn)后，由綜合部對(duì)文件原稿用印。公司對(duì)外提交的各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表需要由申請(qǐng)人填寫(xiě)《公司行政印章用印申請(qǐng)單》，經(jīng)申請(qǐng)人部門(mén)經(jīng)理審核簽字，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或公司總裁審批簽字后由綜合部負(fù)責(zé)用印。開(kāi)具的便函、證明、需要公司資質(zhì)材料復(fù)印件加蓋公章的文本，需要由申請(qǐng)人填寫(xiě)用印登記本，經(jīng)申請(qǐng)人的部門(mén)經(jīng)理審批簽字后由綜合部負(fù)責(zé)用印。員工離職手續(xù)辦理中需要用公司行政印章的文本，需要由人力資源部人事專(zhuān)員填寫(xiě)用印登記本，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審批簽字后由綜合部負(fù)責(zé)用印。使用公司工會(huì)行政印章、工會(huì)主席印章的，需要由綜合部自制用章登記表，由申請(qǐng)人填寫(xiě)后，經(jīng)申請(qǐng)人部門(mén)經(jīng)理審批簽字后綜合部負(fù)責(zé)用印。使用總裁私人印章的，需要由綜合部自制用章登記表，經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)經(jīng)理審核簽字后，由綜合部經(jīng)理審批使用。財(cái)務(wù)人員依日程工作權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容使用公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用印章、法人代表印章、財(cái)務(wù)總監(jiān)印章、工會(huì)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的，需要由財(cái)務(wù)部自制用章登記表經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后使用。對(duì)于未規(guī)定的印章使用審批程序，至少需要由申請(qǐng)用章部門(mén)經(jīng)理審批，綜合部根據(jù)實(shí)際情況審核申報(bào)后方可用印。需要使用印章的部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《公司行政印章用印申請(qǐng)單》（附表2），包括用印材料的名稱(chēng)、份數(shù)、事由及所需印章名稱(chēng)，并按照用印審批程序進(jìn)行申請(qǐng)。外單位人員使用印章時(shí)，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)經(jīng)辦人陪同，并按照相關(guān)程序申請(qǐng)辦理用印手續(xù)后方可使用。各辦事處、分公司需使用總公司行政印章時(shí)，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)《各辦事處、分公司使用公司行政印章用印申請(qǐng)表》（附表3），由用印人的辦事處或分公司經(jīng)理簽字后隨同用印文件一并郵寄回綜合部，經(jīng)綜合部審核無(wú)異議后按相關(guān)流程進(jìn)行辦理。若辦事處或分公司直接向總公司索要相關(guān)用印資料，需事先以郵件方式發(fā)送說(shuō)明用途，經(jīng)綜合部經(jīng)理確認(rèn)后，綜合部工作人員方可為相應(yīng)辦事處/分公司準(zhǔn)備用印資料并安排郵寄。事后辦事處或分公司工作人員需補(bǔ)交《各辦事處、分公司使用公司行政印章用印申請(qǐng)表》一份，郵寄回總公司綜合部。分公司印章的使用由分公司工作人員根據(jù)實(shí)際情況打印《分公司印章用印登記表》，認(rèn)真填寫(xiě)分公司用印記錄，并于每月底統(tǒng)一將用印記錄原件郵寄回總公司綜合部備案，各公司保留復(fù)印件存檔。公司行政印章由綜合部經(jīng)理負(fù)責(zé)直接使用，不在公司時(shí)可委托專(zhuān)人進(jìn)行用印，并辦理印章交接程序。各部門(mén)借用公司行政印章到公司外用印時(shí)，必須由借章經(jīng)辦人在綜合部經(jīng)理處的《公章借出登記本》上進(jìn)行登記，認(rèn)真填寫(xiě)借章時(shí)間、借章人、事由等事項(xiàng)，由總裁審批簽字后方可借出公章。公章在借出時(shí)間內(nèi)，須由一人以上隨同監(jiān)印，并于當(dāng)天下午5：30以前將印章歸還到綜合部。公司各類(lèi)印章分別由部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)管人員保管和按規(guī)定使用。每天上下班，應(yīng)仔細(xì)檢查所保管印章是否安全上鎖，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。工作時(shí)間印章專(zhuān)管人員因外出不在崗位時(shí)，應(yīng)將印章妥善保管。印章專(zhuān)管人員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，應(yīng)事先指定他人代管，專(zhuān)管人員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。專(zhuān)管人員正常上班后，應(yīng)首先向代管人員索取回印章，并妥善保管。印章專(zhuān)管人員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。第六章用印規(guī)范第十五條用印的規(guī)范1.用印時(shí)必須按照批準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)行，印章專(zhuān)管人員有權(quán)拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)的用印申請(qǐng)或用印內(nèi)容有誤的申請(qǐng)。2.經(jīng)辦人在提交用印申請(qǐng)前必須經(jīng)過(guò)印章專(zhuān)管人員審核，否則專(zhuān)管人員有權(quán)拒絕用印或報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。3.印章專(zhuān)管人員不得擅自使用印章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將受到嚴(yán)肅處理。4.特殊情況需要停用印章時(shí)，必須由總裁簽字同意，并由綜合部通知公司各部門(mén)，并收回停用的印章切角封存或銷(xiāo)毀。第七章附則第十六條本辦法由綜合部負(fù)責(zé)擬定并適時(shí)進(jìn)行修改，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自頒布之日起實(shí)施。