博陽(yáng)咨詢(xún)：流程角色讓《工作標(biāo)準(zhǔn)》實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理

上海博陽(yáng)精訊信息科技有限公司(簡(jiǎn)稱(chēng)：博陽(yáng)咨詢(xún))于2008

年在上海創(chuàng)立，是原德國(guó)IDSScheer公司的戰(zhàn)略合作伙伴。創(chuàng)立以來(lái)，博陽(yáng)咨詢(xún)已經(jīng)為超過(guò)一百家客戶提供了各類(lèi)咨詢(xún)服務(wù)，行業(yè)涉及能源、物流、電力、金融、零售、服裝、鋼鐵、汽車(chē)、機(jī)械、煙草、研究院等。博陽(yáng)咨詢(xún)：流程角色讓《工作標(biāo)準(zhǔn)》實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系一般由《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》、《管理標(biāo)準(zhǔn)》和《工作標(biāo)準(zhǔn)》三大部分組成。其中，《工作標(biāo)準(zhǔn)》一般按崗位制定，是對(duì)該工作崗位人員的基本職責(zé)、工作要求、考核辦法所作的全面規(guī)定。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，《工作標(biāo)準(zhǔn)》就是對(duì)某一工作崗位相關(guān)管理要求的全面描述，包括崗位職責(zé)、權(quán)利、本崗位所涉及的工作流程(程序)、辦事細(xì)則、考核標(biāo)準(zhǔn)、需遵從的管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及其相互關(guān)系等等。在企業(yè)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作中普遍存在一個(gè)管理難題，即人工編撰的《工作標(biāo)準(zhǔn)》很難與《管理標(biāo)準(zhǔn)》、《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》、實(shí)際的業(yè)務(wù)活動(dòng)和組織架構(gòu)實(shí)現(xiàn)緊密且動(dòng)態(tài)的銜接。一旦組織及崗位的有所調(diào)整，或崗位間的專(zhuān)業(yè)分工有所變化，人工編撰的《工作標(biāo)準(zhǔn)》很難及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的進(jìn)行更新。同樣，當(dāng)《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》、《管理標(biāo)準(zhǔn)》有所調(diào)整時(shí)，人工編撰的《工作標(biāo)準(zhǔn)》也很難完全同步地進(jìn)行更新。因此，相對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)狀況而言《工作標(biāo)準(zhǔn)》反而處于一個(gè)相對(duì)靜態(tài)和過(guò)時(shí)的狀況。這樣，員工在實(shí)際工作中往往會(huì)脫離《工作標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行工作，這就出現(xiàn)了《工作標(biāo)準(zhǔn)》與實(shí)際執(zhí)行“兩張皮”的脫節(jié)現(xiàn)象。久而久之，《工作標(biāo)準(zhǔn)》甚至逐漸被束之高閣，從而失去了其在管理中的真正價(jià)值。要消除上述現(xiàn)象，需要解決業(yè)務(wù)流程、管理要求和工作標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同管理和編輯的問(wèn)題。博陽(yáng)咨詢(xún)?cè)诒姸囗?xiàng)目中的實(shí)踐表明，基于ARIS流程管理軟件開(kāi)展流程梳理、制度整合、標(biāo)準(zhǔn)梳理、崗位梳理等工作，可為企業(yè)建立一套以業(yè)務(wù)流程為紐帶對(duì)“三大”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行協(xié)同管理的信息化的管理體系。這套管理體系可將崗位職責(zé)落實(shí)到流程環(huán)節(jié)，減少責(zé)任盲點(diǎn)，并通過(guò)從ARIS軟件自動(dòng)導(dǎo)出《崗位手冊(cè)》和《工作標(biāo)準(zhǔn)》的方式實(shí)現(xiàn)《工作標(biāo)準(zhǔn)》的動(dòng)態(tài)管理及其與組織和崗位的聯(lián)動(dòng)。要實(shí)現(xiàn)上述方案，引入ARIS軟件系統(tǒng)是技術(shù)基礎(chǔ);而引入“流程角色”是整個(gè)體系設(shè)計(jì)的關(guān)鍵所在。傳統(tǒng)的流程描述是將組織與流程直接關(guān)聯(lián)并描述在一起的，即流程圖中到處體現(xiàn)了組織的信息。比如，“某某崗位的人做某事”，甚至某個(gè)流程步驟直接描述成“某某崗位做某事”等。比如：“財(cái)務(wù)處審核單據(jù)”、“部門(mén)經(jīng)理制定計(jì)劃”等。這樣，一旦組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)發(fā)生變動(dòng)，就會(huì)直接導(dǎo)致修改流程的需求。博陽(yáng)咨詢(xún)所強(qiáng)調(diào)的“流程角色”就是要實(shí)現(xiàn)組織與流程的松耦合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、流程、組織的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)和協(xié)同管理?！傲鞒探巧痹O(shè)計(jì)是流程標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵部分。將流程中具有相同職責(zé)的人員設(shè)計(jì)為一類(lèi)角色，通過(guò)流程關(guān)聯(lián)角色、角色關(guān)聯(lián)崗位的方式，確定每個(gè)崗位對(duì)應(yīng)的角色以及參與的流程。角色設(shè)計(jì)需要從業(yè)務(wù)對(duì)象和業(yè)務(wù)操作類(lèi)別(即RACI)兩個(gè)方面考慮。業(yè)務(wù)對(duì)象與組織職責(zé)、流程顆粒度相關(guān)。以庫(kù)存管理流程角色設(shè)計(jì)為例，企業(yè)依照物資類(lèi)別設(shè)立多個(gè)倉(cāng)庫(kù)，如原料庫(kù)、輔料庫(kù)、備件庫(kù)、成品庫(kù)等，每個(gè)倉(cāng)庫(kù)設(shè)立多名庫(kù)存管理員。如果各倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存管理流程均相同，對(duì)應(yīng)物資入庫(kù)流程、物資出庫(kù)流程、物資盤(pán)點(diǎn)流程，業(yè)務(wù)對(duì)象分別為“物資入庫(kù)業(yè)務(wù)”、“物資出庫(kù)業(yè)務(wù)”、“物資盤(pán)點(diǎn)業(yè)務(wù)”;如果備品備件庫(kù)存管理流程與其他物資不同，業(yè)務(wù)對(duì)象分別為“備件入庫(kù)業(yè)務(wù)”、“備件出庫(kù)業(yè)務(wù)”、“備件盤(pán)點(diǎn)業(yè)務(wù)”。RACI是對(duì)角色職責(zé)進(jìn)行認(rèn)定的一種方式，可以簡(jiǎn)單理解為對(duì)角色進(jìn)行分類(lèi)：-誰(shuí)負(fù)責(zé)(R=Responsible)，負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色，即執(zhí)行人，實(shí)際去做的人。例如：經(jīng)辦人。-誰(shuí)批準(zhǔn)(A=Accountable)，對(duì)流程負(fù)全責(zé)的角色，只有經(jīng)他同意或簽署之后業(yè)務(wù)才能進(jìn)行。例如：審批人。-咨詢(xún)誰(shuí)(C=Consulted)，行動(dòng)之前必須被咨詢(xún)、征求意見(jiàn)的角色，即對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審核的人。例如：審核人。-告知誰(shuí)(I=Informed)，行動(dòng)后必須被告之的角色，一般在流程中應(yīng)用較少。例如：被告之人。以庫(kù)存管理流程為例，負(fù)責(zé)執(zhí)行出庫(kù)、入庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)等業(yè)務(wù)的R類(lèi)角色分別為“物資入庫(kù)業(yè)務(wù)執(zhí)行人員”、“物資出庫(kù)業(yè)務(wù)執(zhí)行人員”、“物資盤(pán)點(diǎn)業(yè)務(wù)執(zhí)行人員”;負(fù)責(zé)審核盤(pán)點(diǎn)差異的C類(lèi)角色為“盤(pán)點(diǎn)差異審核人員”，負(fù)責(zé)審批盤(pán)點(diǎn)差異結(jié)果的A類(lèi)角色為“盤(pán)點(diǎn)差異審批人員”。在流程角色設(shè)計(jì)方案中，崗位不會(huì)直接出現(xiàn)在流程圖上。為提高流程可執(zhí)行性，進(jìn)行角色名稱(chēng)設(shè)計(jì)時(shí)需要盡量考慮企業(yè)慣例稱(chēng)呼。庫(kù)存管理員的職責(zé)包括物資入庫(kù)、物資出庫(kù)、物資盤(pán)點(diǎn)等，因此，可將“物資入庫(kù)執(zhí)行人員”、“物資出庫(kù)執(zhí)行人員”、“物資盤(pán)點(diǎn)執(zhí)行人員”合并為一個(gè)R類(lèi)角色“庫(kù)管員”會(huì)更符合企業(yè)慣例，流程更容易被接受和理解。角色設(shè)計(jì)完成后，需要在ARIS系統(tǒng)中構(gòu)建角色模型，以備流程建模時(shí)引用。對(duì)于同一流程步驟，如果不同崗位所處理的業(yè)務(wù)范圍有差異，可通過(guò)授權(quán)條件進(jìn)行說(shuō)明。授權(quán)條件可以是金額區(qū)間、物資類(lèi)型、組織范圍、訂單類(lèi)型等信息的組合。權(quán)限是若干授權(quán)條件的組合，需要根據(jù)企業(yè)管理實(shí)際設(shè)計(jì)分權(quán)維度及權(quán)限條件，并在ARIS系統(tǒng)中建立企業(yè)授權(quán)架構(gòu)及授權(quán)條件庫(kù)，授權(quán)條件之間可以有層級(jí)關(guān)系，授權(quán)庫(kù)中任一層次節(jié)點(diǎn)的授權(quán)條件均可以被使用。以庫(kù)存管理流程為例，原料庫(kù)、輔料庫(kù)、成品庫(kù)共用一套標(biāo)準(zhǔn)流程，為了區(qū)分不同倉(cāng)庫(kù)庫(kù)管員的職責(zé)范圍，可以按物料類(lèi)型設(shè)置授權(quán)條件。這種角色、權(quán)限設(shè)計(jì)方式還可有效促進(jìn)信息系統(tǒng)實(shí)施。一般情況下，按此方法設(shè)計(jì)完成的角色、權(quán)限結(jié)果可直接用于信息系統(tǒng)用戶權(quán)限配置。崗位是若干個(gè)角色與授權(quán)條件的組合。根據(jù)崗位職責(zé)識(shí)別對(duì)應(yīng)的角色，并將崗位與角色進(jìn)行關(guān)聯(lián)。通過(guò)對(duì)崗位分配授權(quán)條件的方式，將崗位職責(zé)進(jìn)一步細(xì)化并落實(shí)到流程，實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)流程化。反之，通過(guò)崗位與角色匹配情況，可檢查崗位職責(zé)與實(shí)際執(zhí)行是否有偏差，為企業(yè)規(guī)范業(yè)務(wù)、優(yōu)化操作奠定基礎(chǔ)。通過(guò)上述崗位關(guān)聯(lián)角色、角色關(guān)聯(lián)流程步驟的方式，實(shí)現(xiàn)流程和組織的松耦合管理，確保標(biāo)準(zhǔn)流程在全公司(包括子公司、分公司)范圍內(nèi)適用。此種設(shè)計(jì)方式消除了組織、崗位變動(dòng)對(duì)流程環(huán)節(jié)的影響，可有效支持企業(yè)快速變革。當(dāng)組織結(jié)構(gòu)、崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，只要業(yè)務(wù)流程不發(fā)生變化，角色就不會(huì)發(fā)生變化，流程就無(wú)需修改，此種情況下，只需調(diào)整角色與崗位的匹配關(guān)系，業(yè)務(wù)流程中的管理要求就可以通過(guò)《崗位手冊(cè)》的導(dǎo)出落實(shí)至新的崗位。當(dāng)管理要求或標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時(shí)，通過(guò)修改流程、流程描述或匹配新的制度條款，便可將新的管理要求落實(shí)到《崗位手冊(cè)》中。事實(shí)上，通過(guò)博陽(yáng)咨詢(xún)所建議的上述方案，引入ARIS軟件和“流程角色”這個(gè)設(shè)計(jì)理念并建立流程角色及相關(guān)的授權(quán)體系，即可實(shí)現(xiàn)《工作標(biāo)準(zhǔn)》的動(dòng)態(tài)管理和持續(xù)改進(jìn)?？傔@，業(yè)務(wù)流程是載體，通過(guò)流程可關(guān)聯(lián)若干管理要素，再通過(guò)流程關(guān)聯(lián)角色、角色關(guān)聯(lián)崗位的方式，將管理要求落實(shí)到崗位，最后通過(guò)ARIS軟件自動(dòng)輸出包含崗位職責(zé)、角色及授權(quán)、參與的流程及環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)操作管理要求、績(jī)效指標(biāo)、業(yè)務(wù)表單等內(nèi)容的《崗位手冊(cè)》。這里的《崗位手冊(cè)》事實(shí)上已經(jīng)等同于一份《工作標(biāo)準(zhǔn)》了，只要將《崗位手冊(cè)》的文檔格式設(shè)置為《工作標(biāo)準(zhǔn)》所要求的文檔格式，便可以從ARIS系統(tǒng)中自動(dòng)產(chǎn)生符合企業(yè)要求的《工作標(biāo)準(zhǔn)》，實(shí)現(xiàn)《工作標(biāo)準(zhǔn)》的動(dòng)態(tài)維護(hù)。關(guān)于博陽(yáng)咨詢(xún)()：上海博陽(yáng)精訊信息科技有限公司(簡(jiǎn)稱(chēng)博陽(yáng)咨詢(xún))是國(guó)內(nèi)較早的eBPM咨詢(xún)服務(wù)機(jī)構(gòu)。eBPM是“卓越業(yè)務(wù)流程管理”(excellentBusinessProcessManagement)的英文首字縮寫(xiě)。博陽(yáng)咨詢(xún)的eBPM流程管理解決方案可以幫助企業(yè)將日益復(fù)雜的管理體系“理清楚”、“管起來(lái)”并實(shí)現(xiàn)“持續(xù)優(yōu)化”。博陽(yáng)咨詢(xún)的愿景：成為世界一流的管理咨詢(xún)公司。博陽(yáng)咨詢(xún)的使命：將國(guó)際先進(jìn)的管理工具和理念與中國(guó)的管理實(shí)踐相結(jié)合，助力中國(guó)企業(yè)成為世界一流的公司。57710018030900120955790368228596330825771001803090012386576137399735760696577100180309001359457807757990251551257710018030900123875771649826018180515771001803090012138572131192158918326577100180309001235957903682236107605357710018030900123565761352861437917425771001803090012355575087869704693279170881003433552741012299443258333791708810034335527510186673293883200817088100343356107101581152501500522170881003433561081010001800598717321708810034335429510107419414268701717088100343356184101878660869628802170881003433561851017758311740866741708810034335