律師事務(wù)所信息化建設(shè)之必要

律師事務(wù)所信息化建設(shè)之必要

內(nèi)容提要：信息化時代律師事務(wù)所，面臨嶄新發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。本文認為，傳統(tǒng)律師事務(wù)所管理與業(yè)務(wù)發(fā)展模式早已不適應(yīng)信息化發(fā)展要求。為此，今天律師事務(wù)所應(yīng)充分利用信息化時代帶來信息建設(shè)優(yōu)勢，順應(yīng)時代發(fā)展時尚，經(jīng)過建設(shè)網(wǎng)站以及搭建綜合管理平臺等路徑，主動開展信息化建設(shè)，從根本上提升管理效率與質(zhì)量。本文從律師事務(wù)所信息化建設(shè)作用，以及怎樣實現(xiàn)信息化等角度進行深入分析，力爭探索出一條符合中國律師事務(wù)所實際信息化發(fā)展模式與思緒。

關(guān)鍵詞：律師事務(wù)所信息化發(fā)展

一、中國律師事務(wù)所信息化建設(shè)現(xiàn)實狀況分析

律師事務(wù)所，從本質(zhì)上說屬于服務(wù)性組織。依照這一定位，就要求律師事務(wù)所，與各個方面保持充分通暢溝通與交流，提升本身服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水準(zhǔn)，同時還需要建立智能化知識中心，貯備智力源泉，以尋求良好發(fā)展。

上述特征和規(guī)律，使得律師事務(wù)所對信息化需求，要比其余企業(yè)愈加迫切。但在整個社會信息化進程中，律師事務(wù)所信息化無疑走在最終。

北京市律師事務(wù)所信息化管理建設(shè)就能反應(yīng)這一現(xiàn)實狀況。

依照北京市律師協(xié)會對北京市律師事務(wù)所進行相關(guān)管理調(diào)查結(jié)果顯示，北京市近80%律師事務(wù)所經(jīng)過計算機網(wǎng)絡(luò)等實現(xiàn)了辦公自動化；近70%律所能夠提供數(shù)據(jù)庫支持和網(wǎng)絡(luò)支持，便于律師查閱法律文本和資料。不過，信息化建設(shè)效用十分低下。對于辦公管理軟件，有42%律師事務(wù)所還沒有購置辦公管理軟件，有近30%事務(wù)所感到因為律師們工作習(xí)慣難以改變，使用不便；只有20%左右律所能夠提供更專業(yè)化業(yè)務(wù)輔助，如匯總對部委、機關(guān)咨詢統(tǒng)計，建立資料共享制度。

該項調(diào)查還顯示，在業(yè)務(wù)管理方面，只有五分之一律師事務(wù)所能夠做到由律師事務(wù)所經(jīng)過計算機軟件統(tǒng)一登記，同時進行利益沖突審查；在客戶管理方面，只有41%律師事務(wù)所建立了客戶維護體系，半數(shù)以上律師事務(wù)所還沒有把客戶管理放入發(fā)展議事日程。

現(xiàn)在，全國律師從業(yè)人員總數(shù)已達成十五萬人，現(xiàn)有律師事務(wù)所達成一萬兩千多家。但在實踐中，很多律師事務(wù)所沒有自己網(wǎng)站，或者雖有網(wǎng)站，但因為長時間無人維護而成為垃圾網(wǎng)站；很多律師事務(wù)所沒有自己業(yè)務(wù)信息管理平臺，在不一樣時期辦理了多少案件，是否有競爭沖突管理，是否能夠信息化協(xié)作辦案等都無法表現(xiàn)出來，更無法對管理數(shù)據(jù)進行延伸分析和使用，等等。

能夠看出，中國律師事務(wù)所信息化程度整體較低，這種現(xiàn)實狀況十分令人堪憂。

我們認為，進行信息化建設(shè)是律師事務(wù)所連續(xù)發(fā)展必須建立一項主要方法。這是當(dāng)前很多現(xiàn)實需要所決定：

是擴大多元業(yè)務(wù)需要

伴隨我國社會主義法制建設(shè)不停深入和人民群眾法律意識提升，各類法律爭議案件不停增加，律師事務(wù)所面臨良好發(fā)展機遇。伴隨業(yè)務(wù)量增多，圍繞律師業(yè)務(wù)、客戶管理、知識資源共享等問題對律師事務(wù)所管理水平提出了較高要求。

是適應(yīng)法律服務(wù)市場競爭需要

伴隨中國已經(jīng)加入WTO，與香港澳門合作步伐也在不停加緊，國外律師事務(wù)所對中國法律服務(wù)市場已經(jīng)“大舉進入”，新興業(yè)務(wù)不停增加，而新建律所如長江后浪不停涌現(xiàn)，律師行業(yè)面臨著殘酷市場競爭和巨大挑戰(zhàn)?！澳嫠兄郏贿M則退”，律師事務(wù)所應(yīng)考慮到律師服務(wù)國際化所帶來巨大壓力，以及與國際同行相比存在顯著差距，這不但僅表現(xiàn)為在服務(wù)技能上，還包含在律師事務(wù)所管理水平提升上。

是適應(yīng)行業(yè)網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管要求需要

另外，伴隨國家對律師行業(yè)監(jiān)管力度加大，律師事務(wù)所假如不具備一定信息化管理能力，也將難以適應(yīng)現(xiàn)實和未來網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管環(huán)境要求。同時，也無法準(zhǔn)確了解行業(yè)狀態(tài)，與同行展開溝通與合作。

是本身品牌宣傳、對外便捷交流需要

任何企業(yè)都需要一個對外展示本身窗口，這是當(dāng)代社會市場競爭主要伎倆。在網(wǎng)絡(luò)信息時代，為律師事務(wù)所開展市場與品牌形象營銷創(chuàng)造了有利機會，借助于網(wǎng)絡(luò)信息傳遞作用，律師及律師事務(wù)所能夠有效傳輸服務(wù)理念與關(guān)鍵競爭優(yōu)勢，突破了傳統(tǒng)地域服務(wù)觀念限制，為法律服務(wù)拓展了更為廣泛與自由空間，更便于從社會獲取潛在服務(wù)信息，加強與同行之間交流與合作。

是開展網(wǎng)絡(luò)營銷需要

伴隨網(wǎng)絡(luò)普及與發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)所帶來信息交流與利用優(yōu)勢愈創(chuàng)造顯，律師事務(wù)所經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)進行品牌形象宣傳推廣，并借助網(wǎng)絡(luò)進行業(yè)務(wù)咨詢與受理，已成為一個發(fā)展趨勢。不過，傳統(tǒng)律師服務(wù)，往往被限制在所謂人情社會、關(guān)系社會背景下，律師業(yè)務(wù)范圍也往往局限于所在特定地域或區(qū)域。

是整合資源需要

律師服務(wù)通常是分散，獨立，是單打獨斗作業(yè)模式，律師之間缺乏知識資源交流與分享，更缺乏團體合作精神，這不利于律師和律所發(fā)展。所以，整合資源，提升效率，使律師事務(wù)所成為一個集體，而不是個體戶集合，是律師事務(wù)所發(fā)展必定要求。

是加強管理、躲避風(fēng)險需要

律師事務(wù)所也需要經(jīng)過完善管理，節(jié)約成本，提升效率，同時及時發(fā)覺和處理各種問題和矛盾，躲避律師行業(yè)風(fēng)險，保障律師事務(wù)所良性發(fā)展。

顯然，律師事務(wù)所信息化建設(shè)能一定程度滿足律師事務(wù)所這種需求。不過，大多數(shù)律師事務(wù)所還未充分認識到，進行信息化建設(shè)對于提升管理效率、降低經(jīng)營成本、增強市場競爭力和提升品牌形象等方面主要意義。

二、律師事務(wù)所信息化建設(shè)所要實現(xiàn)功效與作用

既然，中國律師事務(wù)所在信息化建設(shè)方面亟需加強，那么律師事務(wù)所必須深刻明確問題是，信息化建設(shè)要達成什么樣功效，實現(xiàn)什么樣理想目標(biāo)呢？

律師事務(wù)所經(jīng)過信息化建設(shè)，能夠幫助律師從繁重傳統(tǒng)模式中解脫出來，應(yīng)用信息技術(shù)進行規(guī)范化管理，提升辦案效率和質(zhì)量；能夠幫助管理者、行政人員、財務(wù)人員、客戶等都能實現(xiàn)不一樣管理目標(biāo)，從而整體上實現(xiàn)了資源優(yōu)化與共享，有利于樹立律師事務(wù)所高效、專業(yè)新形象。

律師事務(wù)所應(yīng)該建設(shè)一個實用、便捷、高效網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺，囊括網(wǎng)絡(luò)法律服務(wù)營銷、業(yè)務(wù)管理、知識資源共享等多個功效。

律師事務(wù)所進行信息化建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化綜合管理平臺功效與作用主要表現(xiàn)在：

便于樹立律所形象，吸引客戶資源

從與外界信息互通角度看，經(jīng)過律師事務(wù)所門戶網(wǎng)站，信息搜索，能夠向外界宣傳律所，推廣品牌；經(jīng)過網(wǎng)上互動咨詢，凝聚客戶，能夠建立權(quán)威和信用，律師事務(wù)所也能夠從中了解市場動向。

這些潛在客戶極有可能成為現(xiàn)實客戶，怎樣利用信息系統(tǒng)有效地識別潛在客戶信息，挖掘客戶資源，是律師事務(wù)所開拓業(yè)務(wù)起源所需要重點給予考慮問題。

便于管理層進行宏觀管理

律師事務(wù)所各類管理層能夠經(jīng)過計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)化遠程協(xié)同辦公，并做出管理決議。比如，作為管理委員會組員，能夠?qū)β蓭熓聞?wù)所管理中包括到業(yè)務(wù)受理與進展、客戶管理、人事行政、財務(wù)等相關(guān)信息進行全方面了解，了解各部門工作狀態(tài)與問題，從而及時做出調(diào)整。

信息管理系統(tǒng)化，也有利于上下級之間進行有效溝通。針對個別員工，在個別問題上給予指導(dǎo)與幫助，信息管理也一樣實現(xiàn)了人性化目標(biāo)。

同時經(jīng)過信息化平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)事務(wù)所所務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理。

便于律師個人參加管理

律師事務(wù)所律師，能夠經(jīng)過管理平臺，及時了解所里公布信息，以及控制本身所辦理案件進度與質(zhì)量。律師能夠經(jīng)過信息管理系統(tǒng)，及時反饋所存在問題，對相關(guān)部門提供一些意見或提議。

從業(yè)律師個人能夠經(jīng)過管理平臺信息統(tǒng)計，明確自己辦案數(shù)量、類型、效率、處理結(jié)果等，深入明確自己專業(yè)方向與優(yōu)勢。

從業(yè)律師更能夠利用信息管理平臺，實現(xiàn)律師合作團體辦公網(wǎng)絡(luò)化，有利于增加彼此之間凝聚力與提升工作效率，這也一樣有利于與客戶溝通。

便于資源整合，防止利益沖突

經(jīng)過信息平臺綜合管理，能夠?qū)κ聞?wù)所各類資源合理分配，提升資源利用效率和工作效率。同時經(jīng)過信息平臺能夠方便進行綜合檢索，防止利益沖突，防止發(fā)生為雙方當(dāng)事人代理情況。

便于業(yè)務(wù)流程管理

借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理平臺，能夠?qū)讣瞻傅怯?、立案審批、辦案過程控制、結(jié)案審批及歸檔等程序?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)化管理，便于操作與控制，降低無須要步驟與人力資源浪費。

便于客戶關(guān)系維護管理

從客戶管理角度，律師事務(wù)所需要經(jīng)過有效科學(xué)客戶關(guān)系管理，維護原有老客戶，不停增加新客戶，從中挖掘更多業(yè)務(wù)機會。同時，也能夠考慮利用現(xiàn)有客戶資源，為客戶之間合作創(chuàng)作機會，從而為本身也拓展了業(yè)務(wù)機會。

經(jīng)過信息管理系統(tǒng)，應(yīng)及時跟蹤現(xiàn)有客戶信息，定時進行客戶回訪，了解他們意見或提議，處理可能存在從業(yè)律師個人業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德與紀(jì)律等問題，從而及時采取方法，防止客戶資源流失以及對律師事務(wù)所聲譽損害。

便于實現(xiàn)知識資源共享管理

經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，律師之間能夠?qū)崿F(xiàn)知識資源積累與分享。從知識管理角度，律師主要知識起源于辦案過程，在此過程中，不停積累經(jīng)驗和知識。其辦案過程、使用資料、辦案心得以及經(jīng)驗都是寶貴財富，利用知識管理平臺，以項目為根本，將這些知識積累下來，不停豐富知識庫，分權(quán)限地在全所共享、學(xué)習(xí)和交流，加速提升律師個人辦案能力，以及律師事務(wù)所整體業(yè)務(wù)水平和綜合競爭力。

便于實現(xiàn)律師行業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理

律師事務(wù)所信息網(wǎng)絡(luò)化一個方面，還包含構(gòu)建律師事務(wù)所行業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺。經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)，可及時了解律師事務(wù)所發(fā)展現(xiàn)實狀況，并有利于高效處理關(guān)于行政監(jiān)管爭議或糾紛。

三、律師事務(wù)所信息化建設(shè)條件

律師事務(wù)所信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要配置專業(yè)管理力量與資金支持，實現(xiàn)信息化建設(shè)也需要一個循序漸進過程。

律師事務(wù)所信息化建設(shè)是在具備一定條件下，有步驟，有計劃地進行。主要包含以下幾個程序或步驟：

硬件設(shè)施建設(shè)是基礎(chǔ)

律師事務(wù)所建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺，需要基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)硬件系統(tǒng)配置與支持。主要包含服務(wù)器，電子辦公設(shè)備、機房等。

需要注意是，首先，合理配置當(dāng)代化網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備是律師事務(wù)所信息化建設(shè)前提和基礎(chǔ)；另首先，在硬件配置基礎(chǔ)上也需要使用適宜律所綜合管理軟件支持，才可能整體上發(fā)揮效果。

軟件建設(shè)是關(guān)鍵

與硬件設(shè)施相對應(yīng)，律師事務(wù)所在信息化建設(shè)方面，也一樣需要開展一定“軟件”建設(shè)，包含網(wǎng)站建設(shè)、綜合管理平臺操作系統(tǒng)、律師行業(yè)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)平臺利用等。假如花大筆資金進行硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，假如沒有軟件系統(tǒng)平臺，那么硬件和構(gòu)網(wǎng)設(shè)備應(yīng)用成效只利用了10%。我們逐一說明其中必要性和提出詳細操作提議。

1、建立律師事務(wù)所網(wǎng)站及博客

因特網(wǎng)作為數(shù)字媒體，具備跨地域、跨時空信息傳輸優(yōu)勢。同時，在網(wǎng)絡(luò)虛擬環(huán)境中，也形成了一定范圍虛擬市場，潛在地消費需求被激發(fā)，網(wǎng)絡(luò)能夠成為交易平臺。這是律師事務(wù)所挖掘網(wǎng)上市場機會主要路徑。

網(wǎng)絡(luò)為律師事務(wù)所提供了良好發(fā)展機會，為律師個人提供了施展才華空間。經(jīng)過建設(shè)律師事務(wù)所網(wǎng)站，以穩(wěn)定網(wǎng)上溝通平臺，非常有利于律師事務(wù)所與外界溝通與交流，快速展示工作結(jié)果，尋找潛在業(yè)務(wù)機會與客戶資源，這是律師事務(wù)所樹立律師事務(wù)所專業(yè)、規(guī)范品牌形象主要方式。

2、搭建所內(nèi)綜合信息管理平臺

律師事務(wù)所日常管理包括到方方面面，最為復(fù)雜就是收案登記、立案審批、辦理過程監(jiān)管、歸檔管理以及客戶服務(wù)管理等系列過程。律師事務(wù)所是一個高知識含量項目型組織，其經(jīng)營成本主要是人力成本。

假如律師事務(wù)所內(nèi)部能夠搭建一個綜合管理平臺，圍繞業(yè)務(wù)、人事、財務(wù)等事項實現(xiàn)統(tǒng)一管理，將無疑極大程度提升管理效率。

為實現(xiàn)這一目標(biāo)，律師事務(wù)所綜合信息管理平臺需要一套適宜管理軟件支持，方便于實現(xiàn)以業(yè)務(wù)管理為關(guān)鍵項目管理。經(jīng)過信息化管理，合理配置人力資源，實現(xiàn)資源優(yōu)化。

不過，每個律師事務(wù)情況不一樣，應(yīng)結(jié)合本身需求實際去選擇和配置適宜管理軟件。這里需要注意兩個問題：

其一，應(yīng)首先進行詳細需求調(diào)查。這能夠在軟件開發(fā)商配合下進行。對各個部門分別進行需求調(diào)查與分析，圈定存在突出問題，并對比軟件功效，進行對應(yīng)改進。

另外，依照律師事務(wù)所本身存在差異，能夠選擇不一樣版本軟件。比如，對于大型合作式律師事務(wù)所來說，選擇綜合協(xié)作型軟件比較適宜，對于嘗試企業(yè)化管理客戶而言，能夠選擇適合企業(yè)制管理軟件。

其二，需要配置適宜管理力量進行管理平臺日常管理與維護。這需要律師事務(wù)所相關(guān)責(zé)任人引發(fā)足夠重視，必須選拔適宜管理人員，對對應(yīng)管理步驟分別進行有效管理，并緊密配合，真正發(fā)揮平臺信息管理作用。

3、加入律師行業(yè)監(jiān)管平臺

律師行業(yè)已實現(xiàn)了信息化管理，各地律師事務(wù)所都已納入到一定級別行業(yè)監(jiān)管網(wǎng)路體系中，關(guān)于行業(yè)監(jiān)管相關(guān)問題，可經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)平臺進行辦理，提升了管理效率。

為此，律師事務(wù)所需要與律師行業(yè)主管機關(guān)網(wǎng)站鏈接，快速及時實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管辦公，也需要配置管理人員進行專題維護，確保信息傳送及時與準(zhǔn)確性。

四、律師事務(wù)所信息化建設(shè)經(jīng)典案例分析

下面經(jīng)過某一律師事務(wù)所成功進行信息化建設(shè)案例，來探討信息化建設(shè)步驟與實效問題。

甲律師事務(wù)所概況

廣東甲律師事務(wù)所是中國最早成立合作制律師事務(wù)所之一，辦公面積二千多平方米，總?cè)藬?shù)近一百人。

甲律師事務(wù)所自成立起來，努力探索中國律師業(yè)發(fā)展方向與思緒，在穩(wěn)固傳統(tǒng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，主動開拓法律服務(wù)新領(lǐng)域，為中國律師行業(yè)開拓非訴訟業(yè)務(wù)闖出了一條新路。

為適應(yīng)新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展對法律服務(wù)要求，該所一如既往全心探索新法律服務(wù)模式。經(jīng)過當(dāng)代化企業(yè)經(jīng)營理念，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢和品牌效應(yīng)，實施多級配置、專業(yè)分工、親密協(xié)作、全方面負責(zé)綜正當(dāng)律服務(wù)方式，力爭在行業(yè)中處于領(lǐng)先地位。

甲律師事務(wù)所選擇專業(yè)法律管理軟件過程與經(jīng)驗

甲律師事務(wù)所采取是傳統(tǒng)律師事務(wù)所管理模式。不過，龐大業(yè)務(wù)量增加了綜合管理難度，亟需一套綜合管理軟件提供支持。

現(xiàn)在，市場上關(guān)于律師事務(wù)所管理軟件較多，律師事務(wù)所應(yīng)選擇那些真正符合本身需要軟件。一些能夠提供全方面服務(wù)軟件企業(yè)產(chǎn)品，能夠依照客戶本身需求特點，對軟件進行改造，直到符合客戶要求。

所以，甲律師事務(wù)所選擇了***軟件企業(yè)提供***律師事務(wù)所綜合管理軟件。此軟件企業(yè)在接收委托后，進行了詳細需求分析，并據(jù)此提出了全方面處理方案。

1、需求分析情況

流程效率問題

甲律師事務(wù)所以前采取傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程，效率較低。先是由律師手工填寫收案記錄表，到行政部登記協(xié)議號，統(tǒng)計案件基本情況，律師拿到協(xié)議號后再找主任或合作人簽字，最終帶著已經(jīng)簽字收案記錄表和協(xié)議到印章室，找主管人員蓋章，并由印章室再次登記一遍案件信息及協(xié)議用印情況。

所以，從管理角度，整個業(yè)務(wù)流程存在幾個比較突出問題：其一，信息化程度較低，伴隨律師辦理案件日益增多，很多重復(fù)性工作堆壓到行政部，登記資料、發(fā)放案號、打印協(xié)議……，假如行政部門效率低，將直接影響整個業(yè)務(wù)管理流程效率與質(zhì)量。其二，負責(zé)簽字合作人經(jīng)常外出，無法及時完成簽字。其三，案件信息在行政部和用印室都要登記，除造成重復(fù)工作外，兩個部門登記信息還輕易產(chǎn)生偏差，難以確定以誰為準(zhǔn)。

規(guī)范化管理問題

從管理角度，甲律師事務(wù)所主要存在以下問題：其一，依靠人為手工統(tǒng)計，當(dāng)事人和案件信息統(tǒng)計格式簡單，無法形成有用資料積累；其二，難以有效統(tǒng)計律師事務(wù)所以及律師個人每年業(yè)務(wù)量，以及難以判斷專業(yè)方向與定位；其三，客戶關(guān)系難以管理，更無法進行深層次評定和挖掘，提升增值服務(wù)能力；其四，慣用格式協(xié)議及法律文書因為都是律師自己起草，格式不統(tǒng)一，對外形象雜亂，并存在因協(xié)議等不規(guī)范帶來潛在風(fēng)險。

律師事務(wù)所文化問題

經(jīng)過調(diào)查發(fā)覺，該所也一定程度存在“企業(yè)文化”問題，表現(xiàn)為：主要利用公告板公告相關(guān)信息，不利于信息溝通。另外，能夠共享公共資源也極少，不利于知識經(jīng)驗傳輸，這不利于形成自己律所文化。

2、處理方案設(shè)計

***軟件企業(yè)依照甲律師事務(wù)所規(guī)模大、人數(shù)多、業(yè)務(wù)繁雜特點，提出了一整套信息化發(fā)展處理方案，從網(wǎng)絡(luò)綜合布線、機房建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全、軟件應(yīng)用系統(tǒng)實施，以及售后維護服務(wù)等，進行了全方面布署和實施。

在硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)完成后，又進行了一些詳細實施工作，包含數(shù)據(jù)批量錄入、軟件安裝設(shè)置、用戶培訓(xùn)，并在今后一定時間里，依照該所特定需求進行了客戶化修改。針對上述需求中存在問題采取了以下處理方法：

在流程效率上

幫助該所重新明確了人員職責(zé)分工，定義了業(yè)務(wù)處理流程，經(jīng)過所提供律師事務(wù)所管理軟件實現(xiàn)電子化收案登記、立案審批、辦案過程控制、結(jié)案審批及歸檔，統(tǒng)一存放案件基本資料，