律師事務所業(yè)務檔案管理制度（3篇）

第4頁共4頁律師事務所業(yè)務檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本單位業(yè)務檔案管理，有效保護和利用檔案，特制定本制度。第二條本制度適用于本單位辦理審計、驗資、資產評估等業(yè)務所形成的業(yè)務檔案，公司辦理其他鑒證業(yè)務形成的業(yè)務檔案?？蓞⒖急局贫?。第三條業(yè)務檔案是指注冊會計師和注冊評估師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務過程中，對制定的審計或評估計劃、實施的審計或評估程序所獲取的相關審計或評估證據(jù)以及得出的審計或評估結論作出的記錄。它是審計或評估證據(jù)的載體，是出具報告的主要依據(jù)。第二章____管理第四條本單位由行政總監(jiān)分管業(yè)務檔案管理工作，設一名檔案管理人員，全面負責本單位業(yè)務檔案的收集、整理、立卷、調閱、銷毀工作。各業(yè)務部門應積極配合專職檔案管理人員完成檔案的移交、歸檔工作。項目負責人（或主審）對所承辦業(yè)務項目的業(yè)務檔案歸檔過程和歸檔質量全面負責。第五條檔案管理人員要嚴格遵守制度，認真負責，不得將檔案外傳，不得丟失，檔案管理人員工作變動時，應辦理移交手續(xù)，由分管檔案的領導監(jiān)交，有關人員簽字。第三章業(yè)務檔案的歸檔工作第六條凡本單位在工作中出具的審計、評估等業(yè)務報告及其為報告所做的工作底稿和附件均作為業(yè)務檔案。歸檔工作由____個步驟組成：整理、登記、裝訂、裝盒及入庫碼放。第七條業(yè)務檔案整理應按照以下程序進行：（一）業(yè)務部門整理（1）項目負責人應在審計或評估報告日后____日內將工作底稿、報告等相關資料整理歸檔。任何人不得拒絕或據(jù)為己有。（2）針對客戶的同一財務信息執(zhí)行不同的委托業(yè)務，出具兩個或多個不同的報告，應將其視為不同的業(yè)務分別整理底稿，形成相應業(yè)務類型的檔案。（3）整理的資料要做到完整有序，索引號要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關系。（4）業(yè)務檔案的歸檔內容要按照規(guī)定做到完整無缺。（5）整理好的底稿要經(jīng)過項目負責人和分管領導簽字后，交付給本單位檔案管理部門。（二）檔案專職管理人員整理。專職管理人員要嚴格按照業(yè)務檔案的內容和底稿中的目錄依序做進一步整理。如發(fā)現(xiàn)底稿中有問題：如審計人員、項目負責人未簽字，主要歸檔材料不全、頁碼混亂等，要及時將檔案退給相關人員，補齊后重做整理歸檔。專職管理人員在整理的同時，應填寫《業(yè)務檔案登記表》，登記表上的主要信息應與本單位的發(fā)文記錄保持一致。（三）業(yè)務檔案裝訂和護封（1）裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。（2）打頁碼（3）護封。業(yè)務檔案的封面應有本單位全稱、業(yè)務單位全稱、報告文號、卷數(shù)、頁數(shù)、入檔盒號、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。第四章業(yè)務檔案的管理第八條業(yè)務檔案的管理。業(yè)務檔案上柜存放的要妥善保管。為方便使用，不同種類的檔案應相對集中存放，檔案柜上應注明柜號、檔案種類、年號、檔號的卡片。第九條業(yè)務檔案的借閱與查閱（1）本單位業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的，需經(jīng)主管領導同意；非業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的需經(jīng)本單位負責人批準，辦理借閱手續(xù)。借閱后應及時歸還，最長不得超過一周。（2）借閱檔案時借閱人應承擔保密責任，不得泄露原委托方商業(yè)____，也不得外借他人。（3）借閱人應保持案卷整潔，不得勾畫涂改、偽造、拆頁，不得擅自抄錄復制，確需抄錄復制的應取得本單位負責人的同意。第十條業(yè)務檔案的歸還（1）歸還檔案時管理人員要檢查檔案的完整性，辦理退還手續(xù)，對于到期未還的檔案要及時追索，沒有追索到的，應及時報告單位負責人處理。（2）歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象管理人員應要求借閱人恢復原樣，借閱人若將檔案丟失，應說明原因，由負責人簽字，檔案管理人員和本單位領導簽字后歸檔，并追究相關責任人的責任。第十一條離職人員檔案清理當業(yè)務人員辦理離職手續(xù)時，應由檔案管理人員清理有關業(yè)務檔案，并在其流程表上簽署意見；若存在欠交底稿或未歸還業(yè)務檔案情況，管理人員應催促及時上交，未辦理完，不得辦理離職手續(xù)。第十二條業(yè)務檔案的銷毀（1）自出具報告起，本單位對業(yè)務檔案底稿至少保存十年，不得在規(guī)定的保存期內，對歸檔的檔案刪改或銷毀。（2）保存期滿后對確無保存價值的檔案，由檔案管理人員及分管領導提出書面銷毀意見，經(jīng)本單位負責人書面同意后銷毀，并進行監(jiān)銷。第五章附則第十三條如未執(zhí)行本管理制度，對相關責任人分別進行相應處罰，第一次警告提醒，未改正者罰款50—____元。律師事務所業(yè)務檔案管理制度（二）修訂根據(jù)司法部、國家____局制定的《律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法》、《律師業(yè)務檔案管理辦法》和市司法局的要求，結合本所律師辦案實際情況，制定本所律師業(yè)務檔案管理制度如下：第一條、本所檔案工作由辦公室統(tǒng)一管理，辦公室設兼職檔案管理員一人，具體負責檔案____、歸檔、保管等工作。第二條、律師業(yè)務檔案分類和立卷范圍。1、訴訟類。刑事代理、民事代理、經(jīng)濟訴訟代理、行政訴訟代理、仲裁代理等。2、非訴訟類。法律顧問、執(zhí)行代理、合同____、咨詢代理及其它非訴訟業(yè)務等。第三條、律師業(yè)務檔案的內容和排列順序。1、刑事代理：目錄；收案審批表；收費憑證；委托代理合同；委托書或指定書；受理案件談話筆錄、閱卷筆錄；會見____筆錄；證人筆錄；調查材料；承辦律師的辯護或代理意見；案件____討論記錄；____書、上訴書；辯護詞或代理詞；出庭通知書；裁定書、____書；上訴書、抗訴書；超期未歸檔____表；服務質量監(jiān)督卡；結案報告。2、民事代理。目錄；收案申請表；收費憑證；委托代理合同；授權委托書；起訴狀、上訴狀或答辯狀；受理案件談話筆錄；閱卷筆錄；調查材料；訴訟保全申請書、證據(jù)保全申請書、先行給付申請書和法院裁定書；____討論記錄；代理詞；出庭通知書；庭審筆錄；____書、裁定書、調解書；超期未歸檔____表；上訴書；服務質量監(jiān)督卡；辦案小結。3、法律顧問。目錄；收案審批表；收費憑證；法律顧問合同；聘方基本情況介紹；法律顧問工作記錄表、辦理各項法律事務的記錄和有關材料；律師出具的法律意見或草擬的法律文書；法律顧問工作小結；服務質量監(jiān)督卡。4、非訴訟案件代理。目錄；收案審批表；委托代理合同；授權委托書，受理案件談話筆錄；委托人提供的證據(jù)材料；調查材料；律師出具的法律意見、草擬的法律文書、辦理具體法律事務活動的記錄等；服務質量監(jiān)督卡；結案報告。5、行政訴訟代理、仲裁代理參照民事代理卷。咨詢代書卷分別按年度及時間順序排列，涉____類卷分別參照國內同類卷。第四條、承辦律師在接受委托時，即應注意收集保存有關資料，著手立卷的準備工作；律師應在法律事務完畢后，即全面整理檢查辦理該項法律事務的全部文書材料，補足遺漏材料，去掉不必立卷歸檔及重復材料。第五條、承辦律師按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、卷底的順序排列、裝訂成卷，本所檔案管理人員予以指導。裝訂案卷必須遵守下列規(guī)定：1、案卷裝訂必須一案一卷，每件案件的案卷材料中，只能有一份____書或調解書，案件的一、二審、再審及由同一事實引發(fā)的多個訴訟案件，辦案律師必須以法院立案情況為據(jù)，每一案件（審級）立一案卷，不得多案裝訂于一卷。2、卷內目錄必須采用本所局域網(wǎng)公布的目錄格式，律師個人不得擅自變更。3、卷內目錄的時間采用六位數(shù)字，前兩位為年度，之后為月份，最后兩位為日期，個位數(shù)的月、日用0表示，中間不用標點分割。4、卷內目錄中的頁號僅需填寫文件首頁的頁號，不得填寫為____--____；卷內頁號必須使用____伯數(shù)字標注，頁號標注于案卷內頁右上角；雙面均有內容的，雙面均須標注。5、卷內目錄必須按照本規(guī)定第三條規(guī)定的內容逐項填寫，特別是有下劃線注明的文件，必須訂入案卷，因故無法入卷，須書面說明不能入卷的理由，并將說明頁訂入案卷。6、卷內收費____、代理合同可使用復印件，但須寫明使用復印件的原因，并由部門主任簽字確認；7、收案審批表、授權委托書等文書材料必須使用原件歸檔；8、質量監(jiān)督卡應使用原件訂卷歸檔，當事人住所較遠，提交原件不方便的，也可使用傳真件歸檔，但不允許使用復印件歸檔。9、結案時間超出判決、調解書制作日期____個月的，辦案律師必須書面說明，否則，將按照逾期歸檔予以處理。第六條、為督促辦案人員及時制作業(yè)務檔案，在立卷前財務部門暫扣應提酬金的____%不予發(fā)放，待檔案管理人員____合格簽字后方可發(fā)給。第七條、承辦律師應在法律事務辦結后二個月內整理案卷，裝訂成冊，交檔案管理人員進行____合格后，與檔案管理員辦理案卷交接手續(xù)。第八條、本所檔案管理人員接收案卷后，按規(guī)定辦理歸檔手續(xù)，并在本所管理系統(tǒng)中予以登記。第九條、本所檔案管理人員對律師業(yè)務檔案，應妥當保管，不得損壞、丟失。第十條、為發(fā)揮律師業(yè)務檔案的作用，建立檔案借閱制度，除辦案律師外，其他人借閱案卷，須持有案件代理律師的書面同意函。檔案借閱須辦理登記，借閱人須妥善保管案卷，不得遺失、損毀。除檔案管理人員外，任何人未經(jīng)允許不得擅自進入檔案室或取用已歸檔案卷。第十一條、一審由中級或基層人民法院受理的民、行政、執(zhí)行及非訴訟案件，案卷最低保管期限為____年；一審由高級或____受理的民、行政、執(zhí)行案件，案卷最低保管期限為____年；辦案律師認為有必要，可予以延長。一審由基層人民法院受理的刑事案件，案卷最低保管年限為____年；一審由中級或以上級別人民法院受理的刑事案件，案卷最低保管年限為____年；被告被判無期徒刑以上刑罰的案件，案卷保管期限為永久。第十二條、承辦律師裝訂案卷時，須將案件類別、承辦律師事務所、承辦律師、委托人、對方當事人、對方委托代理人、案由、收結案日期、審理法院、審級、法院收案號、審理結果、歸檔日期、立卷人、保管年限、卷內頁數(shù)、備考表及案卷封底需填寫的內容填寫完畢。第十三條、本制度自公布之日起施行。律師事務所業(yè)務檔案管理制度（三）檔案人員崗位職責一、學習宣傳貫徹落實《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行檔案工作有關標準、規(guī)范。二、建立、完善并嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度，確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范、有效利用。三、對檔案工作進行監(jiān)督、指導，具體負責各文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作，促進檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目與檢索、編輯與研究、保管以及提供利用等項業(yè)務建設。四、做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。五、學習和掌握檔案業(yè)務知識和專業(yè)技術，不斷更新觀念，積極應用檔案管理新技術、新方法。檔案保管制度一、嚴格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。二、檔案人員應科學管理檔案，非檔案管理人員不得進入檔案庫房。三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護，配備“八防”設備并按照規(guī)定正確維護和使用。四、按照規(guī)范對各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和其他指引標記。五、節(jié)假日和重大事件發(fā)生等前后必須對檔案庫房進行防火、防盜和防有害生物等“八防”安全檢查工作；保持庫房溫度在14℃—24℃之間，確保庫房的清潔衛(wèi)生。六、檔案庫房內嚴禁堆放非檔案物品。檔案利用制度一、律師因工作需要查閱原辦案件檔案的，須履行查閱手續(xù)，查閱他人所辦案件檔案的，須報分管主任批準。二、外單位查閱檔案的，須持單位證明，注明查閱范圍和用途；報經(jīng)市司法局批準后方可查閱。三、保密檔案資料，除承辦律師外不得查閱，因特殊情況確需查閱的，須報經(jīng)市司法局批準。四、利用者必須愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。五、歸還時，檔案員應認真檢查被借閱檔案有無損壞或缺少情況，如發(fā)現(xiàn)應及時處理，對不符合檔案查閱條件者，檔案室有權拒絕查閱。檔案保密制度一、檔案工作人員和利用人