業(yè)主小區(qū)管理制度

業(yè)主小區(qū)管理制度

業(yè)主小區(qū)管理制度篇11、目的規(guī)范業(yè)主入住管理工作,確保業(yè)主順利入住。2、適用范圍適用于業(yè)主入住的管理工作。3、辦理入住的前提條件小區(qū)(大廈)已經(jīng)通過接管驗(yàn)收,達(dá)到入住條件。4、接管驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)如下。4.1房屋無重大質(zhì)量問題。4.2工程遺留問題基本得到解決。4.2.1工程資料已經(jīng)齊備;4.2.2業(yè)主檔案資料已經(jīng)移交完畢,產(chǎn)權(quán)確認(rèn)工作已經(jīng)結(jié)束;4.2.3達(dá)到入住的條件,具體條件包括以下幾點(diǎn)。4.2.3.1小區(qū)實(shí)現(xiàn)通路、通水、通電、通氣、通信、通郵、排水、排污等基本使用功能,可以滿足日常生活所需;4.2.3.2配套設(shè)施基本齊備,建成并能夠使用;4.2.3.3客戶服務(wù)部有固定的辦公場所并開始辦公;4.2.3.4物業(yè)管理公司已經(jīng)同委托方簽訂《物業(yè)管理委托合同》。5、入住準(zhǔn)備工作5.1入住資料準(zhǔn)備。5.1.1根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印制《業(yè)主公約》、《住戶手冊》、《服務(wù)指南》、《消防安全責(zé)任書》、《入住通知書》;5.1.2《入住通知書》的內(nèi)容要求寫明物業(yè)公司辦公地點(diǎn)、業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的資料、證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡明扼要的入住流程等。5.1.3印刷以下各類入住表格:5.1.3.1《〈業(yè)主證〉領(lǐng)用登記表》;5.1.3.2《住宅使用說明書》;5.1.3.3《住宅質(zhì)量保證書》;5.1.3.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》;5.1.3.5開發(fā)商提供的《入住驗(yàn)房表》;5.1.3.6《業(yè)主家庭情況登記表》;5.1.3.7《入住登記表》。5.2設(shè)計(jì)辦理入住手續(xù)流程圖5.2.1入住時(shí)的環(huán)境布置:涉及服務(wù)標(biāo)識(shí)區(qū)別的按《服務(wù)標(biāo)識(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》有關(guān)規(guī)定辦理。5.2.2區(qū)內(nèi)環(huán)境5.2.2.1入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛;5.2.2.2插指路牌,由入口處到客戶服務(wù)部沿途插指路牌,指路牌標(biāo)明'物業(yè)管理中心'字樣;5.2.2.3入口處標(biāo)明客戶服務(wù)部辦公地址和辦公時(shí)間。5.2.3客戶服務(wù)部辦公環(huán)境5.2.3.1掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感覺;5.2.3.2張貼醒目的辦理入住手續(xù)流程圖',辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到'一條龍服務(wù)',各窗口標(biāo)識(shí)清楚,一目了然;5.2.3.3管理人員著裝整潔,精神飽滿;5.2.3.4辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。5.3發(fā)出入住通知5.2.1物業(yè)管理中心依據(jù)議定的入住時(shí)間,向業(yè)主發(fā)出入住通知,內(nèi)容包括:5.2.2《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》;5.2.3《致廣大業(yè)主的慰問信》。5.4收到入住通知業(yè)主收到入住通知后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到客戶服務(wù)部辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定截止期限到來的前3天內(nèi),業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,物業(yè)管理中心內(nèi)勤應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù);超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,內(nèi)勤應(yīng)將情況向經(jīng)理匯報(bào)決定是否再次催辦。5.5《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》5.6《購房合同》原件和復(fù)印件各一份。5.7業(yè)主及家庭成員的身份證原件及復(fù)印件各一份,小一寸彩照每人兩張。5.8單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及復(fù)印件各一份。5.9委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書。以上為辦理入住所需6、入住手續(xù)辦理6.1驗(yàn)證內(nèi)勤在業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時(shí),應(yīng)首先對(duì)以下證件進(jìn)行檢查:6.1.1《購房合同》原件;6.1.2業(yè)主的身份證原件;6.1.3單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本;6.1.4委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書;6.1.5檢查無誤后,客戶服務(wù)專員將《購房合同》原件、業(yè)主及家庭成員的身份證原件、單位營業(yè)執(zhí)照副本返還業(yè)主,證件復(fù)印件及業(yè)主委托書存入業(yè)主檔案;6.1.6將業(yè)主提供的照片一張貼在《業(yè)主家庭情況登記表》內(nèi),另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。6.2交納入住費(fèi)用客戶服務(wù)部指引業(yè)主到財(cái)務(wù)部繳納入住費(fèi)用,財(cái)務(wù)部根據(jù)收款項(xiàng)目開具收款收據(jù)。一般情況下,入住費(fèi)用包括以下項(xiàng)目。6.2.1有線電視初裝費(fèi)屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)。6.2.2水電押金實(shí)行抄表到戶的小區(qū)不需收取,未實(shí)行抄表到戶的可適當(dāng)收取。6.2.3裝修保證金業(yè)主可選擇入住時(shí)交納或等申請(qǐng)二次裝修時(shí)再交納。6.2.4裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)(略)。6.2.5管理費(fèi)以入住之日起計(jì)算當(dāng)月管理費(fèi)。7、驗(yàn)房收樓7.1內(nèi)勤在業(yè)主交完入住費(fèi)用后帶業(yè)主驗(yàn)房,并請(qǐng)業(yè)主將房屋存在的問題填入《業(yè)主入住驗(yàn)房表》中;7.2房屋驗(yàn)收合格的,客戶服務(wù)專員應(yīng)請(qǐng)業(yè)主在《業(yè)主入住驗(yàn)房表》中簽字確認(rèn);7.3驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題,業(yè)主要求搬入或二次裝修前維修的.,客戶服務(wù)部應(yīng)通知發(fā)展商在一周內(nèi)給予解決,并將整改結(jié)果通知業(yè)主。7.3.1開發(fā)商一周內(nèi)未整改完畢的,應(yīng)將整改情況反饋給業(yè)主,并告之具體再驗(yàn)收時(shí)間;7.3.2整改完畢后,由客戶服務(wù)專員通知業(yè)主二次驗(yàn)收,二次驗(yàn)收不合格的,由客戶服務(wù)主管進(jìn)行跟進(jìn),并依據(jù)物業(yè)管理公司同發(fā)展商簽訂的《物業(yè)管理委托管理合同》中的保修條款要求發(fā)展商盡快解決。7.4發(fā)放鑰匙7.4.1業(yè)主房屋驗(yàn)收無問題或要求在搬入后再行維修的,客戶服務(wù)專員應(yīng)將業(yè)主房屋鑰匙全部交給業(yè)主;7.4.2業(yè)主房屋驗(yàn)收有問題,客戶服務(wù)專員在將鑰匙交給業(yè)主的同時(shí),應(yīng)留下一把大門鑰匙以供維修時(shí)用;7.4.3業(yè)主在領(lǐng)取鑰匙時(shí),客戶服務(wù)專員應(yīng)要求業(yè)主在《鑰匙領(lǐng)用表》內(nèi)簽名確認(rèn)。7.5簽署《業(yè)主公約》和《消防安全責(zé)任書》7.5.1客戶服務(wù)專員將《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》(一式兩份)交給業(yè)主并請(qǐng)業(yè)主詳細(xì)閱讀;7.5.2請(qǐng)業(yè)主簽署《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》;7.5.3客戶服務(wù)專員將簽署后的《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》其中一份存入業(yè)主案,另一份隨其他資料交業(yè)主保存。7.6資料發(fā)放內(nèi)勤將以下資料發(fā)給業(yè)主保存并要求業(yè)主在《資料領(lǐng)取清單》上簽名:7.6.1《住戶手冊》;7.6.2《住戶指南》;7.6.3簽署后的《業(yè)主公約》;7.6.4簽署后的《消防安全責(zé)任書》;7.6.5《住宅使用說明書》;7.6.6《住宅質(zhì)量保證書》。7.7開通水電7.7.1內(nèi)勤應(yīng)邀請(qǐng)業(yè)主一起將水電表讀數(shù)抄錄在《業(yè)主入住驗(yàn)房表》中;7.7.2內(nèi)勤需通知工程管理部開通該業(yè)主房屋的水電。8、相關(guān)表格8.1《業(yè)主家庭情況登記表》;8.2《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;8.3《鑰匙領(lǐng)用登記表》;業(yè)主小區(qū)管理制度篇21.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定1.1業(yè)主檔案1.1.1業(yè)主個(gè)人資料1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話1.1.1.3業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式1.1.1.4身份證件復(fù)印件1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件(企業(yè))1.1.1.6業(yè)主(法人)照片1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系1.1.2.4各自照片1.1.2.5各自聯(lián)系方式1.1.3產(chǎn)籍資料1.1.3.1購房合同復(fù)印件1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書復(fù)印件1.1.3.3房屋面積測繪資料1.1.3.4收樓通知書1.1.3.5收樓證明書及確認(rèn)書1.1.3.6收樓驗(yàn)收表1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表1.1.3.8鑰匙托管書1.1.3.9防火責(zé)任書1.1.3.10精神文明公約1.1.3.11業(yè)主(臨時(shí))公約1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細(xì)則)1.1.3.14房屋使用說明書及質(zhì)量保證書1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議1.1.4物業(yè)使用資料1.1.4.1裝修管理資料(申請(qǐng)表、設(shè)計(jì)圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請(qǐng)表、工程變更核定單)1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權(quán)書、申請(qǐng)書、保證書1.1.4.7各種整改通知、費(fèi)用單據(jù)、函件1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定2.1業(yè)主檔案由客戶服務(wù)部設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,客戶主管負(fù)管理責(zé)任2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存2.3業(yè)主檔案應(yīng)按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容2.4業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更新2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險(xiǎn)柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施2.6對(duì)業(yè)主檔案的保管要按照'棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)'先后順序進(jìn)行編號(hào)、分類、集中存放2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理2.8對(duì)保管的'業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊、編號(hào),每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找,并確介檔案的完整性2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時(shí),應(yīng)將變化情況及時(shí)記錄在業(yè)主檔案中2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱2.12業(yè)主檔案應(yīng)永久保存,并注意適時(shí)更新2.13業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于):業(yè)主個(gè)人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰業(yè)主小區(qū)管理制度篇31.0目的通過對(duì)小區(qū)車輛的管理,確保小區(qū)業(yè)主利益。2.0適用范圍適用于居小區(qū)車輛管理3.0職責(zé)3.1護(hù)管班長負(fù)責(zé)對(duì)車輛管理工作的檢查、督導(dǎo);3.2門崗隊(duì)員負(fù)