2015項目檔案培訓(定稿)

建設項目檔案管理規(guī)定培訓2015年3月26日定義1項目檔案管理組織機構及職責2項目文件的收集和編制3項目文件的整理和編目4項目文件的移交5問題案例6一、定義1.檔案

是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.建設項目

建設項目是指按一個總體設計進行建設施工，經濟上行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的建設工程，它由一個或若干個有聯(lián)系的單項工程組成。3.單項工程

單項工程是指建設項目中具有獨立設計文件、可獨立織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程，并構成建設工程項目的組成部分，也叫裝置或單元。4.單位工程單位工程是指具有獨立設計文件，可獨立組織施工,但建成后不能獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程。5.分部工程

分部工程是指在單位工程中可以獨立組織施工的工程。在施工中是按專業(yè)劃分的。6.分項工程分項工程是指在分部工程下面細分的工程,也就是指在專業(yè)下按類別進行細分的工程。7.項目文件7.1項目文件是指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及試生產、竣工驗收全過程中形成的以文字、圖表、聲像等形式存在的可追溯性文件，包括前期文件、設計文件、管理文件、施工文件、設備儀器類文件、監(jiān)理文件、試生產文件和竣工驗收文件等。7.2項目前期文件是指工程開工之前在可行性研究、立項、談判、審批、勘測、設計及工程準備過程中形成的文件。7.3項目管理文件是指建設項目期間在投資控制、設計、施工、質量、商務、采購、財務等各方面進行有效的規(guī)劃、決策、組織、協(xié)調、控制時形成的綜合性文件。7.4項目施工文件是指建設項目施工過程中形成的反映工程項目建筑、安裝情況的文件。7.5項目竣工圖是指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。7.6項目監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位對項目工程質量、工期和建設資金使用，以及對工程項目歸檔文件的審查等內容進行控制的文件。7.7項目竣工文件是指項目竣工時形成的反映施工（指建筑、安裝）過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成。7.8項目竣工驗收文件是指項目竣工驗收時形成的文件。8.項目文件歸檔

指建設項目的設計、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設單位或者委托的承包單位移交經整理的全部相應文件；項目建設單位各機構將項目各階段形成并經過整理的文件定期報送檔案管理機構。9.項目檔案

項目檔案是指從建設項目的提出、立項、審批、招投、勘察、設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）全過程形成的經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。10.電子文件

是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。11.CAD電子文件

由CAD系統(tǒng)產生的電子文件。12.邏輯歸檔

指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。13.物理歸檔

指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。14.電子檔案

具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。15.歸檔辦理完畢且具有保存價值的文件經系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。16.聲像檔案

國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。17.項目檔案的移交

項目中間交接后，承包商按照合同、協(xié)議或規(guī)定向項檔案室移交檔案；項目檔案通過專項驗收后，向生產使用單位移交。二、項目檔案管理組織機構及職責1.組織機構

為確保工程項目文件材料歸檔的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，項目文件歸檔和移交工作在公司檔案領導小組的統(tǒng)一領導下，實行集中管理、分級負責的原則。2.管理職責2.1公司檔案管理工作由質量技術部檔案室歸口管理，負責公司和項目檔案的統(tǒng)一管理和檔案實體的日常管理工作；負責對項目文件的形成、收集、整理、歸檔工作進行檢查、指導和監(jiān)督；負責項目檔案專項驗收的組織工作；接收和管理公司項目檔案。2.2機械動力部根據(jù)歸檔范圍和歸檔責任負責完成自身所形成文件的收集、整理和歸檔工作；負責對承包商所移交歸檔文件的檢查、指導、監(jiān)督、審核、簽署等工作，并在交工資料的真實性、準確性、齊全性及完整性嚴格把關；項目施工管理部同時負責確定項目交工文件相關表格設置，填寫等編制標準，負責督促執(zhí)行相關標準，檢查交工文件形成的有效性，以及收集、積累、整理、組卷、編目的規(guī)范性，同時負責項目文件向質量技術部檔案室移交的工作。2.3項目組的文控工程師每個月（因目前這兩個工程工期是3個半月左右，所以提報時間改為為每周）都要向檔案室對口檔案管理人員提交裝置建設進度計劃和設備進場開箱計劃，以便及時督促、檢查施工文件和設備文件的移交歸檔情況。2.4各部門、中心

負責做好本部門（中心）形成的各類應當歸檔文件材料的收集、積累、整理、立卷及歸檔工作，同時對本部門（中心）歸檔檔案材料的真實性、準確性及完整性負責，對所利用的檔案負保護和保密責任。部門（中心）負責人是本部門(中心)各種文件材料歸檔工作的第一責任人，負責對本部門（中心）移交的歸檔文件材料的簽字核準工作；各部門（中心）兼職檔案員負責本部門（中心）應歸檔文件材料的收集，同時檢查歸檔文件材料的齊全、完整、準確情況，并進行分類、整理后，編制移交清冊經部門（中心）負責人簽字核準后移交至檔案室。三、項目文件的收集和編制1.收集和歸檔責任

項目文件由文件形成單位負責整理、歸檔工作，各責任單位必須按歸檔要求和歸檔時間做好歸檔文件的收集、整理、組卷、編目和移交歸檔。歸檔范圍、保管期限、歸檔份數(shù)及歸檔責任見《陜西神木化學工業(yè)有限公司建設項目檔案管理規(guī)定》表5.1《工程建設項目文件歸檔范圍、保管期限和歸檔責任一覽表》，詳細歸檔范圍可參考《煤制油煤化工建設項目文件控制檔案管理業(yè)務手冊》中的《項目文件歸檔總目錄》,如圖：

備注：檔號由檔案室給定；交工文件執(zhí)行的標準及表格由機械動力部確定2.項目文件編制的基本準則

歸檔的項目文件必須完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，要能夠真實記錄和反映工程建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、設備安裝、調試、試生產及竣工驗收的全過程，做到圖物相符、數(shù)據(jù)可靠、簽署完備；

項目施工文件執(zhí)行《石油化工建設工程項目施工過程技術文件規(guī)定》(SH/T3543-2007)、《石油化工建設工程項目交工技術文件規(guī)定》(SH/T3503-2007),一并交業(yè)主歸檔。項目文件整理時，要保持文件之間的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理，案卷編目、裝訂等符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)的要求。3.項目文件編制質量要求3.1歸檔文件應做到字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認可手續(xù)齊備，所有簽字欄、意見欄、驗收結論、檢測結果等必須手簽，并應剔除易腐蝕的金屬物，。3.2需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；用熱敏紙形成的需要永久、長期保存的文件歸檔時應附一份復印件。3.3材料質量證明文件必須是加蓋生產廠檢驗專用章或質量證明專用章的原件,或供應商在產品質量文件復印件加蓋確認印章的延續(xù)性質量證明文件。3.4合同應明確竣工圖的繪制責任（尤其對于非EPC或EPCM裝置）。一般由EPC承包商或設計單位負責編制。在圖簽欄內注明“竣工階段”，圖簽欄內的設計、校核、審核等簽署齊全。若竣工圖根據(jù)設計變更在最終版設計發(fā)生修改,應在竣工圖注明修改依據(jù)的變更單號?？⒐D完成后應加蓋并簽署竣工圖章，所有竣工圖應逐張加蓋竣工圖章。圖紙目錄、說明、材料表、設備表、工藝規(guī)格表等文字材料、表格（一般為A4或A3幅面）首頁的背面（左下角，距左邊20mm+10mm，距下邊20mm+10mm)加蓋竣工圖章。圖紙一般加蓋在圖標題欄上方或附近空白處，無加蓋竣工圖章的位置時，可加蓋在“標題欄”的背面處；竣工圖章應使用不易褪色的紅色印泥。設計單位、監(jiān)理單位應逐張簽署竣工圖章，竣工圖章中的內容應齊全、清楚；“簽名欄”不得由他人代簽或以個人印章代替簽名，應是簽名本人可辨識的手寫體原筆跡簽名，其中“編制人”“審核人”原則上不能為同一個人。“現(xiàn)場監(jiān)理”及“總監(jiān)”應由專業(yè)監(jiān)理工程師和總監(jiān)分別簽名?？⒐D章中的設計單位和監(jiān)理單位應填寫相關單位的完整名稱，名稱以印章形式為宜。竣工圖章中的日期一般填寫竣工圖編制完成的日期，也可填寫工程中間交接或者竣工交接的日期。結構專業(yè)的圖紙應加蓋結構設計資質章；壓力容器設備圖紙應加蓋壓力容器資質章；竣工圖章的標準格式見圖所示:說明:1）字體“竣工圖”為宋體三號，其他為宋體五號；2）在刻制竣工圖章時，應表達單位全稱；3）當建設工程實施EPCM承包管理模式時，竣工圖章中的“監(jiān)理單位”應改為“EPCM單位”，“現(xiàn)場監(jiān)理”應改為“專業(yè)負責人”，“總監(jiān)”應改為“項目經理”。3.5竣工圖應按《技術制圖復制圖的折疊方法》的要求折疊，幅面為A4大小、手風琴式，圖面向里，且標題欄顯露在右下角。如圖所示：3.6錄音、錄像文件應保持載體的有效性。3.7長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。4.施工文件的審查要求各裝置（單元）在中間交工驗收前，為了確保施工文件的真實、可靠以及與實物的一致性，各裝置（單元）在工程實體子單位或分部工程驗收1個月內及時組織進行內容審查，中間交工驗收過程中，各專業(yè)驗收小組在驗收實物的同時，必須審查施工文件的內容，主要是審查材料質量證明、設備、儀表等制造廠商文件以及竣工圖等，并在“施工文件內容三方會審單”中簽署審查意見

。5.項目文件的歸檔時間和份數(shù)5.1項目前期文件在前期階段及時歸檔2套（至少1套原件），電子版文件DVD光盤2份。5.2設計文件的歸檔應在設計階段結束后歸檔。對于基礎設計文件應整理歸檔2套(至少1套原件)；詳細設計文件歸檔2套（藍圖）；設計管理文件在各設計階段結束后完成歸檔2套（至少1套原件）；設計文件電子版DVD光盤歸檔2份。

5.3項目管理文件由各相關部門負責，按年度進行收集、整理、組卷、保存，在項目完工時歸檔2套（至少1套原件），施工管理文件（含中間交工驗收文件）在完成裝置(單元)中間交工驗收后1個月內完成整理、組卷并歸檔2套，至少1套原件，電子版DVD光盤2份。5.4試生產文件由生產運營部負責收集、保存，在試生產結束后歸檔2套（至少1套原件）。5.5施工文件（含施工圖）在工程實體子單位或分部工程驗收3個月內進行整理、組卷，并完成內容的審核、確認，經機械動力部驗收案卷質量后移交綜合辦公室檔案室歸檔，歸檔2套，電子版DVD光盤2份。5.6竣工圖在工程實體中交驗收后3個月內完成整理、組卷，并完成內容的審核、確認，盒內散裝，按各個專業(yè)單獨整理、組卷后移交2套，電子版光盤2份（PDF和DWG兩種格式。5.7設備、儀器類資料包括：制造廠產品合格證、規(guī)格書、產品外形圖、裝配圖、安裝指導、操作指南、維修手冊、備品備件清單、檢查報告記錄、特種設備監(jiān)檢證書及其他相關文件圖紙等。業(yè)主采購的由采購部和項目組負責組織開箱驗收，并提交檔案室2套副本進行管理保存，發(fā)放機械動力部和中心使用，以滿足工廠聯(lián)動試車和試生產的需要。在1個月之內，另外將2套（1正1副）完整的設備廠商資料由采購部進行整理、組卷后，提交檔案室驗收歸檔，同時歸檔電子版DVD光盤2份；承包商采購的設備儀器，開箱驗收后，由項目組專業(yè)工程師負責提交檔案室2套副本，發(fā)放機械動力部及相關中心進行使用，另外將1正1副，在一個月內由承包商整理、組卷后，經監(jiān)理和項目組審核合格后，向檔案室移交歸檔，同時歸檔電子版DVD光盤2份。5.8業(yè)主采購的材料類文件原件由采購部統(tǒng)一整理歸檔，承包商以復印件形式歸檔，加蓋采購部部門專用章。5.9監(jiān)理文件應在完成中間交工后3個月，與承包商的施工文件同時歸檔，歸檔2套（至少1套原件），電子版DVD光盤2份。5.10項目建設過程中所形成的重大事件的照片、錄音、錄像文件，由形成承包單位及管理部門及時收集、整理、保存，按年度或項目中交后，向檔案室歸檔2套。四、項目文件的整理和編目1.項目文件整理組卷原則1.1項目文件的整理組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理的要求。1.2本項目所有應歸檔文件的整理、組卷，由文件的形成單位或承辦單位負責，由相關部門或專業(yè)驗收小組審核，并按歸檔時間要求移交檔案室，歸檔時，同時移交電子版文件。2.項目文件整理組卷方法2.1建設單位各單位形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備儀器類文件、施工文件、生產試運行文件及竣工驗收文件，應根據(jù)文件的性質、內容分別按階段、裝置或單位工程整理組卷。生產試運行文件由生產運營部負責收集、整理、組卷后，一并歸入項目檔案中。2.2項目管理文件按問題和時間整理組卷，其中施工管理文件按裝置、問題、時間整理。2.3勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，按裝置和專業(yè)整理組卷。2.4施工文件的整理、組卷2.4.1施工文件以裝置為基礎，按專業(yè)組卷，分別組成綜合、土建、設備、管道、電氣電信、儀表卷；2.4.2同一專業(yè)的交工文件按綜合、材料質量證明、施工記錄分別組冊。同一裝置如有幾個施工單位分別建設其單位工程、分部、分項工程時，所形成的施工文件原則上應單獨整理組卷，不同施工單位之間的資料不拆分，不互相拼接，但必須由總承包商在交工技術文件說明中加以說明；2.4.3建筑工程類（包括鋼結構和水暖衛(wèi)生設備、管道）文件，按單位工程整理組卷；2.4.4設備安裝工程類文件（包括設備附屬鋼操作平臺）按設備位號、安裝工藝順序組卷；同一臺設備的記錄放置在一起，輔助機應編入主機設備項目中，本系統(tǒng)設備的保溫、保冷、脫脂、防腐等一并編入；2.4.5管道安裝工程類文件（包括室外給排水工程）應按安裝工序順序組卷，閥門檢驗、調試、保溫、保冷、脫脂、防腐等一并編入；2.4.6電氣安裝工程類應按供配電系統(tǒng)每臺設備和系統(tǒng)位號順序組卷；2.4.7儀表安裝工程類文件應按控制、檢測系統(tǒng)位號順序組卷；2.4.8設備、原材料和半成品質量證明文件按單項（單位）工程、專業(yè)整理，并按照品種、規(guī)格、材質、質量證明文件類型等分類、順序組卷，列明目錄和材料的使用部位和數(shù)量。2.5竣工圖組卷2.5.1竣工圖的編制要求工程承包單位在項目竣工后必須按合同要求，由設計單位編制竣工圖，編制竣工圖時應注意：2.5.1.1原則上要求所有圖紙全部根據(jù)設計變更及現(xiàn)場施工實際情況進行重新繪制，將圖紙的“設計階段”更改為“竣工階段”。發(fā)生變更的圖紙需在圖紙說明中注明相關設計變更單號。2.5.1.2如果現(xiàn)場施工過程中，施工圖沒有發(fā)生變更，且仍然完整并整潔，那么可以將施工圖加蓋竣工圖章作為竣工圖。2.5.1.3凡在施工過程中發(fā)生變更的，承包商（或設計單位）要根據(jù)現(xiàn)場施工實際情況全部重新繪制并出圖。2.5.1.4院標、企標重復利用圖必須編入竣工圖中；同一建筑物、構筑物重復的國家、地方標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號。2.5.2竣工圖按專業(yè)排列，同專業(yè)的竣工圖則按圖號順序排列。2.5.3竣工圖按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構并分專業(yè)按原設計（施工）圖紙目錄、圖號順序排列組卷。不應把不同專業(yè)的圖紙組成一個案卷；也不應把相同專業(yè)而不同設計（施工）圖紙目錄的圖紙組成一個案卷，也就是說，要按照原設計(施工)圖紙目錄排序，一個目錄的圖紙組成一個案卷或者多個分卷。2.5.4某一專業(yè)圖紙按原設計（施工）圖紙目錄排列較多時，可視情況組成若干分卷，各卷的題名應有區(qū)別標識。2.5.5竣工圖總目錄放在竣工圖的第一卷，各專業(yè)或各區(qū)域的第一卷應該有該專業(yè)或該區(qū)域的總目錄，專業(yè)下應有各設計單元的分目錄。2.6監(jiān)理文件按綜合冊、施工監(jiān)理冊分別組冊，如文件較少可組成綜合卷。SH/3903報驗封皮和報驗資料一起組冊。監(jiān)理文件按照裝置、單位工程整理，按照“文種-問題-時間”進行組卷排列；監(jiān)理通知單與監(jiān)理回復單一一對應組卷。施工文件中已經完成組卷的內容，在監(jiān)理文件中不必重復組卷。2.7同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。2.8設備廠商文件的編制要求

設備廠商文件按照裝置組卷，以靜設備、動設備、電氣設備、通訊設備等排列，卷內文件按照依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖紙、安裝調試和運行維修等順序排列。一臺多冊資料的根據(jù)實際情況可以組一冊或多冊。外文設備廠商資料要翻譯成中文，將外文、中文及電子版同時提交檔案室歸檔。所有設備廠商資料須掃描成PDF格式的電子版，DVD光盤2套。2.9交工文件的照片資料各編制單位的照片資料放在綜合卷的最后單獨成卷，交工技術文件總目錄中體現(xiàn)。2.9.1開工前的原址原貌照片；2.9.2地基與基礎工程、隱蔽工程、主體工程施工節(jié)點照片、重要設備安裝的照片；2.9.3施工組織、工程質量檢查、工程質量缺陷及質量事故處理情況的照片；2.9.4工程建設過程中的重要會議、領導視察、主要關鍵點、節(jié)點、儀式等及其它重要活動。2.9.5照片資料：一套彩色沖洗7寸照片，1套DVD電子光盤，彩色沖洗的照片放入照片檔案盒中。單張照片需要填寫說明，如圖：照片拍攝時間用8位阿拉伯數(shù)字表示，事例：2015年3月26日寫作20150326；攝影者一般填寫個人，必要時可填寫單位；參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號；照片號在冊內的排列從1開始編寫；文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。電子版的照片，需在每張照片正下方書寫：題名、照片號、時間、攝影者，和彩色沖洗的照片排列順序一一對應。照片在冊內排列時從開工前的原址原貌盡量按照專業(yè)分類集中擺放，工程例會等會議照片按照會議類別集中擺放。2.10電子文件2.10.1電子文件轉換要求:電子文件是在紙質交工技術文件審查合格后，對“紙質交工技術文件正本”進行逐頁掃描而成。掃描文件格式為：PDF或TIF、DWG等格式，一卷為一個掃描文件，文件包的命名要與紙質版的案卷題名一致；文本文件的掃描線數(shù)宜為200dpi,圖形文件的掃描線數(shù)宜為400dpi，掃描后的圖像要清晰、完整、沒有斑點3.案卷內文件的排列規(guī)則3.1管理性文件按問題、時間或重要程度排列。3.2設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、產品合格證、檢測、試驗報告、隨機圖樣、安裝使用說明及操作維修手冊等順序排列。3.3竣工圖按裝置、專業(yè)、圖號排列。3.4施工文件按管理、依據(jù)、評定、驗收、建筑、安裝、檢測實驗記錄排列。3.5卷內文件排列，一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，文在后；正文在前,附件在后；印件在前，定（草）稿在后。3.6施工文件和監(jiān)理文件各卷冊內的文件，歸檔內容有重復時，如質量檢驗評定記錄等，在向業(yè)主歸檔時，只需歸檔施工文件中的內容，不需重復歸檔。3.7案卷內文件排列具體順序詳見《項目文件歸檔總目錄》，如圖：3.7.1交工文件內容三方會審單如圖：3.7.2交工技術文件說明及總目錄各單位在交工資料中根據(jù)實際情況編寫，包括所承擔工程的簡要說明及依據(jù)標準、施工依據(jù)、本卷分冊情況及編制單位，本卷、冊組卷主要內容，其它需要說明的事項。交工技術文件說明及交工技術文件總目錄如圖：4.案卷編目規(guī)則4.1卷內文件頁號的編寫4.1.1卷內文件排列后，凡有書寫內容的頁面均應編寫頁號，所有頁碼一律用鉛筆進行編寫。4.1.2頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角,背面在左下角；圖紙，頁碼一律在右下角（一般在圖標題欄外右下角）。4.1.3成套圖樣或印刷成冊文件，凡自成卷的，已有連續(xù)頁號的，不必重新編寫頁號；否則，重新編寫頁號。凡以“件”歸檔的，均應加蓋檔號章，加蓋在右上角空白處，檔號章的式樣如圖：4.1.4每卷獨立編寫頁號（指各卷頁號應從“1”開始編寫），各卷之間不連續(xù)編寫頁號（指同一類案卷中，分卷和分卷之間的頁號不能連續(xù)編寫或打?。?。4.1.5案卷外封面、卷內目錄及卷內備考表不編寫頁號，原有圖紙（指竣工圖案卷）目錄編寫頁號。4.2卷內目錄編制

內應編制覆蓋所有資料的“卷內目錄”,如圖：

主要內容如下：4.2.1序號:應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內文件的順序，一個文件一個號；4.2.2文件編號（文件形成單位的編號）:應填寫文件文號或圖樣的圖號、設備位號或項目代號；4.2.3責任者:應填寫文件形成部門或主要責任者；4.2.4文件題名:應填寫文件標題全稱；4.2.5日期:應填寫文件形成日期，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日（如：20150512），如一份文件有幾個日期，則填寫該文件的起止日期如隱蔽工程檢驗收記錄，最早日期為“20150330”,最晚日期“20150612”則日期應填寫為“20150330-20150612”。案卷內某些文件一頁中有幾個日期，一般填寫最晚日期。4.2.6頁號:應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號即起止頁號，起止頁號之間用“-”連接。4.2.7備注（需要時填寫）。4.3案卷封面和脊背的編制

案卷封面采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式。內封面采用神華煤化工的封面A和B,實行總承包的工程用B,未實行總承包的工程用A,外封面采用“檔案封面”，如圖：

主要內容如下：4.3.1案卷題名:應簡明、準確揭示卷內文件的內容。主要包括項目名稱、裝置名稱、裝置代碼、單位工程名稱、專業(yè)和文件名稱等；項目名稱應與批準的原立項、設計（包括代號）相符。歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文；4.3.1.1項目施工文件案卷題名結構建設項目名稱+單項工程名稱+（單位工程名稱）+專業(yè)名稱+文件名稱；建設項目名稱+單位工程名稱+專業(yè)名稱+文件名稱。例：陜西神木化學工業(yè)有限公司一期703硫回收改造項目土建專業(yè)卷——1#爐鋼結構基礎施工記錄冊4.3.1.2項目竣工圖卷題名結構建設項目名稱+單項工程名稱+（單位工程名稱）+專業(yè)名稱+竣工圖名稱；建設項目名稱+單位工程名稱+專業(yè)名稱+竣工圖名稱。例：陜西神木化學工業(yè)有限公司二期702Ⅱ凈化放空筒改造項目管廊管架結構竣工圖4.3.1.3項目設備檔案（或設備隨機文件）題名結構建設項目名稱+單項工程名稱+（單位工程名稱）+（設備位號）設備名稱+設備隨機文件/設備竣工文件；建設項目名稱+單位工程名稱+（設備位號）設備名稱+設備隨機文件/設備竣工文件。例：陜西神木化學工業(yè)有限公司二期702Ⅱ凈化放空筒改造項目V702Ⅱ01..罐設備竣工文件4.3.1.4項目監(jiān)理文件案卷題名結構建設項目名稱+單項工程名稱+（單位工程名稱）+專業(yè)名稱+監(jiān)理文件名稱；建設項目名稱+單位工程名稱+專業(yè)名稱+監(jiān)理文件名稱。4.3.2立卷單位：應填寫文件組卷部門或項目負責部門；4.3.3起止日期：應填寫卷內文件形成的起止日期；4.3.4保管期限：參考《項目文件歸檔總目錄》填寫保管期限，同一案卷內有不同的保管期限劃分時，以保管期限最長的文件的期限為準填寫該卷的保管期限。4.3.5密級：應根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內文件的最高密級；4.3.6檔號：應根據(jù)建設單位的檔案分類編號方案，填寫檔案的全宗號、分類號和案卷流水號。施工文件的檔號，在整理組卷時由建設單位統(tǒng)一給定；4.3.7背脊采用“檔案背脊”，應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞，如圖：4.4卷內備考表

卷內應設“卷內備考表”，如圖：4.4.1卷內備考表要標明卷內文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時間；4.4.2卷內備考表排列在卷內文件之后；4.4.3互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并注明其載體形式。5.案卷的裝訂5.1勘察設計文件原則上要求是A4大小，圖紙和文字裝訂成冊，厚度不超過5厘米。5.2基礎設計文件采用裝訂成冊或打孔成冊，不能散裝或打捆交付（一般保留設計單位原文件的成冊形式，不宜拆卷重新裝訂）。每冊裝訂厚度不得超過3厘米。封面和脊背采用可插入式的硬塑質文件夾，文件夾的尺寸為310毫米×250毫米（最大寬度不超過270毫米）。5.3詳細設計和竣工圖，由設計單位（或承包商）歸檔（備注：現(xiàn)由承包商整理）。圖紙不裝訂，散頁裝盒。散頁裝盒的施工圖及竣工圖只需要在圖紙目錄上加蓋檔號章即可，對頁數(shù)較多的A3、A4幅面的圖紙如，文字材料、材料表、設備表或管道空視圖等，可以是非藍圖。圖紙裝盒的厚度按專業(yè)圖紙的多少合理分配，一般不超過2、3、4、5或6厘米。詳細設計只需附上案卷外封面、卷內目錄及備考表即可，不需附上案卷內封面和會審單等。在沒有圖紙目錄的情況下，需逐張加蓋并填寫檔號章，例如設備廠商文件的附圖等。5.4施工文件中，文字材料采用整卷三點一線的線裝形式，每卷幅面大小為A4，厚度不超過2、3、4、5或6厘米。5.5設備廠商文件不需要三點一線進行裝訂，在卷內各獨立成冊文件封面右上角空白位置加蓋并填寫檔號章。5.6承包商（包括