文件控制管理制度

文件把握制度一、目的通過職責(zé)劃分、明確工作程序及要求,確保內(nèi)部文件的擬定、公布、執(zhí)行與把握的標(biāo)準(zhǔn)性,特制定本制度。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部全部文件的治理。三、職責(zé)1公司范圍內(nèi)告示類文件和內(nèi)控治理類文件編號,監(jiān)視、管控現(xiàn)有體系文件的運(yùn)行狀況.2部統(tǒng)一管控〕，每個(gè)季度的前三個(gè)工作日向經(jīng)管辦提交前三個(gè)月的文件管控狀況。3、各職能部門負(fù)責(zé)擬稿、修訂、申請廢除、使用、管控本部門文件.4、外來文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)識別、收集、管控。文件類型文件類型/廢除審核/會簽簽發(fā)編號原稿把握告示類文件發(fā)文單位部門經(jīng)理副總及以上外來文件部門負(fù)責(zé)部門經(jīng)理分管副總經(jīng)管辦/管理效勞部內(nèi)控類治理類一級三級四級副總及以上部門經(jīng)理經(jīng)管辦副總及以上部門經(jīng)理經(jīng)管辦/治理效勞部治理效勞門文件體一級發(fā)文單位上副總及以上系類二級四級分管副總部門經(jīng)理部副總及以上部門經(jīng)理四、相關(guān)文件的術(shù)語和定義:〔一〕公司內(nèi)部文件包含：1、告示類文件：告示類文件分為四種，分別是：通知、打算、會議紀(jì)要、公告?！?〕通知：使用于需要有關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)、部門或人員周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。(2〕銷下級部門或機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)拇蛩闶马?xiàng).〔3)會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議狀況和確定事項(xiàng)?！?〕等。2、內(nèi)控類文件:內(nèi)控類文件分為體系類內(nèi)控文件和治理類內(nèi)控文件.各內(nèi)控類文件分為四個(gè)級別，分別為：一級內(nèi)控文件、二級內(nèi)控文件、三級內(nèi)控文件、四級內(nèi)控文件。(1〕一級內(nèi)控文件：是公司綱領(lǐng)性的內(nèi)控文件。如員工手冊、質(zhì)量環(huán)境治理手冊等?！?)二級內(nèi)控文件:如集團(tuán)范圍內(nèi)治理性質(zhì)類文件、程序文件等?！?)三級內(nèi)控文件:如各部門內(nèi)的治理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、外來文件、檢測報(bào)告等.〔4)四級內(nèi)控文件：如相關(guān)記錄表單?！捕硟?nèi)部文件實(shí)行保密治理，全部內(nèi)部文件的密級分為三個(gè)級別，分別為：隱秘、機(jī)密、絕密。五、程序說明〔一〕文件擬定和審核1總裁批準(zhǔn).2、二級和三級文件由各職能部門組織人員編寫，內(nèi)控治理類文件須本部門經(jīng)理和經(jīng)管辦審核，文件關(guān)聯(lián)部門審核會簽，分管副總批準(zhǔn);內(nèi)控體系類文件須本部門經(jīng)理和治理效勞部文控室審核,文件關(guān)聯(lián)部門審核會簽,副總及副總以上批準(zhǔn)。3、公司范圍內(nèi)的告示類文件，由發(fā)文部門擬文后,經(jīng)部門經(jīng)理審核發(fā)放,送至治理效勞部備份.〔二〕文件格式和類型1、內(nèi)控文件正文組成一般由八個(gè)部門組成:一、目的；二、適用范圍;三、職責(zé)；四、相關(guān)文件；五、程序流程；六、程序說明；七、相關(guān)記錄表單；八、附錄。具體可視內(nèi)容而定。2文件標(biāo)題用黑體小二號字，文件內(nèi)容用宋體小四號字。治理制度類、指導(dǎo)書類、合約類文件標(biāo)題統(tǒng)一用宋體小二號字，內(nèi)容統(tǒng)一用宋體小四號字。表單類文件:標(biāo)題統(tǒng)一用黑體加精小容字體可適當(dāng)縮小,依表格大小而定。3、公司各部門簡稱：經(jīng)管辦〔OM〕、人力資源部〔HR〕、綜合辦公室(GO)、選購部〔PO〕、財(cái)務(wù)部(FD)、質(zhì)保部〔QA〕、技術(shù)部(TD〕、市場部〔MD〕、治理效勞部(MS〕、工程部〔ED)、安保部(SD)、設(shè)備部(ED〕、生產(chǎn)部(PD〕物流部〔LD〕、生產(chǎn)安全室〔WS〕、產(chǎn)品研發(fā)部〔R&D〕。4、版本/版次：第一版用A表示,第一次用數(shù)字01表示,如：A/015、文件編號是由公司簡稱,部門簡稱,編號組成。如：TY—GO—0016、經(jīng)管辦負(fù)責(zé)監(jiān)視和檢查公司全部文件的編號及運(yùn)行狀況?！踩澄募l(fā)放與治理1、公司治理類內(nèi)控文件由經(jīng)管辦發(fā)放，體系類內(nèi)控文件由各部門負(fù)責(zé)發(fā)放〔技術(shù)圖紙由各部門管控,于每個(gè)月的前三個(gè)工作日向文控室歸檔本月的文件把握治理狀況〕,并使用《受控文件發(fā)放/回收登記表》進(jìn)展發(fā)放登記。2〔表一〕,但如內(nèi)容涉及公司重要打算及公司進(jìn)展方向等重要事項(xiàng)的文件均需分管副總復(fù)核并經(jīng)集團(tuán)總裁簽發(fā)，需蓋印公司文件受控章前方可生效。3公告類文件的公布與更由經(jīng)管辦統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。45、受控文件發(fā)放時(shí)每頁需蓋上文控章，文控章應(yīng)加蓋在空白處，盡量加蓋在每頁的右上角，其次是右下角.對不行能作“頁更改”的文件，例如國家標(biāo)準(zhǔn)，每頁帶版本號、成文日期等,可只在文件的首頁加蓋.任何人不得對已發(fā)放的文件進(jìn)展復(fù)印,一經(jīng)在使用部門覺察受控文件被復(fù)印或文件份數(shù)發(fā)號存有重復(fù)，均可進(jìn)展當(dāng)場回收或銷毀。6、原則上各相關(guān)部門只發(fā)放一份體系文件，當(dāng)其他人員需要使用時(shí)，可先填寫《公司文件審批單》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到原稿把握部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。7、當(dāng)文件被破損嚴(yán)峻而影響使用或文件喪失時(shí)，憑簽批的《公司文件審批單》到原稿把握部門辦理更換或補(bǔ)辦手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)文件,并進(jìn)展登記。〔四〕文件的修改、作廢與回收1、公司全部內(nèi)控文件每半年須進(jìn)展一次評審，由經(jīng)管辦發(fā)起，各部門協(xié)作之行。在過化或因?qū)嵭杏喺蝾A(yù)防措施而發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)對文件進(jìn)展修改、廢除.2、文件內(nèi)容需要修改時(shí),可由本公司的相關(guān)部門提出，并填寫《文件修改申請單》，審核和批準(zhǔn)權(quán)限執(zhí)行“表一”，文件關(guān)聯(lián)部門審核會簽。文件經(jīng)過更改確定后，須辦理發(fā)放、回收工作。治理類內(nèi)控文件由經(jīng)管辦負(fù)責(zé)，體系類內(nèi)控文件由治理效勞部文控室負(fù)責(zé).同時(shí)登錄《文件發(fā)放/回收登記表》,確保各部門得到的是最有效文件。3、文件經(jīng)屢次更改或文件需進(jìn)展大幅度修改時(shí)，應(yīng)進(jìn)展換版。4蓋“作廢“章保存，保存期限為五年，文件保存部門應(yīng)填寫《文件銷毀申請單》銷毀到期文件.5、如因特別緣由保存的作廢文件資料應(yīng)在“作廢“標(biāo)識下加蓋“文件保存”標(biāo)識,以防止無用.6、各職能部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)的外來文件，如相關(guān)的法律、法規(guī)、行政命令、條例、國家表準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等，按文件性質(zhì)交經(jīng)管辦或治理效勞部文控室統(tǒng)一登記歸檔，行。失效的外來文件保存期限為三年?！参濉澄募慕栝喤c儲存1指定日期歸還文件,假設(shè)到期仍不歸還,則由文件把握人員收回。2發(fā)放、更改、換版與作廢方法原則上也適用于軟件。以存儲介質(zhì)領(lǐng)取受控軟件時(shí),受控印章加蓋在介質(zhì)盒〔帶，盤〕上。并執(zhí)行軟件保護(hù)措施，如防修改、防擦出等。由授權(quán)人轉(zhuǎn)存受控軟件到任何介質(zhì)上時(shí),由領(lǐng)用人全面負(fù)責(zé)受控軟件的治理〔。八、附則1、本制度自下發(fā)之日起予以實(shí)施.2、治理效勞部對本制度有最終解釋權(quán)。九、相關(guān)記錄文件1、《文件傳閱單》2、《文件發(fā)放/回收登記表》3、《文件更改申請表》4、《文件借閱登記表》5、《文件銷毀申請單》6、《受控文件清單》附件一

7、《公司文件審批單》

文件傳閱單文件名稱文件編號文件名稱文件編號學(xué)習(xí)途徑緊急程度：緊急一般文件性質(zhì)：閱知密級：隱秘機(jī)密絕密NO。傳閱人員簽名日期NO。傳閱人員簽名日期1234567891011121314151617181920附件二

序號序號文件名稱編號版本發(fā)放記錄回收記錄是否受控分發(fā)號部門備注簽日份簽日份收期數(shù)回期數(shù)〔Y/N〕附件三文件更改申請單文件名稱文件名稱文件編號申請更改部門更改前內(nèi)容更改后內(nèi)容受此影響引起的其他更改文件名稱:擬制審核/會簽批準(zhǔn)注:如更改內(nèi)容過多而無法在此單中完整填寫，可列表填寫并賜予后項(xiàng)附件四

文件借閱登記表序號序號文件名編