管理學課件-采購和應付賬款控制

采購和應付賬款控制

采購的定義

采購就是購買生產和生活所需的物資，其過程包括提出采購需求、選定供應商、談妥價格、確定交貨及相關條件、簽訂合同并按要求收貨付款的過程。采購和應付賬款業(yè)務采購計劃采購驗收應付賬款處理會計記錄付款處理應付賬款處理付款處理應付賬款處理付款處理驗收應付賬款處理付款處理驗收應付賬款處理一、材料采購成本在企業(yè)經營中占很大比重，且在很多行業(yè)有上升趨勢。

◆極端例子：①石油精練業(yè)，原材料成本占銷售額的80%；②制藥業(yè)，原材料成本還不到30%。

采購管理的意義二、降低原材料成本是增加利潤的基本途徑。如：某企業(yè)今年的銷售額為1億元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，稅前利潤為10%。該企業(yè)希望明年的稅前利潤能增加1百萬，即從現(xiàn)有的1千萬增加到1千1百萬。有以下三種途徑：

基本途徑

現(xiàn)狀改變幅度1、增加銷售額1千萬2、人工成本降低1百萬3、物料成本降低1百萬1千萬/1億=10%1百萬/1千5百萬=7%1百萬/6千萬=2%主要控制內容一職務分離制度

1采購需要申請必須由生產、銷售等部門提出，具體采購任務由采購部門完成

2貨物采購人不能同時負責貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶的賄賂，購買偽劣材料影響企業(yè)生產乃至整體利益付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應商和索價業(yè)務貨物的采購、保管人不能擔任賬務記錄工作，防止繞過驗單，減少誤記貨物數量和金額的可能性5付款的審核人應同付款執(zhí)行人職務分離6記錄應付賬款的人不能同時擔任付款職務2貨物和勞務請購制度請購單的提出：生產部門根據生產計劃提出材料保管員比較庫存數后同意3材料保管部門也可在庫存降到最低存量時提出請購單的審批：

1采購人員檢查該項采購是否在執(zhí)行后又被重新提出，以及是否存在其他不合理的請購品種和價格。并對采購資金進行估算

2經采購人員同意的請購單交資金預算人員進行審批臨時性物品的采購需要通常由使用者提出而不是經過倉儲部門，由于這種需要很難列入計劃中去，因此，請購單要詳細說明采購的目的和用途，請購單須經使用者的部門主管審批同意并經預算負責人同意簽字3訂貨控制制度應訂購多少向誰發(fā)出購貨訂單何時發(fā)出購貨訂單選擇供應商一般要考慮的條件1、設備能力2、質量保證3、財務狀況4、成本結構5、供應商的價值分析開展情況6、生產作業(yè)計劃與控制7、合同執(zhí)行情況4購入貨物的驗收制度

收貨部門的控制責任主要在收到貨物的數量和質量方面，應根據購貨訂單的質量和數量要求獨立地檢驗收到的貨物

1對數量的檢驗

2對質量的檢驗5退貨和折讓的控制制度

由于退貨和折讓要求的提出和由此產生的調整大多屬于非常規(guī)的、各具特點和偶然發(fā)生的事件，因此很難制定出適合于各種退貨和折讓業(yè)務的控制辦法。為了彌補這方面的不足，可以設置專人定期向企業(yè)中各方面的人員進行調查以審查有關退貨或折讓發(fā)生后，各項記錄的合理性6應付賬款的控制（1）應付賬款的記錄必須由獨立于請購、采購、驗收、付款的職員來進行，以保證采購環(huán)節(jié)中的控制得到有效的實施，防止錯誤和欺詐行為的發(fā)生（2）應付賬款的入賬還必須取得和審核各種必要的憑證之后才能進行，這些憑證主要是供應商的發(fā)票，以及為核對發(fā)票的正確性的其他憑證（3）必須分別設置應付賬款的總賬戶和明細賬（4）對于享有折扣的交易，應將發(fā)票金額扣除折扣的金額后登記應付賬款，防止日后付款時有人貪污折扣（5）每月月末來自供應商的對賬單必須同應付賬款明細賬余額核對，這項工作應由財務經理或由其授權的、獨立于應付賬款明細賬的職員來辦理。7付款控制制度（1）防止未核準的款項被支付付款人應檢查付款憑證和是否經授權人批準，任何付款都必須經財務經理簽字批準，其次應審查支付款項是否具備與該款項有關并已得到審核認可的收貨報告單對現(xiàn)金支付的交易對支票付款的交易（2）所有已確認的負債都應及時支付，以獲得現(xiàn)金折扣的好處，同時加強同供應商的良好關系并維持企業(yè)的信用（3）正確的付款和記錄案例1蒙達終于不蒙冤

據2001年3月9日的《新民晚報》報道，

1995年10月上海蒙達建筑公司突然收到一張莫名其妙的傳票，從未與該公司有過接觸的上海冶金實業(yè)總公司，拿著一張蒙達公司出具的擔保書復印件，向法院起訴，要求蒙達公司承擔擔保責任，1996年5月，法院一審叛決擔保有效，判決蒙達公司賠償382余萬元，蒙達公司不服，提起上訴卻被駁回。蒙達公司反復核查，確定公司的確沒有做過擔保，經法院審理，案情如下：1994年2月，某廠委托代理人申某與上海冶金實業(yè)從公司簽訂了一份價值為520.5萬元的鋼鐵購銷合同，而申某支付了僅139萬元后就將貨物提走并失蹤。最終審理結構該擔保復印件為偽造。原來蒙達公司曾經委托朱某購買進口轎車，所以朱某持有蒙達公司營業(yè)執(zhí)照復印件和去海關辦理業(yè)務的便箋，申某的朋友拿著朱某的有關蒙達公司的材料，偽造出了附有蒙達公司印鑒章的空白便箋，并交給了申某。一國企高官貪污840萬元

據2001年10月5日的《新聞晨報》報道，1998年2月至10月，沈某在擔任北京市第六市政工程公司水電工程處期間，利用職務之便，向他人索要空白合同及空白商業(yè)銷售發(fā)票，偽造了工程產品的購銷合同，虛構了水電工程處從某廠購買382.6萬元電纜的業(yè)務，并指令保管員填寫虛假的入庫驗收單，有用兩張空白發(fā)票平賬，在此期間，沈某還分別將其所在單位共358萬元的兩張轉賬支票轉入其女友劉某的賬戶1電纜的請購、審批和實際采購全由沈某一個人完成，沒有達到上述不相容職務相分離的目的，為虛構合同創(chuàng)造了空間。2采購和驗收沒有形成牽制。3在采購的最后環(huán)節(jié)，即應付賬款的控制上對于入賬憑證的審核的不嚴密造成了入賬依據不真實

此外，市政公司支票管理也存在漏洞。在支票支出時，都必須有其他必要憑證作為書名證據，在支票上寫明收款人和金額，且由專人簽發(fā)。在本案例中，沈某在將兩張轉賬支票轉入個人賬戶時，沒有提供任何支票支出所需要的任何有效書名證據，造成公款變成私款。破除暗箱比價采購2000年10月的《財經新聞》報道：2000年8月3日，在山東萊州金倉礦業(yè)有限公司會議室中，正在舉行鋼球招標采購回，經過數輪投標，價格下降了37%，共節(jié)約資金15萬元。金倉公司通過招標比價采購，使物資采購下降了10%—12%，僅2000年上半年就節(jié)支350萬元。

萊州市工業(yè)企業(yè)特別是國有企業(yè)，把加強采購管理作為提高企業(yè)競爭力的突破口，全面推行比價采購和招標采購制度。按照規(guī)定：所有采購計劃由供應部門匯總，生產、審計、供應部門審核，分管領導審批，供應部門根據批準的計劃填報采購物資價格申報表，申報表中包括物資名稱、規(guī)格型號、數量單價及比價情況，審計企管部門根據市場動態(tài)，對申報表進行審核，為制定采購價格提供依據，經經理（廠長）辦公室同意后方可實施，對購進的物資，必須有質檢部門進行嚴格的檢查，達不到要求的，作為退貨或折價處理，所有采購物資的支付款項，未蓋審計專用章的，財務部門一律拒絕支付。萊州的很多企業(yè)充分利用多種信息渠道，廣泛收集物資的質量、價格等信息，進行比質比價采購，做到同樣產品比質量，同樣質量比價格，同樣價格比信譽，擇優(yōu)選擇供貨方

實行比質比價招標采購以來，金倉礦業(yè)有限公司采購價格下降了40%—50%，中策啤酒有限公司對大麥實行比價采購，一舉節(jié)約90余萬元。從抽樣調查來看，51%的物資品種降低了采購成本，不僅如此，比價采購制的實施，還將原先集中的權利分散化，隱蔽的權利公開化。這項制度體現(xiàn)了以下幾個方面內部控制問題：1采購計劃的提出，由采購部門根據現(xiàn)有存貨和生產情況提出采購申請，這樣既能保證存貨及時供應，又能保證存貨不會過量存儲采購申請有生產、審計和供應部門審核，這樣就能防止供應部門由于沒有其他部門監(jiān)督而獨斷專行導致浪費，又能保證購貨的合理性經過一系列的審核同意后，該采購的執(zhí)行過程中，采購物資的質量必須有質檢部門進行檢查合格，同時審計企管部門還應該廣泛收集各種信息，制定價格標準，這就可以防止采購人員虛報價格，從中牟取私利（4）在采購物資的貨款支付部門，當采購物資不符合要求或者采購物資價格不合理時，財務部門可以根據質檢部門和企管部門的通知拒絕付款，加大對采購的控制如何控制采購人員收取回扣2001年11月《新民晚報》的一篇文章，介紹了一些防止采購人員收取回扣的措施：加強教育

法制教育道德教育法律手段

與供應商和采購員簽訂廉政合同開放采購渠道

1在公司的供應部門的適當位置放一塊告示牌，將公司總經理的名字及聯(lián)系方式寫在上面

2公司責成供應部門定期向供應商發(fā)出公開信，要求供應商定期對產品的質量，價格經常與公司聯(lián)系，以此打破供應渠道的封閉性

3定期招標中，有的供應商沒能中標，可由監(jiān)督部門定期與其座談，了解對方供貨的價格和質量

4加強監(jiān)督體系建設

1規(guī)模小的公司可由總經理定期抽查采購價格

2規(guī)模較大的，可安放“啄木鳥”，對一些大宗物資的采購進行監(jiān)視

3有的采購人員，為了壟斷供貨渠道，穩(wěn)定自己的非法收入——回扣，拒絕其他供應商的推銷員來訪，一旦發(fā)現(xiàn)這種情況，應及時嚴肅查處5輪換采購人員

對采購員進行調整，可避免“清車熟路”，“老朋友好辦事”的現(xiàn)象出現(xiàn)6提高采購人員工資.案例點評：

1職工素質控制

2崗位責任制和崗位輪換制

3公司開方、透明采購渠道，建立供應商資料系統(tǒng)，實施比價管理

4加強監(jiān)督體系某市煤業(yè)集團采購案例

某市煤業(yè)集團有限責任公司是一 家大型國有企業(yè)，采購費用巨額。該公司結合自身經營特點，通過實行物資采購比價管理，全年降低成本千余萬元。一是大宗采購實行招標投標管理

為了確保招、投標的嚴謹，實事求是，公司專門成立了由招標人、采購人以及有關技術、經濟、法律方面的專家組成的評標委員會，公司事先公布采購條件，由投標人競標，然后在所有的招標商家中，按照公開、公正、公平、和誠實、信譽、效率的原則，由評委會表決選擇中標者，并簽訂購銷合同

二是一般采購實行報價比價管理。

公司制定了嚴密的物資比價管理規(guī)章制度，充分運用信息網絡搜索市場價格行情，貨比三家，擇優(yōu)采購三是建立完善的價格管理機制公司成立價格管理部，采購部門在采購前向價格管理部門上報所購物資的名稱、規(guī)格、數量、價格等資料，而價格管理則通過電話詢價，派員調查及信息網上查詢等方式，初步確定供應商，經過三比，最終確定供應商，并分類編號，采購完畢，采購部門將發(fā)票及各種資料報價格管理部門復核，經審核無誤之后，財務部門方可作賬處理點評：采購循環(huán)中購貨環(huán)節(jié)常見的弊端有：1購貨渠道不適當，增加了購貨成本2采購物資質量不過關，以此充好3采購人員損公肥私，接受客戶賄賂4采購不及時，材料供應脫節(jié)5采購過于頻繁，材料閑置，積壓資金6采購費用過高

該公司采購數量多，金額巨大，大宗采購占相當比重，如果采購不合理，將使采購采用和風險大增。而訂貨報價是采購業(yè)務的核心，其中對供應商的選擇又是保證材料成本和質量目標實現(xiàn)的重中之重。

因此，該公司的管理層將采購業(yè)務的關鍵點定位對訂貨價格的管理和對供應商的選擇上。為了防止采購計劃中的作弊行為，通常有效的做法是保證供應商之間公平的、充分的競爭。大宗采購的公開招標，一般采購的“物資采購比價管理”規(guī)章制度，都是為了保證供應商之間的競爭，保證選定的供應商以最低成本和最優(yōu)質量供應材料，全年僅一 般性采購就下降了500余萬元

過去公司的采購選擇權、定價權、數量決定權、資金支付全集中于一個部門，這樣容易產生舞弊造假，公司成立的價格管理部有效的彌補了這一缺陷。價格管理部負責采購審批與付款審核，這樣就把采購審批與采購執(zhí)行分開，付款執(zhí)行與付款審批分開。通過價格監(jiān)管，既提高了采購物資的適用性，防止了物料的閑置和積壓，又堵塞了采購中吃回扣的現(xiàn)象連鎖超市

近幾年來，連鎖超市得到了急劇發(fā)展。連鎖超市的成功不僅在于價格相對低廉的熱銷產品，也不僅在于市場占有率的不斷提高，而且另外一個重要方面即有效抵制了經濟中的各種腐敗。超市發(fā)展這么多年以來，類似私分回扣等腐敗現(xiàn)象在這里生不了根，為什么在不少地區(qū)難以做到的東西在