大型會(huì)議接待方案樣本（五篇）

第20頁(yè)共20頁(yè)大型會(huì)議接?待方案樣本?會(huì)議接待?流程1會(huì)?議資料準(zhǔn)備?1：會(huì)議資?料：由主辦?單位提供，?其中文字資?料，由承辦?單位按會(huì)務(wù)?組要求根據(jù)?參會(huì)人數(shù)印?刷。2：?會(huì)議資料(?主辦單位提?供)3：領(lǐng)?導(dǎo)發(fā)言稿(?主辦單位提?供)4：?《報(bào)到冊(cè)》?、《會(huì)議指?南》、《會(huì)?議日程》、?參會(huì)者到達(dá)?消息。5：?項(xiàng)目執(zhí)行情?況資料(主?辦單位提供?)6：展板?所屬圖片(?主辦單位提?供)7：廣?告牌設(shè)計(jì)稿?8：歡迎布?標(biāo)、會(huì)議室?布標(biāo)9：會(huì)?議禮品(按?參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)?備)10：?會(huì)議代表證?2設(shè)備及?設(shè)施準(zhǔn)備?1.桌椅、?名牌(現(xiàn)代?高檔會(huì)議室?用桌面智能?終端取代傳?統(tǒng)名牌)、?茶水桌椅?是最基本的?設(shè)備，可以?根據(jù)會(huì)議的?需要擺成圓?桌型或報(bào)告?型，如果參?加會(huì)議的人?數(shù)較多，一?般應(yīng)采用報(bào)?告型，不需?要準(zhǔn)備座位?牌，如果參?加會(huì)議的人?比較少，一?般采用圓桌?型，并且要?制作座位牌?，即名牌，?讓與會(huì)人員?方便就座。?但是為了提?高會(huì)議的檔?次及滿(mǎn)足現(xiàn)?代會(huì)議的需?要，一般采?用能重復(fù)使?用的桌面智?能終端，推?進(jìn)無(wú)紙化的?進(jìn)程，真正?體現(xiàn)綠色會(huì)?議，智能會(huì)?議的需要。?會(huì)議上的?茶水飲料最?好準(zhǔn)備礦泉?水，因?yàn)槊?個(gè)人的口味?不一樣，有?的人喜歡喝?茶，有的人?喜歡喝飲料?，還有的人?喜歡喝咖啡?，所以如果?沒(méi)有特別的?要求，礦泉?水是最能讓?每個(gè)人都接?受的選擇。?2.簽到?簿、名冊(cè)、?會(huì)議議程?簽到簿的作?用是幫助了?解到會(huì)人員?的多少，分?別是誰(shuí)，一?方面使會(huì)議?____者?能夠查明是?否有人缺席?，另一方面?能夠使會(huì)議?____者?根據(jù)簽到簿?安排下一步?的工作，比?如就餐、住?宿等。印刷?名冊(cè)可以方?便會(huì)議的主?席和與會(huì)人?員盡快地掌?握各位參加?會(huì)議的人員?的相關(guān)資料?，加深了解?，彼此熟悉?。3.黑?板、白板、?筆在有的?場(chǎng)合，與會(huì)?人員需要在?黑板或者白?板上寫(xiě)字或?畫(huà)圖，從而?說(shuō)明問(wèn)題，?而且在黑板?或白板上表?述具有即興?、方便的特?點(diǎn)。此外，?粉筆、萬(wàn)能?筆、板擦等?配套的工具?也必不可少?。4.各?種視聽(tīng)器材?現(xiàn)代科技?的發(fā)展帶來(lái)?了投影儀、?幻燈機(jī)、錄?像機(jī)、鐳射?指示筆或指?示棒等視聽(tīng)?設(shè)備，給人?們提供了極?大的方便。?在召開(kāi)會(huì)議?前，必須先?檢查各種設(shè)?備是否能正?常使用，如?果要用幻燈?機(jī)，則需要?提前做好幻?燈片。錄音?機(jī)和攝像機(jī)?能夠把會(huì)議?的過(guò)程和內(nèi)?容完整記錄?下來(lái)，有時(shí)?需要立即把?會(huì)議的結(jié)論?或建議打印?出來(lái)，這時(shí)?就需要準(zhǔn)備?一臺(tái)小型的?影印機(jī)或打?印機(jī)。5?.資料、樣?品如果會(huì)議?屬于業(yè)務(wù)匯?報(bào)或者產(chǎn)品?介紹，那么?有關(guān)的資料?和樣品是必?不可少的。?比如在介紹?一種新產(chǎn)品?時(shí)，單憑口?頭泛泛而談?是不能給人?留下深刻印?象的，如果?給大家展示?一個(gè)具體的?樣品，結(jié)合?樣品一一介?紹它的特點(diǎn)?和優(yōu)點(diǎn)，那?么給大家留?下的印象就?會(huì)深刻得多?。6.會(huì)?標(biāo)、背景板?、展板會(huì)?標(biāo)一般指會(huì)?議名稱(chēng)和會(huì)?議標(biāo)語(yǔ)橫幅?。為強(qiáng)化?會(huì)議效果，?許多會(huì)議將?會(huì)標(biāo)美化、?渲染為會(huì)議?背景板(采?用噴繪畫(huà)面?)，特別是?一些特殊的?如黨代會(huì)等?，采用噴繪?背景板，可?將黨徽、旗?幟等噴繪在?畫(huà)面上，從?而節(jié)約會(huì)議?成本和準(zhǔn)備?時(shí)間。但采?用噴繪寫(xiě)真?畫(huà)面時(shí)，一?定要注意采?用環(huán)保材料?，否則噴繪?寫(xiě)真畫(huà)面散?發(fā)的刺鼻氣?味不僅影響?會(huì)議分為，?對(duì)與會(huì)者，?尤其是主席?臺(tái)就坐人員?身體健康不?利。3會(huì)?前準(zhǔn)備工作?1。根據(jù)?會(huì)務(wù)組要求?，代表報(bào)到?前兩天，會(huì)?議室會(huì)場(chǎng)布?置(會(huì)標(biāo)、?廣告牌、燈?光、音響、?多媒體、投?影儀、電源?、桌椅、茶?杯及服務(wù)員?安排)按部?落實(shí)到位。?2。據(jù)酒?店提供的房?況表，報(bào)到?前兩天與先?到達(dá)的會(huì)務(wù)?組人員協(xié)商?確定會(huì)務(wù)組?房間，選定?領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家?及主要代表?入住的樓層?、房間類(lèi)型?、房號(hào)、需?要放置的水?果種類(lèi)及特?殊安全保衛(wèi)?工作。3?。提前兩天?檢查餐廳環(huán)?境衛(wèi)生，桌?椅擺設(shè)、餐?具的完好程?度，再次落?實(shí)菜單及服?務(wù)到位情況?。4。提?前兩天完成?會(huì)議所需的?代表證、發(fā)?放的資料、?簽到表、就?餐卡、廣告?牌商家展板?及宣傳設(shè)備?的擺設(shè)位置?，電源、燈?光亮度、通?道暢通等情?況，會(huì)間攝?影、攝像設(shè)?備，人員的?準(zhǔn)備。5?。與酒店保?安部組成會(huì)?議安全組，?在會(huì)議期間?加強(qiáng)門(mén)衛(wèi)、?樓層行查，?杜絕安全隱?患的發(fā)生。?6：醫(yī)療?保障，配備?醫(yī)療人員，?解決___?_。提前購(gòu)?買(mǎi)常備藥品?，種類(lèi)包括?：感冒、消?炎、暈車(chē)、?嘔吐、腹瀉?、創(chuàng)傷、止?痛、解暑、?酒精、碘酒?、氧氣袋等??；驹O(shè)備?包括：體溫?表、聽(tīng)診器?、手電筒、?棉簽等。及?時(shí)聯(lián)系就醫(yī)?。7：在?大堂、樓層?、餐廳、會(huì)?議是、電梯?等處帖上會(huì)?議指示箭頭?。四：會(huì)議?其它費(fèi)用開(kāi)?支預(yù)算1?：代表證2?：廣告牌3?：展板4：?用車(chē)5：宴?會(huì)標(biāo)準(zhǔn)6：?水果7：紀(jì)?念品8：資?料打印、復(fù)?印9：照相?、攝像10?：其它_?___人員?安排1：?根據(jù)會(huì)議人?數(shù)需求安排?會(huì)務(wù)接待小?組、如住房?登記員，財(cái)?務(wù)人員，票?務(wù)，考察咨?詢(xún)，引導(dǎo)人?員(至房間?、餐廳、電?梯、會(huì)議室?)2：會(huì)?議全程督導(dǎo)?人員，負(fù)責(zé)?落實(shí)會(huì)議室?布置、茶水?供應(yīng)及服務(wù)?3：攝影組?：根據(jù)會(huì)議?需求安排攝?影人員4?：車(chē)輛小組?：根據(jù)會(huì)議?實(shí)到人數(shù)，?落實(shí)車(chē)況好?、駕駛技術(shù)?好的配套車(chē)?輛。此小組?負(fù)責(zé)會(huì)議臨?時(shí)接待服務(wù)?工作。如：?專(zhuān)家、領(lǐng)導(dǎo)?臨時(shí)出行，?就餐、會(huì)見(jiàn)?等活動(dòng)的車(chē)?輛。5：?旅游接待小?組：根據(jù)參?加考察人數(shù)?安排每車(chē)一?位優(yōu)秀導(dǎo)游?，負(fù)責(zé)代表?的服務(wù)6：?生活小組：?此小組負(fù)責(zé)?會(huì)議用餐的?時(shí)間、人數(shù)?及相關(guān)的一?些服務(wù)，確?保代表會(huì)議?期間的生活?服務(wù)5__?__的開(kāi)據(jù)?在會(huì)議前?通知上注明?由我方承辦?、會(huì)議期間?我方根據(jù)代?表需要，開(kāi)?具正式__?__及酒店?的住宿__?__。6?會(huì)議接站?會(huì)議報(bào)到當(dāng)?天，安排全?天候接站，?機(jī)場(chǎng)設(shè)立兩?塊醒目接站?牌，一塊設(shè)?在正門(mén)出站?口，一塊設(shè)?在提取行李?出口處。火?車(chē)站或者飛?機(jī)場(chǎng)設(shè)一塊?醒目接站牌?。7會(huì)議?報(bào)到1：?在酒店大堂?設(shè)“報(bào)到處?”、“收費(fèi)?處”、“考?察咨詢(xún)處”?、“票務(wù)處?”“簽到處?”2。報(bào)?到登記時(shí)，?填寫(xiě)姓名、?單位、職務(wù)?、____?號(hào)碼、通訊?地址、電話(huà)?、收費(fèi)金額?、入住金額?、入住天數(shù)?、房間號(hào)、?考察線(xiàn)路等?。3。提?醒代表貴重?品免費(fèi)寄存?總臺(tái)、保管?好個(gè)人財(cái)物?，耐心、細(xì)?致地解說(shuō)會(huì)?議報(bào)到須知?及有關(guān)事宜?，及時(shí)妥善?處理好代表?要求。4?：根據(jù)會(huì)務(wù)?組要求傳達(dá)?通知、指示?，準(zhǔn)確發(fā)放?會(huì)議資料、?紀(jì)念品、餐?券、考察乘?車(chē)券5：代?表報(bào)到后，?由行李員引?導(dǎo)入住，同?時(shí)辦理行李?寄存6：當(dāng)?天打印會(huì)議?____并?與會(huì)務(wù)老師?校對(duì)，及時(shí)?發(fā)給代表7?：會(huì)務(wù)組_?___小時(shí)?有專(zhuān)職會(huì)議?，隨時(shí)接待?安排參會(huì)代?表8會(huì)議?期間1：?要求酒店落?實(shí)叫早服務(wù)?2：準(zhǔn)確?統(tǒng)計(jì)用餐人?數(shù)并安排代?表用餐，及?時(shí)解決會(huì)議?期間臨時(shí)發(fā)?生的問(wèn)題，?確保會(huì)議正?常進(jìn)行3?：會(huì)議室布?置情況落實(shí)?4：安排?好旅游選種?、落實(shí)返程?機(jī)、車(chē)票的?登記5：?及時(shí)統(tǒng)計(jì)票?務(wù)預(yù)訂情況?、考察人數(shù)?、行程立即?同旅行社計(jì)?調(diào)反饋6：?與酒店公司?財(cái)務(wù)人員協(xié)?調(diào)好票據(jù)的?開(kāi)取7：?準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返?程的人數(shù)、?時(shí)間、日期?、確定代表?返程9會(huì)?議結(jié)束工作?1：會(huì)議?結(jié)算1。?大型會(huì)議?接待方案樣?本（二）?▲第1天機(jī)?場(chǎng)專(zhuān)車(chē)抵達(dá)?您所指定的?地點(diǎn)，恭候?會(huì)議成員上?車(chē)。前往酒?店，會(huì)議舉?辦者可以在?車(chē)上講解會(huì)?議日程安排?及有關(guān)事項(xiàng)?。在酒店大?堂辦理入住?登記手續(xù)后?，會(huì)議成員?入住酒店。?晚上安排成?員水療館水?spa。住?：五星酒店?(國(guó)際會(huì)展?)第2天0?8：00酒?店統(tǒng)一安排?morni?ngcal?l?！?8?：30早餐??！?0：?00開(kāi)始舉?行會(huì)議?！?12：00?上午會(huì)議結(jié)?束，會(huì)議成?員共進(jìn)午餐?。▲13：?00-17?：00下午?根據(jù)您的時(shí)?間安排，繼?續(xù)舉行會(huì)議??！?8：?00晚餐，?可以安排豐?盛的晚宴，?并安排演出?、抽獎(jiǎng)等活?動(dòng)，將氣氛?推向高潮。?▲19：3?0-21：?____組?織聯(lián)歡晚會(huì)?，增進(jìn)會(huì)議?成員之間的?溝通、交流?和合作。▲?21：00?會(huì)議成員自?行安排娛樂(lè)?活動(dòng)(保齡?球、臺(tái)球、?乒乓球、沙?狐球、kt?v、棋牌等?)，休息。?住：五星酒?店(國(guó)際會(huì)?展)第3?天▲08：?00酒店統(tǒng)?一安排mo?rning?call。?▲08：3?0早餐?！?脫去西服的?沉重，身穿?休閑裝，帶?著輕松快樂(lè)?的心情，0?9：00游?覽。▲11?：30會(huì)議?活動(dòng)結(jié)束，?與會(huì)成員統(tǒng)?一退房，酒?店大堂集中?。▲13：?00前往歷?史名鎮(zhèn)參觀?。會(huì)議行程?結(jié)束。報(bào)價(jià)?：元服務(wù)標(biāo)?準(zhǔn)及費(fèi)有分?列報(bào)價(jià)：?車(chē)：空調(diào)旅?游車(chē)(含接?送、第3天?旅游用車(chē))?、票：景點(diǎn)?第一大門(mén)票?、會(huì)：含會(huì)?議費(fèi)用、住?：五星級(jí)酒?店，如出現(xiàn)?單男單女，?須補(bǔ)房差、?餐：圍餐(?八菜一湯，?十人一桌)?、贈(zèng)：旅游?責(zé)任保險(xiǎn)、?旅游意外險(xiǎn)?____萬(wàn)?元/人。橫?幅一條、攝?像制作一?制訂預(yù)算：?制定可行預(yù)?算或按既定?預(yù)算安排有?關(guān)工作；通?常而言，商?會(huì)預(yù)算包括?以下幾個(gè)方?面：1、?交通費(fèi)用：?交通費(fèi)用可?以細(xì)分為：?(1)、?出發(fā)地至?xí)?務(wù)地的交通?費(fèi)用—包括?航班、鐵路?、公路、客?輪，以及目?的地車(chē)站、?機(jī)場(chǎng)、碼頭?至住宿地的?交通(2)?、會(huì)議期間?交通費(fèi)用—?主要是會(huì)務(wù)?地交通費(fèi)用?，包括住宿?地至?xí)?交通、會(huì)所?到餐飲地點(diǎn)?的交通、會(huì)?所到商務(wù)交?際場(chǎng)地的交?通、商務(wù)考?察交通以及?其他與會(huì)人?員可能使用?的預(yù)定交通?。(3)?、歡送交通?及返程交通?—包括航班?、鐵路、公?路、客輪及?住宿地至機(jī)?場(chǎng)、車(chē)站、?2、會(huì)議?室/廳費(fèi)用?/具體可細(xì)?分為。(?1)、會(huì)議?場(chǎng)地租金—?通常而言，?場(chǎng)地的租賃?已經(jīng)包含某?些常用設(shè)施?，譬如激光?指示筆、音?響系統(tǒng)、桌?椅、主席臺(tái)?、白板或者?黑板、油性?筆、粉筆等?，但一些非?常規(guī)設(shè)施并?不涵蓋在內(nèi)?—比如投影?設(shè)備、臨時(shí)?性的裝飾物?、展架等，?需要加裝非?主席臺(tái)發(fā)言?線(xiàn)路時(shí)也可?能需要另外?的預(yù)算。?(2)、會(huì)?議設(shè)施租賃?費(fèi)用—此部?分費(fèi)用主要?是租賃一些?特殊設(shè)備，?如投影儀、?筆記本電腦?、移動(dòng)式同?聲翻譯系統(tǒng)?、會(huì)場(chǎng)展示?系統(tǒng)、多媒?體系統(tǒng)、攝?錄設(shè)備等，?租賃時(shí)通常?需要支付一?定的使用保?證金，租賃?費(fèi)用中包括?設(shè)備的技術(shù)?支持與維護(hù)?費(fèi)用。值得?注意的是，?在租賃時(shí)應(yīng)?對(duì)設(shè)備的各?類(lèi)功效參數(shù)?作出具體要?求(通常可?向?qū)I(yè)的會(huì)?議服務(wù)公司?咨詢(xún)，以便?獲得最適宜?的性?xún)r(jià)比)?，否則可能?影響會(huì)議的?進(jìn)行。另外?，這些會(huì)議?設(shè)施由于品?牌、產(chǎn)地及?新舊不同，?租賃的價(jià)格?可能相差很?大。(3?)、會(huì)場(chǎng)布?置費(fèi)用—如?果不是特殊?要求，通常?而言此部分?費(fèi)用包含在?會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)?用中。如果?有特殊要求?，可以與專(zhuān)?業(yè)的會(huì)議服?務(wù)商協(xié)商。?(4)、?其他支持費(fèi)?用—這些支?持通常包括?廣告及印刷?、禮儀、秘?書(shū)服務(wù)、運(yùn)?輸與倉(cāng)儲(chǔ)、?娛樂(lè)保健、?媒介、公共?關(guān)系等?；?于這些支持?均為臨時(shí)性?質(zhì)，如果會(huì)?議主辦方分?別尋找這?些行業(yè)支持?的話(huà)，其成?本費(fèi)用可能?比市場(chǎng)行價(jià)?要高，如果?讓專(zhuān)業(yè)會(huì)議?服務(wù)商代理?，將獲得價(jià)?格相對(duì)比較?低廉且服務(wù)?專(zhuān)業(yè)的支持?。對(duì)于這些?單項(xiàng)服務(wù)支?持，主辦方?應(yīng)盡可能細(xì)?化各項(xiàng)要求?，并單獨(dú)簽?訂服務(wù)協(xié)議?。3、住?宿費(fèi)用住宿?的費(fèi)用應(yīng)該?非常好理解?—值得注意?的只是住宿?費(fèi)里面有些?價(jià)格是完全?價(jià)格，而有?點(diǎn)是需要另?外加收政府?稅金的。對(duì)?于會(huì)議而言?，住宿費(fèi)可?能是主要的?開(kāi)支之一。?找專(zhuān)業(yè)的會(huì)?展服務(wù)商通?常能獲得較?好的折扣。?正常的住宿?費(fèi)除與酒店?星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、?房型等因素?有關(guān)外，還?與客房?jī)?nèi)開(kāi)?放的服務(wù)項(xiàng)?目有關(guān)—譬?如客房?jī)?nèi)的?長(zhǎng)途通訊、?洗換、迷你?吧酒水、一?次性換洗衣?物、互聯(lián)網(wǎng)?、水果提供?等服務(wù)是否?開(kāi)放有關(guān)。?會(huì)議主辦方?應(yīng)明確酒店?應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或?者開(kāi)放的服?務(wù)項(xiàng)目及范?圍。4、?餐飲費(fèi)用會(huì)?議的餐飲費(fèi)?用可以很簡(jiǎn)?單，也可以?很復(fù)雜，這?取決于會(huì)議?議程需要及?會(huì)議目的。?(1)、?早餐：早餐?通常是自助?餐，當(dāng)然也?可以采取圍?桌式就餐，?費(fèi)用按人數(shù)?計(jì)算即可(?但考慮到會(huì)?議就餐的特?殊性及原材?料的預(yù)備，?所以預(yù)計(jì)就?餐人數(shù)不得?與實(shí)際就餐?人數(shù)相差到?____％?，否則餐館?有理由拒絕?按實(shí)際就餐?人數(shù)結(jié)算—?而改為按預(yù)?定人數(shù)收取?費(fèi)用)(2?)、中餐及?午餐：中餐?及午餐基本?屬于正餐，?可以采取人?數(shù)預(yù)算—自?助餐形式，?按桌預(yù)算—?圍桌式形式?。如果主辦?方希望酒水?消費(fèi)自行采?購(gòu)而非由餐?館提供，餐?館可能會(huì)收?取一定數(shù)量?的服務(wù)費(fèi)用?。(3)?、酒水及服?務(wù)費(fèi)：通常?，如果在高?星級(jí)酒店餐?廳就餐，餐?廳是謝絕主?辦方自行外?帶酒水消費(fèi)?的，如果可?以外帶酒水?消費(fèi)，餐廳?通常需要加?收服務(wù)費(fèi)。?在高星級(jí)酒?店舉辦會(huì)議?宴會(huì)，通常?在基本消費(fèi)?水準(zhǔn)的基礎(chǔ)?上加收__?__％左右?的服務(wù)費(fèi)。?(4)、?會(huì)場(chǎng)茶歇：?此項(xiàng)費(fèi)用基?本上是按人?數(shù)預(yù)算的，?預(yù)算時(shí)可提?出不同時(shí)段?茶歇的食物?、飲料組合?。承辦者告?知的茶歇價(jià)?格通常包含?服務(wù)人員費(fèi)?用，如果主?辦方需要非?程序服務(wù)，?可能需要而?外的預(yù)算。?通常情況下?，茶歇的種?類(lèi)可分為西?式與中式兩?種—西式基?本上以咖啡?、紅茶、西?式點(diǎn)心、水?果等為主，?中式則以開(kāi)?水、綠茶或?者花茶、果?茶、水果、?咖啡、水果?及點(diǎn)心為主?。(5)?、聯(lián)誼酒會(huì)?/舞會(huì)：事?實(shí)上，聯(lián)誼?酒會(huì)/舞會(huì)?的預(yù)算可能?比單獨(dú)的宴?會(huì)復(fù)雜，宴?會(huì)只要設(shè)定?好餐標(biāo)與規(guī)?模，預(yù)算很?容易計(jì)算。?但酒會(huì)/舞?會(huì)的預(yù)算設(shè)?計(jì)到場(chǎng)地與?節(jié)目支持，?其預(yù)算可能?需要比較長(zhǎng)?的時(shí)間確認(rèn)?。(6)?、其他—點(diǎn)?心、水果及?調(diào)制色酒?5、視聽(tīng)設(shè)?備除非在室?外進(jìn)行，否?則視聽(tīng)設(shè)備?的費(fèi)用通常?可以忽略。?如果為了公?共關(guān)系效果?而不得不在?室外進(jìn)行，?視聽(tīng)設(shè)備的?預(yù)算就比較?復(fù)雜，包括?：●設(shè)備本?身的租賃費(fèi)?用，通常按?天計(jì)算●設(shè)?備的運(yùn)輸、?安裝調(diào)試及?控制技術(shù)人?員支持費(fèi)用?，可讓會(huì)展?服務(wù)商代理?●音源—主?要是背景音?樂(lè)及娛樂(lè)音?樂(lè)選擇，主?辦者可自帶?，也可委托?代理6、?演員及節(jié)目?。通?？梢?選定節(jié)目后?按場(chǎng)次計(jì)算?—預(yù)算金額?通常與節(jié)目?表演難度及?參與人數(shù)正?相關(guān)。在適?宜地點(diǎn)如果?有固定的演?出，那預(yù)算?就很簡(jiǎn)單，?與觀看表演?的人數(shù)正相?關(guān)—專(zhuān)場(chǎng)或?包場(chǎng)除外。?7、雜費(fèi)?雜費(fèi)是指會(huì)?展過(guò)程中一?些臨時(shí)性安?排產(chǎn)生的費(fèi)?用，包括打?印、臨時(shí)運(yùn)?輸及裝卸、?紀(jì)念品、模?特與禮儀服?務(wù)、臨時(shí)道?具、傳真及?其他通訊、?快遞服務(wù)、?臨時(shí)保健、?翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)?用車(chē)、匯兌?等等。雜費(fèi)?的預(yù)算很難?計(jì)劃，通常?可以在會(huì)務(wù)?費(fèi)用預(yù)算中?增列不可預(yù)?見(jiàn)費(fèi)用作為?機(jī)動(dòng)處理。?做好商旅會(huì)?預(yù)算并聯(lián)系?好幾家會(huì)?議場(chǎng)地后，?進(jìn)行實(shí)地考?察是十分重?要的，考察?后再最終選?定一家場(chǎng)地?并提前預(yù)定?。二會(huì)議?場(chǎng)所實(shí)地考?察：視察選?定的場(chǎng)所和?設(shè)施，檢查?并比較各項(xiàng)?設(shè)施；協(xié)調(diào)?會(huì)務(wù)工作人?員的活動(dòng)；?根據(jù)會(huì)議的?具體情況，?設(shè)計(jì)并安排?會(huì)場(chǎng)的布局?，細(xì)致周到?地設(shè)計(jì)好所?有的細(xì)節(jié)。?會(huì)議場(chǎng)所的?確立預(yù)定：?根據(jù)會(huì)議的?級(jí)別，選擇?會(huì)議舉辦地?；根據(jù)會(huì)議?的具體情況?，確定是否?將會(huì)議劃分?為幾個(gè)分會(huì)?場(chǎng)，選擇分?會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)?，并提前預(yù)?約。根據(jù)需?要，準(zhǔn)備會(huì)?議所需要的?所有設(shè)備，?并提前安放?在指定位置?；提前調(diào)試?好設(shè)備，并?進(jìn)行演練，?確保會(huì)議的?順利進(jìn)行。?在會(huì)議開(kāi)始?前需要根據(jù)?會(huì)議的具體?情況確定會(huì)?議設(shè)施，此?項(xiàng)十分繁瑣?，所以可以?列一個(gè)表，?一條一條核?對(duì)準(zhǔn)備情況?。常見(jiàn)的?會(huì)議設(shè)施：?1、屏幕?2、投影?儀(膠片投?影儀及多媒?體投影儀)?3、錄像?機(jī)4、v?cd5、?音響6、?話(huà)筒(有線(xiàn)?、無(wú)線(xiàn)、立?式、座式及?紐扣麥克風(fēng)?)7、鐳?射筆8、?幻燈機(jī)9?、講臺(tái)1?0、舞臺(tái)?11、夾紙?板12、?大白板1?3、簽到臺(tái)?14、名?片簿15?、馬克筆?16、鉛筆?17、信?簽18、?會(huì)議桌椅?19、插線(xiàn)?板20、彩?電21、?橫幅22?、指示牌?23、告示?牌24、?桌卡25?、主席臺(tái)?26、盆景?27、鮮?花28、?背景板30?、隔板3?1、燈光照?明32、?同聲翻譯系?統(tǒng)33、?產(chǎn)品租賃?按照預(yù)期計(jì)?劃履行方案?，在執(zhí)行過(guò)?程中，要做?到耐心、細(xì)?致與周到…?…在商會(huì)執(zhí)?行過(guò)程根據(jù)?不同年會(huì)形?式，需要注?意餐飲安排?、交通安排?、旅游安排?、司儀安排?、秩序維護(hù)?、茶歇安排?和攝影攝像?等事項(xiàng)。?餐飲安排根?據(jù)參會(huì)人員?的喜好，預(yù)?定各種形式?的餐會(huì)包括?西餐、中餐?、自助餐、?宴會(huì)等等；?餐飲安排通?常有兩種形?式—自助餐?或者圍桌餐?。類(lèi)別有中?式、西式及?清真系列。?統(tǒng)一安排餐?飲的會(huì)議，?對(duì)于成本的?控制非常重?要，自助餐?一般可以發(fā)?餐券控制，?很多酒店對(duì)?于自助餐的?開(kāi)設(shè)有就餐?人數(shù)的要求?，可以事先?制訂餐標(biāo)及?餐譜，嚴(yán)格?區(qū)分正式代?表與隨行人?員、家屬，?特殊要求者?可以和餐廳?協(xié)商。圍桌?式餐飲安排?比較復(fù)雜—?特別是大型?會(huì)議的時(shí)候?。圍桌式餐?飲安排需要?考慮的問(wèn)題?有：開(kāi)餐時(shí)?間、每桌人?數(shù)、入餐憑?證、同桌者?安排、特殊?飲食習(xí)慣者?、酒水種類(lèi)?及付款等。?需要提醒的?是，會(huì)議前?期考察時(shí)注?意餐廳及用?具的衛(wèi)生情?況，不能讓?就餐者出現(xiàn)?健康問(wèn)題。?如果就餐者?無(wú)法按時(shí)集?合就餐，可?采取那桌夠?人數(shù)那桌開(kāi)?席的做法，?以保證就餐?者的權(quán)益。?大型會(huì)議?接待方案樣?本（三）?一、會(huì)前?1、與會(huì)議?主辦方洽談?，了解會(huì)議?要求及所需?服務(wù)項(xiàng)目。?2、提供?會(huì)議所需要?的航班、車(chē)?票、住宿酒?店、會(huì)議場(chǎng)?所、交通等?信息，并制?定完備的會(huì)?議預(yù)案書(shū)給?會(huì)議方。?3、派專(zhuān)人?協(xié)助客戶(hù)實(shí)?地考察會(huì)議?舉辦地的吃?、住、會(huì)議?場(chǎng)地、游、?娛樂(lè)等相關(guān)?方面的情況?。4、確?定方案，簽?訂合同，預(yù)?付定金。?二、會(huì)中?1、會(huì)議接?待。專(zhuān)人負(fù)?責(zé)機(jī)場(chǎng)，車(chē)?站的禮儀、?接站、公關(guān)?等服務(wù)。提?前在酒店、?會(huì)議室擺放?好歡迎調(diào)幅?、歡迎牌、?簽到臺(tái)、指?示牌等。?2、會(huì)前準(zhǔn)?備。準(zhǔn)備好?會(huì)議所需要?的會(huì)議資料?，會(huì)議用品?，會(huì)議演講?稿等會(huì)議相?關(guān)物品。?3、會(huì)議場(chǎng)?所。專(zhuān)人到?會(huì)議室檢查?會(huì)議室條幅?、燈光、音?響、茶飲等?。4、會(huì)?議住宿。房?間樓層及房?間號(hào)確認(rèn)，?詢(xún)問(wèn)是否有?特殊要求。?5、會(huì)議?餐飲。用餐?時(shí)間、用餐?標(biāo)準(zhǔn)及特殊?客人(回民?)的確認(rèn)。?6、會(huì)議?旅游。旅游?線(xiàn)路行程、?用車(chē)、導(dǎo)游?是否增加景?點(diǎn)等確認(rèn)。?7、會(huì)議?娛樂(lè)。娛樂(lè)?消費(fèi)形式、?消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、?娛樂(lè)地點(diǎn)的?確認(rèn)。8?、會(huì)議服務(wù)?。會(huì)議代表?合影留念、?為代表提供?服務(wù)及相關(guān)?服務(wù)。三?、會(huì)后1?、結(jié)帳。提?供會(huì)議過(guò)程?中的詳細(xì)費(fèi)?用發(fā)生明細(xì)?及說(shuō)明，專(zhuān)?人與客戶(hù)進(jìn)?行核對(duì)并結(jié)?帳。2、?資料。會(huì)議?后的資料收?集，根據(jù)客?戶(hù)要求制作?會(huì)議通訊錄?或花名冊(cè)。?3、合影?。會(huì)議期間?參會(huì)人員集?體合影，會(huì)?議結(jié)束前沖?印出來(lái)分發(fā)?給每位與會(huì)?人員以做留?念。大型?會(huì)議接待方?案樣本（四?）一、會(huì)?前準(zhǔn)備工作?1、組織?會(huì)務(wù)班子、?明確工作職?責(zé)。大型會(huì)?議還要制定?詳細(xì)的會(huì)務(wù)?工作方案。?2、發(fā)出?會(huì)議通知。?包括會(huì)議名?稱(chēng)、內(nèi)容、?會(huì)期、時(shí)間?、地點(diǎn)、與?會(huì)人員范圍?。3、印?刷會(huì)議日程?，編排好會(huì)?議程序，制?定注意事項(xiàng)?。4、大?型會(huì)議要編?組并提出小?組召集人、?討論地點(diǎn)。?5、大型?會(huì)議要印制?會(huì)議憑證。?如出席證、?列席證、工?作證、請(qǐng)柬?等。6、?會(huì)場(chǎng)布置、?會(huì)場(chǎng)布置要?充分體現(xiàn)會(huì)?議氣氛。?(1)懸掛?會(huì)標(biāo)、徽記?、旗幟登。?(2)設(shè)?置主席臺(tái)，?落實(shí)主席臺(tái)?領(lǐng)導(dǎo)，安排?座次，設(shè)置?發(fā)言席，拜?訪(fǎng)席簽、話(huà)?筒，并保證?音響效果。?(3)確?定會(huì)議桌擺?放形式，明?確劃分分會(huì)?場(chǎng)區(qū)域，并?使與會(huì)者明?確。(4?)保證照明?、通風(fēng)、錄?音、錄像、?空調(diào)設(shè)備齊?全、有效。?(5)擺?放適宜花卉?。7、后?期服務(wù)工作?。大型會(huì)議?要對(duì)與會(huì)人?員的食宿、?用車(chē)、醫(yī)療?保健、文化?娛樂(lè)、安全?保衛(wèi)等做出?細(xì)致安排。?8、做好?會(huì)議發(fā)言、?投票、發(fā)獎(jiǎng)?、集體照相?等方面的準(zhǔn)?備工作。?9、進(jìn)行會(huì)?前檢查或向?領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)?備工作情況?。二、會(huì)?務(wù)組織與服?務(wù)工作1?、會(huì)務(wù)人員?提前___?_小時(shí)到達(dá)?會(huì)場(chǎng)，反復(fù)?檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)?備情況。?2、搞好會(huì)?議簽到、材?料分發(fā)。?3、落實(shí)主?席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、?發(fā)言人是否?到齊。4?、按預(yù)訂方?案組織與會(huì)?人員由前向?后以此就座?。5、維?持好會(huì)場(chǎng)秩?序。會(huì)議開(kāi)?始前5分鐘?，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)?大門(mén)，與會(huì)?人員入座就?緒，無(wú)關(guān)人?員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)?;開(kāi)會(huì)期間?關(guān)閉手機(jī)，?一般不允許?找人，無(wú)關(guān)?人員不準(zhǔn)進(jìn)?入會(huì)場(chǎng)。?6、做好會(huì)?議紀(jì)錄，寫(xiě)?好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)?。7、組?織照相。?8、為與會(huì)?人員預(yù)訂車(chē)?、船、機(jī)票?等。三、?會(huì)議善后工?作1、會(huì)?議結(jié)束后，?要檢查會(huì)場(chǎng)?，帶回剩余?材料、席簽?等。2、?組織送站。?根據(jù)與會(huì)人?員離會(huì)時(shí)間?，提前安排?車(chē)輛、送站?人員等。?3、做好會(huì)?議文件的清?退、收集、?歸檔工作。?4、做好?會(huì)議報(bào)道工?作。大型?會(huì)議接待方?案樣本（五?）大型會(huì)?議禮儀接待?會(huì)議接待?的禮儀常識(shí)?根據(jù)參加?會(huì)議的人數(shù)?不同、會(huì)議?接待的準(zhǔn)備?工作的內(nèi)容?不同以及會(huì)?議接待的方?式不同，對(duì)?會(huì)議的__?__方法，?禮儀要求也?不同。首?先是會(huì)議的?籌備工作。?根據(jù)會(huì)議?規(guī)模，確定?接待規(guī)格。?發(fā)放會(huì)議?通知和會(huì)議?日程。會(huì)?議____?通知必須寫(xiě)?明召集人的?姓名或__?__、單位?名稱(chēng)，會(huì)議?的時(shí)間、會(huì)?議的地點(diǎn)、?會(huì)議的主題?以及會(huì)議的?參加者、會(huì)?議的會(huì)務(wù)費(fèi)?、應(yīng)帶的材?料、___?_等內(nèi)容。?通知后面要?注意附回執(zhí)?，這樣可以?確定受邀請(qǐng)?的人是否參?加會(huì)議，準(zhǔn)?備參加會(huì)議?的是否有其?他要求等。?對(duì)于外地的?會(huì)議參加者?還要附上到?達(dá)會(huì)議地點(diǎn)?和住宿賓館?的路線(xiàn)圖。?這個(gè)路線(xiàn)圖?避免了外地?人問(wèn)路的許?多麻煩。?會(huì)議日程是?會(huì)議活動(dòng)在?會(huì)期以?xún)?nèi)每?一天的具體?安排，它是?人們了解會(huì)?議情況的重?要依據(jù)。它?的形式既可?以是文字的?也可以是表?格的。它可?以隨會(huì)議通?知一起發(fā)放?。選擇會(huì)?場(chǎng)。選擇?會(huì)場(chǎng)，要根?據(jù)參加會(huì)議?的人數(shù)和會(huì)?議的內(nèi)容來(lái)?綜合考慮。?最好是達(dá)到?一下標(biāo)準(zhǔn)：?第一：?大小要適中?。會(huì)場(chǎng)太大?，人數(shù)太少?，空下的座?位太多，松?松散散，給?與會(huì)者一種?不景氣的感?覺(jué);會(huì)場(chǎng)太?小，人數(shù)過(guò)?多，擠在一?起，像鄉(xiāng)下?人趕集，不?僅顯得小氣?，而且也根?本無(wú)法把會(huì)?開(kāi)好。所以?，英國(guó)的首?相丘吉爾曾?說(shuō)：絕對(duì)?不用太大的?房間，而只?要一個(gè)大小?正好的房間?。第二：?地點(diǎn)要合?理。歷史召?集的會(huì)議，?一兩個(gè)小時(shí)?就散的，可?以把會(huì)場(chǎng)定?在與會(huì)人員?較集中的地?方。超過(guò)一?天的會(huì)議，?應(yīng)盡量把地?點(diǎn)定的離與?會(huì)者住所較?近一些，免?得與會(huì)者來(lái)?回奔波。?第三：附?屬設(shè)施要齊?全。會(huì)務(wù)人?員一定要對(duì)?會(huì)場(chǎng)的照明?、通風(fēng)、衛(wèi)?生、服務(wù)、?電話(huà)、擴(kuò)音?、錄音等進(jìn)?行檢查，不?能夠因?yàn)樯?次會(huì)議是從?這里開(kāi)的，?沒(méi)出什么問(wèn)?題，就草率?地認(rèn)為這回?也會(huì)同樣順?利。否則，?可能會(huì)造成?損失。第?四：要有?停車(chē)場(chǎng)?，F(xiàn)?代社會(huì)召集?會(huì)議，一雙?草鞋一把傘?趕來(lái)開(kāi)會(huì)的?人已經(jīng)不多?了。轎車(chē)、?摩托車(chē)都要?有停放處，?會(huì)才能開(kāi)得?成。會(huì)場(chǎng)?的布置。?會(huì)場(chǎng)的布置?包括會(huì)場(chǎng)四?周的裝飾和?坐席的配置?。一般大?型的會(huì)議，?根據(jù)會(huì)議內(nèi)?容，在場(chǎng)內(nèi)?懸掛橫幅。?門(mén)口張貼歡?迎和慶祝標(biāo)?語(yǔ)?？稍跁?huì)?場(chǎng)內(nèi)擺放適?當(dāng)?shù)妮p松盆?景、盆花;?為使會(huì)場(chǎng)更?加莊嚴(yán)，主?席臺(tái)上可懸?掛國(guó)旗、黨?旗或懸掛國(guó)?徽、會(huì)徽。?桌面上如需?擺放茶杯、?飲料，應(yīng)擦?洗干凈，擺?放美觀、統(tǒng)?一。坐席?的配置要是?和會(huì)議的風(fēng)?格和氣氛，?講究禮賓次?序，主要有?以下幾種配?置方法：?①圓桌型。?如果是使用?圓桌或橢圓?形桌子。這?種布置使與?會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)?一起圍桌而?坐，從而消?除不平等的?感覺(jué)。另外?，與會(huì)者能?清楚地看到?其他人的面?容，因而有?利于互相交?換意見(jiàn)。這?種形式適于?____人?左右的會(huì)議?。座次安排?應(yīng)注意來(lái)賓?或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)?與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)?及陪同面對(duì)?面做，來(lái)賓?的最高領(lǐng)導(dǎo)?應(yīng)坐在朝南?或朝門(mén)的正?中位置，企?業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)?與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)?相對(duì)而坐。?同級(jí)別的對(duì)?角線(xiàn)相對(duì)而?坐。②口?字型。如果?使用長(zhǎng)形方?桌。這種形?式比圓桌型?更適用于較?多人數(shù)的會(huì)?議。③教?室型。這是?采用得最多?的一種形式?，它適用于?以傳達(dá)情況?、指示為目?的的會(huì)議，?這時(shí)與會(huì)者?人數(shù)比較多?、而且與會(huì)?者之間不需?要討論、交?流意見(jiàn)。這?種形式主席?臺(tái)與聽(tīng)眾席?相對(duì)而坐。?主席臺(tái)的座?次按人員的?職務(wù)、社會(huì)?的地位排列?。主席的座?位以第一排?正中間的席?位為上，其?余按左為下?右為上的原?則依次排列?。準(zhǔn)備會(huì)?議資料。?會(huì)務(wù)組應(yīng)該?準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)?議議題的必?要資料，這?些資料在整?理后放在文?件夾中發(fā)放?給與會(huì)者，?方便于與會(huì)?者的閱讀和?做好發(fā)言準(zhǔn)?備。會(huì)議?前的接待禮?儀。會(huì)前?的檢查。?這是對(duì)在準(zhǔn)?備工作階段?考慮不周或?不落實(shí)的地?方進(jìn)行的補(bǔ)?救。比如檢?查音像、文?件、錦旗等?是否準(zhǔn)備齊?全。提前?進(jìn)入接待崗?位。接待?人員應(yīng)該在?與會(huì)者到來(lái)?之前提前進(jìn)?入各自的崗?位、并進(jìn)入?工作狀態(tài)。?一般的接待?工作分以下?幾個(gè)崗位。?①簽到。?設(shè)一張簽?字臺(tái)，配上?____名?工作人員，?如果是要求?接待檔次比?較高，可以?派禮儀小姐?承擔(dān)。簽字?____有?毛筆、鋼筆?和簽到本。?向客人遞鋼?筆時(shí)，應(yīng)脫?下筆套，筆?尖對(duì)自己，?將筆雙手遞?上。如果是?毛筆，則應(yīng)?蘸好墨汁后?再遞上。簽?到本應(yīng)精致?些，以便保?存。如需要?發(fā)放資料，?應(yīng)禮貌地雙