《合同管理辦法》

協(xié)議管理措施1目的為加強協(xié)議管理，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，保證協(xié)議依法簽訂和嚴(yán)格履行，根據(jù)《中華人民共和國協(xié)議法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)的實際狀況，制定本措施。2合用范圍本措施合用于有限企業(yè)及其分（子）企業(yè)印章管理有關(guān)事宜。3權(quán)責(zé)3.1企業(yè)所需要使用協(xié)議的各業(yè)務(wù)部門作為協(xié)議的承接部門負(fù)責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承接的有關(guān)協(xié)議。3.2計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)協(xié)議履行對協(xié)議的財務(wù)監(jiān)督職責(zé)，包括審查協(xié)議價格條款、結(jié)算期限和結(jié)算方式的合理性，按照協(xié)議規(guī)定及時結(jié)算，監(jiān)控資金的收取或支付。3.3行政人事部負(fù)責(zé)明確協(xié)議確定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和規(guī)定；審核協(xié)議條款的完整性、合法性；參與重大活動協(xié)議的起草、談判、審查和簽訂；參與組織協(xié)議糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟活動；管理與協(xié)議有關(guān)的法人授權(quán)委托書；定期檢查監(jiān)督協(xié)議管理的微弱環(huán)節(jié)。3.4審計部門依其職責(zé)對協(xié)議的簽訂、履行、變更、解除全過程進(jìn)行審計監(jiān)察。對協(xié)議管理中出現(xiàn)的違反企業(yè)管理規(guī)定和違法違規(guī)問題進(jìn)行調(diào)查處理，提出審計提議或作出審計決定。4釋義本措施所指的協(xié)議，是企業(yè)與主體的自然人、法人和組織之間設(shè)置、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。簽約雙方協(xié)商同意的有關(guān)修改協(xié)議的信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子數(shù)據(jù)互換和電子郵件）也是協(xié)議的構(gòu)成部分。本措施所指的協(xié)議不包括與員工簽訂的勞動協(xié)議。5協(xié)議的授權(quán)5.1企業(yè)董事長享有全面協(xié)議的審批權(quán)。按照《企業(yè)法》和企業(yè)章程，必須由董事會、股東大會同意的事項，董事長根據(jù)董事會、股東大會決策審批并簽訂協(xié)議。5.2董事長根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，可在其權(quán)限范圍內(nèi)授予對應(yīng)人員協(xié)議簽訂權(quán)。5.3除非有充足理由并經(jīng)董事長同意，任何人不得將協(xié)議項目進(jìn)行拆分，以規(guī)避協(xié)議審批權(quán)限。6協(xié)議的簽訂6.1除即時清結(jié)或金額在10000元如下的對外經(jīng)濟(jì)往來，必須事先簽訂書面協(xié)議。應(yīng)當(dāng)簽訂而沒有簽訂的，財務(wù)部門不予辦理結(jié)算。特殊狀況下，有合法理由的，經(jīng)董事長簽字同意，可以例外。但盡快按雙方約定的條件簽訂協(xié)議、補全手續(xù)。6.2簽訂協(xié)議一般應(yīng)當(dāng)按照下列程序進(jìn)行：6.2.1對協(xié)議項目進(jìn)行立項，列入企業(yè)計劃和財務(wù)預(yù)算，貫徹資金渠道；6.2.2對協(xié)議相對人的主體資格、資信狀況進(jìn)行審查；6.2.3進(jìn)行協(xié)議談判或組織招標(biāo)、投標(biāo)；6.2.4按規(guī)定對協(xié)議文本進(jìn)行審查；6.2.5履行審批或授權(quán)手續(xù)；6.2.6協(xié)議簽字人簽字并加蓋協(xié)議專用章。6.3承接部門啟動協(xié)議項目之前，必須書面提出申請，經(jīng)同意后方可作為談判簽約的根據(jù)。6.4協(xié)議談判前應(yīng)進(jìn)行協(xié)議調(diào)查，充足理解協(xié)議對方與否符合簽約規(guī)定，與否具有履行協(xié)議的能力以及在經(jīng)營管理中的資信狀況，核算對方代理人與否具有對措施定代表人的授權(quán)委托書面文獻(xiàn)和權(quán)限范圍，并開展有關(guān)合作條件和價格方面的征詢。6.5協(xié)議談判的詳細(xì)內(nèi)容由談判各方約定，一般包括協(xié)議各方的名稱（姓名）、住所；標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量（包括產(chǎn)品原則、驗收原則、技術(shù)性規(guī)定等）；價款或者酬勞；履行期限、地點和方式；違約責(zé)任；處理爭議的措施、協(xié)議變更和解除條件等。6.6協(xié)議談判應(yīng)由兩個以上的人員共同進(jìn)行。進(jìn)行協(xié)議談判時，波及業(yè)務(wù)、技術(shù)問題的協(xié)議須有有關(guān)業(yè)務(wù)、技術(shù)人員參與。對談判過程中的重要事項和參與談判人員的重要意見應(yīng)予以記錄。6.7對于影響重大、波及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的協(xié)議，組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，對的制定談判方略，必要時可聘任外部專家參與有關(guān)工作。談判人員應(yīng)簽訂保密承諾，嚴(yán)格保密企業(yè)的談判方略內(nèi)容。6.8協(xié)議文本一般由業(yè)務(wù)承接部門起草（除企業(yè)處在弱勢情形外，不得使用對方提供的協(xié)議文本）。重大協(xié)議或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊協(xié)議應(yīng)由行政人事部參與起草。企業(yè)制定有格式協(xié)議的，應(yīng)選用企業(yè)的格式協(xié)議。協(xié)議中的“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目如不存在其他約定事項，應(yīng)注明“此項空白”或“無其他約定事項”等字樣，防止協(xié)議后續(xù)被篡改。6.9格式協(xié)議由行政人事部會同業(yè)務(wù)部門及有關(guān)部門共同起草、討論修改確定最終文本后報執(zhí)行總裁審批執(zhí)行。對不適宜推行格式化協(xié)議的業(yè)務(wù)，應(yīng)制定協(xié)議示范文本。在客觀條件發(fā)生重大變化、原有格式協(xié)議不再合用時，由業(yè)務(wù)部門及時提出，按照本條規(guī)定的程序進(jìn)行修改。6.10協(xié)議經(jīng)辦人員按照協(xié)議審批表的規(guī)定，將草擬好的協(xié)議分別報部門負(fù)責(zé)人、協(xié)議波及部門和行政人事部等部門審查，各審查部門應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)提出書面審查意見。審查部門規(guī)定澄清和補充資料的，經(jīng)辦人員應(yīng)予以配合。經(jīng)辦人員根據(jù)審查意見整頓出最終的協(xié)議文本。協(xié)議均需有行政人事部審查，凡波及款項首付的協(xié)議均需有計劃財務(wù)部審查。6.11各部門對協(xié)議的審查時間不得超過三個工作日。對合用格式協(xié)議和協(xié)議示范文本的協(xié)議，審查時間不超過兩個工作日。6.12協(xié)議文本原件分?jǐn)?shù)按實際需要確定，但企業(yè)至少保證協(xié)議履行部門，計劃財務(wù)部、行政人事部檔案室各一份。6.13最終協(xié)議文本由行政人事部統(tǒng)一編號。行政人事部負(fù)責(zé)制定企業(yè)的協(xié)議分類和編號規(guī)則。6.14協(xié)議經(jīng)辦人逐層報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，不得越級報批。最終按協(xié)議簽訂授權(quán)管理規(guī)定呈送董事長或授權(quán)委托執(zhí)行總裁或其他高管人員審批簽訂。協(xié)議簽訂人應(yīng)親自在協(xié)議上簽名或加蓋私人印章。6.15行政人事部指定專人保管企業(yè)的協(xié)議印章，協(xié)議印章的使用必須進(jìn)行登記。6.16協(xié)議印章保管人查對協(xié)議的審批手續(xù)齊全并經(jīng)董事長或其授權(quán)的代理人簽訂后，方可加蓋協(xié)議專用章。協(xié)議內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。嚴(yán)禁在空白協(xié)議上加蓋協(xié)議專用章或行政公章。6.17行政人事部負(fù)責(zé)識別按照國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理同意、登記手續(xù)后方可生效的協(xié)議，協(xié)議承接部門應(yīng)及時按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)。6.18協(xié)議承接部門應(yīng)在協(xié)議簽訂經(jīng)雙方蓋章返回后三個工作日內(nèi)將協(xié)議分發(fā)至計劃財務(wù)部、行政人事部檔案室及其他有關(guān)部門。7協(xié)議的履行7.1協(xié)議簽訂后，由業(yè)務(wù)所屬部門負(fù)責(zé)履行。履行部門應(yīng)指定協(xié)議執(zhí)行人對協(xié)議的履行進(jìn)行跟進(jìn)。協(xié)議執(zhí)行人名單應(yīng)報送行政人事部立案，執(zhí)行過程中，如人員發(fā)生變更，也需及時書面告知行政人事部。7.2協(xié)議執(zhí)行人應(yīng)親密關(guān)注自己負(fù)責(zé)的協(xié)議履行狀況，按照協(xié)議規(guī)定及時行使我方的權(quán)利，全面履行我方的義務(wù)，尤其是對應(yīng)收、應(yīng)付款須及時報批結(jié)算，不得私自延期履行。協(xié)議雙方互負(fù)債務(wù)且沒有先后履行次序的，或者應(yīng)當(dāng)對方先旅履行的，在對方履行之前應(yīng)拒絕其履行規(guī)定；在對方履行債務(wù)不符合約定期，應(yīng)拒絕其對應(yīng)的履行規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)先履行債務(wù)的，若有證據(jù)或跡象表明對方當(dāng)事人有下列情形之一時，協(xié)議執(zhí)行人應(yīng)當(dāng)及時匯報部門負(fù)責(zé)人并告知財務(wù)部門暫停付款，同步知會行政人事部，以研究與否需要終止履行或者采用其他措施：7.2.1經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；7.2.2轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；7.2.3喪失商業(yè)信譽；7.2.4有喪失或者也許喪失履行債務(wù)能力的其他情形；7.2.5分立、合并或者變更住所沒有告知企業(yè)，致使履行債務(wù)發(fā)生困難。7.3協(xié)議約定遺漏或約定不明確的內(nèi)容，由雙方協(xié)商確定與否進(jìn)行補充。按協(xié)議簽訂程序?qū)徟a充協(xié)議。設(shè)計協(xié)議金額增長的，按增長后的協(xié)議金額確定審批權(quán)限。7.4對于顯失公平、條款有誤或者存在欺詐行為的協(xié)議，以及因客觀條件發(fā)生重大變化，繼續(xù)履行該協(xié)議將會給企業(yè)帶來巨大損失，或者對方提出變更規(guī)定的，協(xié)議履行部門應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查和行政人事部進(jìn)行法律風(fēng)險評估，按協(xié)議簽訂程序和權(quán)限進(jìn)行協(xié)議變更、轉(zhuǎn)讓、解除。7.5對方當(dāng)事人提出中斷、轉(zhuǎn)讓、解除協(xié)議，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。7.6協(xié)議變更不得在原協(xié)議文本上進(jìn)行涂改、添加，必須另行簽訂變更協(xié)議。協(xié)議解除應(yīng)簽訂解除協(xié)議和簽約何方對協(xié)議解除確實認(rèn)文獻(xiàn)，對協(xié)議解除的結(jié)算和藹后義務(wù)進(jìn)行約定。協(xié)議變更、解除需企業(yè)支付款項或企業(yè)需要索賠的，應(yīng)經(jīng)審計部門審計。波及工程造價的還需由計劃財務(wù)部核價。7.7協(xié)議當(dāng)事人發(fā)生或也許發(fā)生違約時，或者發(fā)生與協(xié)議有關(guān)的爭議時，協(xié)議執(zhí)行認(rèn)須及時向部門負(fù)責(zé)人匯報并告知行政人事部。由協(xié)議履行部門、行政人事部根據(jù)企業(yè)制定的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。7.8計劃財務(wù)部應(yīng)當(dāng)在審核協(xié)議條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照協(xié)議規(guī)定付款，及時催收到期欠款。未按照協(xié)議條款履約的，財務(wù)人員有權(quán)拒絕付款，并及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。7.9協(xié)議履行部門、財務(wù)部門及有關(guān)部門應(yīng)分別建立協(xié)議臺賬并每月對帳，及時精確記錄協(xié)議的履行狀況。7.10行政人事部不定期對協(xié)議履行狀況和協(xié)議執(zhí)行人盡職狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查。8協(xié)議的檔案管理8.1協(xié)議履行部門應(yīng)當(dāng)為每一協(xié)議建立協(xié)議檔案袋，附屬協(xié)議和變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)隨主協(xié)議存檔。8.2協(xié)議履行完畢或協(xié)議的權(quán)利義務(wù)終止后，協(xié)議執(zhí)行人將該協(xié)議履行中產(chǎn)生的所有有關(guān)文獻(xiàn)、資料及時、完整地整頓歸卷，報送本業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審查；本業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審查、簽字、蓋章后，一種月內(nèi)移交行政人事部檔案室歸檔保管。協(xié)議歸檔詳細(xì)范圍包括：8.2.1協(xié)議正式文本及附件。8.2.2協(xié)議項目的立項文獻(xiàn)及與協(xié)議簽訂有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。8.2.3協(xié)議他方當(dāng)事人資信證明材料。8.2.4雙方或有的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明。8.2.5招投標(biāo)文獻(xiàn)、協(xié)議談判記錄、協(xié)議談判方略備忘錄、保密承諾書、談判過程中簽訂的談判備忘錄。8.2.6協(xié)議審批表。8.2.7協(xié)議旅行中或有的電傳、信函、電報、圖表等。8.2.8或有關(guān)變更或解除協(xié)議的協(xié)議及一切有關(guān)文字信息、音像資料等。8.2.9或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。8.2.10其他應(yīng)當(dāng)存檔的有關(guān)資料。8.3企業(yè)協(xié)議檔案管理部門工作人員必須按照國家法律、法規(guī)和企業(yè)的有關(guān)檔案管理規(guī)定，妥善保管所有協(xié)議檔案資料，在未按法律、法規(guī)規(guī)定或未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)的同意下，不得隨意處置、銷毀或私自外借協(xié)議檔案資料。9協(xié)議的評估行政人事部至少每年組織企業(yè)有關(guān)職能部門、協(xié)議履行部門對協(xié)議履行的總體狀況和重大協(xié)議履行的詳細(xì)狀況進(jìn)行分析評估。評估的內(nèi)容包括：協(xié)議的簽訂與否符合程序；協(xié)議審核的意見與否得到合理采納，不采納的重要原因及其產(chǎn)生的后果；協(xié)議與否全面履行，重大協(xié)議未履行的重要原因分析和教訓(xùn)總結(jié)；協(xié)議旅行中與否存在局限性，應(yīng)當(dāng)采用何種改善措施，協(xié)議糾紛與否得到妥善處理；協(xié)議與否合適歸檔；協(xié)議管理工作中與否有成績、創(chuàng)新，與否存在違法、違規(guī)行為；協(xié)議管理內(nèi)部控制的設(shè)計和執(zhí)行與否有效；與否存在提高協(xié)議管理效率和效果的提議等。對分析評估中發(fā)現(xiàn)協(xié)議履行中存在局限性，提請有關(guān)部門及時加以改善。10監(jiān)督與責(zé)任10.1企業(yè)監(jiān)事會負(fù)責(zé)監(jiān)督企業(yè)董事和其他高級管理人員對重大協(xié)議管理責(zé)任的履行狀況。10.2企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)、行政人事部應(yīng)不定期抽查協(xié)議詳細(xì)承接部門和承接人員的平常協(xié)議管理狀況。10.3凡違反本制度及企業(yè)有關(guān)協(xié)議管理規(guī)定，具有下列狀況之一者，對重要負(fù)責(zé)人視 情節(jié)輕重分別予以警告、扣發(fā)工資獎金、責(zé)令賠償、撤銷職務(wù)、解除聘任協(xié)議的懲罰，涉嫌犯罪的，移交司法機關(guān)處理。10.3.1未經(jīng)授權(quán)私自以企業(yè)名義對外簽訂協(xié)議；10.3.2超越授權(quán)范圍對外簽訂協(xié)議；10.3.3所簽協(xié)議內(nèi)容違反法律、法規(guī)和社會公德并導(dǎo)致?lián)p失；10.3.4簽訂有重大缺陷或無效的協(xié)議；10.3.5審查人員延誤審查時間或未審出協(xié)議重大缺陷的；10.3.6違反協(xié)議審查程序?qū)ν夂炗唴f(xié)議；10.3.7違反協(xié)議履行審查程序進(jìn)行協(xié)議結(jié)算付款；10.3.8違反協(xié)議專用章使用規(guī)定對外簽訂協(xié)議；10.3.9不按法律或本制度規(guī)定履行變更或解除協(xié)議職責(zé)的；10.3.10應(yīng)當(dāng)追究對方違約責(zé)任而私自放棄的