公司企業(yè)行政管理制度

公司企業(yè)行政管理制度公司企業(yè)行政管理制度第一節(jié)辦公室管理制度第二節(jié)文印管理制度第三節(jié)印章管理制度第四節(jié)微機管理制度第五節(jié)保密制度第六節(jié)檔案管理制度第七節(jié)總經(jīng)理辦公會制度第一節(jié)辦公室管理制度一、服從領導，遵章守紀，嚴守公司秘密。二、服飾整潔，行為規(guī)范，語言文雅。三、為建立企業(yè)形象，進行規(guī)范化、制度化管理，公司員工必須佩帶工作標牌。四、上班時間必須使用普通話和文明用語，不得在辦公區(qū)域高聲喧嘩，打鬧，嚴禁打架、吵架。五、上班時間嚴禁非工作之占線，如遇特殊情況，撥打電話不得超過3分鐘；接聽電話必須使用標準用語，通話時音量要低，語氣溫和文雅有禮。重要事項，應誦一遍，得以確認并作好筆錄。六、舉止得體，站不抱胸、叉腰，坐不趴桌，嚴禁坐在辦公桌、文件柜上。七、進入領導及其他部門辦公室應先敲門，得到允許后方可進入。八、辦公區(qū)域禁止吸煙、化妝、吃零食及用餐，不得隨地吐痰，亂扔垃圾。九、公司電腦未經(jīng)總經(jīng)理許可不得隨意上與工作無關的網(wǎng)站，否則按相關制度進行處罰。十、不得在上班時間談論與工作無關的事情、看與工作無關的書報，哼小調及打免提電話。十一、嚴禁酒后工作；嚴禁在辦公場所打牌、賭博、玩電腦游戲。十二、愛護公共設施、設備，不得隨意破壞毀損。十三、辦公桌面的文具應擺放整齊，地面、辦公桌椅、辦公用品及電腦等用具、物品要勤打掃，離開辦公桌時，必須將辦公椅歸位。十四、為體現(xiàn)公司團隊意識，每位員工應保持公司辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，提高公司員工愛崗敬業(yè)的高尚品德，下班后必須做好清潔，如遇特列情況，應提前通知辦公室經(jīng)理。十五、厲行節(jié)約，隨手關水，下班時隨手關燈，關閉電腦、空調和飲水機。公司員工不得使用公司一次性水杯。十六、遵守考勤制度，不遲到、不早退、不得隨意串崗、離崗或不假外出，如遇休假，必須提前做好交接工作。（1）員工上下班時必須打卡，因公事外出無法打卡時應事先告知部門負責人。（2）員工請假應事前書面申請，并按權限審批后交辦公室備案。十七、服從公司的值班安排，不得隨意調換，如遇特殊情況，必須提前通知辦公室經(jīng)理，在征得同意后，方可調換。十八、加強保密意識，離開辦公桌時，必須將文件及重要妥善保存，關掉電腦屏幕。十九、非電腦專業(yè)人員不得私自使用、拆掉公司電腦，更換其零部件或將其搬離辦公區(qū)；電腦如出現(xiàn)故障，應立即停止使用并通知辦公室聯(lián)系電腦專業(yè)人員維修。二十、嚴禁在辦公場所打牌、賭博、玩電腦游戲。十一、不做有損公司利益的事，對臨時性工作不得互相推委，做到令行禁止。二二、員工薪資實行保密制，員工之間不得相互打聽。不得散布不利于公司團隊合作、公司利益的言語。二十三、員工之間、員工與公司之間不得相互猜疑，不得拉幫結派。二十四、以上條款，公司員工必須熟記在心，自覺遵守。如有違反，公司將按情節(jié)輕重，處予50元—100元的罰款，對屢教不改者，予以開除。第二節(jié)文印管理制度一、公司的對外文件打印急件由總經(jīng)理審核批準，一般文件由辦公室主任審核批準。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不打印。二、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后方予辦理，公司總經(jīng)理不在時，可經(jīng)辦公室主任同意后辦理。三、辦公室前臺文員必須監(jiān)管，不允許私人在辦公室打印、復印或用公司傳真機傳送，否則將受到嚴厲的處罰。四、辦公室前臺文員應認真做好本職工作，按時完成任務，對收發(fā)到的文件，應及時轉送有關部門。五、公司所屬人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真中有關商業(yè)秘密或公司管理中需保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。六、辦公室前臺文員對送來打印、復印、傳真文件，應做好登記，并在月終作好統(tǒng)計核算工作。七、公司的重要文件由辦公室負責起草，總經(jīng)理簽發(fā)，同時辦公室留存一份備檔。八、文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。九、總公司與本公司文件由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。十、客戶的收發(fā)由公司營銷部統(tǒng)一管理，出現(xiàn)紕漏營銷部經(jīng)理有直接責任。十一、屬于秘密文件，核稿人應注明密級，并確定報送范圍，秘密文件按保密規(guī)定，由專人編制、報送。十二、文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚。秘密文件由專人按規(guī)定的范圍報送。十三、外來文件與本公司報請總公司的文件由辦公室負責簽收和簽發(fā)，并分類登記，由總經(jīng)理提出處理意見后，簽收人應于接件當日按文件要求送給有關部門，不得積壓延誤。屬急件的，應在接件后及時報送。十四、傳閱文件由辦公室指定專人負責收回，對總公司總裁辦有簽署意見的文件，辦公室應即時組織傳達和落實。第三節(jié)印章管理制度一、公司印章由辦公室負責人或指定專人統(tǒng)一管理。二、使用印章須填寫專用登記薄，（專用登記薄分公章使用登記薄、法人章使用登記薄）填寫時必須注明用章名稱、時間、用途、使用人、加蓋份數(shù)，經(jīng)指定領導批準后方可蓋章。三、印章管理人員對印章須經(jīng)常檢查和精心保護，印章出現(xiàn)異常情況應及時報告主管領導處理，重要情況立即報總經(jīng)理。四、印章分法人章（公章）、法定代表人私章。五、法人（公）章使用，一般須由總公司董事長、總經(jīng)理在所蓋文書、文件上及專用登記薄上簽字方可蓋章；對于文件、會議紀要、通知、介紹信有關非商務性合同、協(xié)議等，由總經(jīng)理簽字并注明所蓋章類別，方可蓋章。六、對要蓋公章的文書，公章管理人員要認真閱讀，不得隨意亂蓋，印章管理人員對所知道的文書內(nèi)容應予保密。如屬絕密不宜讓印章管理人員審閱的，蓋章須總經(jīng)理親自辦理。七、法人代表印章的使用現(xiàn)金支票、轉帳支票等日常使用法人代表印章，需由法人代表指定代理人簽字蓋章。其余情況必須由法人代表簽字同意。八、印章外借管理印章原則上不外借，如有特殊原因，必須外借的，須由董事長或總經(jīng)理指定專人辦理借領手續(xù)，法人章（公章）借出時間在四小時內(nèi)須由總經(jīng)理簽字，四小時以上由董事長簽字，部門印章借出由部門負責人批準。法人章（公章）借出時間一般最長不超過一天。經(jīng)濟合同章不予外借。北京沃克應用技術有限責任公司公章使用登記薄公章類別時間用途批準人使用部門經(jīng)辦人加蓋份數(shù)備注北京沃克應用技術有限責任公司法人章使用登記薄公章類別時間用途批準人使用部門經(jīng)辦人加蓋份數(shù)備注第四節(jié)微機管理制度一、電腦使用1、堅持管理業(yè)務與系統(tǒng)維護分開原則，電腦管理業(yè)務由使用部門負責；系統(tǒng)的軟件、軟件維護、業(yè)務咨詢、技術培訓由辦公室負責。2、各使用部門有對電腦設備的維護、保管責任，嚴禁私自拆裝電腦設備和退出管理菜單進行其他操作，發(fā)生故障應及時通知辦公室。3、各部門要對電腦密碼保密，并對自己的一切操作負責，出現(xiàn)失誤或發(fā)現(xiàn)問題，應立即通知辦公室管理人員處理。4、在設備運行中，發(fā)現(xiàn)有異常聲音或異味時，應立即切斷電，并通知辦公室。5、使用部門有保證電腦設備在良好環(huán)境下使用的義務，嚴禁在電腦設備上刻畫或在設備上放置雜物，確保防塵、防潮、通風，遇高溫天氣應及時采取降溫措施。6、電腦專用電嚴禁挪作他用；遇到停電，使用人員應盡快把工作處理完畢，恢復供電后可繼續(xù)使用。7、暫停使用電腦時，應關閉所有電開關。二、電腦系統(tǒng)安全保密措施1、各部門使用電腦人員必須嚴格遵守保密制度，按照規(guī)定的職責范圍，依照操作規(guī)程進行工作，不得使用外來軟件，嚴禁在電腦運行時關機或重新啟動。2、各使用部門的負責人要根據(jù)本部門人員的職責，設置系統(tǒng)的密碼文件使用權限，防止越權操作。3、必須設定密碼的部門使用人員可自選確定，并應定期更換。4、系統(tǒng)維護人員必須遵守程序與數(shù)據(jù)維護分開的原則，不得干預使用部門的管理，除系統(tǒng)問題外，不得直接與操作人員發(fā)生聯(lián)系。5、系統(tǒng)維護人員必須做好系統(tǒng)的安全、防護工作，外來構件需確認無病毒后方可使用，未經(jīng)許可不得擅自修改數(shù)據(jù)和程序，嚴禁把程序、數(shù)據(jù)或擅自拷貝給他人。三、電腦設備操作1、按照操作規(guī)程啟動，關閉電腦。2、裝卸打印時要注意將紙對準傳送槽口，裝好后要檢查紙張進退是否正常再進行打印。3、較長時間不使用的電腦和打印機，應先將電關閉。4、不宜將顯示器的光度調得過高，嚴禁在其散熱孔或鍵盤上放置其它物品，尤其是金屬物和液體。5、做好日常維護工作，嚴禁在電腦設備上刻畫。清潔電腦時應切斷電，使用潔凈抹布。突然斷電后，應關閉主機和打印機電。第五節(jié)保密制度一、保密的原則1、為保守公司秘密，維護公司權益。2、公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)限一定范圍的人員知悉的事項。3、公司所屬組織、分支機構以及員工都有保守公司秘密的義務。4、公司保密工作，實行既確保秘密又便于工作的方針。5、對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或職員實行獎勵。二、保密范圍和密級確定1、公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項：（1）公司重大決策中的秘密事項。（2）公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。（3）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。（4）公司財務決算報告及分類財務報表、統(tǒng)計報表。（5）公司新掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。（6）公司員工人事檔案，工資性、勞務性收入及。（7）其他經(jīng)公司確定應保密的事項。（8）一般性決定、決議、通告、通知、辦公室管理等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。2、公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益受到特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。3、秘密的確定：（1）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權力和利益的重要決策文件為絕密級。（2）公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級。（3）公司的人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。（4）屬于公司秘密的文件、、要確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。三、保密措施1、屬于公司秘密的文件、和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行；采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密，須立即拷入磁盤交行政管理部保存，并將該從電腦中刪除。2、對于密級文件、或其他物品，必須采取以下保密措施：（1）非經(jīng)總經(jīng)理批準，不得復制和摘抄；（2）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定專人擔任，并采取必要的安全措施。3、屬于公司秘密的設備或產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門部門負責執(zhí)行，并采取相應的保密措施。4、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。5、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：（1）選擇具備保密條件的會議場所；（2）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議人員予以指定；（3）依照保密規(guī)定，使用會議設備和管理會議文件；（4）確定會議內(nèi)容是否傳達或傳達范圍。6、不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公眾場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。7、公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施，并及時報告總經(jīng)理辦公室。辦公室接到報告，應立即作出處理。四、責任與處罰1、出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資50-500元。（1）泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失；（2）違反本制度相關規(guī)定的秘密內(nèi)容的；（3）泄露公司秘密但采取補救措施的。2、出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失。（1）故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失。（2）違反本保密制度，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。（3）利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。五、本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：1、公司秘密被不應知悉的單位或個人知悉；2、使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未泄密的。第六節(jié)檔案管理制度一、目的。為建全公司文件歸檔及管理工作，加強公司知識產(chǎn)權、商標相關合同范本等重要保護，充分發(fā)揮檔案的主渠道作用，便于檔案的收集及利用。二、檔案的收集和管理（一）歸檔類范圍及負責部門1、本公司的專利、商標、相關合同范本等知識產(chǎn)權方面的絕密（辦公室管理）；2、本公司營業(yè)證件原件、重要會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、紀要、領導講話、會議記錄；3、公司對外的正式發(fā)文及相關文字；4、本公司的各種統(tǒng)計報表、廣告投放報表等（辦公室）；5、本公司工作計劃、與有關單位協(xié)商工作的來往文書（辦公室）；6、總公司及上級單位發(fā)來的與本公司主管業(yè)務有關的文件（辦公室）；7、本公司相關協(xié)議、合同、意向書、營業(yè)證件復印件（辦公室）；8、本公司的企業(yè)文化、廣告推廣的方案及反映本單位重要活動的剪報、照片、錄音帶、VCD等（辦公室）；9、本公司內(nèi)部相關（辦公室）。10、本公司財務、人力資、往來客戶和經(jīng)銷商等經(jīng)營業(yè)務（辦公室）；（二）檔案密級劃分公司文件和檔案的密級度分為絕密級、機密級、秘密級和內(nèi)部文件。上述的1條屬絕密文件，2－4條屬機密級文件，5－8條屬秘密文件，9－10條屬內(nèi)部文件。三、歸檔辦法1、各部門辦理完畢的文件，由各部門助理及時移交辦公室行政助理，由行政助理整合后立卷歸檔，部門文件由各部門的助理保存，由辦公室定期督查；2、及時將文件歸檔，以免散失和積壓；根據(jù)檔案管理相關要求，分季度和年度進行清理和整理工作；3、用電腦準確做好檔案索引，以便于查找；4、歸檔前要做好文件的歸卷和立卷工作記錄，使所有和文件方便隨時查閱；5、根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系，進系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷等。檔案包括封面、全卷說明、案卷和卷內(nèi)；6、案卷按年代、部門分類，永久與長、短期案卷分開保管；7、秘密級以上的檔案銷毀，須派人監(jiān)銷，并立案造冊。四、檔案的借閱和移交1、絕密級——總經(jīng)理、法人代表的受權人；2、機密級——文件產(chǎn)生部門的經(jīng)理、辦公室主任；3、秘密級——文件產(chǎn)生部門的有關員工、有關的部門經(jīng)理；4、內(nèi)部級——文件產(chǎn)生部門的有關員工、其它有關部門的員工。5、因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，借閱時間不得超過一星期，用完后及時歸還。秘密級以上文件和檔案，各級領導均不能攜離公司；6、公司各部門員工調動或離職時，應將文件清理移交，公司相關文件應及時交檔案負責人處登記和保管。沒有移交清理的，不予辦理調動和離職手續(xù)。7、員工任、離職期間，不得攜帶和泄露任何公司機密，如有違反，參照公司保密制度相關規(guī)定給予經(jīng)濟處罰或追究法律責任。第七節(jié)總經(jīng)理辦公例會制度一、目的達到公司經(jīng)營管理的及時性、科學性和有效性與規(guī)范性，增進各部門工作的協(xié)調性。二、會議成員組成參會成員：公司負責人、辦公室人員、工程技術部人員、營銷部人員、車間班組記錄：辦公室行政助理.三、會議職能1、修訂、批準公司的重要管理規(guī)章制度；2、審定公司的經(jīng)營計劃、營銷規(guī)劃、廣告推廣方案；3、決定公司內(nèi)部管理機構的設置、重要職務的任免；4、督導各部門工作的進度以及公司內(nèi)部工作的調整；5、綜合協(xié)調、控制及追蹤公司各項業(yè)務工作的開展；6、討論決定公司的其他重大事宜；四、召開時間1、總經(jīng)理辦公會每周召開一次；2、如有重大事情則隨時召開；五、會議組織1、由總經(jīng)理主持2、辦公室行政助理負責會務準備及通知，會后整理會議記要及文件六、會議決議1、總經(jīng)理辦公會決議應由全體與會人員半數(shù)以上通過，