糖業(yè)公司文件及檔案管理辦法

文件及檔案管理辦法（一）文件管理制度1、建立文件發(fā)放臺賬。接收文件單位負責(zé)人要簽字。該傳達的要按要求及時傳達。2、任何部門和個人不經(jīng)允許不得復(fù)印正式發(fā)行的文件和資料，若因使用不當(dāng)、遺失、或發(fā)現(xiàn)文件資料有缺頁、破損、字跡模糊等現(xiàn)象，一次對部門主管和資料專管人員每人罰款30元。因以上原因需要修改、補發(fā)的，由文件使用部門提出申請向發(fā)放部門申請補發(fā)，由發(fā)放部門在收發(fā)記錄中注明原因，破損文件收回，按照程序予以銷毀。3、任何部門和個人不得在正式發(fā)行的文件及資料中任意涂改和書寫任何文字、記號等，必須保持與存檔的正式文件一樣完整、干凈，否則罰款30元。4、公司正式發(fā)行的文件電子版本及印刷材料一律不準(zhǔn)外傳，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對責(zé)任單位主管罰款200元，同時工資下調(diào)一級，對當(dāng)事人作停崗或待崗處理。5、各類文件根據(jù)分類，必須按照以上規(guī)定程序進行申請、撰寫、審批、收發(fā)、登記，否則發(fā)現(xiàn)一次對責(zé)任單位負責(zé)人罰款50元。（二）會計資料的整理歸檔1、當(dāng)月生成的相關(guān)會計資料，財務(wù)相關(guān)崗位人員在月底應(yīng)分類整理齊全，并做好移交、歸檔，以防丟失。2、對不完善的會計資料，相關(guān)業(yè)務(wù)崗位人員應(yīng)做好會計資料的催要、歸檔，使會計資料達到完整。（三）客戶檔案1、客戶信息包含客戶公司詳細名稱、公司地址、負責(zé)人、聯(lián)系電話。2、客戶信息資料由客服部檔案員管理，客戶信息資料一戶一冊，建立電子臺帳，并經(jīng)系統(tǒng)負責(zé)人核實。3、客戶信息檔案管理員對新增客戶存檔備案做到不漏項、不重復(fù)，否則，一例罰當(dāng)事人20元。4、客戶信息需要增添或改動，按客戶提供的資料改動，客戶信息混亂者，一次罰責(zé)任人10元。（四）檔案管理制度1、檔案室接收各部門移交的檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，并嚴格檢查，如因交接手續(xù)不齊全、檢查不認真造成的檔案歸檔材料不完整者，每發(fā)現(xiàn)一次罰檔案管理員20元。2、存放檔案必須有專用柜架和專用檔案盒，應(yīng)按照類別和相應(yīng)次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。否則，罰檔案管理20元。3、按類別和次序編制目錄和索引，以便于快速查找，無目錄和索引者罰20元。每個檔案盒的外面應(yīng)標(biāo)明內(nèi)裝文件的份數(shù)、類別名稱等，字跡要工整、清晰，否則，發(fā)現(xiàn)一處罰20元。4、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜。5、存放膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在合適柜內(nèi)。否則，罰20元。6、每月對檔案室進行一次安全檢查，按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體八防要求，及時排除檔案保管中的安全隱患。無上述預(yù)防措施者罰50元。7、每年要對歸檔檔案進行一次全面整理，認真核對，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施。如因措施不力造成檔案損壞者，罰檔案管理員100元，情節(jié)嚴重者對檔案管理員做待崗處理。8、檔案室應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備，符合檔案安全存放的溫度、濕度條件。（五）檔案保密制度1、檔案管理人員必須嚴格遵守職業(yè)道德、遵紀(jì)守法、保守本企業(yè)的機密。2、檔案管理人員應(yīng)適當(dāng)區(qū)分文件的密級并劃分范圍，采取保密措施，對不同密級范圍的檔案采取相應(yīng)的保管措施和借閱制度。3、檔案管理人員不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將秘密檔案、資料給無關(guān)人員閱讀。在調(diào)換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機密情況，不得泄露。4、外單位需查閱機密以上檔案須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、不得與無關(guān)人員談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。6、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要歸檔的文件，應(yīng)指定專人進行銷毀，銷毀機密文件應(yīng)登記造冊，并有人負責(zé)監(jiān)督銷毀。否則，罰檔案管理員100元。7、發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失、損毀情況，檔案管理員應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，采取必要的補救措施。8、違反上述保密規(guī)定而造成泄密者，罰檔案管理員100元，嚴重者予以待崗處理。（六）檔案鑒定銷毀制度1、成立檔案鑒定工作小組，由分管負責(zé)人、檔案管理員和相關(guān)人員組成。2、各部門在文件材料歸檔時，應(yīng)根據(jù)《檔案保管期限表》，準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管期限。3、對保存期限屆滿的檔案，先由檔案管理員進行初步鑒定，提出鑒定意見，交檔案鑒定小組審定。4、對經(jīng)過鑒定小組審定應(yīng)該銷毀的檔案，由檔案管理員寫出鑒定報告，連同檔案銷毀清冊報總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。5、銷毀檔案，應(yīng)指定二人以上進行監(jiān)督銷毀。檔案銷毀前，監(jiān)督人應(yīng)認真核對要銷毀的檔案與銷毀清冊，檔案銷毀后，監(jiān)督人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。6、銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)泄密或?qū)挝辉斐蓳p失的，按有關(guān)規(guī)定進行處理。7、檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊，鑒定形成的材料及領(lǐng)導(dǎo)批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。8、如因違反上述檔案銷毀程序，給公司造成損失者，根據(jù)情節(jié)輕重對責(zé)任人處以相應(yīng)的罰款，嚴重者予以停崗、待崗處理。（七）檔案借閱制度1、借閱檔案須辦理登記手續(xù)，保密的檔案須履行相應(yīng)的手續(xù)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2、檔案一般不外借，原則上只能在檔案室內(nèi)查閱，因特殊情況需要將檔案材料帶出檔案室的，須嚴格履行手續(xù)。確須外借的檔案，須分管負責(zé)人同意，按時歸還。3、所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案進行更改或涂寫。對借閱檔案時造成的檔案丟失、損壞或泄密的，要追究當(dāng)事者責(zé)任。4、借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。5、摘抄或復(fù)印檔案材料的有關(guān)內(nèi)容，須按有關(guān)規(guī)定，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制或摘抄。6、外單位人員借閱，須持有所在部門介紹信和本人工作證，并按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按時歸還。7、違反檔案借閱制度和程序者，對檔案管理員據(jù)情節(jié)輕重給予批評教育，嚴重者予以停崗、待崗處理。（八）歸檔制度1、歸檔文件材料的范圍：凡是反映公司工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。具體包括：1.1各種質(zhì)量手冊。1.2各種程序文件。1.3各種規(guī)章制度。1.4各類圖表、附件、記錄、技術(shù)資料等。1.5各種證書、音像資料、重要的文字等。1.6公司“股東會、董事會、監(jiān)事會”決議及相關(guān)資料。1.7其它與企業(yè)發(fā)展有關(guān)的各類文件等。2、歸檔文件材料的要求2.1歸檔文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。2.1歸檔文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。2.2歸檔文件必須是原件。2.3保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，分類、編目。2.4文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。3、歸檔文件材料的時間3.1各單位將應(yīng)歸檔的資料每月20號前，由各職能部門負責(zé)人審定后，移交檔案室。3.2項目建設(shè)文件材料應(yīng)在項目竣工驗收后當(dāng)月歸檔。3.3外購設(shè)備的隨機文件，在設(shè)備開箱驗收后即應(yīng)收集歸檔。3.4在設(shè)備安裝、調(diào)試、使用、維修、改