信息化條件下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的變化

信息化條件下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的變化

《會(huì)計(jì)工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱“規(guī)范”）是為了規(guī)范會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理在當(dāng)今信息條件下的秩序，確保會(huì)計(jì)核算文件的質(zhì)量，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督職能，為公司內(nèi)部控制提供堅(jiān)實(shí)保障。提高會(huì)計(jì)工作和財(cái)務(wù)管理水平，迫切需要對(duì)“規(guī)范”進(jìn)行審查。一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資源一體化信息化條件下,ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理與財(cái)務(wù)管理模塊緊密集成,實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息與業(yè)務(wù)信息的融合,形成了一體化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作平臺(tái)。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作也由此產(chǎn)生了重大變化,主要表現(xiàn)在以下方面。(一)財(cái)務(wù)集約化管理是發(fā)揮總部控制職能的重要途徑在多層級(jí)組織的集團(tuán)企業(yè),信息化實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與會(huì)計(jì)信息的高度集成,為充分發(fā)揮總部的控制職能創(chuàng)造了條件,其中財(cái)務(wù)集約化管理是實(shí)現(xiàn)總部控制職能的重要途徑。對(duì)于會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作而言,財(cái)務(wù)集約化管理要求統(tǒng)一會(huì)計(jì)組織體系,要求在會(huì)計(jì)信息的生成過(guò)程中統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策、統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目、統(tǒng)一業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)編碼數(shù)據(jù)。(二)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原理。一是利用“件驅(qū)動(dòng)”信息化條件實(shí)現(xiàn)了物資采購(gòu)、物資收發(fā)、資產(chǎn)管理、工程項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息的一體化。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程按照事件驅(qū)動(dòng)的原理來(lái)設(shè)計(jì),業(yè)務(wù)部門錄入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的同時(shí)就發(fā)起了會(huì)計(jì)處理流程,數(shù)據(jù)錄入后自動(dòng)生成集成會(huì)計(jì)憑證,前端業(yè)務(wù)部門客觀上承擔(dān)了會(huì)計(jì)原始信息的采集工作。集成憑證生成后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將符合規(guī)范的業(yè)務(wù)票據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門。因此,前端業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)信息錄入、票據(jù)收集與傳遞對(duì)會(huì)計(jì)工作效率和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量將產(chǎn)生重要影響。(三)集成憑證的生成根據(jù)ERP的精細(xì)化管理思想,信息系統(tǒng)對(duì)于日常頻繁重復(fù)發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)都分別生成憑證,而不是匯總憑證。對(duì)于一步或需要分步驟完成的業(yè)務(wù),如企業(yè)以銀行存款支付物資采購(gòu)款業(yè)務(wù),一律被分解為收貨、發(fā)票校驗(yàn)與付款等三個(gè)步驟進(jìn)行核算,系統(tǒng)自動(dòng)生成的集成憑證數(shù)量大量增加。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中,統(tǒng)一按照底層會(huì)計(jì)科目設(shè)置三欄式明細(xì)賬,取消了多欄式明細(xì)賬,導(dǎo)致明細(xì)賬數(shù)量大大增加。以財(cái)務(wù)費(fèi)用為例,多欄式明細(xì)賬下只需要一本明細(xì)賬,下設(shè)利息收入、利息支出、匯兌凈損益、手續(xù)費(fèi)、貼現(xiàn)利息、現(xiàn)金折扣、未確認(rèn)融資費(fèi)用、其他、結(jié)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)費(fèi)用等9個(gè)子欄目,采用底層三欄式明細(xì)賬則需要打印9本明細(xì)賬。(四)表表管理子系統(tǒng)信息化條件下,企業(yè)通過(guò)一體化數(shù)據(jù)中心和財(cái)務(wù)管理模塊,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)模塊源頭數(shù)據(jù)橫向集成、各層級(jí)數(shù)據(jù)中心縱向貫通。企業(yè)通過(guò)設(shè)置報(bào)表取數(shù)關(guān)系和合并抵銷規(guī)則,直接從數(shù)據(jù)中心實(shí)時(shí)提取賬務(wù)數(shù)據(jù),自動(dòng)抵銷內(nèi)部交易數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)集團(tuán)和各單位會(huì)計(jì)報(bào)表“一鍵式”生成,主要會(huì)計(jì)報(bào)表可以按照管理需要實(shí)時(shí)生成。報(bào)表數(shù)據(jù)可以直接穿透查詢到最底層憑證數(shù)據(jù),向前追溯至業(yè)務(wù)單據(jù);年度財(cái)務(wù)決算從單一的報(bào)表編制功能逐步向提升管理、創(chuàng)造價(jià)值等復(fù)合功能轉(zhuǎn)變;年度財(cái)務(wù)決算在線審核,決算編審效率大幅提升。(五)明確會(huì)計(jì)監(jiān)督的范圍及方式信息化條件下,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)后,中間的數(shù)據(jù)處理都是根據(jù)系統(tǒng)的程序指令自動(dòng)完成,直到“一鍵式”生成會(huì)計(jì)報(bào)表,系統(tǒng)中固化的會(huì)計(jì)政策、記賬規(guī)則、報(bào)表系統(tǒng)參數(shù)及取數(shù)關(guān)系的設(shè)定等因素直接影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。因此,會(huì)計(jì)監(jiān)督范圍應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)和實(shí)施的全過(guò)程。在監(jiān)督方式方面,會(huì)計(jì)監(jiān)督可以依托一體化信息平臺(tái),建立財(cái)務(wù)稽核規(guī)則庫(kù),對(duì)重要經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和重點(diǎn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)施財(cái)務(wù)在線稽核。并將財(cái)務(wù)稽核發(fā)現(xiàn)的共性、重大問題提煉形成關(guān)鍵監(jiān)測(cè)指標(biāo)納入財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系,實(shí)時(shí)在線監(jiān)控,形成現(xiàn)場(chǎng)稽核與在線稽核相結(jié)合的新模式,提高財(cái)務(wù)稽核工作效率,會(huì)計(jì)監(jiān)督重點(diǎn)由事后監(jiān)督向事中控制、事前預(yù)防轉(zhuǎn)移。(六)與會(huì)計(jì)電子檔案相關(guān)的軟件系統(tǒng)會(huì)計(jì)電子檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)信息,如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。由于儲(chǔ)存在物理介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案信息和數(shù)據(jù)必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能夠讀取和利用,因此與會(huì)計(jì)電子檔案相關(guān)系統(tǒng)軟件,如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等,也屬于會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō),信息管理部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電子檔案的歸檔和保管工作,對(duì)在線的數(shù)據(jù)通過(guò)系統(tǒng)實(shí)施歸檔,對(duì)歷史數(shù)據(jù)定期備份,并對(duì)信息系統(tǒng)維護(hù)、安全負(fù)責(zé)。二、修訂“規(guī)范”的政治建議(一)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化“規(guī)范”的修訂在信息化條件下,會(huì)計(jì)核算過(guò)程主要根據(jù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程與內(nèi)置規(guī)則進(jìn)行,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程與內(nèi)嵌規(guī)則的制定直接決定會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的高低。在修訂“規(guī)范”過(guò)程中,有必要增加有關(guān)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)信息分類標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)信息編碼標(biāo)準(zhǔn)及財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息集成標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)管理方面的內(nèi)容。要求企業(yè)按照安全性、實(shí)用性和整體性的原則,統(tǒng)一制定財(cái)務(wù)信息分類標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)信息編碼標(biāo)準(zhǔn)及財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息集成標(biāo)準(zhǔn)。建立統(tǒng)一財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)管理平臺(tái),并建立財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)維護(hù)機(jī)制,按照統(tǒng)一的審批流程和權(quán)限,做好財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)維護(hù),確保財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一與完整。(二)規(guī)范業(yè)務(wù)部門的審核職責(zé)在信息化條件下,集成會(huì)計(jì)憑證由業(yè)務(wù)事件驅(qū)動(dòng)產(chǎn)生的,只要業(yè)務(wù)流程按規(guī)范運(yùn)作,數(shù)據(jù)錄入正確,集成憑證就是正確的,因此ERP系統(tǒng)中集成憑證的質(zhì)量不只是依靠財(cái)務(wù)部門的審核來(lái)保證,而是需要由業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性。修訂“規(guī)范”過(guò)程中,應(yīng)具體規(guī)定業(yè)務(wù)部門在信息采集、憑證審核與傳遞方面的職責(zé):(1)業(yè)務(wù)完成后,及時(shí)收集業(yè)務(wù)單據(jù),對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性負(fù)責(zé);(2)及時(shí)錄入業(yè)務(wù)信息,對(duì)錄入信息與業(yè)務(wù)單據(jù)的一致性負(fù)責(zé);(3)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將作為記賬依據(jù)的所有單據(jù)提交到財(cái)務(wù)部門。(三)取消文保業(yè)務(wù),采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),應(yīng)根據(jù)企業(yè)信息化技術(shù)的規(guī)定,將多種會(huì)計(jì)憑證除了書面憑證外還有大量的憑證借助電子介質(zhì)形式存在。系統(tǒng)自動(dòng)生成的原始憑證、集成憑證,在其確認(rèn)、審核、傳遞、保存等環(huán)節(jié),與紙質(zhì)憑證具有同樣真實(shí)、可靠、安全、完整的特點(diǎn)。打印出來(lái)的憑證來(lái)源于系統(tǒng)中的電子憑證,如全部打印,將浪費(fèi)大量資源。賬簿方面,取消多欄式明細(xì)賬也存在明細(xì)賬數(shù)量巨增、打印的浪費(fèi)問題。我們認(rèn)為:《中華人民共和國(guó)電子簽名法》明確了電子簽名與手寫簽名和蓋章具有同等法律效力,ERP系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的在線查詢功能,在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及賬實(shí)相符前提下,以滿足存檔與審核的需要為優(yōu)先級(jí),參考財(cái)政部《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》(征求意見稿)的有關(guān)要求以及會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的特點(diǎn),在修訂“規(guī)范”時(shí)可規(guī)定,企業(yè)內(nèi)部生成的原始憑證、記賬憑證和明細(xì)分類賬,同時(shí)滿足下列條件的,可以不輸出書面資料:(1)所記載的業(yè)務(wù)由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成,屬于本企業(yè)頻繁發(fā)生的日常業(yè)務(wù);(2)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制;(3)企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度,能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;(4)企業(yè)對(duì)電子備份建立了完善的索引體系,可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中查詢和輸出。(四)關(guān)聯(lián)交易沖銷或調(diào)減合并范圍內(nèi)單位之間發(fā)生關(guān)聯(lián)交易時(shí),相關(guān)單位應(yīng)先通過(guò)往來(lái)類科目和對(duì)象進(jìn)行核算;對(duì)于不同類型的業(yè)務(wù)以及同一種業(yè)務(wù),收入或成本的確認(rèn)與收款或支付均不能反映在一張記賬憑證上;對(duì)于發(fā)生關(guān)聯(lián)交易沖銷或調(diào)減的,應(yīng)明確規(guī)范通過(guò)紅字在原業(yè)務(wù)發(fā)生方向進(jìn)行沖銷或調(diào)減;發(fā)生內(nèi)部關(guān)聯(lián)往來(lái)余額重分類調(diào)整的,關(guān)聯(lián)交易雙方應(yīng)同時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理;發(fā)生關(guān)聯(lián)交易,應(yīng)通過(guò)憑證協(xié)同和集團(tuán)對(duì)賬實(shí)現(xiàn)自動(dòng)抵銷,為編制“一鍵式”報(bào)表奠定基礎(chǔ)。(五)健全會(huì)計(jì)監(jiān)督內(nèi)容會(huì)計(jì)監(jiān)督起點(diǎn)前移到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)環(huán)節(jié),監(jiān)督內(nèi)容包括財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及集成規(guī)則的制定與優(yōu)化、明確規(guī)定測(cè)試財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)準(zhǔn)確與合法性程序和方法。監(jiān)督內(nèi)容還應(yīng)該向前端業(yè)務(wù)延伸,加強(qiáng)對(duì)前端業(yè)務(wù)信息質(zhì)量考核。修訂“規(guī)范”過(guò)程中,應(yīng)該充分體現(xiàn)會(huì)計(jì)監(jiān)督起點(diǎn)前移及范圍擴(kuò)展的現(xiàn)實(shí),并對(duì)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督職責(zé)、監(jiān)督流程、監(jiān)督方式、前端業(yè)務(wù)人員協(xié)助會(huì)計(jì)監(jiān)督的職責(zé)規(guī)定等方面寫入相關(guān)條款中。在線會(huì)計(jì)監(jiān)督能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的事前、事中監(jiān)督職能,在多層級(jí)組織中可以提高會(huì)計(jì)監(jiān)督的穿透力,深化財(cái)務(wù)集約化管理。信息系統(tǒng)為會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)在線監(jiān)督提供了條件,在修訂“規(guī)范”時(shí)應(yīng)提出在線會(huì)計(jì)監(jiān)督的要求。(六)其他傳播方式犯毒感染信息化條件下,各種會(huì)計(jì)資料以會(huì)計(jì)電子檔案文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或者其他專用電子存儲(chǔ)介質(zhì)。電子介質(zhì)的易復(fù)制性和易更改性,對(duì)其進(jìn)行保密和監(jiān)控的難度加大,會(huì)計(jì)電子檔案還極易被通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者其他傳播方式侵入的電腦病毒感染,導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰,同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)電子檔案被篡改、破壞和泄密的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)目前“規(guī)范”在會(huì)計(jì)電子檔案管理方面相對(duì)薄弱,在修訂“