公司前臺(tái)文員崗位職責(zé)及工作流程

#2020年4月19日4、電話接聽及留言處理（）★聽到鈴響，至少在第三聲內(nèi)接聽；接聽電話時(shí)使用普通話，接聽電話后先問候，并自報(bào)公司名。標(biāo)準(zhǔn)語如下：您好，這里是XX公司.對(duì)方講述時(shí)仔細(xì)聆聽并記錄要點(diǎn)，迅速判斷對(duì)方的需求1）咨詢業(yè)務(wù)—一留下對(duì)方的電話號(hào)碼，由專業(yè)人員進(jìn)行回復(fù)，設(shè)計(jì)或市場(chǎng)人員。2）推銷產(chǎn)品一一與公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接禮貌回拒，告知對(duì)方我們沒有這方面的需求，請(qǐng)聯(lián)系其它公司吧3）找人—一問清對(duì)方的身份、名字、是否和相關(guān)部門和相關(guān)人員有預(yù)約，再轉(zhuǎn)接至相關(guān)人員或部門；如為不明電話則快速結(jié)束電話。4）留言——記下留言人的名字及電話及要交代事宜到具體人或部門，如有重要事情第一時(shí)間電話通知到相關(guān)人員5）其它一一不得長(zhǎng)時(shí)間通話占用前臺(tái)電話，并保證電話暢通。5、新員工入職引導(dǎo)、7天磨合期提醒、員工檔案建立、離職手續(xù)協(xié)辦1）熟悉員工手冊(cè)內(nèi)容，對(duì)新入職員工進(jìn)行入職培訓(xùn)，引導(dǎo)其熟悉員工手冊(cè)內(nèi)容，并遵守公司規(guī)章制度，及時(shí)糾正新員工違規(guī)行為，并在新員工入職第六天時(shí)提醒到部門負(fù)責(zé)人處，對(duì)新員工是否繼續(xù)聘用做出建議。2）對(duì)正式入職員工必須完善其個(gè)人資料及信息，并錄入公司員工檔案信息表，注明入職時(shí)間及職位等情況3）離職人員在前臺(tái)處領(lǐng)取離職申請(qǐng)表，離職必須按照公司規(guī)定的期限提出申請(qǐng)，否則不予辦理任何手續(xù)。6、考勤監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)、外出簽到監(jiān)督（）1）新員工入職前7天進(jìn)行手簽到，對(duì)其簽到的真實(shí)有效性進(jìn)行監(jiān)督并進(jìn)行檢查，如有作弊行為當(dāng)時(shí)提出，并勸其自動(dòng)離職；2）滿7天磨合期如批準(zhǔn)入職，為其錄制指紋，進(jìn)行指紋打卡3）每月5日前將所有在職員工上月1日至30/31日考勤進(jìn)行統(tǒng)計(jì)成規(guī)定表格上交至行政部，保證統(tǒng)計(jì)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。4）規(guī)范員工外出簽到，外勤與填寫地點(diǎn)、時(shí)間一致，對(duì)員工外出進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)虛填信息，并進(jìn)行勸導(dǎo)，屢犯者進(jìn)行相應(yīng)的處罰。7、衛(wèi)生值日?qǐng)?zhí)行、檢查1）總經(jīng)理辦公室衛(wèi)生由前臺(tái)專人負(fù)責(zé)，桌面衛(wèi)生、茶具清洗、茶幾、沙發(fā)清潔、地面、書柜衛(wèi)生，保持辦公室內(nèi)物件擺放整齊有序無塵。2）前臺(tái)區(qū)域衛(wèi)生：前臺(tái)為公司形象窗口，保證前臺(tái)區(qū)域物品擺放有序，整潔干凈明亮，由前臺(tái)自行負(fù)責(zé)該區(qū)域。3）公共區(qū)域及其它區(qū)域進(jìn)行排班值日，每天排班1人進(jìn)行衛(wèi)生值日，保證桌面、茶幾、地面無塵無雜物而且整潔有序，每天下午下班時(shí)由各部門將當(dāng)天所產(chǎn)生生活垃圾全部清理出辦公室。當(dāng)天值日完畢后由前臺(tái)進(jìn)行檢查，有權(quán)對(duì)衛(wèi)生值日不到位進(jìn)行處罰，并責(zé)令其重新執(zhí)行衛(wèi)生，直到干凈為止。由前臺(tái)口頭執(zhí)行；如當(dāng)天衛(wèi)生值日人未提前5分鐘完成清潔給予10元/次罰款，未進(jìn)行衛(wèi)生之日給予50元/次處罰。以上罰款處罰由財(cái)務(wù)部當(dāng)場(chǎng)收入公司得愛心基金。如前臺(tái)未在第一時(shí)間對(duì)以上情況進(jìn)行妥善處理，由前臺(tái)承擔(dān)以上責(zé)任。8、會(huì)議考勤執(zhí)行及會(huì)議記錄整理1）每周五16:30會(huì)議、每月最后一個(gè)周五的月度工作會(huì)