文件管控程序

編號P-DC-01昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻(xiàn)標(biāo)題版次1修定部門文控中心文獻(xiàn)及資料管制程序頁次1/8一、目的：為使我司質(zhì)量體系能有效的運(yùn)作，使質(zhì)量系統(tǒng)所使用之文獻(xiàn)迅速、對的流通，以保證各有關(guān)部門能適時獲得合適且有效之最新文獻(xiàn)。二、范圍：我司所生產(chǎn)之產(chǎn)品自原物料采購、制造、檢查、測試、儲運(yùn)、包裝至出貨等各階段作業(yè)中，不管是我司內(nèi)部或客戶、供貨商之有關(guān)資料均屬之。三、權(quán)責(zé)：3.1質(zhì)量系統(tǒng)推進(jìn)小組：組織人員對文獻(xiàn)進(jìn)行編寫及會審，并對文獻(xiàn)的合用性審查。3.2文控中心：負(fù)責(zé)文獻(xiàn)的登記、編碼、發(fā)行、保管、作廢、回收及銷毀。3.3文獻(xiàn)使用部門：負(fù)責(zé)管制文獻(xiàn)、質(zhì)量記錄等文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的保管與維護(hù)。四、定義：4.1內(nèi)部文獻(xiàn)：企業(yè)質(zhì)量手冊（一階文獻(xiàn)）、程序文獻(xiàn)（二階文獻(xiàn)）、作業(yè)指導(dǎo)書（三階文獻(xiàn)）及表單和記錄（四階文獻(xiàn)）。4.2外部文獻(xiàn)：非我司內(nèi)部編制的文獻(xiàn)，包括：外部原則、法規(guī)、圖面、質(zhì)量記錄、機(jī)器設(shè)備及儀器的原始數(shù)據(jù)等。4.3一般文獻(xiàn)：指除質(zhì)量系統(tǒng)以外的企業(yè)內(nèi)部一般行文（公告、簽呈、會議告知、匯報(bào)等），為非受控文獻(xiàn)，不列入文獻(xiàn)編號原則。4.4D.C.C:文控中心。4.5電子媒體：我司質(zhì)量管理系統(tǒng)之電子文文獻(xiàn)均謂之。五、作業(yè)內(nèi)容：5.1文獻(xiàn)管制流程圖，如附件一。5.2文獻(xiàn)審批和會簽：質(zhì)量系統(tǒng)中之程序文獻(xiàn)由指定部門制定后，交各有關(guān)部門會簽意見交部門主管審核，最終送至管理者代表核準(zhǔn)后交文控中心發(fā)行。5.3文獻(xiàn)制定和更改：5.3.1內(nèi)部文獻(xiàn)制定及修訂：5.3.1.1由各責(zé)任單位撰稿填寫《文獻(xiàn)制定、修訂、廢止申請單》，依內(nèi)部文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)核決權(quán)限表申請同意。5.3.1.2內(nèi)部文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)核決權(quán)限表：編號P-DC-01昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻(xiàn)標(biāo)題版次1修定部門文控中心文獻(xiàn)及資料管制程序頁次2/8文獻(xiàn)名稱制作/變更/廢止審核會簽核準(zhǔn)質(zhì)量(環(huán)境)手冊管理代表管理者代表有關(guān)單位主管總經(jīng)理程序文獻(xiàn)有關(guān)單位制定部門主管/管理代表有關(guān)單位主管管理代表/副總規(guī)范、指導(dǎo)、操作文獻(xiàn)有關(guān)單位制定部門主管有關(guān)單位主管副總/經(jīng)理表單／記錄有關(guān)單位使用部門主管有關(guān)單位主管經(jīng)理5.3.2文獻(xiàn)編號原則：5.3.1.1文獻(xiàn)及資料的編號由文控中心負(fù)責(zé)，文控中心按編號原則編號由責(zé)任單位將文獻(xiàn)打印出來，編號不能反復(fù)使用。5.3.1.2文獻(xiàn)編號原則：5.3.1.2.1一、二階文獻(xiàn)編碼原則：□－□□－□□流水號部門文獻(xiàn)類別5.3.1.2.2三階文獻(xiàn)編碼為一、二階文獻(xiàn)流水號增長一位。5.3.1.2.3四階文獻(xiàn)編碼原則:□－□□－□□□□版次(1.2.3.4.5) 版本（A,B,C...Z）流水號部門文獻(xiàn)類別編號P-DC-01昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻(xiàn)標(biāo)題版次1修定部門文控中心文獻(xiàn)及資料管制程序頁次3/85.3.1.2.4圖紙編號:□－□□－□－□□□－□□ 版本/次流水號類別部門文獻(xiàn)類別文文獻(xiàn)類別：Ｍ：質(zhì)量(環(huán)境)手冊Ｐ：程序文獻(xiàn)Ｗ：指導(dǎo)書/規(guī)范D：圖面R:表單E:外來文獻(xiàn)部門代號：QC:品保部RD:工程部MR:業(yè)務(wù)部PM:生管WI:生產(chǎn)部DC:文控中心SP:倉庫/采購FA:財(cái)務(wù)課MA:管理部一階文獻(xiàn)：質(zhì)量(環(huán)境)手冊二階文獻(xiàn)：程序文獻(xiàn)三階文獻(xiàn)：圖紙、技術(shù)數(shù)據(jù)、作業(yè)指導(dǎo)書、原則、規(guī)范四階文獻(xiàn)：記錄/表單5.3.3版本版次制定與修訂：手冊、程序文獻(xiàn)或指導(dǎo)書之初次制定版本為第Ａ版，版次為1，爾后修訂一次即變化該版次。當(dāng)內(nèi)部文獻(xiàn)內(nèi)容第5次修改，或有重大修改時，則重新更換版本，版本則為B版，版次為1。5.3.4內(nèi)部文獻(xiàn)修訂時整份版次一起變更，修訂部份用下劃線標(biāo)示。5.3.5SOP假如只變更其中一種工站時,可不進(jìn)行整體版次的變更，只能對所修訂頁碼進(jìn)行變更.當(dāng)有版次修改十次后,整份升級為B版.表單版本以Ａ為制定第一版，版次為1，爾后修訂一次即變化該版次。修改5次后即更版本為第Ｂ版，版次為1，同一編號整份重新發(fā)行之。編號P-DC-01昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻(xiàn)標(biāo)題版次1修定部門文控中心文獻(xiàn)及資料管制程序頁次4/85.3.6章節(jié)段項(xiàng)的表達(dá)法：1.1.1.1第一項(xiàng)第一段第一節(jié)第一章5.4文獻(xiàn)的登記發(fā)行：5.4.1體不清文控中心退回原單位）5.4.2文控中心將發(fā)行文獻(xiàn)于《文獻(xiàn)與資料管制一覽表》上登記，并注明文獻(xiàn)類別。5.4.3中心蓋紅色『文獻(xiàn)發(fā)行章』，并注明發(fā)行日期，文控中心按實(shí)際需求發(fā)放到各有關(guān)部門。5.4.4領(lǐng)用部門在《文獻(xiàn)分發(fā)/回收登記表》上登記后方可領(lǐng)出，由文控中心保留原稿，不須蓋章。5.4.5申請表》，經(jīng)單位主管或管理者代表審核后交文控中心依需求單位、數(shù)量進(jìn)行補(bǔ)發(fā)。5.5文獻(xiàn)修訂及作廢：5.5.1文獻(xiàn)之修訂作業(yè)：文獻(xiàn)若有不合現(xiàn)實(shí)狀況需修改、增訂者，單位填寫《文獻(xiàn)制定、修訂、廢止申請單》，提出修訂原因，會簽有關(guān)部門后,交原擬案單位研議修改。修改完畢后文獻(xiàn)審查、核準(zhǔn)、頒布發(fā)行作業(yè)內(nèi)容同文獻(xiàn)制定作業(yè)。5.5.2發(fā)行章』后發(fā)行并登記，自新版文獻(xiàn)發(fā)行之日起，舊版文獻(xiàn)自行作廢，由文獻(xiàn)持有單位回交文控中心并在《文獻(xiàn)發(fā)行/回收記錄表》上登記，回收時應(yīng)注意頁數(shù)和內(nèi)容與否符合及完整，文控中編號P-DC-01昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻(xiàn)標(biāo)題版次1修定部門文控中心文獻(xiàn)及資料管制程序頁次5/8心在舊版文獻(xiàn)原稿每頁蓋紅色『作廢章』后保留，保留最終一次之版本文獻(xiàn)，如其他單位需舊版文獻(xiàn)作參照或它用時，需到文控中心借閱，只能在文控中心參照，不可帶至現(xiàn)場，以免與新文獻(xiàn)有混淆及誤用的現(xiàn)象。5.5.3手冊、程序或指導(dǎo)書之修訂，以5.5.1行之。窗體修訂時，則以《文獻(xiàn)制定、修訂、廢止申請單》提出，但以抽換方式為之。5.5.45.5.5屬工程技術(shù)類文獻(xiàn)，由文控中心回收后銷毀，不得外流，如為其他文獻(xiàn)則在作廢文獻(xiàn)上劃記，作為二度用紙。5.6外來文獻(xiàn)的管控：5.6.1收單位交控中心登記，再依文獻(xiàn)與資料的對應(yīng)內(nèi)容編號后蓋『外來文獻(xiàn)章』，其如無特殊管制規(guī)定，需登記《文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)管制一覽表》根據(jù)需求發(fā)行給有關(guān)單位。5.6.2殊規(guī)定的，按其文獻(xiàn)特殊規(guī)定進(jìn)行管制。5.7特殊需求之文獻(xiàn)發(fā)行：5.7.1寫《文獻(xiàn)申請表》經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后由文控中心配布，該文獻(xiàn)發(fā)行前須蓋『非受控文獻(xiàn)章』，此類文獻(xiàn)文控中心不進(jìn)行回收，文獻(xiàn)修訂時不積極告知。5.8電子媒體之管理：5.8.1控中心并作備份以維持所有檔案為最新版本。5.8.25.8.2關(guān)之電子目錄中，如有需要亦可儲存?zhèn)浞荽疟P上。5.8.2編號P-DC-01昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻(xiàn)標(biāo)題版次1修定部門文控中心文獻(xiàn)及資料管制程序頁次6/8完畢。5.8.35.8.35.9文獻(xiàn)之檔案管理：5.9.15.9.25.9.3引必須清晰,易于查詢.窗體記錄類定期歸檔.并依文獻(xiàn)清單保存期限進(jìn)行保留。5.9.4改，三、四階文獻(xiàn)小部份修改有單位主管簽名方可，且需全套文獻(xiàn)一致。六、有關(guān)文獻(xiàn)：無。七、有關(guān)窗體：7.1《文獻(xiàn)制定、修訂、廢止申請單》R-DC-017.2《文獻(xiàn)首頁》R-DC-027.3《文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)管制一覽表》R-DC-037.4《文獻(xiàn)分發(fā)/回收登記表》R-DC-047.5《文獻(xiàn)申請表》R-DC-057.6《目錄》R-DC-06八．附件：8.1文獻(xiàn)管制流程（附件一）。8.2各類文獻(xiàn)用章（附件二）。編號P-DC-01昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻(xiàn)標(biāo)題版次1修定部門文控中心文獻(xiàn)及資料管制程序頁次7/8附件一、文獻(xiàn)管制流程權(quán)責(zé)單位流程圖使用窗體責(zé)任單位責(zé)任單位文控中心責(zé)任單位責(zé)任單位文控中心文控中心制定制定/修訂/廢止檔申請同意申請同意NG終止OKOK編號(廢止文獻(xiàn)回收)打印編號(廢止文獻(xiàn)回收)打印YESNG會簽，核準(zhǔn)NG會簽，核準(zhǔn)OK文獻(xiàn)登記、蓋發(fā)行章文獻(xiàn)登記、蓋發(fā)行章文獻(xiàn)發(fā)放文獻(xiàn)發(fā)放文獻(xiàn)制定/修訂/廢止申請單依規(guī)定文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)管制一覽表文獻(xiàn)分發(fā)/回收登記表編號P-DC-01昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻(xiàn)標(biāo)題版次1修定部門文控中心文獻(xiàn)及資料管制程序頁次8/8附件二：各類文獻(xiàn)用章附件一之一：文獻(xiàn)發(fā)行章附件一之二：外來文獻(xiàn)章附件一之三：非受控文獻(xiàn)章附件一之四:作廢章昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)文獻(xiàn)制定、修訂、廢止申請單類別:□制定□修訂□廢止申請單位申請日期文件編號文件名稱原制定單位意見原因闡明：會簽單位意見簽章總經(jīng)辦管理部業(yè)務(wù)部工程部采購/倉庫生產(chǎn)部品保部核準(zhǔn)審查制定NO：R-DC-01A1昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè) 文件名稱： 文件編號： 制定部門： 制定日期：部門經(jīng)理室文控中心管理課業(yè)務(wù)部工程課資材課制造課品保課有關(guān)單位會簽份數(shù)修訂記錄修訂日期單據(jù)編號修訂內(nèi)容摘要頁次版本／次核準(zhǔn)審查制定發(fā)行章戳NO：R-DC-02A1昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)文獻(xiàn)一覽表文獻(xiàn)類別:項(xiàng)次文獻(xiàn)編號文獻(xiàn)名稱初次發(fā)行日期取消日期制定部門備注NO:R-DC-03A1昆山金科達(dá)明光電科技有限企業(yè)文獻(xiàn)分發(fā)/回收記錄表文獻(xiàn)類別:序號編號文獻(xiàn)名稱版本/版次制定部門發(fā)行日期發(fā)行單位簽收人回收人回收日期第頁