物業(yè)管理實施方案及物業(yè)管理有限公司信息工作管理手冊

一、物業(yè)概況：

1、大廈一座，位于市中心，總建筑面積16471平方米，共有樓層16層，大廈內(nèi)設(shè)消監(jiān)控設(shè)施，配有3臺電梯。物業(yè)類型：商業(yè)、辦公綜合物業(yè)。周邊交通便利，地理條件優(yōu)越。

2、代管一家加工廠物業(yè)，距離大廈2公里，占地面積20000平方米，總建筑面積5000平方米，物業(yè)類型：工廠。

二、管理目標

物管公司本著“科學規(guī)范、竭誠高效、安全文明、持續(xù)發(fā)展”的質(zhì)量方針，堅持“以人為本”的服務(wù)管理念，對不同業(yè)態(tài)的物業(yè)實施科學的管理、提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，并在現(xiàn)有管理經(jīng)驗及管理資源的基礎(chǔ)上，不斷調(diào)整更新，導入先進的管理理念，創(chuàng)建出一套與客戶及使用人層次及辦公需求相符的管理模式，使廣大客戶及使用人能真切地感受高品位的物業(yè)和高品質(zhì)的管理所帶來的超值享受。

大廈管理工作將參照地方和全國物業(yè)管理優(yōu)秀示范大廈評定標準，確保客

戶及使用人綜合滿意率達到93%—95%以上。

三、管理原則

為實現(xiàn)即定管理目標，追求最佳的環(huán)境效益、社會效益和經(jīng)濟效益，在物業(yè)

管理過程中將始終把握以下原則：

（一）服務(wù)第一、管理從嚴的原則：

“服務(wù)第一”是物業(yè)管理的宗旨，因此管理中要繼續(xù)秉承“以人為本”的管

理理念，從客戶及使用人的需求出發(fā)，強化服務(wù)機能，豐富服務(wù)內(nèi)涵，提供優(yōu)質(zhì)、周到、及時的服務(wù)?！肮芾韽膰馈笔欠?wù)的保障和基礎(chǔ)，包括對物業(yè)的維護管理、員工的管理以及對客戶及使用人不適當行為的管理和勸阻，建立嚴格、周全的管理制度，實施依法管理、從嚴管理、科學管理以確保物業(yè)管理服務(wù)收到應(yīng)有的成效。

（二）專業(yè)管理與業(yè)主自治管理相結(jié)合的原則：

在日常管理中，要充分發(fā)揮兩個積極性，即物業(yè)管理公司的積極性和客戶使

用人的積極性。物業(yè)管理公司應(yīng)當尊重并按照廣大客戶及使用人的要求，通過管理處對物業(yè)實施專業(yè)化的管理，同時努力爭取客戶及使用人的支持配合，使其能正確使用和維護物業(yè)，并自覺遵守業(yè)主公約，共同創(chuàng)建文明的辦公環(huán)境。

（三）物管為主、多種經(jīng)營的原則：

在搞好日常管理和常規(guī)服務(wù)的同時，從物業(yè)的實際出發(fā)，開展一系列服務(wù)性的多種經(jīng)營，既滿足廣大客戶及使用人的不同需求，又增強物管公司的造血功能，增加經(jīng)濟積累，以利于更好地為客戶及使用人服務(wù)。

四、管理辦法

（一）實施全程物業(yè)管理，從開發(fā)商、客戶及專業(yè)物業(yè)管理公司的角度對物業(yè)提出合理化建議，構(gòu)筑一個優(yōu)秀的物業(yè)管理硬件環(huán)境。

（二）成立（大廈）管理處，配備專業(yè)管理人員，實施專業(yè)化管理。

（三）在公司現(xiàn)有管理資源的基礎(chǔ)上，充分借鑒行業(yè)先進管理經(jīng)驗，積極培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，組建一支高素質(zhì)的物業(yè)管理隊伍。

（四）逐步導入ISO9000質(zhì)量管理理念，緊密結(jié)合物業(yè)具體實際，制定一套切合實際的規(guī)章制度，確定一系列高標準的物業(yè)管理行為規(guī)范，以制度促管理，寓管理于服務(wù)。

（五）嚴格遵守有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)，制定切實可行的管理方案；與業(yè)主簽訂各項協(xié)議，依法約束雙方行為。

（六）依照市場化、企業(yè)化的運作方式，提供全方位服務(wù)，開展多元化經(jīng)營。

五、物業(yè)管理服務(wù)項目

（一）公共服務(wù)項目（全體業(yè)主能夠享受的服務(wù)，費用納入物業(yè)管理費）：

1、協(xié)助公安部門維護大廈內(nèi)的公共秩序，實行24小時保安值勤、消防和交通道路管理；

2、公共場所保潔，辦公垃圾收集和清運；

3、大廈共用部位和公共設(shè)施設(shè)備維護和保養(yǎng)；

4、公共綠地園藝的培植和保養(yǎng)；

5、室內(nèi)公共場所綠化擺放養(yǎng)護；

6、對大廈的各類資料進行管理；

7、未裝修房屋通風、打掃等服務(wù)；

8、電話及訪客留言轉(zhuǎn)告；

9、雨傘、雨衣臨時借用；

10、節(jié)日環(huán)境布置；

11、重要時刻提醒服務(wù)；

12、代訂報刊、信件收發(fā)；

13、代收代繳水、電、寬帶網(wǎng)絡(luò)費、有線電視收視費和衛(wèi)星電視收視費；

14、代叫出租車；

15、義務(wù)安全用電常識宣傳。

（二）有償專項服務(wù)項目（可以提供的、大多數(shù)業(yè)主都能夠享受到的服務(wù)，具體價格在業(yè)主委員會成立前，由物管公司核定，報物價部門備案）：

1、大廈內(nèi)物品搬運；

2、提供大廈報警室內(nèi)系統(tǒng)維護服務(wù)；

3、提供小型商務(wù)會議場所及服務(wù)；

4、辦公區(qū)域綠化供應(yīng)及代為養(yǎng)護；

5、辦公區(qū)域報警系統(tǒng)維護及接警服務(wù)；

6、辦公區(qū)域設(shè)備設(shè)施上門維修安裝等；

7、代訂車、船、機票；

8、代聘鐘點工服務(wù)；

9.代訂代送飲用水。

（三）客戶及使用人入住管理

在辦理客戶及使用人入住手續(xù)時，提供方便、快捷、及時、周到的服務(wù)，對于塑造管理處的形象，給業(yè)主留下良好的第一印象，具有重要作用，因此必須重視客戶及使用人的管理工作。

（1）

管理內(nèi)容：

1、準備客戶及使用人領(lǐng)房所需資料；

2、實行領(lǐng)房手續(xù)提供一條龍服務(wù)；

3、按領(lǐng)房流程辦理領(lǐng)房手續(xù)：

1）客戶及使用人所持的入住通知單和各類必備證明，發(fā)放交房資料；

2）陪同客戶及使用人驗房，辦理領(lǐng)房手續(xù)；

3）收回客戶及使用人按規(guī)定填寫的各類表格，收取應(yīng)繳納的費用；

4）對驗房交接中發(fā)現(xiàn)的房屋質(zhì)量問題，經(jīng)業(yè)主確認后，填寫《業(yè)主驗收交

接表》，并與業(yè)主約定時間，及時解決。

（2）管理措施：

1、制定《領(lǐng)房程序》，準備各有關(guān)所需資料；

2、按照領(lǐng)房程序，安排工作流程；

3、策劃客戶及使用人入住現(xiàn)場布置方案；

4、熱情接待，百問不厭，虛心聽取客戶及使用人意見；

5、按規(guī)定辦理客戶及使用人的入住手續(xù)。

（四）、治安管理

在大廈物業(yè)管理中，適當運用現(xiàn)有的科學技術(shù)手段與管理手段，依靠各種先進設(shè)備、工具和人的主觀能動性，維護物業(yè)和客戶及使用人的安全，這是一項很重要的工最為廣大客戶及使用人所關(guān)注，特制訂常規(guī)防范與技術(shù)防范相結(jié)合的24小時全天候管理方案。

（1）管理內(nèi)容：

1、常規(guī)防范：采取站崗執(zhí)勤與巡邏執(zhí)勤相結(jié)合的方式，協(xié)助公安機關(guān)維護

大廈公共秩序，防止和制止任何危及或影響物業(yè)、客戶及使用人安全的行為。

A、門崗的任務(wù)：

禮儀服務(wù)；

維護出入口的交通秩序,車輛按有關(guān)規(guī)定的停車制度執(zhí)行,加強機動車、非機動

車管理，做到停放有序。

對外來車輛和人員進行驗證、登記和換證；

制止身份不明人員、衣冠不整者和閑雜人員進入大廈；

夜間對外來人員進行詢問和登記；

嚴禁攜帶危險物品進入大廈；

遇到外來人員將大件物品帶出大廈，即與物主核實，并作登記；

為業(yè)主提供便利性服務(wù)。

B、巡邏崗的任務(wù)：

按規(guī)定路線巡視檢查，不留死角；

巡查車輛停放情況，維護道路暢通、車輛安全，做好安全防范工作；

對大廈內(nèi)的嫌疑人員進行檢查防范；

對大廈及樓宇安全、防火檢查；

裝修戶的安全檢查；

防范和協(xié)助公安部門處理各類治安案件；

防范和制止各類違反大廈管理制度行為。

2、技術(shù)防范：

應(yīng)用安全報警監(jiān)控系統(tǒng)、電子巡更系統(tǒng)，對大廈內(nèi)的治安情況實施24小時

監(jiān)控，以確保安全。

1）、對可疑或不安全跡象采取跟蹤監(jiān)視和定點錄象措施，并及時通知值班保

安，進行現(xiàn)場處理。

2）、值班保安接到治安報警，應(yīng)迅速趕到現(xiàn)場酌情處理，并把情況反饋到監(jiān)

控中心，監(jiān)控員對報警處理情況作詳細記錄，留檔備查。

（2）、管理措施：

1、實行半軍事化管理，制定保安管理和獎懲制度，嚴格付諸實施，以增強

保安人員的工作責任心；

2、強化保安人員的內(nèi)務(wù)管理，開展系統(tǒng)化軍事素質(zhì)培訓，提高保安人員的

思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能；制定《緊急事故處理辦法》，定期組織演習；

3、加強保安人員的行為規(guī)范教育，服裝統(tǒng)一，佩證上崗，語言文明，舉止

得當；

4、嚴格執(zhí)行保安巡更點到制度，確保巡邏質(zhì)量；

5、監(jiān)控中心定期檢修、保養(yǎng)，確保監(jiān)控設(shè)備完好；

6、保證監(jiān)控、值勤記錄詳細完備，建立安全管理檔案。

（五）、消防管理

消防管理是物業(yè)安全管理的重點，因此要根據(jù)消防法規(guī)的要求，結(jié)合實際，切切實實地做好消防安全工作，確保業(yè)主的生命財產(chǎn)安全。

（1）管理內(nèi)容：

1、做好消防監(jiān)控中心的管理；

2、做好消防設(shè)施、器材的管理；

3、保持消防通道的暢通；

4、加強裝修期間的消防安全管理；

5、嚴禁違章燃放煙花爆竹；

6、嚴禁攜帶、儲藏易燃易爆物品；

7、防止電器短路等引發(fā)火災(zāi)因素。

（2）管理措施：

1、制訂并落實消防管理制度和消防安全責任制，做到責任落實，器材落實，檢查落實；

2、制訂消防事故處理預(yù)案，防患于未然；

3、建立義務(wù)消防隊，每月組織一次消防安全學習，每季組織一次消防演習；

4、定期進行消防檢查，預(yù)防為主，防消結(jié)合，發(fā)現(xiàn)隱患，及時消除；

5、做好消防器材、設(shè)備的檢查保養(yǎng)，使之始終處于完好狀態(tài)；

6、制止任何違反消防安全的行為；

7、積極開展防火安全宣傳教育，定期向業(yè)主傳授消防知識；

8、發(fā)生火災(zāi)，及時組織補救并迅速向有關(guān)部門報警。

（六）綠化保潔管理：

綠化保潔直接關(guān)系到大廈形象及業(yè)主工作環(huán)境，也是測定環(huán)境質(zhì)量的一個重要指標。

（1）管理內(nèi)容：

1、綠化養(yǎng)護：綠化工應(yīng)做到管理日常化、養(yǎng)護科學化。

1）根據(jù)氣候，給花木適量澆水；

2）根據(jù)花木長勢，給花木適量施肥，適當松土；

3）制定預(yù)防措施，防治病蟲害；

4）及時清除雜草、枯枝，春秋兩季定期修剪花木，對遭受損壞的花木及時

扶正，整修或補種合適的苗木、花草；

5）對大廈內(nèi)部公共場所進行綠化布置和養(yǎng)護；

6）定期對建筑小品進行修飾；

7）做到大廈周圍綠地和花草植被養(yǎng)護完好。

2、清潔衛(wèi)生：通過日常保潔工作，使大廈公共環(huán)境和公共部位整潔，公共

設(shè)施潔凈、無異味、無破損。

1）根據(jù)材質(zhì)選擇最佳保養(yǎng)方法，定期上光打蠟，保持材質(zhì)表面光亮整潔；

2）公共衛(wèi)生間設(shè)專人巡回清潔，保持整潔無異味；

3）樓層公共煙缸每天擦試兩次，巡回清理，無煙蒂堆積；

4）大堂設(shè)專人巡回保潔，玻璃門窗保持光亮，無明顯印漬；

5）大廈各公共區(qū)域保持清潔，無隨意堆放雜物和占用公共場所現(xiàn)象，隨時清除各類污漬、積水；

6）每天定時（正常上班時間前）收集垃圾一次，確保垃圾袋裝化，并扎緊

袋口，以免滲漏，每周對垃圾桶清潔、消毒，清潔垃圾房內(nèi)外墻壁及地面，每月對垃圾房消毒二次；

7）定期進行外墻清洗；

8）各類公共照明、消防等設(shè)施，每月保潔一次；

9）定期對下水道等排污管道清理一次；

10）告示牌、指示牌等每天保潔一次；

11）電梯轎廂每天保潔二次，每月對電梯門槽進行一次清潔；

12）春夏秋季每周在害蟲滋生地用藥滅蟲一次（冬季每月一次）；

13）對違反環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定的行為進行制止。

（2）管理措施：

1）建立綠化保潔制度，按月制訂養(yǎng)護計劃，按操作規(guī)程規(guī)范操作；

2）加強業(yè)務(wù)培訓，增強專業(yè)技能，聘請專業(yè)人員指導養(yǎng)護；

3）落實“三查”（綠化清潔工自查、管理員巡查、管理處主任抽查），加強日常監(jiān)督檢查，按月考核，確保綠化服務(wù)滿意率95%、保潔服務(wù)滿意率95%；

4）、強化行為規(guī)范管理，服裝統(tǒng)一、標識齊全、言行文明。

（七）房屋及公共設(shè)施設(shè)備管理：

房屋管理，尤其是共用設(shè)施設(shè)備的管理，直接影響到大廈的形象、物業(yè)的使

用年限及使用安全，直接關(guān)系到業(yè)主及使用人的安全，是大廈管理的重中之重。

（1）管理內(nèi)容：

1）房屋公共部位管理：根據(jù)現(xiàn)狀，大廈內(nèi)房屋可分為已領(lǐng)房、空關(guān)房和公

共用房。

A、客戶及使用人已領(lǐng)房：

房屋交付時，及時與業(yè)主簽訂業(yè)主公約，書面告知房屋裝修管理規(guī)定，并

建立業(yè)主檔案；

加強裝修管理，對違章裝修行為及時予以制止，情節(jié)嚴重者，提請有關(guān)行

政管理部門依法處理；

裝修期間，應(yīng)及時進行房屋公共部位的保護，確保房屋的安全、美觀。

B、空關(guān)房（含業(yè)主托管房）：

管理處應(yīng)每月通風打掃一次；

對房屋和設(shè)施定期檢查（包括墻面、管道、門窗、電源線路、水電表），

發(fā)現(xiàn)問題或盡快處理，或及時通知業(yè)主。

C、公共用房

做好公共用房（公共設(shè)施用房等）的維護、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)破損，及時維修，

確保房屋的安全、美觀。

2）、設(shè)備設(shè)施維護：

A公共水電設(shè)施設(shè)備定期巡查，發(fā)現(xiàn)損壞，及時維修；

B公共衛(wèi)生設(shè)施每周檢查一次；

C水泵、純凈水、風機房等設(shè)備每天巡查兩次；

D電梯機房，每周保養(yǎng)一次（半年保養(yǎng)和一年保養(yǎng)按規(guī)定進行）；

E溫感、煙感、噴淋等定期抽查，確保正常有效；

F智能化系統(tǒng)采用日常巡視與定期保養(yǎng)相結(jié)合，制實時運行檔案；

G對客戶及使用人自用水電設(shè)施報修，應(yīng)按規(guī)定填寫《有償服務(wù)聯(lián)系單》，

確保維修及時率與合格率。

（2）管理措施：

1)加強裝修戶管理，督促客戶及使用人做好裝修前期申報工作，并經(jīng)常進

行現(xiàn)場檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時制止；

2)對所有的管理人員進行全面培訓，清楚各隱蔽線路的具體位置，并對技術(shù)人員進行強化培訓，確保諳熟該系統(tǒng)的操作及維護；

3)對系統(tǒng)中所有的器件、配件建立詳細技術(shù)檔案，以便最快的速度查得設(shè)

備的各項參數(shù)，確保系統(tǒng)的最佳運行狀態(tài)；

4)對所有的設(shè)備幾配件建立詳細檔案，確保最快速度取得所需配件，并能

跟蹤產(chǎn)品的更新?lián)Q代；

5)建立維修人員值班制度，確保維修及時率與合格率達98%以上，且有回

訪制度和記錄；

6)采取日常巡視及定期保養(yǎng)相結(jié)合的辦法，確保房屋及配套設(shè)施完好率達

98%以上。

（八）、水系使用管理（此項內(nèi)容視具體配套情況增減）

通過有序的管理，確保大廈水系運行正常，有效節(jié)省管理成本。

（1）管理內(nèi)容

1)定期巡查泵房設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備運行正常；

2)定期清潔蓄水池，保持水質(zhì)潔凈；

3)專人管理蓄水池，定時開放。

（2）管理措施

1)測算水系運行成本，結(jié)合實際，制定使用規(guī)定；

2)建立設(shè)施設(shè)備檔案，做好巡檢記錄；

3)按規(guī)定操作，發(fā)現(xiàn)異常，及時報修。（九）、財務(wù)管理：

通過財務(wù)管理，在改善財務(wù)狀況的條件下，不斷擴大財務(wù)成果，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

（1）管理內(nèi)容：1、加強現(xiàn)金收支管理；2、搞好財務(wù)核算；3、及時統(tǒng)計物業(yè)維修更新費用使用情況；4、做好年度預(yù)算和決算工作；5、認真審核報銷票據(jù)，嚴格控制費用報銷；6、及時掌握財務(wù)收支狀況，做好財務(wù)分析，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。

（2）管理措施：1、根據(jù)財務(wù)法規(guī)政策，制定財務(wù)管理制度；2、財務(wù)人員持證上崗，規(guī)范操作；3、抓好財務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；4、加強成本控制；5、加強財務(wù)監(jiān)督和財務(wù)檢查。

（十）、質(zhì)量管理：

逐步導入ISO9000質(zhì)量體系標準，實施全面質(zhì)量管理，有助于實現(xiàn)“以人為本”的管理理念，有助于實現(xiàn)決策、計劃與控制、協(xié)調(diào)的結(jié)合，實現(xiàn)既定的質(zhì)量目標。

（1）管理內(nèi)容：1、參照ISO9000質(zhì)量體系標準要求，制定大廈質(zhì)量工作計劃；2、實施所制訂的工作計劃和措施；3、對照計劃，檢查執(zhí)行的情況和效果，及時發(fā)現(xiàn)和總結(jié)存在問題；4、根據(jù)檢查的結(jié)果，采取相應(yīng)的措施，鞏固成績、吸取教訓。

（2）管理措施：1、抓好管理人員的質(zhì)量學習，開展質(zhì)量管理培訓教育工作，不斷提高質(zhì)量意識；2、制訂質(zhì)量責任制，保證質(zhì)量管理工作落到實處；3、接受公司對大廈管理工作的現(xiàn)場指導；4、配合公司開展質(zhì)量體系審核，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，對系統(tǒng)性的問題制定整改方案。

(十一)、檔案資料管理：

加強檔案資料管理，有助于保存物業(yè)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

（1）管理內(nèi)容：1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等；2、客戶檔案：所有客戶及使用人的租房合同（復(fù)印件），客戶及使用人的基本情況登記表、裝修申請表等有關(guān)的登記表等；3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等；4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等；5、管理資料：綠化資料、日常巡查（清潔、維修、保安）記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

（2）管理措施：1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行；2、專人管理（由負責內(nèi)勤的管理員擔任），專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重客戶及使用人的隱私，保守秘密；3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%；4、建立各類資料的電腦管理，計時可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

（十二）、人力資源管理方案

一流的物業(yè)需要一流的管理，一流的管理需要一大批高素質(zhì)的管理人才和專業(yè)技術(shù)人才，而人才的管理與培訓，對于保持員工的高質(zhì)量，提高物業(yè)管理的水平，具有十分重要的意義。

（1）管理內(nèi)容：1、按照合理的人才結(jié)構(gòu)，配置各類人才；2、任人唯賢，量材錄用；3、開展業(yè)務(wù)培訓，全面提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；4、進行業(yè)績考核，優(yōu)勝劣汰。

（2）管理措施：1、制定崗位責任制，做到責、權(quán)、利分明；2、建立約束與激勵相結(jié)合的運行機制，充分調(diào)動工作積極性；3、加強思想作風建設(shè)，樹立全心全意為業(yè)主服務(wù)的觀念和企業(yè)的品牌意識；4、崗前培訓與在崗培訓相結(jié)合，走出去培訓與請進來培訓相結(jié)合；5、全面考核，做到公開、公平、公正。6、建立一支設(shè)備運行及維護人才隊伍，將組建一支精干的設(shè)備運行及維護專業(yè)技術(shù)隊伍，熟悉設(shè)備性能及隱蔽線路走向，并邀請相關(guān)單位（如系統(tǒng)設(shè)置、安裝單位）對所有技術(shù)人員進行強化培訓，確保諳熟該系統(tǒng)的操作及維護。7、管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓對所有的管理人員進行全面培訓，讓每一個人員都能清楚知道隱蔽線路的具體位置，保證隱蔽工程中的線路不受損。8、建立設(shè)備技術(shù)檔案對系統(tǒng)中所有的器件、配件建立詳細技術(shù)檔案，包括型號、技術(shù)參數(shù)、外型尺寸、工作條件等等，以便以最快的速度查得設(shè)備的各項參數(shù)，確保系統(tǒng)的最佳運行狀態(tài)。9、建立設(shè)備運行檔案建立對消防監(jiān)控系統(tǒng)的實時運行檔案，使操作人員對系統(tǒng)的正常運行了如指掌，并對系統(tǒng)的報警信息作正確的分析及存盤。10、建立供貨商檔案對所有的設(shè)備及配件建立詳細檔案，包括型號、產(chǎn)地、制造單位、供應(yīng)單位等等，并與供貨商、制造商保持聯(lián)系，確保以最快速度取得所需配件，并能跟蹤產(chǎn)品的更新?lián)Q代。11、日常巡視與定期保養(yǎng)日常的巡視檢查是及時發(fā)現(xiàn)問題的最佳途徑，而定期維護是發(fā)現(xiàn)、解決軟性隱患的最佳辦法。對此將采取日常巡視及定期保養(yǎng)相結(jié)合的辦法以確保設(shè)備安全運行。

(十三)、機構(gòu)設(shè)置及人員配置

（1）物業(yè)管理機構(gòu)設(shè)置及人員配備根據(jù)物業(yè)管理的需要，現(xiàn)對物業(yè)管理機構(gòu)的設(shè)置和人員的配備作如下安排：1、管理機構(gòu)設(shè)置：管理處、工程部、保安部、保潔部2、人員配備：主任1名、主管1名；保安隊長1名、保安員7名；工程部經(jīng)理1名高配/維修工1名；保潔員4名。合計共16人(考慮道具廠需配備保安和保潔)

（十四）、物業(yè)管理成本預(yù)算（略）

（十五）、物業(yè)管理成本精益控制理念

根據(jù)國家《物業(yè)管理收費規(guī)定》，物業(yè)服務(wù)成本或者物業(yè)服務(wù)支出構(gòu)成一般包括以下內(nèi)容：人員工資福利費；公共部位、公用設(shè)備設(shè)施的日常運行和維護、保養(yǎng)費；綠化養(yǎng)護費；清潔衛(wèi)生費；公共秩序維護費；辦公費；固定資產(chǎn)折舊費；共用部位、共用設(shè)施設(shè)備及公共責任保險費；經(jīng)業(yè)主同意的其他費用。

在上述規(guī)定的框架下，寫字樓的成本大致可劃分為四大部分：人力成本，占總成本的30-40%公共能源，占總成本的20-30%；營運成本，占總成本的20%左右；管理費用，占總成本的10%左右。

其中，人力成本和公共能源成本占寫字樓企業(yè)成本的50-70%左右，成為寫字樓物管企業(yè)成本控制的重點。

二、大廈成本精益控制方法

成本的精益控制，是指借鑒工業(yè)企業(yè)精益生產(chǎn)的成本控制思想和方式，在寫字樓的經(jīng)營管理中，實施成本的精益控制，提高企業(yè)的運作效率，爭取更多的贏利。

精益生產(chǎn)是當前工業(yè)界公認最佳的一種生產(chǎn)組織體系和方式。其特點是消除一切浪費、追求精益求精和不斷改善，旨在以最優(yōu)品質(zhì)、最低成本和最高效率對市場需求做出最迅速的響應(yīng)。

寫字樓物管企業(yè)，應(yīng)在消除一切浪費、不斷改進、及時調(diào)整的精益思想指導下，對寫字樓經(jīng)營管理成本進行精益控制。

1．成本臨界點控制

臨界點控制，是一種動態(tài)的控制方式，企業(yè)既要滿足寫字樓服務(wù)需求高峰期顧客對較高服務(wù)能力的需要，又要保證在低谷期不閑置服務(wù)能力。同時，對內(nèi)部各部門進行成本預(yù)算和定額的控制。臨界點控制使企業(yè)的服務(wù)供應(yīng)和顧客需求在剛好匹配的臨界點上運作，實現(xiàn)高顧客滿意度下的有效成本控制管理。

首先，建立成本預(yù)算和定額控制體系。企業(yè)各部門作為獨立的成本控制中心，企業(yè)核準各部門的預(yù)算，批準一定成本額度，并對其實行成本定額控制和考核。

其次，對高達70%的公共能源和人力成本進行重點控制。

第一，控制公共能源成本。能源成本控制是一項長期的涉及到組織內(nèi)全體員工的工作。因此，相對于人力成本而言，公共能源成本的剛性較大。因為寫字樓的基本照明和設(shè)備設(shè)施用電是必不可少的，在一定程度上，照明的布局和亮度標志著寫字樓的品牌形象。所以，其控制還應(yīng)該著眼于細微處，把握從小處見大的原則。

第二，控制人力成本。人力成本是寫字樓企業(yè)贏利的敏感因素。人力成本的過度控制會引起服務(wù)能力不足，影響服務(wù)質(zhì)量。

寫字樓的服務(wù)能力不僅指員工的數(shù)量，也包括員工的技能(專業(yè)技能和綜合素質(zhì))，它直接關(guān)系到企業(yè)提供服務(wù)的及時性和服務(wù)的質(zhì)量。

2．能源成本的精益控制在滿足顧客對能源需求(照明和設(shè)備設(shè)施的需要)的同時，控制能源成本。能源成本精益控制的具體措施有：計量無遺漏、管理無空白點、電價核算準確、臨界點運行。

首先，做到計量無遺漏。從以下五個方面進行：第一，為顧客安裝電表?？偙砜鄢櫩褪褂玫碾娰M即為寫字樓企業(yè)應(yīng)該承擔的費用，包括：公共設(shè)備設(shè)施運行的電費、公共照明電費、以及寫字樓企業(yè)自己的辦公用電三部分。第二，配合國家或地區(qū)的電力優(yōu)惠政策，安裝相應(yīng)的電表可節(jié)約能源費。第三，為了分析、控制設(shè)備設(shè)施用電，除了設(shè)備設(shè)施的總表外，為大型的設(shè)備設(shè)施安裝專項計量電表。第四，為了分析、控制公共照明用電，以每層樓為單位安裝電表。第五，為物管企業(yè)自用房安裝電表。計量無遺漏是能源成本精益控制的前提和基礎(chǔ)。

其次，管理無空白點。做到只要使用能源方，都要能被計量。有相應(yīng)的能源使用規(guī)定，派專人負責開關(guān)和控制運行時間。杜絕一切可能的無管理現(xiàn)象，如長明燈、夜班時間因責任不明確或安排不當而無人關(guān)閉的用電系統(tǒng)等?？梢酝ㄟ^定期對寫字樓進行全面的巡查來杜絕能源管理的空白點。尋找可能的空白點，制訂管理控制的措施改進，達到不斷修正、完善的目的。

再次，電價核算準確。因為電力部門根據(jù)枯水季節(jié)和豐水季節(jié)分別實行兩種平均價格，而且每天按照豐、平、谷三個用電時段分三個不同的標準計量電價，所以實際電費單價需要從總電費和使用小時兩個指標反算得到。另外，寫字樓的框架結(jié)構(gòu)決定了房間可任意割斷，所以，供電部門不可能實施戶表工程。為了降低物管企業(yè)的成本，從總表到每位顧客辦公間的線路損耗就只能通過顧客平攤的方式彌補。所以，向顧客收取的電費單價應(yīng)考慮上述兩個因素，并核算出一個相對固定的單價數(shù)額。物管企業(yè)應(yīng)每月制定能源成本核算表，清晰展示當月的能源成本負擔情況。

最后，實行臨界點運行。能源控制的臨界點運行是指凡是使用電力能源的系統(tǒng)，如寫字樓的設(shè)備設(shè)施用電、照明系統(tǒng)用電等，其開啟、關(guān)閉和運作的時間和方式，剛好能滿足寫字樓顧客正常的需要，能源管理在沒有多余浪費的需求和供應(yīng)的平衡點上運行。理想的臨界點運行是不存在的，臨界點運行是寫字樓能源控制不懈追求的目標。為此，企業(yè)不僅要從管理規(guī)定上，而且要從人員操作上進行長期細致的努力工作。比如，不僅有設(shè)備的運作規(guī)程，還應(yīng)制定設(shè)備的能源控制操作規(guī)程；在照明管理上，除了正式的規(guī)定，還可以將寫字樓劃分成不同的責任區(qū)域，要求員工根據(jù)實際情況自行調(diào)整操作規(guī)定。員工根據(jù)顧客的使用情況進行及時的開、關(guān)調(diào)整，使之既能滿足顧客的需要，又能最大限度地節(jié)約用電。

3．人力成本的精益控制一般寫字樓物管企業(yè)都是以較大服務(wù)需求來設(shè)計服務(wù)能力，并采用定崗定員的制度。這樣雖然能夠滿足服務(wù)高峰期的需求，但是在服務(wù)低谷期會出現(xiàn)明顯的服務(wù)能力閑置，造成總體服務(wù)成本高居不下。

人力成本的精益控制以服務(wù)能力的柔性規(guī)劃和實施為主。柔性服務(wù)能力從兩個方面實現(xiàn)。一方面，培養(yǎng)一專多能的高素質(zhì)的員工；另一方面，在滿足需求的情況下，打破人員安排剛性化，根據(jù)服務(wù)需要及時調(diào)整服務(wù)能力。改變企業(yè)目前通常采用的定崗定員制，詳細分析服務(wù)需求，采取定崗定員和綜合值班結(jié)合的人員排班方式，科學合理地安排服務(wù)運作時間和在崗人員。

在崗位安排上從兩方面著手。第一，從時間上分析寫字樓服務(wù)的需求高峰期和低谷期，重點安排服務(wù)能力，而不是平均分配服務(wù)能力。第二，從空間上落實服務(wù)責任，在不同服務(wù)時段采取定崗定員和值班結(jié)合的排班方式。

對比大廈與寫字樓的服務(wù)需求，分析寫字樓每天的需求高峰期和低谷期。寫字樓全年的服務(wù)需求高峰期和低谷期也比較明顯。由于寫字樓租賃顧客數(shù)量在一定時期內(nèi)相對固定，所以，可以按照年度節(jié)假日將寫字樓服務(wù)排班分為工作日班和節(jié)假日班。每個工作日班又可以分為服務(wù)高峰定崗定員制和服務(wù)低谷值班制，而節(jié)假日班可分為周末和大假兩個班。企業(yè)根據(jù)各種班次的服務(wù)需求強弱和特點以及管理重點，安排服務(wù)崗位。如在服務(wù)高峰期配以定崗定員的較高的服務(wù)能力；在低谷期(節(jié)假日等)以值班方式提供服務(wù)；以處理意外事件的應(yīng)急能力為標準來滿足較低服務(wù)要求；值班小組人員少，以團隊方式相互協(xié)作，小組內(nèi)員工一專多能，比如工程維護人員在需要的時候協(xié)助保安，共同完成值班任務(wù)。最后，寫字樓人力成本的精益控制，要以全體員工一專多能為前提和基礎(chǔ)，在能滿足服務(wù)需求前，不能一味地強調(diào)減少人員數(shù)量。必須提高人員質(zhì)量，對員工進行有計劃、有目的的長期培訓和崗位輪換實習，并將培訓成效納入績效考核體系，才能高質(zhì)量地柔性規(guī)劃服務(wù)能力，達到人力成本精益控制的效果。XX物業(yè)管理有限公司LARGEONGHAIPROPERTYMANAGEMENTCO．，LTD．編號：WI/X版本：A信息工作管理手冊編制： 日期： 審核： 日期： 批準： 日期： 文件受控章序號 編號 標題1 WI/X-001 信息中心職責2 WI/X-002信息中心經(jīng)理職責3 WI/X-003信息中心副經(jīng)理職責4WI/X-004信息中心網(wǎng)絡(luò)工程師職責5WI/X-005 信息中心系統(tǒng)維護工程師職責6WI/X-006XX物業(yè)信息系統(tǒng)管理制度7WI/X-007 信息管理制度（電腦采購）8WI/X-008信息管理制度（低值易耗品采購）9WI/X-009 信息管理制度（系統(tǒng)維護）10WI/X-010信息管理制度（軟件管理）11 WI/X-011信息管理制度（技術(shù)資料管理）12 MR-001X 電腦等信息設(shè)備配置申請表13 MR-002X電腦等信息設(shè)備采購計劃表14MR-003X信息設(shè)備及配件報價單15 MR-004X電腦等信息設(shè)備采購驗貨單16MR-005X 軟件資料明細表17MR-006X低值易耗品采購申請表18MR-007X低值易耗品采購計劃表19 MR-008X 低值易耗品領(lǐng)用申請表20 MR-009X供應(yīng)商及評審情況表21ME-010X固定資產(chǎn)報廢申請表22MR-011X信息設(shè)備配件更換申請表23MR-012X設(shè)備借用記錄表24MR-013X固定資產(chǎn)臺帳25MR-014X設(shè)備維護卡片26MR-015X軟件資料明細表27MR-016X技術(shù)資料登記表28MR-017X技術(shù)資料借閱登記表信息中心是公司計算機等信息設(shè)備、辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件、信息收集處理和數(shù)據(jù)管理、信息發(fā)展規(guī)劃制定等職能的管理部門。在公司總經(jīng)理和分管助理總經(jīng)理的領(lǐng)導下全面負責公司的信息管理工作。一、根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略，考慮和提出企業(yè)的信息戰(zhàn)略。二、負責企業(yè)的信息化推進工作，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員配備、資源調(diào)配等。三、全面負責企業(yè)的信息管理工作。四、負責制定有關(guān)信息標準、計算機管理制度；五、負責公司（包括各管理處、）計算機及相關(guān)設(shè)備的采購、調(diào)配、報廢的管理工作。負責組織對公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機系統(tǒng)硬、軟件的維護和管理(包括各管理處、所有計算機及相關(guān)設(shè)備的管理)。負責組織公司（包括各管理處、）人員的計算機相關(guān)知識的培訓及考核工作。負責XX家園網(wǎng)的建設(shè)、運行維護、技術(shù)支持和管理及信息發(fā)布負責組織公司管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)信息安全防范等應(yīng)用系統(tǒng)的研究開發(fā)、建設(shè)、運行維護；負責全公司網(wǎng)絡(luò)的安全、保密管理，杜絕利用網(wǎng)絡(luò)從事與工作無關(guān)的活動。負責公司管理信息系統(tǒng)的維護、管理、數(shù)據(jù)的后備與恢復(fù)。負責公司入網(wǎng)計算機IP地址的申請、分配、登記和管理等工作。負責對公司內(nèi)、外的信息傳輸和交流。負責為公司服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)軟件的開發(fā)；負責對公司信息系統(tǒng)的不斷完善和優(yōu)化。堅持業(yè)務(wù)學習(包括計算機業(yè)務(wù)和物業(yè)管理工作方面的業(yè)務(wù))，不斷提高工作水平。一、在總經(jīng)理和分管助理總經(jīng)理直接領(lǐng)導下，負責本部門的全面工作。二、根據(jù)公司的總體發(fā)展規(guī)劃，制定公司的的信息發(fā)展規(guī)劃并負責貫徹落實。三、負責公司信息方面對外合作有關(guān)協(xié)議和合同的談判、起草，在報公司領(lǐng)導審批后，監(jiān)督合同的按期執(zhí)行，保證項目的質(zhì)量。四、負責制定公司信息方面的各項規(guī)章制度及各項管理細則，并負責貫徹落實。五、檢查、指導、監(jiān)督本部門各崗位人員的工作。定期考核員工的工作業(yè)績，可向公司建議本部門人員的升降和調(diào)整，可向公司提請辭退本部門表現(xiàn)較差的員工。六、負責組織本部門員工進行專業(yè)知識學習，加強員工的工作配合，提高員工專業(yè)水平。七、負責制定公司面向全體員工的計算機操作培訓計劃。八、負責審批本部門在規(guī)定職權(quán)范圍內(nèi)各種費用的支出。九、完成公司領(lǐng)導交辦的其它任務(wù)。在信息中心經(jīng)理直接領(lǐng)導下，做好以下工作：負責公司管理處電腦等信息設(shè)備的維護工作，保證公司各部門和管理處電腦等信息設(shè)備的正常使用。負責物業(yè)管理軟件的維護工作，保證各管理處收費軟件的正常使用。根據(jù)公司的發(fā)展要求，及時更新和升級電腦等信息設(shè)備的軟硬件系統(tǒng)。負責建立電腦等信息設(shè)備固定資產(chǎn)臺帳，建立設(shè)備維修卡片。負責組織實施面向公司全體員工的計算機操作技能的培訓。遵守公司的規(guī)章制度，抓好本職權(quán)內(nèi)員工的專業(yè)知識的培訓。完成領(lǐng)導交辦的其他工作。在信息中心經(jīng)理的直接領(lǐng)導下，做好以下工作：根據(jù)公司的信息發(fā)展規(guī)劃，負責公司的辦公網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。負責公司辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護，保障公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常工作。負責公司郵件系統(tǒng)的建立和維護工作，保障郵件系統(tǒng)的通暢。建立網(wǎng)絡(luò)運行維護檔案，并根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和公司業(yè)務(wù)的需要，及時升級公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件和軟件平臺。負責公司網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全，及時進行網(wǎng)絡(luò)安全工具的升級，定期進行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的備份工作，保護公司重要數(shù)據(jù)文檔的安全。結(jié)合公司整體發(fā)展要求，進行公司網(wǎng)站（內(nèi)部網(wǎng)頁和外部網(wǎng)頁）宣傳。做好網(wǎng)站維護，備份公司的網(wǎng)站資料，及時進行網(wǎng)頁內(nèi)容的編輯、設(shè)計和更新工作。遵守公司的規(guī)章制度，努力學習專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。完成領(lǐng)導交辦的其它工作。在信息中心經(jīng)理直接領(lǐng)導下，做好以下工作：負責維護公司、管理處電腦等信息設(shè)備的正常運行，為公司開展各項業(yè)務(wù)工作提供安全可靠的支持。負責公司的電腦等信息設(shè)備的采購和維修工作，建立一套完善的電腦成品采購和維修體系。負責公司電腦等信息設(shè)備低值易耗品的采購工作，并建立完善的采購體系負責建立低值易耗品臺帳，做好低值易耗品的保管、領(lǐng)用和統(tǒng)計工作。負責建立電腦等信息設(shè)備、低值易耗品供應(yīng)商的檔案，并對供應(yīng)商情況進行評估，報部門經(jīng)理審批。對公司各部門電腦使用的密碼具有統(tǒng)一管理并監(jiān)督的職責，保證密碼的安全。遵守公司的規(guī)章制度，努力學習專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。完成領(lǐng)導交辦的其它工作。1、為了維護公司信息系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定，促進公司網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和發(fā)展，保證公司網(wǎng)絡(luò)的正常運行和網(wǎng)絡(luò)用戶的使用權(quán)益，特制定本管理制度。2、本管理制度所稱的公司信息系統(tǒng)（公司網(wǎng)絡(luò)），是指公司投資購買、由信息中心負責維護和管理的公司網(wǎng)絡(luò)主、輔節(jié)點設(shè)備、配套的網(wǎng)絡(luò)線纜設(shè)施及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、工作站（PC機等）、終端輸出輸入設(shè)備（打印機、掃描儀等）、公司管理軟件所構(gòu)成的、為公司網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用及服務(wù)的硬件、軟件的集成系統(tǒng)。3、公司信息系統(tǒng)所需要的信息設(shè)備由各個部門（管理處）或個人書面提出申請，按公司規(guī)定程序報批后交給信息中心，經(jīng)公司領(lǐng)導審核后，統(tǒng)一采購。4、公司信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行和系統(tǒng)設(shè)備管理維護工作由信息中心負責，信息中心可以委托相關(guān)供應(yīng)商指定人員代為維護子節(jié)點設(shè)備。任何單位和個人，未經(jīng)信息中心同意、不得擅自購買、安裝、拆卸或改變網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、改變接入結(jié)構(gòu)。5、任何部門（管理處）和個人不得利用聯(lián)網(wǎng)計算機從事危害公司信息系統(tǒng)及本地局域網(wǎng)服務(wù)器、工作站的活動，不得危害或侵入未授權(quán)的（包括互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的）服務(wù)器、工作站。公司信息系統(tǒng)負責部門，其它部門（管理處）或個人不得使用任何硬件或軟件對公司網(wǎng)絡(luò)主、輔節(jié)點、服務(wù)器、工作站、交換機、路由器、VPN等設(shè)備進行端口掃描、攻擊、暴力破解等,因此導致電腦或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備癱瘓、無法正常運行的行為被視為對公司信息系統(tǒng)安全運行的破壞行為。公司信息系統(tǒng)中通過網(wǎng)絡(luò)對外發(fā)布的信息內(nèi)容必須交公司辦公室，報請公司領(lǐng)導審核，簽署意見后，提交相關(guān)電子文檔，由信息中心從技術(shù)上開通其對外的信息發(fā)布服務(wù)。7、公司信息系統(tǒng)中各類服務(wù)器所開設(shè)的帳戶、口令，以及存儲在網(wǎng)絡(luò)上的文件均視為公司商業(yè)秘密，信息中心對用戶口令、文件保密。任何人不得向其他不相關(guān)人員提供這些信息。8、公司信息系統(tǒng)中各個服務(wù)器、工作站終端設(shè)備所應(yīng)用的軟件請參照《信息系統(tǒng)軟件目錄》，不得擅自安裝、刪除、更改。嚴禁利用公司計算機處理與工作無關(guān)的事情，如游戲、股票等。如因工作需要需增加應(yīng)用軟件者，應(yīng)書面向信息中心提出，由信息中心統(tǒng)一安裝和管理。9、網(wǎng)絡(luò)使用者不得利用各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備或軟件技術(shù)從事用戶帳戶及口令的偵聽、盜用活動，更不得肆意對外傳播公司信息系統(tǒng)中所涉及的帳戶及口令，該活動被認為是對網(wǎng)絡(luò)用戶和公司的權(quán)益侵犯。10、公司（管理處）內(nèi)從事土建、裝修改造、維修等施工時，不得危害計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。11、公司信息系統(tǒng)主、輔節(jié)點設(shè)備及服務(wù)器等發(fā)生事故或遭到黑客攻擊后，相關(guān)單位必須在二十四小時內(nèi)向信息中心報告。12、嚴禁在信息系統(tǒng)中使用來歷不明、可能會引發(fā)病毒傳染的軟件；對于來歷不明的可能引起計算機病毒的軟件應(yīng)予以刪除13、任何部門（管理處）和個人不得在公司信息系統(tǒng)及其聯(lián)網(wǎng)計算機上瀏覽、傳送危害國家安全的信息(包括多媒體信息)、淫穢、色情等資料。14、公司信息系統(tǒng)及子網(wǎng)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件及信息數(shù)據(jù)要實施保密措施。信息資源保密等級應(yīng)分為：（Ⅰ）可向Internet公開的；（Ⅱ）可向公司公開的；（Ⅲ）可向本部門（管理處）公開的；（Ⅳ）可向有關(guān)部門或個人公開的；（Ⅴ）僅限于個人使用。15、任何部門（管理處）和個人不得向外界以任何形式傳送屬于公司保密資料。公司信息中心將會在網(wǎng)絡(luò)上做相應(yīng)的監(jiān)控，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。16、所有人員應(yīng)該使用由信息中心所指定的設(shè)備，并不得私自更換設(shè)備、更改設(shè)備IP地址，設(shè)備網(wǎng)絡(luò)名稱等設(shè)備硬件配置信息。17、公司信息中心負責制定、修改、廢止各項信息管理制度和技術(shù)規(guī)范，監(jiān)控、封堵、清除網(wǎng)上有害信息，有效地防范網(wǎng)上非法活動。公司信息系統(tǒng)統(tǒng)一出口管理、統(tǒng)一用戶管理，進出公司信息系統(tǒng)訪問信息的所有用戶必須使用信息中心設(shè)立的代理服務(wù)器、文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、Email服務(wù)器。未經(jīng)批準，各部門（管理處）和個人一律不得開設(shè)、更改應(yīng)用服務(wù)。18、所有網(wǎng)絡(luò)使用者不得通過公司網(wǎng)絡(luò)、利用公司的郵件服務(wù)器或其它郵件服務(wù)器發(fā)送垃圾郵件或帶有病毒的郵件。19、所有網(wǎng)絡(luò)使用者的電子文檔在共享、拷貝或作為電子郵件附件發(fā)送給其他人時，必須做好查、殺病毒的處理。20、違反第六條及第十四條規(guī)定的行為一經(jīng)查實，將由公司信息中心向公司領(lǐng)導報告，視情節(jié)給予相應(yīng)處分；造成重大影響和損失的將向公安部門報案，由個人依法承擔相關(guān)責任。21、違反第八條、第十條、第十六條規(guī)定的一經(jīng)查實，信息中心將提公司領(lǐng)導予以處分，并在網(wǎng)絡(luò)上公布；對公司或他人造成經(jīng)濟損失的，負責賠償損失，關(guān)閉其擁有的各類服務(wù)帳號；行為惡劣、影響面大、造成他人重大損失的，向公安部門報案，由個人依法承擔相關(guān)責任。附件：《信息系統(tǒng)軟件目錄》深圳市XX物業(yè)管理有限公司二○○四年十二月二十五日信息系統(tǒng)軟件目錄物業(yè)公司各部門共用軟件軟件類型軟件名稱首選備用操作系統(tǒng)Win2000Win98網(wǎng)頁瀏覽IE瀏覽器文字處理Office2000Wps圖形瀏覽Acdsee文件壓縮WinzipWinrar郵件處理Foxmail病毒防護SymantecAntiVirus金山毒霸網(wǎng)絡(luò)個人防火墻天網(wǎng)系列金山網(wǎng)鏢驅(qū)動程序本機、打印機翻譯軟件金山詞霸翻譯軟件平面設(shè)計Photoshop公用平面設(shè)計下載工具Flashgetnetants物業(yè)公司各部門專用軟件部門軟件類型軟件名稱質(zhì)量管理部人力資源部人事管理軟件社保軟件教育培訓部超市運營部超市管理軟件管理風暴樓宇科技公司工程制圖AutoCAD清洗公司圖形設(shè)計3D-MAX、CorolDraw會計部財務(wù)軟件小蜜蜂、支票打印工具財務(wù)審計部財務(wù)軟件小蜜蜂（僅查看功能）辦公室圖形處理Freehand、蘋果機操作系統(tǒng)顧問管理部商務(wù)部社區(qū)服務(wù)部社區(qū)環(huán)境部工程制圖AutoCAD工程部工程制圖AutoCAD、CorolDraw電梯公司電梯控制軟件管理處使用軟件軟件類型軟件名稱首選備用操作系統(tǒng)Windows2000Windows98網(wǎng)頁瀏覽IE系列文字處理Office2000Office97圖形瀏覽Acdsee平面設(shè)計Photoshop文件壓縮WinrarWinzip郵件處理FoxmailWebmail病毒處理SymantecAntiVirus金山毒霸網(wǎng)絡(luò)個人防火墻天網(wǎng)系列金山網(wǎng)鏢工程圖紙瀏覽（處理）AUTOCAD系列VPNNetScreenClient代理服務(wù)器Sysgate4.0下載工具Flashgetnetants驅(qū)動程序本機、打印機財務(wù)軟件(財務(wù)專用)小蜜蜂收費軟件（財務(wù)專用）新物業(yè)管理收費軟件思源7.0實施采購的原則在滿足應(yīng)用的前提下，保證所采購的設(shè)備具有最佳性價比，達到公司資源的優(yōu)化配置。適用范圍管理處、物業(yè)公司經(jīng)過批準后的各種信息設(shè)備的采購，主要包括：電腦整機、各種型號打印機、傳真機、服務(wù)器、掃描儀、各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)軟件、工具軟件等。采購責任人信息中心負責電腦維護的責任人和系統(tǒng)維護員采購申請的審批物業(yè)公司、管理處根據(jù)本部門的實際工作情況提出采購要求，填寫“電腦等信息設(shè)備配置申請表”，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字后送信息中心。信息中心經(jīng)理根據(jù)公司電腦配置的實際情況和使用人的工作性質(zhì)提出處理意見。若是內(nèi)部調(diào)配，則由信息中心直接實施到位；若需購買新的設(shè)備，信息中心采購負責人提出具體配置意見，并填寫“電腦等信息設(shè)備采購計劃表”，經(jīng)信息中心經(jīng)理簽字后返回到申請部門。申請部門根據(jù)信息中心的處理意見，持配置申請表請公司分管領(lǐng)導審批。根據(jù)所采購設(shè)備的價值，若需進行固定資產(chǎn)登記，則需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。公司領(lǐng)導批示同意后，采購申請表返回到信息中心，采購申請的審批程序結(jié)束。采購的實施信息中心采購負責人每月收集一次電腦等信息設(shè)備的最新市場報價，并填寫“信息設(shè)備及配件報價單”，在公司內(nèi)部網(wǎng)站“業(yè)務(wù)資料—內(nèi)部資料”欄目上公布。采購負責人根據(jù)“電腦等信息設(shè)備采購計劃表”向合格供應(yīng)商詢價，確定供應(yīng)商和價格后報信息中心經(jīng)理審批。采購負責人向選定的供應(yīng)商發(fā)出訂購單。系統(tǒng)維護人員根據(jù)訂購單進行驗貨，同時填寫“電腦等信息設(shè)備采購驗貨單”，若驗收合格辦理入庫手續(xù)，若驗收不合格，則要求供應(yīng)商進行更換或退貨。六、入庫和分發(fā)系統(tǒng)維護人員在設(shè)備驗收合格后，登記“固定資產(chǎn)臺帳”，建立“設(shè)備維護卡片”(電子文檔)。系統(tǒng)維護人員將各種驅(qū)動程序等軟件資料登記“軟件資料明細表”系統(tǒng)維護人員安裝好各種應(yīng)用軟件后，將購置的設(shè)備分發(fā)到申請部門和使用人手中，并要求使用人在設(shè)備維護卡片上簽收。七、單據(jù)處理若是物業(yè)公司申購的電腦，供應(yīng)商的發(fā)票應(yīng)開給物業(yè)公司；若是公司各職能部門申購的電腦，發(fā)票所開單位為：深圳市XX物業(yè)管理有限公司；若是管理處申購的電腦，發(fā)票所開單位為：深圳市XX物業(yè)管理有限公司XXX管理處。系統(tǒng)維護員持供應(yīng)商所開的發(fā)票，填寫報銷單，附上“電腦等信息設(shè)備配置申請表”、“電腦等信息設(shè)備采購計劃表”，并分別報經(jīng)信息中心經(jīng)理、會計部經(jīng)理、分管領(lǐng)導、總會計師、總經(jīng)理簽字審批。審批后的報銷單，若是公司職能部門或物業(yè)公司申購的電腦，則直接到公司出納室辦理轉(zhuǎn)帳支票；若是管理處申購的電腦，則到相應(yīng)管理處辦理轉(zhuǎn)帳支票?！半娔X等信息設(shè)備配置申請表”、“電腦等信息設(shè)備采購計劃表”則由信息中心存檔。八、記錄與表格電腦等信息設(shè)備配置申請表電腦等信息設(shè)備采購計劃表電腦等信息設(shè)備采購驗貨單固定資產(chǎn)臺帳設(shè)備維護卡片軟件資料明細表實施采購的原則在滿足應(yīng)用的前提下，保證所采購的低值易耗品具有最佳性價比。適用范圍各部門、管理處、各種信息設(shè)備低值易耗品的采購，主要包括：墨盒、色帶、光盤、軟盤、插座、鼠標、鍵盤等（不包括打印紙、復(fù)印紙的采購）。采購責任人信息中心副經(jīng)理和系統(tǒng)維護員采購計劃的制定采購負責人每月收集一次低值易耗品的最新市場報價，并填寫“低值易耗品報價單”，在公司內(nèi)部網(wǎng)站“業(yè)務(wù)資料—內(nèi)部資料”欄目上公布。每月25日系統(tǒng)維護人員根據(jù)上個月低值易耗品的實際消耗數(shù)量和庫存情況，制定采購計劃表。信息中心副經(jīng)理根據(jù)采購計劃表向固定供應(yīng)商詢價，并確定本次購買的供應(yīng)商和低值易耗品的價格。采購計劃的審批確定了供應(yīng)商和價格的采購計劃表，報信息中心經(jīng)理審批。若未批準，應(yīng)繼續(xù)尋找合格供應(yīng)商和合理的價格。若采購金額超過1000元，須報公司分管助理總經(jīng)理審批。若采購金額超過5000元，須報公司總經(jīng)理審批。采購計劃的實施采購責任人根據(jù)批準后的采購計劃表向選定的供應(yīng)商發(fā)出訂購單。供應(yīng)商準備好物品后送貨到公司信息中心。低值易耗品的入庫和保管供應(yīng)商將物品送到后，系統(tǒng)維護員根據(jù)采購計劃表進行驗收。驗收合格后，登記低值易耗品臺帳，辦理入庫手續(xù)。低值易耗品的領(lǐng)用各部門、管理處應(yīng)先填寫“低值易耗品領(lǐng)用申請表”；領(lǐng)用申請表經(jīng)領(lǐng)用人本人和部門經(jīng)理簽字后，到信息中心領(lǐng)取。領(lǐng)用低值易耗品時，系統(tǒng)維護員應(yīng)開具出庫單，注明低值易耗品的型號、數(shù)量、單價和金額，并要求領(lǐng)用人在出庫單上簽字。系統(tǒng)維護員辦理出庫手續(xù),并在低值易耗品管理系統(tǒng)中登記。單據(jù)處理供應(yīng)商出具的正式發(fā)票所開單位為：深圳市XX物業(yè)管理有限公司系統(tǒng)維護員填寫報銷單，并附上“低值易耗品采購計劃表”單據(jù)報銷程序按會計部相關(guān)程序進行審批后的報銷單到出納室辦理報銷手續(xù)。記錄與表格低值易耗品采購申請表低值易耗品采購計劃表低值易耗品領(lǐng)用申請表一、系統(tǒng)維護的目的保障公司電腦系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的良好運行，為公司開展各項業(yè)務(wù)工作提供安全可靠的網(wǎng)絡(luò)支持。二、適用范圍適用于公司各部門、管理處的電腦系統(tǒng)及相關(guān)配件、軟件、網(wǎng)絡(luò)及其外部設(shè)備。三、責任人信息中心副經(jīng)理全面負責整個信息系統(tǒng)的維護工作，系統(tǒng)維護員、網(wǎng)絡(luò)工程師負責具體維護工作，公司各部門、管理處的電腦使用人員應(yīng)積極配合維護人員的工作，做好各自電腦的日常維護工作。四、系統(tǒng)維護的內(nèi)容硬件維護包括計算機、打印機等各種設(shè)備硬件的維護，保障各種信息設(shè)備的良好運行。根據(jù)工作需要，及時升級計算機硬件系統(tǒng)。軟件維護指對各種系統(tǒng)軟件、工具軟件、應(yīng)用軟件的維護，做好軟件的殺毒工作，及時對各種軟件系統(tǒng)進行升級，保障計算機的正常運行。網(wǎng)絡(luò)維護指對公司內(nèi)部辦公局域網(wǎng)絡(luò)、公司和管理處的廣域網(wǎng)絡(luò)等的維護，保障網(wǎng)絡(luò)線路的通暢和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（服務(wù)器、交換機、路由器等）的安全正常運行。五、故障處理1、當計算機出現(xiàn)故障時，應(yīng)就近在網(wǎng)上報修系統(tǒng)中填寫報修申請。當附近無上聯(lián)網(wǎng)計算機時，可以電話報修。信息中心所有員工接到電腦故障信息后，要先在計算機維護系統(tǒng)中登記“計算機維護記錄”。2、系統(tǒng)維護工程師或網(wǎng)絡(luò)工程師到現(xiàn)場或通過電話等其他方式詳細了解故障情況，并作出判斷。3、若是硬件故障，在保修期內(nèi)的應(yīng)要求供應(yīng)商進行免費維修或更換；若超過保修期，應(yīng)向供應(yīng)商要求進行低成本維修，實在不能修復(fù)的，可對配件進行更換。4、若是軟件故障，應(yīng)判斷出故障發(fā)生的具體原因，并采取修改配置或重新安裝等方法解決。5、若是網(wǎng)絡(luò)故障，應(yīng)查明故障發(fā)生在哪個環(huán)節(jié)，并針對故障采取相應(yīng)的對策。6、故障排除后，在“計算機維護系統(tǒng)”中作好記錄，若是硬件故障或更換了配件，需同時在設(shè)備維修卡片（電子版）上作好記錄。配件的更換電腦或其他設(shè)備的配件損壞或配置太低，不能滿足應(yīng)用需要時，電腦使用人可提出配件更換申請。2、申請更換配件時應(yīng)先填寫“信息設(shè)備配件更換申請表”，并需經(jīng)申請部門經(jīng)理簽字。然后送交信息中心，由信息中心提出處理意見后，若配件價值較高（超過1000元）或有其它特殊情況時，應(yīng)報公司主管助理總經(jīng)理審批。3、申請表審批完后，由信息中心系統(tǒng)維護人員具體負責配件的更換，并填完設(shè)備維護卡片。查殺計算機病毒殺毒工具：采用常見的計算機殺毒軟件進行查殺，如SymantecAntiVirus、金山毒霸軟件等。數(shù)據(jù)保護：殺毒時如碰到病毒感染重要文件時，應(yīng)先對重要的數(shù)據(jù)進行備份隔離，再進行殺毒處理。如電腦使用人員在殺毒時遇到不能解決的情況，可聯(lián)系系統(tǒng)維護人員進行處理。病毒預(yù)防：系統(tǒng)維護人員應(yīng)及時了解最新病毒情況和可能產(chǎn)生的危害，并及時進行公布，做好預(yù)防措施。八、記錄和表格計算機維護記錄信息設(shè)備配件更換申請表應(yīng)用軟件在開發(fā)或購買之前應(yīng)正式立項，成立由技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員和管理人員共同組成的項目小組并建立軟件質(zhì)量保證體系。1、根據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)對安全的要求，同步進行安全保密設(shè)計2、開發(fā)維護人員與操作人員必須實行崗位分離，開發(fā)環(huán)境和現(xiàn)場必須與生產(chǎn)環(huán)境和現(xiàn)場隔離。軟件設(shè)計方案、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、加密算法、源代碼等技術(shù)資料嚴禁流入生產(chǎn)現(xiàn)場、散失和外泄。3、應(yīng)用軟件在正式投入使用前必須經(jīng)過內(nèi)部評審，確認系統(tǒng)功能、測試結(jié)果和試運行結(jié)果均滿足設(shè)計要求，技術(shù)文檔齊全，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準。4、應(yīng)規(guī)定軟件的使用范圍和使用權(quán)限。5、軟件使用人員應(yīng)經(jīng)過適當?shù)牟僮髋嘤柡桶踩逃?、建立應(yīng)用軟件的文檔管理制度、版本管理制度及軟件分發(fā)制度，防止軟件的盜用、誤用、流失及越權(quán)使用。7、公司和各管理處應(yīng)使用統(tǒng)一的系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。8、各管理處人員不得擅自進行軟件維護和系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整。9、應(yīng)采取有效措施，防止對應(yīng)用軟件的非法修改。10、所有軟件必須做好計算機軟件記錄，方便查詢11、軟件光盤編號必須與設(shè)備卡片中軟件編號統(tǒng)一。相關(guān)表格：軟件資料明細表1、技術(shù)資料是指與信息系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)文件、圖表、程序與數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計方案、軟件設(shè)計方案、安全設(shè)計方案、源代碼、系統(tǒng)配置參數(shù)、技術(shù)數(shù)據(jù)及相關(guān)技術(shù)資料。2、信息中心應(yīng)制定技術(shù)資料的管理制度，明確執(zhí)行管理制度的責任人。3、借閱、復(fù)制技術(shù)資料應(yīng)履行必要的手續(xù)。填寫借閱登記表。4、重要技術(shù)資料應(yīng)有副本并異地存放。5、技術(shù)資料應(yīng)實施密期管理辦法。6、報廢的技術(shù)資料應(yīng)有嚴格的銷毀和監(jiān)銷制度。相關(guān)表格：技術(shù)資料登記表技術(shù)資料借閱登記表申請部門使用人具體配置要求設(shè)備名稱數(shù)量主要用途應(yīng)用軟件其它要求申請配置理由部門經(jīng)理簽字：年月日信息中心處理意見部門經(jīng)理簽字：年月日會計部處理意見部門經(jīng)理簽字：年月日分管領(lǐng)導審批意見簽字：年月日總經(jīng)理批示簽字：年月日實施情況實施人員：年月日購買方深圳市XX物業(yè)管理有限公司聯(lián)系人地址電話送貨地點日期具體采購要求設(shè)備名稱主要配置要求產(chǎn)地數(shù)量單價備注電腦CPU：RAM：硬盤：顯示器：主板：顯卡：光驅(qū)：軟驅(qū)：聲卡：音箱：網(wǎng)卡：機箱：鼠標：鍵盤：合計總計供應(yīng)商情況供應(yīng)商名稱聯(lián)系人地址電話制表：審批：發(fā)布部門信息中心發(fā)布日期有效期設(shè)備及配件名稱高檔中檔低檔型號價格型號價格型號價格CPU主板硬盤光驅(qū)內(nèi)存顯示器鼠標鍵盤網(wǎng)卡顯卡聲卡HP1000EPSON680傳真機音箱優(yōu)盤部門：信息中心編號：設(shè)備編號購買日期原價供應(yīng)商聯(lián)系人電話檢查項目驗收情況備注外包裝完好輕微破損破損外形完好輕微損傷損傷CPU型號：合格不合格硬盤型號：合格不合格內(nèi)存型號：合格不合格主板型號：合格不合格光驅(qū)型號：合格不合格顯示器型號：合格不合格其他部件合格不合格軟件安裝軟件資料齊全不完整線纜齊全不完整加電自檢通過有故障運行穩(wěn)定性穩(wěn)定不