秘書的職業(yè)素養(yǎng)整理課件

輸給紙條我的兩次應(yīng)聘經(jīng)歷讓我印象深刻，因?yàn)槲揖尤欢驾斣诩垪l上。次應(yīng)聘，我一路過關(guān)斬將，順順當(dāng)當(dāng)?shù)鼗卮鹜曜詈笠粋€問題，心里正美滋滋的時(shí)候，忽然看見一張紙條從總經(jīng)理的辦公桌上落下來，剛好飄落在我的腳邊。我很自然地蹲下身，撿起紙條，向紙條上看了一眼，上面是被筆抹掉的幾組電話號碼。我見是廢紙，便揉成一團(tuán)扔進(jìn)了旁邊的廢紙簍。這時(shí)，總經(jīng)理的臉色變了，向我擺了擺手說：“你可以出去了，你不符合我們的條件?！蔽也唤獾貑栐颉Ｎ业膬纱螒?yīng)聘經(jīng)歷讓我印象深刻，因?yàn)槲揖尤欢驾斣诩垪l上。“你剛才拾起紙條時(shí)，犯了兩個錯誤，”總經(jīng)理不無遺憾地說，“這張紙條是我故意碰落的，以考驗(yàn)?zāi)阌惺裁捶磻?yīng)。作為秘書，對領(lǐng)導(dǎo)桌上的東西是不能隨便翻看的，而你拾紙條的時(shí)候，一直盯著看，這是錯誤一；撿到紙條后，你沒有經(jīng)過我的同意便擅自扔進(jìn)了廢紙簍，這是錯誤二，所以你不適合當(dāng)秘書……”第二次應(yīng)聘，我也是很快過了三關(guān)，復(fù)試時(shí)總經(jīng)理問了我一些做秘書應(yīng)具備的素質(zhì)，我一一作了回答，總經(jīng)理很滿意。這時(shí)，我看到了紙條飄落下來，又落到我的腳邊。又要作考驗(yàn)？我可再也不上當(dāng)了。故意裝作什么也沒看見，依然直視著總經(jīng)理?！澳銊偛攀捌鸺垪l時(shí)，犯了兩個錯誤，”總經(jīng)理不無遺憾地說，總經(jīng)理見我坐著一動不動，用異樣的眼光看了看我，然后自己走到紙條邊，撿起紙條放回原處，向我搖了搖頭說，“年輕人，你之前給我的印象被這張紙條破壞了?！蔽乙苫蟛唤獾貑枺骸盀槭裁矗俊?/p>

“我剛才跟你說了我們公司人手少，一個人要干幾個人的事情，”總經(jīng)理遺憾地說，“可是你見到一張紙條掉地上了，連彎一下腰都不愿意，所以你不符合我們的要求?！薄鞍?？……”總經(jīng)理見我坐著一動不動，用異樣的眼光看了看我，然后自己問題：做秘書應(yīng)具備怎樣的素質(zhì)，怎樣才是合格的秘書？

問題：做秘書應(yīng)具備怎樣的素質(zhì)，怎樣才是合格的秘書？

“據(jù)有關(guān)方面報(bào)道，僅北京市的高級秘書，人才缺口在1萬人以上，并且這個缺口在以每年10％的速度擴(kuò)大。”－－摘自《成才周刊》

“負(fù)責(zé)招聘的一些人力資源部經(jīng)理們曾向記者訴苦：公司一旦發(fā)布招聘“秘書”的信息，前來應(yīng)征的往往不下數(shù)百人，能達(dá)到“職業(yè)秘書”水平的則很少，真正有經(jīng)驗(yàn)、有能力、有地位、能夠稱得上高級秘書的人更是鳳毛麟角?！保灾袊逃猩荚嚲W(wǎng)

“據(jù)有關(guān)方面報(bào)道，僅北京市的高級秘書，人才缺口在1萬人“為什么理想的秘書難找？不是沒有人打字與速記的水準(zhǔn)一流，一年一屆秘書訓(xùn)練班中出的人材就有不少，個個在秘書技巧上都成績優(yōu)異，到頭來能在大機(jī)構(gòu)與大人物身邊成為一個舉足輕重，備受上司重視的秘書，少之又少。就為了一句話，只曉做事，不懂做人。而秘書偏偏就是最需要會做人的工作。

－－梁鳳儀《秘書必讀》“為什么理想的秘書難找？不是沒有人打字與速記的水準(zhǔn)一流，問題：什么才是優(yōu)秀的秘書？問題：什么才是優(yōu)秀的秘書？第四章秘書工作者的素質(zhì)要求第四章秘書工作者的素質(zhì)要求

秘書的職業(yè)修養(yǎng)秘書的職業(yè)修養(yǎng)是指秘書工作者在日常秘書工作中所應(yīng)具備的過硬的政治理論修養(yǎng)、高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)、優(yōu)良的職業(yè)作風(fēng)修養(yǎng)和扎實(shí)的專業(yè)知識技能修養(yǎng)。

西方：KAQ知識+能力+品質(zhì)

秘書的職業(yè)修養(yǎng)微型調(diào)查：老板喜歡什么樣的秘書

（深圳新聞網(wǎng)）

得力的秘書將使老板左右逢源，受益匪淺，選擇一位好秘書對老板至關(guān)重要。不同的老板有自己不同的標(biāo)準(zhǔn)。微型調(diào)查：老板喜歡什么樣的秘書

（深圳陳先生

（某外企大區(qū)經(jīng)理）：

有些人說秘書是吃“青春飯”的，不客氣的講我認(rèn)為這是對秘書職業(yè)的一種褻瀆，是一種認(rèn)識上的誤區(qū)。在高級秘書身上，聰明、有團(tuán)結(jié)精神。這個隊(duì)伍的凝聚力、認(rèn)真可靠是他們的共性。悟性對于秘書來說也是很重要的，他們會為領(lǐng)導(dǎo)提出有創(chuàng)造性的建議，并且在任何事情上可以分出輕重。秘書必須具備一種職業(yè)的道德。對于一位秘書來講，又有靚麗的容貌又有能力當(dāng)然是最好，但是當(dāng)兩者不可兼得時(shí)，能力和悟性是關(guān)鍵的。陳先生

（某外企大區(qū)經(jīng)理）：吳迪（順捷彩悅化妝品有限公司董事長）：

選擇秘書最重要的是看她的工作經(jīng)歷。除聰明以及硬件條件外，秘書必須具備很強(qiáng)的專業(yè)能力，在財(cái)務(wù)、銷售方面能夠獨(dú)立處理問題。在溝通、協(xié)調(diào)上有一種悟性。吳迪（順捷彩悅化妝品有限公司董事長）：胡成（北京捷德智能限公司人事部經(jīng)理）：

有沒有高級秘書職業(yè)資格證書在老板眼中已經(jīng)不重要了，取而代之的是“全能型”的秘書。另外，由于秘書會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，所以保守秘密很關(guān)鍵，秘書的職業(yè)道德也越來越被老板所看重。胡成（北京捷德智能限公司人事部經(jīng)理）：

秘書人員應(yīng)“政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)”。

－－鄧穎超秘書人員應(yīng)“政治上可靠，思想上敏銳，出版社訪問香港地區(qū)約60位秘書的問卷調(diào)查結(jié)果一位出色秘書具備以下條件之重要性百分比出版社訪問香港地區(qū)約60位秘書的問卷調(diào)查結(jié)果一位出色秘書具備

秘書的職業(yè)修養(yǎng)（一）過硬的政治理論修養(yǎng)（二）高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

（三）優(yōu)良的職業(yè)作風(fēng)修養(yǎng)（四）扎實(shí)的專業(yè)知識技能修養(yǎng)

秘書的職業(yè)修養(yǎng)（一）秘書的政治理論修養(yǎng)1、具備普通公民的公民意識，自重并尊重他人，自覺維護(hù)國家利益并對組織忠誠2、馬克思主義基本理論素養(yǎng)3、法紀(jì)觀念（案例：大學(xué)生入獄）（一）秘書的政治理論修養(yǎng)案例：

2005年某省委副書記因貪污受賄被“雙規(guī)”后移交司法機(jī)關(guān)，追究刑事責(zé)任。而跟了這位副書記四年的秘書陳某一樣有受賄嫌疑，而且在書記與其情婦之間牽線搭橋，甚至為其情婦造假文憑，并雇傭流氓地痞替書記的情婦除掉心腹之患。最終這位重點(diǎn)大學(xué)的畢業(yè)生，跟著書記一起入獄。案例：2005年某省委副書記因貪污受賄被（二）秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道德：指從事一定職業(yè)勞動的人，在特定的工作和勞動中所遵循的道德規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德案例1、忠于職守服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（史上最強(qiáng)女秘書）2、埋頭苦干甘居幕后（誰的功勞）3、謙恭有禮辦事公道4、遵紀(jì)守法廉潔奉公（副市長的秘書）5、誠實(shí)守信嚴(yán)守機(jī)密（真實(shí)的謊言）（二）秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)秘書的職業(yè)素養(yǎng)整理課件秘書的職業(yè)素養(yǎng)整理課件本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過火的做法。她回信的對象選擇了“EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（廣州）、EMC（上海）”。這樣一來，EMC中國公司的所有人都收到了這封郵件郵件被轉(zhuǎn)發(fā)出EMC后不久，陸純初就更換了秘書，瑞貝卡也離開了公司。目前，EMC內(nèi)部對此事噤若寒蟬，一些參與轉(zhuǎn)發(fā)郵件的員工挨個兒被人事部門找去談話。無論是郵件附加的個人點(diǎn)評還是BBS上的討論，力挺瑞貝卡的聲音都超過了八成，但外企人力資源部的管理層卻并不買賬。昨天早上，記者剛在電話中表明身份，瑞貝卡就明白了，“這事兒鬧得太厲害，我已經(jīng)找不到工作了”。她沒有料到郵件會被轉(zhuǎn)發(fā)出去，也沒有料到

目前的局面。思考：如何給這位領(lǐng)導(dǎo)回信？本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更如何回信總裁：解釋當(dāng)天的原委并接受總裁的要求，語氣溫婉有禮。其他高管：說明情況，坦承錯誤并道歉如何回信總裁：解釋當(dāng)天的原委并接受總裁的要求，語氣溫婉有禮。（二）秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道德：指從事一定職業(yè)勞動的人，在特定的工作和勞動中所遵循的道德規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德案例1、忠于職守服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（史上最強(qiáng)女秘書）2、埋頭苦干甘居幕后（誰的功勞）3、謙恭有禮辦事公道4、遵紀(jì)守法廉潔奉公（副市長的秘書）5、誠實(shí)守信嚴(yán)守機(jī)密（真實(shí)的謊言）（二）秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)秘書的職業(yè)素養(yǎng)整理課件秘書的職業(yè)素養(yǎng)整理課件（二）秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道德：指從事一定職業(yè)勞動的人，在特定的工作和勞動中所遵循的道德規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德案例1、忠于職守服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（史上最強(qiáng)女秘書）2、埋頭苦干甘居幕后（誰的功勞）3、謙恭有禮辦事公道4、遵紀(jì)守法廉潔奉公（副市長的秘書）5、誠實(shí)守信嚴(yán)守機(jī)密（真實(shí)的謊言）（二）秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)案例：原北京市常務(wù)副市長王寶森的秘書閆振利深受王寶森信任，他常自恃是王寶森的秘書，稱王稱霸，隨意扣押請示報(bào)告，代替王寶森發(fā)號施令。后因貪污1萬元，挪用公款64萬元，判刑7年。案例：原北京市常務(wù)副市長王寶森的秘書閆振利深受王寶（二）秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道德修養(yǎng)職業(yè)道德：指從事一定職業(yè)勞動的人，在特定的工作和勞動中所遵循的道德規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德案例1、忠于職守服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（史上最強(qiáng)女秘書）2、埋頭苦干甘居幕后（誰的功勞）3、謙恭有禮辦事公道4、遵紀(jì)守法廉潔奉公（副市長的秘書）5、誠實(shí)守信嚴(yán)守機(jī)密（真實(shí)的謊言）（二）秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)

真實(shí)的謊言公司近一段時(shí)期以來氣氛比較沉重，暗潮洶涌，進(jìn)入一個非常微妙的時(shí)期。因?yàn)槊磕甑竭@個時(shí)候，都要進(jìn)行例行的人事調(diào)整。但是，這些天秘書張靜的辦公室卻很熱鬧：一會兒財(cái)務(wù)部李經(jīng)理過來轉(zhuǎn)了一圈；一會兒公關(guān)部周經(jīng)理也借故來了一趟；一會兒研發(fā)部經(jīng)理打來電話，張靜詢問他有什么事情，他也沒說出所以然來。不了解內(nèi)情的人可能會覺得很奇怪，但是對于經(jīng)驗(yàn)豐富的張秘書來說，卻見怪不怪了。她心里很明白，這些部門經(jīng)理之所以總往她這兒跑，就是因?yàn)樗强偨?jīng)理秘書，近水樓臺先得月，知道一些關(guān)于人事調(diào)動的內(nèi)幕消息，想事先從她這兒打聽一些消息，但既然他們不好意思明說，她也樂得假裝糊涂。秘書的職業(yè)素養(yǎng)整理課件中午在餐廳吃飯的時(shí)候，銷售部的田科長端著飯菜來到她對面坐下。寒暄了幾句，就話鋒一轉(zhuǎn)問道：“小張，咱們平時(shí)關(guān)系不錯，我就不拐彎抹角了，能跟我透點(diǎn)消息嗎?這次我們銷售部的人事是怎么變動的?咱們總經(jīng)理很信任你，有機(jī)會的話，幫我在總經(jīng)理面前多說幾旬好話。”張秘書一聽，該來的還是來了，望著田科長期望的眼神，她卻只能回答：“對不起，田科長，我不太清楚。”田科長對她的回答有點(diǎn)失望，不高興地說：“你不知道誰知道，是不想告訴我吧！”張靜只好說：“田科長，我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力資源部做的，不是我起草的?！逼鋵?shí)，張秘書說的話一半是真的，一半是假的。文件是人力資源部起草的不錯，但是在經(jīng)過她的手送給總經(jīng)理的時(shí)候，她看到了里面的內(nèi)容。接下來，田科長只好轉(zhuǎn)移了話題，閑聊幾句就悻悻地走了?？粗锟崎L的背影，張秘書也有些難過，人事調(diào)整對于田科長這些男性的中層干部影響較大。但是，職場的生存環(huán)境

就是這么殘酷，作為職業(yè)秘書，她必須嚴(yán)守不泄露

秘密這條最基本的職業(yè)道德，否則，她的飯碗也

就不知什么時(shí)候被砸掉了。中午在餐廳吃飯的時(shí)候，銷售部的田科長端著飯菜來到她對面坐下。思辨題

1．張秘書拒絕透露人事調(diào)動內(nèi)幕消息，會因此得罪田科長嗎?你認(rèn)為接下來她應(yīng)該怎樣與田科長相處?2．秘書是否應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)面前幫她喜歡或?qū)λ袔椭娜嗣姥?3．張秘書明明知道人事調(diào)動的內(nèi)容，她卻說不知道，你認(rèn)為她是個誠實(shí)的人嗎?你怎樣看待秘書的誠實(shí)?4．你認(rèn)為張秘書為什么樂意假裝糊涂思辨題

秘書“八戒”一戒盲目遵從、缺少主見二戒作風(fēng)浮躁、處事不穩(wěn)三戒心胸狹窄、缺少氣度四戒私欲膨脹、忘乎所以五戒妄自尊大、脫離群眾六戒頭腦空空、不學(xué)無術(shù)七戒假承意旨、越權(quán)辦事八戒麻痹大意、失密泄密

－－《秘書之友》1996年3期保密原則（第53頁）秘書“八戒”作風(fēng)是指人們在思想、工作、生活等方面表現(xiàn)出來的一貫態(tài)度和行為；秘書的作風(fēng)也是其政治素質(zhì)的重要組成部分。秘書作風(fēng)好壞，直接影響著秘書工作的效果，影響著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的形象，也與秘書個人的成長息息相關(guān)。（三）秘書的作風(fēng)修養(yǎng)作風(fēng)是指人們在思想、工作、生活等方面表現(xiàn)出來的一貫態(tài)度和行為秘書的作風(fēng)修養(yǎng)1、腳踏實(shí)地耐心細(xì)致一絲不茍幻燈片332、服務(wù)群眾深入現(xiàn)實(shí)求真務(wù)實(shí)3、謙虛謹(jǐn)慎不卑不亢堅(jiān)持原則4、機(jī)敏干練講究效率善于合作（一封信函）5、勤于學(xué)習(xí)富于創(chuàng)造勇于開拓秘書的作風(fēng)修養(yǎng)1、腳踏實(shí)地耐心細(xì)致一絲不茍幻燈片33秘書堅(jiān)持實(shí)事求是的作風(fēng)，應(yīng)該：秘書的作風(fēng)修養(yǎng)（一）在調(diào)查研究、信息加工、反映情況時(shí)，要“一切從實(shí)際出發(fā)”，不能道聽途說，主觀臆斷，或先入為主，輕下結(jié)論。（二）在文書處理與公文寫作中，要堅(jiān)持實(shí)事求是，不寫空洞無物的文章，不發(fā)玄妙晦澀的議論，不炮制沒有可行性或損害人民利益的規(guī)章制度。（三）在總結(jié)工作，處理成績與缺點(diǎn)時(shí)，

要實(shí)事求是，既不夸大成就也不夸大

缺點(diǎn)秘書堅(jiān)持實(shí)事求是的作風(fēng)，應(yīng)該：秘書的作風(fēng)修養(yǎng)案例：

某董事長收到一封有長年生意往來的代理商寄來的無禮信函。于是，董事長把秘書叫來，要他速記下回信大意：“真沒想到會收到這么不講理的信，雖然我們有過長久的生意往來，也只能到此為止了。對此事，我還打算對外公開。”他要秘書依據(jù)以上內(nèi)容，迅速復(fù)函給對方。那么，秘書應(yīng)如何做呢？案例：某董事長收到一封有長年生意往來的1、“是的!遵命?！绷⒖套叱鲛k公室，去打字、投郵。2、認(rèn)為這項(xiàng)在董事長盛怒下所作的決定，對公司、董事長本人都沒有好處，倒不如擅作主張，把信“壓不來”，不必去打字，更談不上投郵。3、“董事長，何必為了一時(shí)之氣，得罪往來已久的代理商呢？請您三思啊!”向董事長提出這樣的建議。4、當(dāng)天傍晚或經(jīng)過一段時(shí)間董事長息怒后，將打好的信件，送他過目，并說：“您覺得這樣可以寄出去嗎？”秘書的作風(fēng)修養(yǎng)1、“是的!遵命?！绷⒖套叱鲛k公室，去打字、投郵。（四）扎實(shí)的專業(yè)技能

1、秘書的知識結(jié)構(gòu)2、秘書的能力結(jié)構(gòu)知識：人們對客觀世界的一種認(rèn)識活動能力：人們運(yùn)用知識對客觀世界的改造和創(chuàng)造所

需要的主觀條件；本領(lǐng)，才干

（四）扎實(shí)的專業(yè)技能1、秘書的知識結(jié)構(gòu)

1、秘書的知識結(jié)構(gòu)知識結(jié)構(gòu)，是指個人為實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對人類知識體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識系統(tǒng)。是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是

知識整體構(gòu)成的各個部分及其結(jié)合方式。

1、秘書的知識結(jié)構(gòu)福爾摩斯的知識結(jié)構(gòu)表：1、文學(xué)知識——無2、哲學(xué)知識——無3、天文學(xué)知識——無

4、政治學(xué)知識——淺薄5、植物學(xué)知識——不全面，對于鴉片卻知之甚詳，對毒劑有一般的了解6、地質(zhì)學(xué)知識——偏于實(shí)用，但很有限，但他一眼就能分辯出不同的土質(zhì)。7、化學(xué)知識——精深8、解剖學(xué)知識——很準(zhǔn)，但無系統(tǒng)9、驚險(xiǎn)文學(xué)——很廣博，對近一世紀(jì)中發(fā)生的

一切恐怖事件都深知底細(xì)。10、提琴拉得很好。11、善使棍棒，精于刀劍拳術(shù)12、關(guān)于法律方面，具有充分實(shí)用的知識。福爾摩斯的知識結(jié)構(gòu)表：秘書知識結(jié)構(gòu)的構(gòu)建原則1、適用性原則（崗位職責(zé)、單位業(yè)務(wù)需要、社會環(huán)境）2、比例性原則（了解新技術(shù)的秘書）3、個性原則4、與時(shí)俱進(jìn)原則秘書知識結(jié)構(gòu)的構(gòu)建原則1、適用性原則了解新技術(shù)的秘書小琳

小琳是北京某機(jī)械公司總裁辦的秘書。由于近年機(jī)械行業(yè)競爭激烈，利潤微薄，公司打算開發(fā)納米技術(shù)產(chǎn)品以形成新的利潤增長點(diǎn)。一天，公司召開臨時(shí)董事會，討論納米產(chǎn)品項(xiàng)目的問題。由于與會董事大都是從事機(jī)械產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)的，對納米技術(shù)了解得不多，所以盡管技術(shù)總監(jiān)用原子、電子負(fù)荷等原理加以解釋，大家還是聽得云里霧里。眼看會議陷入僵局，總裁有些坐不住了。這時(shí)，坐在總裁身后做會議記錄的小琳輕聲請示總裁，能否允許自己為大家講解?？偛民R上點(diǎn)頭。于是小琳用通俗的語言講解了什么叫納米、納米技術(shù)的功效、納米技術(shù)的應(yīng)用等，使會議達(dá)到了預(yù)期的目的。會議結(jié)束時(shí)，總裁宣布，由小琳負(fù)責(zé)整個納米技術(shù)產(chǎn)品項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作。了解新技術(shù)的秘書小琳小琳是北京某機(jī)械公司總裁辦的秘書。

“作為一個公司的秘書，必須有相應(yīng)的財(cái)會稅務(wù)方面的知識。會計(jì)和稅務(wù)方面的數(shù)據(jù)，是一個企業(yè)進(jìn)行管理的最基本資料，公司領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的就是財(cái)務(wù)方面的數(shù)據(jù)了。雖然財(cái)務(wù)部門每個月、每個季度都要向他們提供財(cái)務(wù)報(bào)告，不需要我們具有這方面很高的專業(yè)水平，但是，我們秘書一般的財(cái)務(wù)報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)表還是要能看懂。通過了解財(cái)務(wù)方面的情況，能知道公司目前經(jīng)營現(xiàn)狀和發(fā)展前景，這樣，在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)，不至于兩眼一抹黑。如果你們連增值稅和營業(yè)稅、所得稅、費(fèi)用和成本這些基本的概念都分不清，那我建議你們都辭職，回去念幾年書再來上班?！?/p>

—某秘書科長“作為一個公司的秘書，必須有相應(yīng)的財(cái)會稅2、秘書知識結(jié)構(gòu)的組成土（一）基礎(chǔ)知識底層一橫（二）專業(yè)知識主干（三）輔助知識上一橫

2、秘書知識結(jié)構(gòu)的組成土（一）秘書必備的基礎(chǔ)知識1.哲學(xué)常識2.政治、法律、社會學(xué)常識3.文學(xué)、藝術(shù)常識4.歷史、地理常識5.自然科學(xué)常識6.數(shù)學(xué)知識7.計(jì)算機(jī)知識（一）秘書必備的基礎(chǔ)知識1.哲學(xué)常識（二）秘書必備的專業(yè)知識1.秘書學(xué)知識2.秘書寫作知識3.文書檔案知識4.調(diào)研、會務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識5.所在單位業(yè)務(wù)涉及的專門知識（二）秘書必備的專業(yè)知識1.秘書學(xué)知識（三）與秘書工作直接相關(guān)的輔助知識1.語言學(xué)2.邏輯學(xué)3.傳播學(xué)4.心理學(xué)5.社交禮儀知識6.領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)7.公共關(guān)系學(xué)8.管理學(xué)（三）與秘書工作直接相關(guān)的輔助知識1.語言學(xué)2、秘書的能力結(jié)構(gòu)A、基本能力B、專業(yè)能力2、秘書的能力結(jié)構(gòu)A.秘書的基本能力

良好的智力——從事秘書工作的基本條件

五要素——a.觀察力；

b.注意力；

c.記憶力；

d.思維力；

e.想象力A.秘書的基本能力良好的智力——從事秘書工作50

推理判斷小測試推理判斷小測試51

左邊框中的字母

是右邊哪個字母旋轉(zhuǎn)得來的

A?B?C?D?左邊框中的字母

是右邊哪個字母旋轉(zhuǎn)得52

在?處應(yīng)填什么

A?B?C?D?在?處應(yīng)填什么

A?53

在?處應(yīng)填什么

A?B?C?D?在?處應(yīng)填什么

A?54

在?處應(yīng)填什么

A?B?C?D?【答案】C。解析：兩組圖形中，第三個圖形是前兩個圖形錯位疊加后的輪廓，故選C。在?處應(yīng)填什么

A?55a.觀察力——憑借感知直接獲取感性材料是智力活動的門戶提高觀察力的措施

①培養(yǎng)觀察興趣形成觀察習(xí)慣

②多方接觸開闊視野

③態(tài)度客觀操作細(xì)密秘書肩負(fù)信息搜集和反饋的職責(zé)，應(yīng)成為目光敏銳的觀察家，眼觀六路、耳聽八方a.觀察力——憑借感知直接獲取感性材料是智力活動的門戶提高56b.注意力——集中專向于某一客觀事物的心理活動。它是人們清晰、準(zhǔn)確認(rèn)識和反映事物的保證。

注意穩(wěn)定專心致志絕無旁騖

注意分配頭緒繁多必須兼顧

注意轉(zhuǎn)移緊隨領(lǐng)導(dǎo)適時(shí)調(diào)整提高的措施：①加強(qiáng)工作責(zé)任感；

②增強(qiáng)自控能力。b.注意力——集中專向于某一客觀事物的心理活動。它是人們清晰57秘書智力的發(fā)展需要記憶倉庫提供原材料進(jìn)行加工深化，秘書需要運(yùn)用記憶力儲存大量信息資料；

秘書工作的特殊性要求秘書:

——注意記憶的敏捷性（“快”）

——注意記憶的正確性（“準(zhǔn)”）c.記憶力：保持識記和個人經(jīng)驗(yàn)再現(xiàn)的心理過程。是智力活動的“儲存器”加強(qiáng)的技巧：——增強(qiáng)信心，穩(wěn)定情緒；

——活躍思維，勤于用腦（忌懶惰！）

——及時(shí)、反復(fù)，發(fā)揮聯(lián)想；

——借助速記、電腦記事等手段，輔助記憶。秘書智力的發(fā)展需要記憶倉庫提供原材料進(jìn)行加工c.記憶力：保持58d.思維力——對客觀事物間接和概

括的反映能力是智力活動的核心

較強(qiáng)的思維力對于秘書至關(guān)重要：熟練運(yùn)用分析綜合等思維工具，正確地對事物進(jìn)行抽象概括，準(zhǔn)確地作出判斷預(yù)測，恰如其分地提出意見建議，當(dāng)好參謀助手。思維力強(qiáng)弱集中表現(xiàn)在其思維的廣度和深度上廣度——思考幅度大思維面開闊見微知著洞察背景范圍不狹窄思路有層次深度——思考程度深刻從現(xiàn)象看本質(zhì)追尋來龍去脈探索內(nèi)在規(guī)律d.思維力——對客觀事物間接和概

括的反映能力是59

有效提高思維力的四條途徑——積極參加社會實(shí)踐，不斷豐富感性知識；

——著力加強(qiáng)思維訓(xùn)練，掌握各種思維方法；——提倡獨(dú)立思考，力求多謀善斷；——學(xué)習(xí)掌握思維科學(xué)知識，保持發(fā)散式思維與收斂式思維之間的必要“張力”。有效提高思維力的四條途徑——積極參加社會實(shí)踐，60發(fā)散思維小練習(xí)：結(jié)構(gòu)擴(kuò)散用8根火柴作2個正方形和4個三角形(火柴不能彎曲和折斷)。發(fā)散思維小練習(xí)：61秘書的職業(yè)素養(yǎng)整理課件62E.想象力——人們在原有感性形象基礎(chǔ)上，經(jīng)過新的組合排列而創(chuàng)造出新形象的思維活動。是人們智力活動的翅膀和創(chuàng)造活動的推進(jìn)器。秘書應(yīng)具有豐富的想象力，以利活躍思路，發(fā)揮創(chuàng)造性，從已知走向未知，預(yù)計(jì)事物發(fā)展前景。想象力的培養(yǎng)是一個漫長的心理鍛煉過程。要求廣采博收、注重積累、活躍思維、打破常規(guī)。E.想象力——人們在原有感性形象基礎(chǔ)上，經(jīng)過新的組合排列而創(chuàng)63B.秘書的專業(yè)能力結(jié)構(gòu)總體要求——“一專多能、全面發(fā)展”辦事能力調(diào)研能力管理表達(dá)概括社交應(yīng)變操作重要的八種能力B.秘書的專業(yè)能力結(jié)構(gòu)總體要求——“一專多能、全面發(fā)展”辦64一、一個小故事：買桔子【阿根廷《生活》月刊5月號文章】題：桔子胡安進(jìn)公司兩年了，對待工作一向認(rèn)真、投入、盡職盡責(zé)。他每天準(zhǔn)時(shí)上班，而且為自己從未受到過批評感到自豪。某天，胡安去找經(jīng)理理論。他說：“先生，我在公司工作了兩年，認(rèn)真敬業(yè)，但是我感覺自己受到了忽視。羅赫略6個月前來到公司，和我的職位一樣，現(xiàn)在卻已經(jīng)升職了?！苯?jīng)理顯得有點(diǎn)傷感，對他說：“一會兒我們再解決這個問題，你現(xiàn)在可不可以幫我一個忙？我想給全體員工準(zhǔn)備一些工作午餐用的水果。街道拐角有一家水果店，請幫我看一下有沒有桔子?！焙才苋ズ?分鐘就回來了。經(jīng)理問他：“胡安，有桔子賣嗎？”“先生，那里有桔子賣?！薄皟r(jià)錢是多少？”“啊，我沒有問這個?！薄澳琴u的桔子夠不夠所有員工吃的？”“我也沒有問這個，先生?！薄澳怯衅渌u嗎？”

一、一個小故事：買桔子【阿根廷《生活》月刊5月號文章】題：65一、一個小故事：買桔子

“我不知道，但是我想……”“噢，你先請坐下稍等一會兒?！苯?jīng)理打電話叫來了羅赫略。羅赫略來了之后，經(jīng)理給了他與胡安相同的指示。10分鐘后，他回來了。經(jīng)理問他：“羅赫略，你給我?guī)砹耸裁聪?？”“先生，那里有桔子賣，數(shù)量足夠全體員工吃。除此之外，他們還有香蕉、木瓜、甜瓜和芒果。桔子的售價(jià)是每公斤1.5比索，香蕉2.2比索，芒果0.9比索，木瓜和甜瓜都是2.8比索。店主告訴我，如果買得多，他還能給我8%的折扣。我先預(yù)定了桔子，不過如果您選擇其它水果的話，我就再回去下一次訂單?！苯?jīng)理轉(zhuǎn)向一臉驚訝地等在旁邊的胡安，問道：“胡安，剛才你要和我商量什么問題？”“沒什么，先生，我感到十分抱歉。”這個小故事（案例）告訴我們：辦事能力是多么得重要！我們應(yīng)當(dāng)竭盡全力地完成哪怕是最簡單的任務(wù)，每當(dāng)我們做好每件小事的時(shí)候，都有機(jī)會印上自己的個性標(biāo)簽。一、一個小故事：買桔子“我不知道，但是66

當(dāng)前和今后一個時(shí)期內(nèi)現(xiàn)代化初、中

級秘書人員需著重掌握的三種技能電腦應(yīng)用“雙語言”速記與快讀秘書的基本技能當(dāng)前和今后一個時(shí)期內(nèi)現(xiàn)代化初、中

級67

其他業(yè)務(wù)技能秘書的基本技能公共關(guān)系能力業(yè)務(wù)信件程式郵政手段使用會計(jì)業(yè)務(wù)常識及其辦理技能旅行出差出國事務(wù)電信手段使用涉外業(yè)務(wù)實(shí)務(wù)內(nèi)外禮儀事項(xiàng)其他必備技能如攝影攝像、駕駛、文娛、欣賞其他業(yè)務(wù)技能秘書的基本技能公共關(guān)系能力業(yè)務(wù)信件程68日本高等院校秘書學(xué)科課程門類設(shè)置課程門類培養(yǎng)目標(biāo)課程設(shè)置教養(yǎng)教育科目向上分野表現(xiàn)力類似我國的基礎(chǔ)課但又不完全相同，主要是進(jìn)行秘書的素質(zhì)培訓(xùn)，既有知識、修養(yǎng)，又包括文藝、體育等在內(nèi)體育（健康體格）與書法兩科人文教養(yǎng)文學(xué)、戲劇、音樂、美術(shù)與兒童文化社會教養(yǎng)國際知識(類似于世界歷史、地理與世界文化、政治等)；現(xiàn)代社會(主要指日本國內(nèi)的社會文化、經(jīng)濟(jì)、政治以及社會服務(wù)事務(wù))科學(xué)教養(yǎng)婦女科學(xué)；環(huán)境科學(xué)；自然科學(xué)；健康科學(xué)；生活科學(xué)；情報(bào)科學(xué)專門教育科目秘書基礎(chǔ)知識即秘書學(xué)科專業(yè)基礎(chǔ)課和專業(yè)課，主要培養(yǎng)秘書專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能秘書概論、社會心理學(xué)、人格心理學(xué)、人間關(guān)系(近似我們的人際關(guān)系與公共關(guān)系)論、經(jīng)營管理概論等秘書實(shí)務(wù)秘書實(shí)務(wù)、文章寫作、會話表現(xiàn)、英語作文、英語會話、中國語會話、文書處理實(shí)務(wù)相關(guān)學(xué)科會計(jì)學(xué)；簿計(jì)；情報(bào)處理；服裝藝術(shù)；事務(wù)機(jī)器(即辦公自動化)；書道、茶道、廣告事務(wù)、音像錄放、旅行參觀事務(wù)、時(shí)事形勢研究等職業(yè)教育科目社會職業(yè)教育訓(xùn)練培養(yǎng)作為一種遍及各行各業(yè)的社會職業(yè)的通用素質(zhì)社會職業(yè)概論；職業(yè)倫理(即職業(yè)道德、紀(jì)律等)；公務(wù)員法規(guī)(政策)日本高等院校秘書學(xué)科課程門類設(shè)置課程門類培養(yǎng)目標(biāo)課程設(shè)置教養(yǎng)交際能力“據(jù)調(diào)查有52%的秘書認(rèn)為秘書工作中，最苦惱的是：處理不好人際關(guān)系”－－99年5期《秘書》交際能力社交能力?，F(xiàn)代秘書人員經(jīng)常跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加一些社會活動或外出聯(lián)系工作。因而應(yīng)具有較強(qiáng)的社會活動能力，善于待人接物，真正成為承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的行家。提高這種素質(zhì)，需要秘書人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關(guān)的技能，諳熟人際交往的知識。社交能力。現(xiàn)代秘書人員經(jīng)常跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加一些社會活動或外出聯(lián)系交際能力測試

美國著名職業(yè)規(guī)劃專家卡耐基先生曾指出：一個人事業(yè)的成功，只有15%是由他的專業(yè)技術(shù)能力決定，其余的85%，則要有賴于他的交際能力。你是否善于交際？請回答下列問題。1.一位朋友邀請你參加他的生日?？墒?，那些來賓你一個都不認(rèn)識：①借故拒絕，告訴他說：“那天已經(jīng)有別的朋友邀請過我了。”②愿意早去一會兒幫助他籌備生日。③非常樂意借此機(jī)會去認(rèn)識他們。交際能力測試美國著名職業(yè)規(guī)劃專家卡交際能力測試

2.在街上，一位陌生人向你詢問火車站的路徑。這是很難解釋清楚的，況且，你還有急事：①讓他去向遠(yuǎn)處的一位警察打聽。②盡量簡單地告訴他。③把他引向火車站的方向。

3.晚上，一個好久未見的朋友來看你，可是，電視上有一部非常精彩的電影：①讓電視開著，與朋友談?wù)?。②說服朋友和你一塊看電視。③關(guān)上電視機(jī)，讓朋友看你假期中的照片。交際能力測試2.在街上，一位陌生人向你

4.你父親給你寄錢來了：①把錢擱在一邊。②買一些書或別的東西。③和你的朋友們小宴一頓。

5.你的鄰居要看電影去，讓你照看一下他們的孩子。孩子醒后哭了起來：①讓他哭去，繼續(xù)做自己的事情。②看看孩子是否需要什么東西。③把孩子抱在懷里，哼著歌曲想讓他入睡。

6.如果你有閑暇，你喜歡干些什么？①待在臥室里聽音樂。②到商店買東西。③與朋友一起看電影，并與他們一起討論。4.你父親給你寄錢來了：7.當(dāng)你周圍有同事生病住醫(yī)院時(shí)，你常常是：①有空就去探望，沒有空就不去了。②只探望同你關(guān)系密切者。③主動探望。

8.在你選擇朋友時(shí)，你發(fā)現(xiàn)：①你只能同你趣味相同的人們友好相處。②興趣、愛好不相同的人偶爾也能談?wù)劇＂垡话阏f來你幾乎能同任何人都合得來。7.當(dāng)你周圍有同事生病住醫(yī)院時(shí)，你常常是：9.如果有人請你去玩或在聚會上唱歌，你往往：①斷然拒絕。②找個借口推辭掉。③饒有趣味地欣然應(yīng)邀。

10.對于他人對你的依賴，你的感覺如何？①避而遠(yuǎn)之，我不喜歡結(jié)交依賴性強(qiáng)的朋友。②一般地說，我并不介意，但我希望我的朋友們能有一定的獨(dú)立性。③很好，我喜歡被人依賴。9.如果有人請你去玩或在聚會上唱歌，你往測試說明：每個問題選①積1分，選②積2分，選③積3分，最后累加積分。分析評價(jià)：得分在25～30分，你非常善于交際，伙伴們都很喜歡你，你總是面帶笑容，樂于幫助比人，朋友為有你這樣的伙伴而深感榮幸得分在15～24分，你不喜歡獨(dú)自一個人待著，你需要朋友圍在身邊，你非常喜歡幫忙，如果這不會花費(fèi)你很多時(shí)間的話得分在1～14分，你的交際能力較差，人生經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，你常獨(dú)行于眾人之外，一副高傲、拒人千里之外的架勢。這樣的你很難成功，

希望你多發(fā)覺到別人的優(yōu)點(diǎn)，努力做一個

合群的人。測試說明：每個問題選①積1分，選②積2分，選③積3分，最后宏遠(yuǎn)汽車制造股份有限公司因發(fā)展需要，欲引進(jìn)一批汽車類專業(yè)人才，于是準(zhǔn)備前往全國各大高校舉行專場招聘會。招聘會程序?yàn)椋?/p>

一、董事長作“宏運(yùn)汽車的發(fā)展之路”報(bào)告；二、人力資源部長作公司所需人才職位說明；三、簡歷投遞與篩選；四、筆試；五、面試；六、簽訂聘用協(xié)議。為了保證此次招聘會的成功，按領(lǐng)導(dǎo)的要求，人力資源部高度重視，實(shí)行分工。作為部長助理的小胡負(fù)責(zé)資料的收集等前期準(zhǔn)備工作。為此，他搜集了一大摞的信息資料，并標(biāo)明了資料來源。宏遠(yuǎn)汽車制造股份有限公司因發(fā)展需要，欲引進(jìn)一批汽車類專業(yè)1、公司發(fā)展史、“十五”期間發(fā)展概況材料（從公司辦公室索?。?、公司主要產(chǎn)品及品牌介紹、公司上市情況資料等（市場部提供）3、開設(shè)有機(jī)械、汽車類專業(yè)的高等院校一覽表（網(wǎng)絡(luò)查詢）4、安徽汽車工業(yè)發(fā)展概況（專業(yè)報(bào)紙有關(guān)報(bào)道）5、公司自主創(chuàng)新情況匯報(bào)材料（技術(shù)部資料）6、三十周年慶典紀(jì)念光盤（信息中心提供）7、公司企業(yè)文化建設(shè)宣傳材料（公司黨委辦資料）8、公司近年來主要生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)數(shù)據(jù)（生產(chǎn)部報(bào)表）9、政府出臺的扶持汽車產(chǎn)業(yè)發(fā)展的相關(guān)優(yōu)惠政策、措施（政府文件）10、同行近年發(fā)展情況資料（與外單位朋友交換而來）1、公司發(fā)展史、“十五”期間發(fā)展概況材料（從公司辦公室索?。?/p>

當(dāng)小胡把一沓厚厚的資料送給部長看后，部長的反應(yīng)是：“這怎么行？你以為是搞收藏?。?！”小胡站立了半響，顯得有些不知所措。當(dāng)小胡把一沓厚厚的資料送給部長看后，部長的反應(yīng)是：“這怎聽辨閱讀概括

“秘書每天的工作，看上去十分雜亂無章，各科室送來的資料也五花八門。秘書在這種情況下，如果沒有一定的綜合歸納的邏輯思維能力，就不能了解領(lǐng)導(dǎo)的中心工作，從而把握自己工作的重點(diǎn)，結(jié)果往往是事倍功半，越忙越亂，甚至被領(lǐng)導(dǎo)批評費(fèi)力不討好?！甭牨骈喿x概括秘書人員主要專業(yè)技能序號專業(yè)技能名稱具體內(nèi)容1操作辦公設(shè)備主要指使用計(jì)算機(jī)、電話、傳真、打印、復(fù)印、掃描設(shè)備等處理各種信息。2輸錄這是秘書使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行文字資料錄入的最基本的技能。3編輯在文稿正式付印之前對文稿進(jìn)行整理和加工。4速記用各種記音符號和縮寫符號代替字母、詞或短語迅速記錄語言的一種方法。5文件整理歸檔按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。6統(tǒng)計(jì)運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來說明問題。7··································秘書人員主要專業(yè)技能序號專業(yè)技能名稱具體內(nèi)容1操作辦公設(shè)備秘書能力的培養(yǎng)

1、發(fā)現(xiàn)不足

2、彌補(bǔ)不足秘書能力的培養(yǎng)

1、發(fā)現(xiàn)不足

2、彌補(bǔ)不足

1、想要體面生活，又覺得打拼辛苦；想要健康身體，又無法堅(jiān)持運(yùn)動。人最失敗的，莫過于對自己不負(fù)責(zé)任，連答應(yīng)自己的事都辦不到，又何必抱怨這個世界都和你作對？人生的道理很簡單，你想要什么，就去付出足夠的努力。

2、時(shí)間是最公平的，活一天就擁有24小時(shí)，差別只是珍