秘書打電話禮儀介紹

秘書打電話禮儀介紹秘書的對形狀象代表了公司的形象，下面是我為你整理的秘書打（電話禮儀），盼望對你有用!

秘書打電話禮儀

在日常工作中，把握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束后，對方會對您公司有極佳的印象。

通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清晰就可以，否則對方會感覺不舒適，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人供應便利。

當對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要任憑傳話。未授權的狀況下不要說出指定受話人的行蹤。

當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先款待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能立刻掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后連續(xù)通話。

在電話中傳達事情時，應重復要點，對于數(shù)字、日期、時間等，應再次確認以免出錯，。

假如對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問：對不起，請問您是哪位?

要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避開泄露隱秘，也可以避開由于打岔引起的尷尬和不悅。

聽不清晰對方說話的內(nèi)容時，最好不要遲疑，應馬上將狀況明確告知對方，請對方賜予改善。

假如遇到對方撥錯號碼時，不行大聲怒斥，或用力掛斷電話，應當禮貌告知對方撥錯電話。相反假如是你撥錯了電話，應當立刻向?qū)Ψ奖硎举r禮。

假如電話突然發(fā)生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒逦?/p>

掛斷電話前的禮貌不行忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

秘書打電話的留意事項

1.選準時間。一般狀況下，撥打電話要避開對方不愿被打攪或精力可能松懈的時間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個小時及下班前的最終幾分鐘避開影響對方生活或休息的時間，如假期、午休、深夜或就餐時間。當然，緊急事務除外。比如：下班前領導臨時支配緊急事情，需聯(lián)系相關部門處理，這時就要毫不遲疑地撥打電話，但通話肯定要客氣。

2.做好預備。撥打電話前應做好預備，如將電話號碼、備用號碼、通話要點、強調(diào)之處等列個清單，以免遺漏通話內(nèi)容，影響工作進度。

3.禮貌撥打。撥打電話要留意禮貌，尤其是打給生疏人。一般狀況下，以“你好，請問你是不是……(姓名+職務或職業(yè))”作為開頭語，而不是“喂……”，避開對方不是自己所找之人而誤事。

4.強調(diào)要點。為保證溝通效果和把事情落到實處，務必對要點加以強調(diào)。一是通話要點宜少忌多，每次通話最好只有一個要點。二是通話結束前應再次對要點加以強調(diào)。假如事情特別重要，可以禮貌地請對方做一下筆錄。

秘書接電話的要求

1.來電必接。不論工作多忙多累，只要有來電就必需接聽。即使當時不宜通話，亦應先接電話說明緣由后請其指定時間，由自己回電話。

2.仔細確認。接聽電話后應進行確認：一是問候?qū)Ψ揭源_認有人接聽，二是自報單位、部門名稱確認對方?jīng)]有找錯地方，三是自報姓名以確認對方?jīng)]有找錯對象。

3.用心致志。接聽任何電話均應聚精會神，否則難以確保聽得清、記得準。假如來電時你正在伏案做緊急工作或接聽另一個電話，應禮貌地告知對方自己正忙，寒暄之后商定回撥時間，然后掛斷。

4.善待錯撥。假如發(fā)覺對方打錯了，不僅不能憤怒，還應態(tài)度和氣地告知對方，然后禮貌地指明對方所錯之處。

代接電話除留意接聽電話的基本（方法）外，還應遵守以下幾項規(guī)章：

1.表明身份。首先應當說明自己的身份，告知對方自己的職務及與對方所找之人的關系，然后懇切地告知對方：“假如便利的話，我可以代勞或轉(zhuǎn)達?！奔偃鐚Ψ酵窬埽瑒t不必牽強。

2.區(qū)分狀況。被找之人不在的狀況主要有以下三種：一是忙于他事，不能馬上接聽;二是不在現(xiàn)場，幾分鐘或一小會就回來;三是因事外出，一段時間內(nèi)不能返回。代接電話，僅說一句“他(她)不在”顯得過于生硬、不禮貌。代接者要針對不憐憫況選擇以下用語：“你好，他(她)正在忙(剛出去)，假如不急的話，麻煩你過幾分鐘再打過來”，“你好，他(她)出差了，是否便利由我代勞或轉(zhuǎn)達，如不便利，請直接撥打其手機(手機號是否能夠告知對方要先征得本人的同意。)”。

3.仔細記錄。代接電話時要做好筆錄。筆錄的基本內(nèi)容遵循“SWIH”的慣例，即何人、何事、何因、何時、何地與如何做。記錄完后，要將內(nèi)容準時告知本人，以便盡快處理。

4.保守隱秘。幫人代接電話，不論涉及公事還是私事，代接者都不能擅自向他人透露與此相關的任何信息，這是做人的基本原則，也是個人綜合素養(yǎng)的體現(xiàn)。

總之，使用電話的方法技巧許多，我信任大家在以后的工作中會有更多的體會。不論原則多少，總的要求是禮貌大度、急躁謙和。

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