TLPM-QP722-01合同評(píng)審及管理程序

文件名稱：合同評(píng)審及管理程序版次：D文件編號(hào)：TLPM-QP722-01修改狀態(tài)：0編制楊朋輝審核曾優(yōu)良批準(zhǔn)黃秀華1.0目的為規(guī)范和指引公司各部門對(duì)各種合同的訂立、變更、解除及保管。防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本程序。2.0適用范圍適用于公司各部門、分支機(jī)構(gòu)和其他直屬單位（各管理處）對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、服務(wù)合同等。3.0主要職責(zé)和權(quán)限部門/崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理負(fù)責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的合同審批。分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的合同審批。行政人事部負(fù)責(zé)從法律風(fēng)險(xiǎn)角度對(duì)公司合同的評(píng)審、校對(duì)工作。財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)從資金管理角度進(jìn)行審核及權(quán)限內(nèi)審批。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)從品質(zhì)保證角度進(jìn)行審核，負(fù)責(zé)常用合同的范本編制及修訂。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)從工程技術(shù)角度審核工程分包合同。責(zé)任部門負(fù)責(zé)合同的草擬、初審及履行；部門合同的存檔管理。4.0定義4.1合同按類別分為三類：A類合同：是指向公司外提供服務(wù)的合同，如前期物業(yè)服務(wù)合同等。B類合同：是指為獲取服務(wù)和物資的合同，如各類物資采購(gòu)合同、服務(wù)外包合同等。C類合同：除A、B類以外的合同，包括勞動(dòng)用工合同、各部門與內(nèi)部班組、與政府相關(guān)部門、與公司簽訂的各種管理責(zé)任書等。4.2按審批權(quán)限流程分為兩類：10萬(wàn)元以上（含10萬(wàn)元）合同和10萬(wàn)元以下合同。5.0方法和過(guò)程控制5.1重要說(shuō)明5.1.1所有10萬(wàn)元以下的格式化經(jīng)濟(jì)合同只需按物業(yè)集團(tuán)審批權(quán)限流程審批，詳見《采購(gòu)工作流程》。5.1.2所有10萬(wàn)元以上（含10萬(wàn)元）經(jīng)濟(jì)合同均需報(bào)董事長(zhǎng)或其授權(quán)人進(jìn)行審批，詳見《采購(gòu)工作流程》。5.2合同的訂立5.2.1合同的訂立應(yīng)遵循事先簽訂的原則，所有合同須按此文件規(guī)定通過(guò)評(píng)審、簽訂生效后方可履行。5.2.2公司所有格式化合同須在發(fā)布生效前進(jìn)行評(píng)審。體系文件中格式化合同通過(guò)體系文件討論的方式評(píng)審，其他格式化合同評(píng)審時(shí)填寫《策劃方案/合同呈批表》，按審批權(quán)限流程審批后方可完成訂立。5.2.3下列合同簽訂前不需評(píng)審：A.各部門與內(nèi)部班組、與政府相關(guān)部門、與公司簽訂的各種管理責(zé)任書。B.政府相關(guān)部門格式化合同，如：勞動(dòng)用工合同等。5.2.4AA.各部門接到客戶要約后，應(yīng)充分與客戶溝通，并收集相關(guān)資料，在確定完全領(lǐng)會(huì)客戶需求后，由責(zé)任部門負(fù)責(zé)人會(huì)同公司相關(guān)人員擬定合同（公司有格式化合同的須采用或參照公司格式化合同），并就服務(wù)品質(zhì)保證能力、效益、風(fēng)險(xiǎn)控制、對(duì)方主體資格、履約能力、資信、合同條款等進(jìn)行評(píng)估，填寫《策劃方案/合同呈批表》按相關(guān)審批權(quán)限流程進(jìn)行審批，由公司總經(jīng)理或其授權(quán)人以公司名義簽訂合同，加蓋公司公章。B.對(duì)所有A類非格式化合同/協(xié)議，須按公司審批權(quán)限流程進(jìn)行審批，同時(shí)必須經(jīng)公司法律顧問(wèn)給予法律專業(yè)審核后方能簽訂。5.2.5B類合同的訂立A.簽訂B類合同前，須對(duì)供方的主體資格、履約能力、資信、價(jià)格、風(fēng)險(xiǎn)控制及合同條款等進(jìn)行評(píng)估，須評(píng)審時(shí)，服務(wù)項(xiàng)目外包類合同須向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并附合同草案，特約商戶合同填寫《商業(yè)活動(dòng)申請(qǐng)表》（附合同草案），按審批權(quán)限報(bào)公司相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)審核/審批。本部門經(jīng)理有權(quán)審批的合同，不須填寫相關(guān)評(píng)審記錄表。B.屬公司部門之間的合同，由服務(wù)雙方按審批權(quán)限報(bào)批，獲準(zhǔn)后，雙方以部門名義簽訂合同，加蓋本部門公章。C.審批權(quán)限如下：見公司《合同評(píng)審及管理流程》。D.對(duì)采購(gòu)協(xié)議、服務(wù)/工程外包合同、對(duì)條款進(jìn)行了修改的格式化合同，須在審批最后環(huán)節(jié)發(fā)送公司相關(guān)部門審核后方能簽訂。E.對(duì)所有經(jīng)過(guò)審批的B類合同，以公司名義簽訂的合同（統(tǒng)一格式為“公司名稱”），由公司總經(jīng)理或其授權(quán)人簽訂，加蓋公司公章或合同章；以部門名義簽訂的合同（統(tǒng)一格式為“公司名稱+部門名稱”），由部門負(fù)責(zé)人簽訂，蓋部門公章。5.2.5.2.5.2.5.2.9特殊原因滯后簽訂的合同，經(jīng)公司總經(jīng)理確定后執(zhí)行。5.2.10A.條款內(nèi)容：eq\o\ac(○,1)合同簽訂的日期、地點(diǎn)；eq\o\ac(○,2)合同當(dāng)事人的名稱、詳細(xì)地址、電話，簽字人的姓名和聯(lián)系電話；eq\o\ac(○,3)合同的種類、編號(hào)和合同標(biāo)的的種類、范圍；eq\o\ac(○,4)合同標(biāo)的的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、數(shù)量和技術(shù)條件；eq\o\ac(○,5)合同履行的期限、地點(diǎn)和方式；eq\o\ac(○,6)價(jià)格條件、金額總數(shù)、付款方式和其他附帶費(fèi)用；eq\o\ac(○,7)合同違約的賠償和其他責(zé)任；eq\o\ac(○,8)合同必須加蓋法人單位的公章以及法定代表人的私章（或簽名）；eq\o\ac(○,9)合同必須注明對(duì)方銀行帳號(hào)、銀行開戶行，銀行帳戶名稱必須與合同簽署的名稱一致。B.注意事項(xiàng)：eq\o\ac(○,1)合同用語(yǔ)、用詞、用字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)均要規(guī)范、精確和謹(jǐn)慎，對(duì)于可能與己方不利的部分更要慎重，避免被動(dòng)。關(guān)于涉及金額、時(shí)間、數(shù)量等部分，用詞不能含糊不清，避免引起歧義。數(shù)學(xué)量詞要用法定詞匯和法定測(cè)量單位，避免不必要的爭(zhēng)論和誤解；eq\o\ac(○,2)合同簽訂前，雙方互驗(yàn)授權(quán)委托書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本和簽字人身份證復(fù)印件，待合同簽訂后，上述文件與合同一起裝訂存檔。5.3合同的變更、解除5.3.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。本方收到對(duì)方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。

5.3.2變更或解除經(jīng)濟(jì)合同的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式；

55.4合同的履行5.4.1合同訂立后，執(zhí)行部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督；其他相關(guān)部門給予必要協(xié)助。5.4.2當(dāng)合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，執(zhí)行人員須及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，由合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)處理，公司相關(guān)部門協(xié)助。5.4.3合同的變更和解除要經(jīng)過(guò)合同雙方當(dāng)事人的協(xié)商同意。當(dāng)合同須變更、中止、續(xù)簽時(shí)，責(zé)任部門應(yīng)參照合同簽訂程序報(bào)審，另行簽訂合同或補(bǔ)充合同，或按審批意見執(zhí)行。5.4.4公司在管項(xiàng)目應(yīng)具有有效的前期物業(yè)服務(wù)合同/物業(yè)服務(wù)合同，合同執(zhí)行部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)清楚并理解。A.各項(xiàng)目應(yīng)把物業(yè)服務(wù)合同中相關(guān)要求向部門各級(jí)人員進(jìn)行宣貫，確保各級(jí)人員理解服務(wù)合同的內(nèi)容和要求；B.各項(xiàng)目應(yīng)把物業(yè)服務(wù)合同中的相關(guān)要求在各崗位職責(zé)中加以明確；C.各項(xiàng)目應(yīng)將物業(yè)服務(wù)合同中的相關(guān)要求分解到部門人員。5.5合同糾紛時(shí)解決爭(zhēng)議方式5.5.1合同雙方在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí)，平等協(xié)商解決；

5.5.2合同雙方在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無(wú)法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無(wú)意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)書面報(bào)告部門經(jīng)理和公司總經(jīng)理，并擬定處理意見，報(bào)公司總經(jīng)理決定。對(duì)方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報(bào)告行政人事部和總經(jīng)理。5.5.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)總公司相關(guān)職能部門。5.6合同的管理5.6.1經(jīng)濟(jì)合同由行政人事部保存原件；各部門資料管理員(財(cái)務(wù)部除外)負(fù)責(zé)本部門合同及合同相關(guān)資料的復(fù)印件保管，并登記在《合同登記表》上；5.6.2相關(guān)部門因業(yè)務(wù)需要并經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意，部門可保存合同復(fù)印件。勞動(dòng)合同、員工外部培訓(xùn)合同由人事行政部保管。5.7合同的續(xù)簽合同到期如需重新招標(biāo)的按《采購(gòu)及供方控制程序》進(jìn)行；如需續(xù)簽的，應(yīng)至少提前一個(gè)月進(jìn)行合同的重新報(bào)批（合同中有明確約定的除外）。5.8合同的考核與獎(jiǎng)懲

5.8.1公司全體員工應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本程序文件，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。公司品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)本程序文件執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。5.8.2對(duì)在合同簽訂、履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，積極采取補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過(guò)程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。5.8.3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：

A.未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；B.為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；

C.應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

5.8.4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：

A.因工作過(guò)失致使公司被詐騙；

B.公司履行合同未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人確認(rèn)；

C.遺失重要證據(jù)；

D.發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤時(shí)機(jī)的；

E.合同專用章、蓋章的空白合同、合同、授權(quán)委托書遺失未及時(shí)報(bào)案和報(bào)告；

F.其他違反公司相關(guān)制度的。

G.公司員工在簽訂、履行合同過(guò)程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。5.0質(zhì)量記錄5.1TLPM-QR722-01-015.2TLPM-QR722-01-025.3TLPM-QR722-01-035.4TLPM-QR723-KF01-03《客戶訪談?dòng)涗洷怼?.5TLPM-QR553-01-01《工作聯(lián)系單》表格編號(hào)：TLPM-QR722-01-01版次/修改狀態(tài)：D/0記錄編號(hào)：策劃方案/合同呈批表合同名稱合同編號(hào)供方單位名稱聯(lián)系人及電話注冊(cè)編號(hào)注冊(cè)資金注冊(cè)地址資質(zhì)等級(jí)合同內(nèi)容及附件合同金額總額：元（付款方式：現(xiàn)金□轉(zhuǎn)賬□）付款周期：(年/季/月)周期付款金額：元合同起止日期年月日至年月日共年經(jīng)辦部門經(jīng)辦人經(jīng)辦部門意見相關(guān)部門會(huì)審財(cái)務(wù)部意見副總/總助意見總經(jīng)理意見物業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)意見董事長(zhǎng)或授權(quán)人意見注：1、相關(guān)部門指與該合同內(nèi)容有關(guān)的工程部、品質(zhì)部、管理處及法律顧問(wèn)等。2、10萬(wàn)元以上均需報(bào)董事長(zhǎng)或授權(quán)人審批。表格編號(hào)：TLPM-QR722-01-02版次/修改狀態(tài)：D/0客戶需求評(píng)審表客戶需求評(píng)審內(nèi)容：提出部門負(fù)責(zé)人：年月日品質(zhì)管理部意見：簽名：年月日主管領(lǐng)導(dǎo)意見：簽名：年月日總經(jīng)理意見：簽名：年月日表格編號(hào)：TLPM-QR722-01-03版次/修改狀態(tài)：D/0表格編號(hào)：TLPM-QR722-01-02版次/修改狀態(tài)：D/0PAGE表格編號(hào)：TLPM-QR722-01-03