集團公司檔案鑒定、銷毀制度

6-5-集團公司檔案鑒定、銷毀制度為加強檔案的管理工作，進一步完善檔案工作的各項規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循、有法可依，特制定檔案鑒定、銷毀制度。一、檔案鑒定工作的原則檔案鑒定工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，應(yīng)根據(jù)檔案對企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的作用，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點，從生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、日常工作查考和今后企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的需要出發(fā)，全面地考察檔案的價值，正確地判斷檔案的留舍，慎重地將失去保存價值的檔案剔除銷毀，進一步提高檔案的質(zhì)量，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理，更好地發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。二、檔案鑒定工作的組織及依據(jù)檔案的鑒定工作由各單位的檔案職能部門負(fù)責(zé)組織。定期對已超過保管期限、失去保存價值的檔案進行鑒定。鑒定檔案要成立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、文書人員及檔案部門負(fù)責(zé)人、檔案人員和技術(shù)人員等組成的鑒定小組進行此項工作。檔案的鑒定工作應(yīng)依據(jù)《**集團公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》等文件，結(jié)合本單位的實際情況，來確定檔案的保存價值。三、檔案鑒定工作的方法鑒定檔案價值的方法要采用直接鑒定法進行。1.文書檔案的鑒定工作要在鑒定小組的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案職能部門會同有關(guān)部室的文書人員對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定人員要逐卷、逐件、逐頁地審查檔案材料，從文件的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面全面考察分析，確定其價值，并填寫檔案價值鑒定表。（見附件1）2.會計檔案的鑒定工作要在鑒定小組的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案職能部門提出意見會同財務(wù)部門共同對超過保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定人員要逐卷、逐頁審查檔案材料，確定其價值。對一些案卷保管期限已滿，但有未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的、涉及產(chǎn)權(quán)的原始憑證以及工資發(fā)放表等可適當(dāng)延長其保管期限或單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案目錄和銷毀清冊中說明。處在項目建設(shè)期間的基建會計檔案，即使保管期限已滿也不得銷毀。鑒定會計檔案要填寫檔案價值鑒定表。3.科技檔案的鑒定工作要在鑒定小組的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案職能部門與技術(shù)部門和熟悉本專業(yè)的技術(shù)人員共同對超過保管期限、建筑物已拆除、設(shè)備已報廢的檔案進行鑒定。鑒定人員要依據(jù)科技檔案的形成規(guī)律以一個工程項目、一個產(chǎn)品或一個科研課題的科技檔案為基礎(chǔ),采取檔案與實物相對照的方法逐套、逐卷、以至逐頁地審查科技檔案的內(nèi)容，然后根據(jù)每一個案卷的實際情況，確定保存價值，重新擬定保管期限，并填寫檔案價值鑒定表。各專項檔案鑒定工作結(jié)束后，由檔案鑒定小組寫出鑒定工作報告，其內(nèi)容包括：本次鑒定工作的目的和任務(wù)、鑒定小組的組織情況、工作過程和基本方法、鑒定中調(diào)整和銷毀檔案的數(shù)量、主要經(jīng)驗和存在問題等。鑒定工作報告同檔案價值鑒定表、銷毀清冊一式兩份，送本單位領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，一份退回本單位檔案職能部門存檔，另一份報送集團黨委辦公室備案存檔。四、檔案的銷毀工作經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)。首先要編寫銷毀清冊（見附件2），寫明銷毀原因。銷毀清冊需要設(shè)置封面（附件3），其項目有：單位名稱、XXXX年度、檔案銷毀清冊、鑒定小組負(fù)責(zé)人和鑒定時間、審批人、審批時間、銷毀人、監(jiān)銷人和銷毀時間等。銷毀工作由檔案職能部門負(fù)責(zé)。為慎重起見，凡是確定銷毀的檔案，還需在檔案部門保存一段時間后方可銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案，任何單位和個人不得擅自銷毀。銷毀會計檔案時，不僅要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，還需報上級財會主管部門批準(zhǔn)后方可銷毀。財會部門要派人監(jiān)銷，并將監(jiān)銷情況報告本單位的負(fù)責(zé)人。銷毀檔案時，應(yīng)派兩人以上到指定的造紙廠進行銷毀和監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀檔案前應(yīng)按照銷毀清冊認(rèn)真進行清點核實，以避免出現(xiàn)誤銷。銷毀人和監(jiān)銷人必須在銷毀清冊上注明“已銷毀”的字樣和銷毀日期，并簽字蓋章以示負(fù)責(zé)。對批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須化為紙漿，嚴(yán)禁將銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣，以保證檔案銷毀工作的安全。五、善后處理工作銷毀檔案后，各單位都要根據(jù)自己的實際情況，做好以下工作：1.注銷已經(jīng)銷毀的檔案；2.變更已經(jīng)調(diào)整過的保管期限；3.案卷內(nèi)文件有變動的要重新調(diào)整組卷；4.調(diào)整檔案的排架順序；5.將檔案價值鑒定表按編號順序排列裝訂成冊，連同銷毀清冊、鑒定工作報告等材料組成鑒定工作卷，歸檔永久保存。六、本制度自2023年9月起執(zhí)行。附件:1.檔案價值鑒定表2.檔案銷毀清冊3.檔案銷毀清冊封面附表1檔案價值鑒定表編號:全宗號卷號形成單位起止時間案卷數(shù)量頁數(shù)案卷標(biāo)題原定保管期限利用情況鑒定意見重新鑒定后保管期限轉(zhuǎn)為資料是否銷毀縮微后銷毀其他理由:鑒定人簽名鑒定時間鑒定鑒定小組意見:備注附件2檔案銷毀請冊序號卷號或文號案卷或文件題名年度形成單位卷/頁保管期限已保管年數(shù)銷毀原因鑒定表編號備注附表3單位名稱：_____________年度_______檔案銷毀清冊鑒定小組負(fù)責(zé)人：審批人：