ERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定

中山市中山市東皇首飾有限公司第1章ERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定版本A1.0修訂狀態(tài)0編號(hào)：WK-ERP-2012-001頁(yè)次1/6ERP的應(yīng)用，是一個(gè)軟件功能特點(diǎn)與企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)統(tǒng)一的過(guò)程，相互的適宜才能使系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期的效果。在實(shí)施和使用的過(guò)程中，逐步規(guī)范ERP的使用并建立相關(guān)制度維護(hù)是關(guān)鍵性的，決定著系統(tǒng)規(guī)范管理的效果。在系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)方面，公司可制定的相關(guān)制度如《電腦設(shè)備維修管理制度》、《系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理制度》、《系統(tǒng)操作管理制度》、《信息化聯(lián)絡(luò)員制度》、《ERP項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)員制度》、《ERP檔案管理制度》、《ERP系統(tǒng)操作規(guī)范》、《ERP操作人員崗位責(zé)任制》等。ERP系統(tǒng)操作規(guī)范ERP系統(tǒng)是一種非常規(guī)范化和條理化的管理方法，任何崗位的任何人在任何時(shí)刻都必須遵守統(tǒng)一的原則和規(guī)范去工作，絕不容許各行其事。因此，企業(yè)必須結(jié)合自身的具體情況，制定一套符合企業(yè)自身具體工作準(zhǔn)則和工作規(guī)程。(系統(tǒng)的幫助模塊包含自定義功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)完成自身的工作準(zhǔn)則和工作規(guī)程，并供操作人員隨時(shí)查閱）?？倓t1.0、目的規(guī)范系統(tǒng)工作流程、明確責(zé)任、保證ERP系統(tǒng)的順利運(yùn)行！2.0、適用范圍適用于中山市東皇首飾有限公司！3.0、定義3.1、ERP：（EnterpriseResourcePlanning）ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想、全面地集成了企業(yè)所有資源信息，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺(tái)，簡(jiǎn)稱(chēng)企業(yè)資源計(jì)劃。4.0、職責(zé)4.1、項(xiàng)目經(jīng)理：全面督導(dǎo)、指導(dǎo)和管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)順利運(yùn)行。4.2、網(wǎng)絡(luò)管理員：對(duì)系統(tǒng)硬件和軟件的維護(hù)安裝，保證系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)工作正常。4.3、系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)軟件所有公共參數(shù)的設(shè)置修改、月末結(jié)帳、以及培訓(xùn)系統(tǒng)操作、解決系統(tǒng)操作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.4、操作用戶(hù)：及時(shí)、正確地操作系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。5.0、內(nèi)容5.1、系統(tǒng)站點(diǎn)管理5.1.1、每個(gè)站點(diǎn)由專(zhuān)人管理，業(yè)務(wù)上面的操作只允許一個(gè)人具有編輯功能，其他人只有查詢(xún)作用。5.1.2、系統(tǒng)管理處建立一份《站點(diǎn)分布管理表》，（由工程師提供）。5.2、軟件安裝與授予用戶(hù)權(quán)限：5.2.1、部門(mén)需安裝ERP系統(tǒng)軟件，首先填寫(xiě)一份《ERP軟件安裝申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，并且項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，決定安裝模塊管理以及操作權(quán)限，然后交付給網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行軟件安裝；5.2.2、項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)將相關(guān)人員資料錄入至《ERP系統(tǒng)操作員權(quán)限一覽表》里面，如有權(quán)限變更，各部門(mén)需通過(guò)《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》進(jìn)行變更處理。5.3、系統(tǒng)日常操作維護(hù)：5.3.1、嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作、不做違規(guī)業(yè)務(wù)。5.3.2、保證自己密碼不泄露，定期性更改密碼，所有密碼由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一管理。5.3.3、如果由于各種原因，不能上班的時(shí)間超過(guò)一天，需要事先把自己未處理的原始單據(jù)填寫(xiě)《交接單》給項(xiàng)目經(jīng)理，《交接單》必須書(shū)寫(xiě)詳細(xì)，由項(xiàng)目經(jīng)理另派相關(guān)指定人員接手工作。5.3.4、業(yè)務(wù)單據(jù)需及時(shí)錄入，業(yè)務(wù)操作完畢或離開(kāi)座位請(qǐng)及時(shí)關(guān)閉窗口。5.3.5、凡有違反以上所規(guī)定的操作者，造成系統(tǒng)業(yè)務(wù)不能正常操作者，將處予10-30元的處罰。5.4、系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作管理規(guī)定：5.4.1、權(quán)限管理1）用有ERP系統(tǒng)劃分不同模塊受權(quán)分級(jí)管理，其目的是明確工作職責(zé)、劃分工作權(quán)限及范圍，實(shí)施更專(zhuān)業(yè)的管理；2）系統(tǒng)權(quán)限的分配由系統(tǒng)主管和系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，系統(tǒng)權(quán)限一經(jīng)設(shè)定后不可隨意變更。如需變更使用權(quán)限，必須向主管部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意、報(bào)系統(tǒng)主管核準(zhǔn)方可變更，未經(jīng)批準(zhǔn)不可隨意變更。3）未能達(dá)成權(quán)限更改協(xié)議，可申請(qǐng)總經(jīng)理室仲裁。5.4.2、系統(tǒng)編碼管理規(guī)定1）系統(tǒng)編碼是根據(jù)公司實(shí)際工作的需要，綜合分析各種需求的前提下制定的編碼規(guī)則，系統(tǒng)的編碼包括：客戶(hù)編碼、供應(yīng)商編碼、原材料編碼、半成品編碼、產(chǎn)成品編碼、委外加工材料編碼。2）系統(tǒng)編碼規(guī)則：采用阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)編寫(xiě)、客戶(hù)、供應(yīng)商6位編碼，存貨11位編碼，編碼不得重復(fù)使用，不得同一種物料有二個(gè)編碼。3）系統(tǒng)編碼為公司共用資源，未經(jīng)批準(zhǔn)不可隨意更改。如編碼不適合管理需要，需要更改時(shí)，由需求部門(mén)或負(fù)責(zé)人員提出申請(qǐng)報(bào)系統(tǒng)主管，經(jīng)系統(tǒng)主管佂得相關(guān)人員同意方可俢改，如有一方不同意，則不能擅自改動(dòng)。4）系統(tǒng)編碼的日常維護(hù)由功能模塊操作人員自行維護(hù)，在編碼時(shí)要遵守以上編碼規(guī)則。例如：客戶(hù)編碼為100001，即可在100001、100002……199999內(nèi)不重復(fù)編碼。注明：以上都必須建立規(guī)范的編碼規(guī)則文件進(jìn)行管控。5.4.3、電子文檔管理規(guī)定1）系統(tǒng)中各種參數(shù)的設(shè)置任何人不可隨意改動(dòng)，如需改動(dòng)，由需求部門(mén)或負(fù)責(zé)人員提出申請(qǐng)報(bào)系統(tǒng)主管，經(jīng)系統(tǒng)主管佂得相關(guān)人員同意方可俢改，如有一方不同意，則不能擅自改動(dòng)。2）系統(tǒng)文件毎天關(guān)機(jī)前，要求系統(tǒng)管理員備份一次。每月系統(tǒng)結(jié)賬后，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)員將本月系統(tǒng)文件備份，并刻錄光盤(pán)。光盤(pán)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)存檔。3）總經(jīng)理室可查閱全部系統(tǒng)資料，其他人員可查閱所轄范圍內(nèi)的資料，如需查閱其他部門(mén)資料，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意方可查閱。4）系統(tǒng)資料屬公司機(jī)密文件，未經(jīng)總經(jīng)理同意任何人不可向外提供。如有違犯者按公司《員工獎(jiǎng)懲制度》規(guī)定處理。5.4.4、模抉管理——總賬1）總賬——用戶(hù)、財(cái)務(wù)部使用并負(fù)責(zé)維護(hù)，由財(cái)務(wù)主管監(jiān)督。2）填制、審核、記賬、打印憑證、憑證裝訂、紙制憑證的管理歸檔，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人安排完成。3）財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人每月10日前安排結(jié)賬、出報(bào)表。5.4.5、模塊管理——應(yīng)收賬款1）應(yīng)收賬款由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人使用并負(fù)責(zé)維護(hù)，通過(guò)銷(xiāo)售管理模塊提供財(cái)務(wù)部作應(yīng)收賬款所需的資料。2）銷(xiāo)售管理模塊新增客戶(hù)檔案必須在各業(yè)務(wù)小組賬套內(nèi)新增，新增檔案要求內(nèi)容完整，如客戶(hù)編號(hào)、客戶(hù)全稱(chēng)、聯(lián)系人、電話(huà)、傳真、詳細(xì)地址、所屬業(yè)務(wù)員小組及主營(yíng)業(yè)務(wù)員。3）新客戶(hù)，在下生產(chǎn)工程單、開(kāi)送貨單、收款之前，必須按要求先填寫(xiě)客戶(hù)檔案，否則，系統(tǒng)拒絕操作。4）銷(xiāo)售管理模塊開(kāi)具的各種單據(jù)一定要按照系統(tǒng)要求嚴(yán)格執(zhí)行（開(kāi)具單據(jù)要求在銷(xiāo)售管理模塊作詳細(xì)說(shuō)明），如不按規(guī)定開(kāi)單出現(xiàn)錯(cuò)誤，本著“誰(shuí)開(kāi)單誰(shuí)負(fù)責(zé)修正”的原則，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，要求在當(dāng)天修正完畢。5）銷(xiāo)售管理模塊開(kāi)具的各種單據(jù)要求當(dāng)天處理完畢（包括需打印的），打印出的各種單據(jù)要求在三天內(nèi)返回到相關(guān)部門(mén)。6）毎月3日下班前向財(cái)務(wù)部交齊上月的送貨單、退貨單、樣品單等，同時(shí)出納員開(kāi)具已到賬款項(xiàng)收據(jù)。7）每月4日前會(huì)計(jì)向銷(xiāo)售人員提供應(yīng)收賬款明細(xì)賬對(duì)賬初稿，5日前將核對(duì)后的應(yīng)收賬款對(duì)賬明細(xì)交給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部6日前將正確的應(yīng)收賬款明細(xì)表及相關(guān)的報(bào)表報(bào)送銷(xiāo)售人員。8）7日前應(yīng)收賬款管理模抉結(jié)賬。5.4.6、模塊管理——應(yīng)付賬款1）應(yīng)付賬款由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人使用并負(fù)責(zé)維護(hù)，通過(guò)采購(gòu)管理、存貨核算模塊提供財(cái)務(wù)部作應(yīng)付賬款所需的資料。2）采購(gòu)管理模塊新增供應(yīng)商檔案必須按規(guī)定材料類(lèi)別劃分，新增檔案要求內(nèi)容完整，如供應(yīng)商編號(hào)、供應(yīng)商全稱(chēng)、采購(gòu)員、供應(yīng)商聯(lián)系人、電話(huà)、傳真及詳細(xì)地址。3）新供應(yīng)商，在下生產(chǎn)工程單、開(kāi)入倉(cāng)單、付款之前，必須按要求先填寫(xiě)供應(yīng)商檔案。否則，系統(tǒng)拒絕操作。4）采購(gòu)管理模塊開(kāi)具的各種單據(jù)一定要按照系統(tǒng)要求嚴(yán)格執(zhí)行（開(kāi)具單據(jù)要求在采購(gòu)管理模塊作詳細(xì)說(shuō)明），如不按規(guī)定開(kāi)單出現(xiàn)錯(cuò)誤，本著“誰(shuí)開(kāi)單誰(shuí)負(fù)責(zé)修正”的原則，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，要求在當(dāng)天修正完畢。5）采購(gòu)訂單的原材料單價(jià)、數(shù)量、品名必須與材料入倉(cāng)單一致，如有不一致采購(gòu)人員要及時(shí)改正。6）開(kāi)具的原材料入倉(cāng)單、退貨單要按照系統(tǒng)要求執(zhí)行（開(kāi)具單據(jù)要求在存貨管理模塊作詳細(xì)說(shuō)明），入倉(cāng)單和退貨單以單據(jù)日期為準(zhǔn)3天內(nèi)上交財(cái)務(wù)部，單據(jù)不可跨月。7）采購(gòu)員應(yīng)要求供應(yīng)商每月5日前將對(duì)賬單傳到財(cái)務(wù)部，如5日前不能對(duì)賬，本月貨款將推遲支付，7日財(cái)務(wù)部處理完全部應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)。8）現(xiàn)款購(gòu)物設(shè)立一個(gè)現(xiàn)款購(gòu)物供應(yīng)商，并給予編碼，購(gòu)進(jìn)貨物均通過(guò)應(yīng)付賬款核算，同時(shí)作付款業(yè)務(wù)。5.4.7、模塊管理——銷(xiāo)售管理1）銷(xiāo)售管理模塊由銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部專(zhuān)人使用，由銷(xiāo)售部管理與維護(hù)，由銷(xiāo)售主管監(jiān)督。2）凡與客戶(hù)有業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，首先增加客戶(hù)檔案，按照系統(tǒng)建立檔案規(guī)則編寫(xiě)客戶(hù)編碼，客戶(hù)全稱(chēng)、簡(jiǎn)稱(chēng)、聯(lián)系人、客戶(hù)電話(huà)、傳真、詳細(xì)地址、所屬業(yè)務(wù)員小組及主營(yíng)業(yè)務(wù)負(fù)（聯(lián)系人、客戶(hù)電話(huà)、傳真及詳細(xì)地址），檔案一經(jīng)輸入確認(rèn)，不可隨意改動(dòng)，并保持年度內(nèi)不變。3）銷(xiāo)售人員在下生產(chǎn)工程單時(shí)，必須輸入客戶(hù)編碼、銷(xiāo)售部門(mén)、業(yè)務(wù)員、訂單日期、存貨編碼、數(shù)量、交貨日期、如有特殊要求的需在訂單要求欄中注明。如訂單輸入錯(cuò)誤，可在系統(tǒng)中更改，在紙制生產(chǎn)工程單上更改無(wú)效。如系統(tǒng)生產(chǎn)工程單無(wú)法更改，可先作廢后再重新輸入。更改生產(chǎn)工程單對(duì)其他部門(mén)產(chǎn)生影響的要主動(dòng)協(xié)商處理。4）銷(xiāo)售人員在填寫(xiě)送貨單時(shí)，必須輸入客戶(hù)編碼、銷(xiāo)售部門(mén)、聯(lián)系人、銷(xiāo)售類(lèi)型（國(guó)內(nèi)、國(guó)外、退貨），匯率、稅率、生產(chǎn)批號(hào)（和生產(chǎn)工程編號(hào)一致），存貨編碼、數(shù)量、單價(jià)、退補(bǔ)標(biāo)志選擇“正?！?。5）發(fā)生稅金、運(yùn)費(fèi)、返利、調(diào)賬（調(diào)金額）調(diào)整時(shí)，調(diào)增用送貨單，調(diào)減用送貨單，銷(xiāo)售類(lèi)型選擇“其他”，其他填寫(xiě)同上一樣操作。6）送貨單開(kāi)錯(cuò)單價(jià)時(shí)，應(yīng)按產(chǎn)品規(guī)格（分別）填寫(xiě)應(yīng)調(diào)整的單價(jià)，銷(xiāo)售類(lèi)型選擇“其他”，其他填寫(xiě)方法不變。7）送貨單一經(jīng)確認(rèn)不可隨意刪除、更改，如必須刪除、更改首先要豋記送貨單編號(hào)及刪除、更改原因，并于月末將刪除、更改的送貨單編號(hào)交財(cái)務(wù)部核對(duì)。8）送貨單等填寫(xiě)后，銷(xiāo)售人員自行核對(duì)、主管復(fù)審，財(cái)務(wù)部審核后并負(fù)責(zé)打印一式五聯(lián)送貨單。送貨單等填寫(xiě)后，要求當(dāng)天處理完送、退貨等業(yè)務(wù)，否則將影響存貨數(shù)量。如開(kāi)單后卻實(shí)因某種原因不能出貨，可申請(qǐng)暫存?zhèn)}庫(kù)二天（從開(kāi)單之日算起）。9）開(kāi)具的送、退貨單等要求3天內(nèi)返回財(cái)務(wù)部，其他與財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)交接相交關(guān)系參見(jiàn)《應(yīng)收賬款條例》。5.4.8、模塊管理——庫(kù)存管理1）庫(kù)存管理模塊由PMC部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部使用，由PMC部負(fù)責(zé)管理與維護(hù)，由PMC主管監(jiān)督。2）PMC部要隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)中的BOM資料進(jìn)行修改、增加等。3）庫(kù)存管理的各種單據(jù)由PMC部輸入，單據(jù)包括：產(chǎn)成品入庫(kù)單、材料出庫(kù)單、采購(gòu)入庫(kù)單、調(diào)撥單等。4）PMC部填寫(xiě)入庫(kù)單、出庫(kù)單、退貨単、調(diào)撥単單據(jù)時(shí)，必須填寫(xiě)入庫(kù)類(lèi)別、生產(chǎn)批號(hào)、領(lǐng)用部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)名稱(chēng)、入庫(kù)單號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、廠商編碼、供應(yīng)商送貨單號(hào)、采購(gòu)單號(hào)、存貨編碼、數(shù)量、單價(jià)。5）由PMC部安排專(zhuān)人核對(duì)單據(jù)的正確性、合理性進(jìn)行審查，當(dāng)天輸入的單據(jù)當(dāng)天審核完畢，有錯(cuò)誤的單據(jù)要求最遲第二天更改完畢，審核完畢的單據(jù)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，要求在當(dāng)天更正。6）當(dāng)天的單據(jù)最遲也要在第二天早上之前，按單據(jù)要求交到相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人手中。5.4.9、模塊管理——存貨管理1）存貨管理模塊由財(cái)務(wù)部使用，并負(fù)責(zé)管理與維護(hù)，由財(cái)務(wù)部主管監(jiān)督。2）存貨管理包括：原材料、自制半成品、在產(chǎn)產(chǎn)品、產(chǎn)成品。3）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核購(gòu)進(jìn)的原材料、金（銀）件的正確性、合理性、合法性。審核無(wú)誤后，按系統(tǒng)要求記賬、制作憑證。如審核中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤的單據(jù)，要及時(shí)書(shū)面通知相關(guān)人員當(dāng)天內(nèi)更改完畢，如系統(tǒng)功能暫時(shí)達(dá)不到的項(xiàng)目，如：金額方面由財(cái)務(wù)部協(xié)調(diào)處理，數(shù)量方面由PMC部相關(guān)人員協(xié)調(diào)處理。4）購(gòu)進(jìn)的材料要求每三天記賬一次，有特殊情況可與相關(guān)人員協(xié)商解決。如記賬后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，由記賬人員組織協(xié)調(diào)解決，并要求在發(fā)現(xiàn)的當(dāng)天處理完畢。5）財(cái)務(wù)部成本員負(fù)責(zé)審核原材料、自制半成品、金（銀）、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品發(fā)出的正確性、合理性、合法性，同時(shí)審核外委加工、自制半成品、產(chǎn)成品入倉(cāng)的正確性、合理性、合法性。如在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，必須通知相關(guān)部門(mén)或人員及時(shí)更改（兩天之內(nèi)）。6）由成本員負(fù)責(zé)審核的內(nèi)容要求三天記賬一次，有特殊情況可與相關(guān)人員協(xié)商解決，相關(guān)人員必須在指定時(shí)間配合完成。如記賬后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，由記賬人員組織協(xié)調(diào)解決，并要求在發(fā)現(xiàn)的當(dāng)天處理完畢。5.4.10、模塊管理——采購(gòu)管理1）采購(gòu)管理模塊由采購(gòu)部、PMC部、財(cái)務(wù)部設(shè)專(zhuān)人使用，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，由采購(gòu)主管監(jiān)督。2）凡與供應(yīng)商有業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，首先增加供應(yīng)商檔案，按照系統(tǒng)規(guī)則建立檔案：編寫(xiě)供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商全稱(chēng)、簡(jiǎn)稱(chēng)、采購(gòu)員、聯(lián)系人、供應(yīng)商電話(huà)、傳真及詳細(xì)地址，檔案一經(jīng)輸入確認(rèn)，不可隨意改動(dòng)，并保持年度內(nèi)不變。3）采購(gòu)人員在下采購(gòu)?fù)ㄖ獑螘r(shí)，必須輸入供應(yīng)商編碼、業(yè)務(wù)員、訂單日期、存貨編碼、數(shù)量、交貨日期，如有特殊要求的必須在訂單要求欄中注明。如訂單輸入錯(cuò)誤，可在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，在紙制生產(chǎn)工程單上更改無(wú)效。如系統(tǒng)生產(chǎn)工程單無(wú)法更改，可先作廢后再重新輸入。更改生產(chǎn)工程單對(duì)其他部門(mén)有影響的要自動(dòng)協(xié)調(diào)處理。4）采購(gòu)訂單的正確性、完整性由采購(gòu)部自行審核，當(dāng)天的訂單要求當(dāng)天審核完畢，要求訂單內(nèi)容和采購(gòu)入庫(kù)單內(nèi)容一致。5）采購(gòu)入倉(cāng)單要求從單據(jù)入倉(cāng)日期為準(zhǔn)，三天內(nèi)返到財(cái)務(wù)部。6）外委加工按調(diào)撥単制作，加工費(fèi)用由財(cái)務(wù)部